Haga crecer su negocio con confianza

Haga crecer su
negocio con
confianza
Mantenga su negocio en marcha y hágalo crecer
Tanto si crea widgets como si vende servicios o mueve mercancías, depende de los empleados y estos a su vez dependen de las
herramientas que les ofrece para gestionar los procesos empresariales clave. Muchas empresas alcanzan un punto de inflexión
en el cual las propias herramientas y los sistemas que sustentaron su crecimiento inicial empiezan a obstaculizar su capacidad de
actuación con agilidad y perspectiva.
A medida que su negocio se diversifica y adquiere mayor complejidad, necesita algo más que una contabilidad, una gestión de
inventarios e informes retrospectivos básicos. Se necesita una solución completa de gestión empresarial que saque el máximo
partido de las últimas innovaciones, desde la informática en la nube hasta la movilidad pasando por la conectividad social, sin que
todo ello suponga ninguna limitación para los empleados ni se ponga en riesgo el flujo de caja.
La evaluación de las nuevas soluciones de gestión empresarial puede parecer desalentadora. Pero las opciones y los recursos
disponibles para las pequeñas y medianas empresas nunca han sido mejores ni más asequibles.
Use esta guía y los recursos auxiliares para lo siguiente:
Identificar los síntomas que indican que su negocio está preparado para una nueva solución
de gestión empresarial.
Entender las preguntas que debe plantear durante el proceso de evaluación.
Saber cómo una solución empresarial de Microsoft puede ayudar a hacer crecer su negocio
con confianza.
Cinco síntomas de que su sistema contable puede
estar obstaculizando el crecimiento
¿Pierden mucho tiempo sus empleados duplicando datos o intentando configurarlos en un
sistema poco potente u obsoleto realizando de esta forma tareas para las que no estaba
diseñado? Se puede aplicar soluciones provisionales a corto plazo, pero cuanto más tiempo
deje pasar, más negocio perderá. Si se identifica con cualquiera de estos escenarios, ha llegado el momento de reemplazar el
sistema existente.
No puede ampliar las operaciones para sustentar el crecimiento de la empresa. Si su
negocio se ve frenado por el número de personas que pueden acceder a la información, los
límites de las transacciones o las restricciones de tamaño de la base de datos, es el momento de
encontrar una solución que permita el crecimiento. A medida que amplía líneas de productos y
entra en nuevos mercados, los procesos empresariales se vuelven más complejos. Con un software
básico de contabilidad, se pueden tardar horas e incluso días en completar hasta los procesos más
sencillos (como la facturación y el cierre del mes). Es necesaria una automatización de los procesos
empresariales para gestionar el crecimiento sin aumentar el personal en nómina.
No puede reaccionar ante las necesidades de su negocio. Antes solía haber una
correspondencia unívoca entre los empleados y las funciones empresariales que desempeñaban.
Ahora no dispone de los controles necesarios para garantizar una traza de auditoría detallada
y exacta. Si varios usuarios pueden hacer cambios en los asientos financieros sin realizar un
seguimiento adecuado, es difícil rastrear quién ha hecho cada cosa. Proteja su negocio con una
solución que respalda y hace cumplir roles y procesos bien definidos, y que le ofrece un control
más estricto sobre las funciones esenciales como pueden ser los pagos, las compras y la gestión
de inventarios.
Es reactivo cuando necesita ser proactivo. Seguro que su software básico de contabilidad
puede ofrecerle una instantánea de las ventas del trimestre pasado pero ¿sabe qué productos tienen
los márgenes más altos y qué clientes tienen más probabilidad de comprar el mayor volumen de esos
productos? En lugar de examinar informes sobre datos del pasado, necesita tener una perspectiva
de las actividades y las tendencias de desarrollo actuales para impulsar su negocio. La solución de
gestión empresarial adecuada puede ofrecerle una visibilidad total de lo que genera rentabilidad y la
posibilidad de convertir esos beneficios en el flujo de caja que sustentará el crecimiento futuro.
Por qué las empresas
adoptan nuevas
soluciones de gestión
empresarial Integración de
procesos
54 %
Resolver problemas de
procesamiento de pedidos 50 %
Obsolescencia de
hardware y software 50 %
Resolver errores y
duplicación de datos 38 %
Reducir un inventario
excesivo 35 %
Fuente: Nucleus Research: “Microsoft
Dynamics Enterprise Applications for SMBs.”
No puede admitir una fuerza laboral móvil. El lugar de trabajo tradicional ya no es tan
tradicional y el negocio no se detiene porque esté de viaje o trabaje desde casa. Haga que
sus empleados estén conectados, sean productivos y estén contentos con sistemas que hacen
posible la movilidad y flexibilidad que esperan.
No puede cumplir las expectativas de los clientes. ¿Utiliza distintos sistemas para gestionar
las finanzas, administrar los contratos, hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes
o gestionar las entregas? Si no dispone de una visión completa del negocio para hacer un
seguimiento de las interacciones con los clientes, hacer previsiones de la demanda y gestionar
las finanzas, y si esos sistemas no son capaces de hablar entre sí, quizás no pueda cumplir las
expectativas de los clientes. Para tener éxito en una economía cada vez más competitiva, es
necesario contar con una cadena de suministros optimizada y tener la capacidad de gestionar los
requisitos de los clientes y proveedores.
Los síntomas son claros. ¿Y ahora qué?
Evalúe sus opciones
Cuando dé comienzo el proceso de investigación, descubrirá que hay muchos sistemas de
Planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión empresarial que hay que tener en
cuenta. De hecho, desde una perspectiva funcional puede ser difícil diferenciar muchos de ellos.
La mayoría de las soluciones ofrecen gestión financiera e informes, gestión de la cadena de
suministros y ciertas capacidades de gestión de proyectos, servicios y relaciones con los clientes.
Además, algunos proveedores ofrecen capacidades analíticas avanzadas y funcionalidad
destinada a sectores específicos.
Tendrá que determinar la funcionalidad básica que necesita. Pero si el 90 por ciento de la
funcionalidad es parecida entre los sistemas de los distintos proveedores, también es preciso
pensar en lo más avanzado. Tenga en cuenta diferenciadores clave como la experiencia de
usuario, las capacidades de colaboración, las opciones de implementación, y la solvencia y
estabilidad del proveedor. Preguntas que debe plantear
durante el proceso de evaluación
He aquí cinco preguntas que puede formular para ir más allá de lo básico.
1
¿Es fácil aprender y utilizar el sistema?
¿Cuándo fue la última vez que consultó un manual de formación para usar Facebook?
Todas las aplicaciones deben ser así de intuitivas. Cuando las curvas de aprendizaje
disminuyen, también se reducen los costes de formación y aumenta la amortización.
Asegúrese de que selecciona un proveedor que ofrezca una solución con las
características siguientes: • Una experiencia de usuario sencilla e intuitiva. Nada aumenta la adopción
por parte de los usuarios y reduce los costes de formación más que una interfaz
específica, tareas e informes personalizados y flujos de trabajo claros.
• Herramientas de productividad integradas. La gestión de la empresa es
mucho más sencilla cuando el software de calendario, correo electrónico y
gestión empresarial funciona conjuntamente y se ofrece desde una única fuente
de confianza. Una solución que pueda conectar e integrar el sistema empleado
para gestionar las finanzas, la cadena de suministros y las operaciones con las
herramientas de productividad de Microsoft® Office con un inicio de sesión
único simplificará las tareas y aumentará la eficacia.
Por qué las empresas se
pasan a la nube:
Nos permite
experimentar más
fácilmente y a un coste
reducido
2
La consumerización de la tecnología ha desdibujado la distinción entre la informática
personal y laboral. Los usuarios esperan que el software que utilizan, ya esté
diseñado para el trabajo o para el ocio, sea intuitivo, accesible desde cualquier tipo
de dispositivo y esté siempre disponible.
64%
Haga un inventario de los dispositivos (ordenadores de escritorio, portátiles, tabletas
y smartphones) que los empleados usan para ser productivos y determine después
la compatibilidad de las soluciones que está evaluando con esos dispositivos y con
las aplicaciones fundamentales que utilizan los empleados. La mejor solución estará
accesible en los dispositivos más utilizados por los empleados, ya sea desde la oficina,
en casa o cuando trabajen desde una ubicación remota.
Permite una
colaboración más
estrecha con los partners
comerciales 61%
Libera recursos de TI
que pueden dedicarse
a aspectos más
estratégicos 60%
Supone una ventaja
competitiva para los
pioneros 57%
Fuente: “SMB Business in the Cloud
2012.” How the Cloud Looks from the
Top: Achieving Competitive Advantage
on the Age of Cloud Computing.
A Harvard Business Review Analytic
Services Report.
¿Hace posible la solución las nuevas formas en
que la gente quiere trabajar?
3
¿Ofrece el proveedor opciones de
implementación adaptadas a mi negocio?
Cuando evalúe una nueva solución de gestión empresarial, debe evaluar también
el modelo de TI necesario para su soporte técnico. Si ejecuta una versión online de
una solución básica de contabilidad, ¿piensa invertir en la infraestructura necesaria
para mantener la nueva solución internamente? ¿O preferiría mantener una
solución en la nube? Si utiliza un sistema heredado anticuado, ¿desea cambiar a una
implementación externalizada o basada en la nube?
Una solución basada en la nube puede eliminar la necesidad de realizar grandes
inversiones iniciales en hardware y reducir las necesidades de personal, mientras que
una implementación local puede ofrecerle un mayor control sobre dónde residen los
datos y las actualizaciones futuras. Las mejores soluciones ofrecen diversas opciones
en cuanto a implementaciones basadas en la nube, locales e híbridas para dar cabida
a las necesidades y demandas específicas de su negocio. 4
¿Cuál es el modelo de servicio del proveedor
después de la venta?
La mayoría de las organizaciones no vuelan en solitario al implementar un sistema
de gestión empresarial o ERP. Para garantizar la coherencia y la previsibilidad de las
operaciones, tal vez necesite ayuda en la implementación, integración de sistemas
o soporte técnico continuado. ¿Tiene el proveedor un ecosistema de servicio e
implementación con agentes en su zona? ¿Ofrece el proveedor soluciones innovadoras que le ayuden a adaptarse a las nuevas
complejidades del mercado? Como dueño de la empresa, entiende la importancia de
ofrecer valor a sus clientes. ¿Demuestra el proveedor un compromiso permanente con los
avances tecnológicos? Por último, no se olvide de las fluctuaciones en los precios después del primer año. Los
proveedores pueden ofrecer pagos mensuales bajos que aumentan drásticamente una
vez que expira el primer contrato. Si hospedan sus datos en un contrato de larga duración,
pueden poner en peligro su negocio.
5
¿Entiende el proveedor las necesidades de las
pequeñas y medianas empresas y se concentra
en ellas?
Idealmente, al implementar un sistema de gestión empresarial se obtienen beneficios que
van más allá de la simple automatización de procesos manuales. El nuevo software de
gestión empresarial puede ayudar a las organizaciones a lo siguiente:
•
•
•
•
Incrementar las ventas con menos descuentos en las ventas
Mejorar la eficacia del equipo de ventas y el tamaño promedio de los pedidos
Aumentar la rotación del inventario a la vez que se reducen los desabastecimientos
Reducir los costes de producción
Cuando evalúe proveedores, tenga en cuenta sus trayectorias en ayudar a empresas
como la suya a conseguir los resultados deseados. Solicite casos prácticos que
representen clientes de un tamaño y un sector similares al suyo, y compruebe las
referencias. Se trata de una decisión muy importante. Haga sus deberes.
Casos de clientes
de Microsoft
Dynamics
“Al seleccionar una solución
basada en la nube, disponemos
de un entorno de TI completo
listo para usar desde el primer día.
Esto nos permite estar en marcha
rápidamente, sin necesidad de
pensar en nada relacionado con TI”.
Jesper Lindhardt
Socio del bufete de abogados Effekt
Leer el caso
“Microsoft Dynamics NAV es una
solución de eficacia probada que
encaja perfectamente con las
necesidades de nuestro sector y está
hospedada en Windows Azure. Ya no
tenemos que preocuparnos de los
servidores, las copias de seguridad
o las actualizaciones de software;
ahora podemos centrarnos en dirigir
nuestra empresa”.
Mark Barfoot
Director, P2P Logistics
Leer el caso
Paseo guiado
Crecer sin dolores del crecimiento con
una solución empresarial de Microsoft
Las mejores soluciones empresariales son potentes, fáciles de usar y flexibles, y además son de Microsoft.
Nuestras soluciones de gestión empresarial son fáciles de aprender y de usar y su implementación
es rápida, por lo que puede transcender los límites del software de contabilidad sobrecargado y mal
dimensionado. Con una solución empresarial de Microsoft, puede:
Empezarlo ahora
Conectar a las personas, los procesos y los sistemas desde un único lugar
La gestión de la empresa es mucho más sencilla cuando los sistemas de calendario, correo electrónico
y gestión empresarial funcionan conjuntamente y se ofrecen desde una única fuente de confianza. Una
solución empresarial de Microsoft ofrece las capacidades de gestión empresarial de Microsoft Dynamics
junto con Office 365™ para derribar los muros existentes entre los datos y cómo realiza la gente su trabajo. Con una experiencia de usuario unificada y un inicio de sesión único, obtiene las herramientas necesarias
para gestionar las finanzas, la cadena de suministros y las operaciones, y mejorar la productividad de los
empleados.
Consiga todo lo necesario para trabajar donde más lo necesite
El negocio no se detiene porque esté de viaje o trabaje desde casa. Supervise la empresa y permita que la
gente trabaje donde y cuando más lo necesite. Con Microsoft Dynamics y Office 365, puede supervisar la
empresa, colaborar en documentos e introducir y aprobar transacciones desde el escritorio, la tableta o el
teléfono dondequiera que esté. Respalde sus ambiciones de crecimiento
Una red global de Certified Partners de Microsoft Dynamics con experiencia en el sector y una amplia
gama de soluciones empaquetadas y personalizadas venden e implementan nuestras soluciones. Las
herramientas RapidStart hacen posible implementaciones y migraciones de datos existentes más rápidas
y con menos riesgos, de forma que pueda empezar a trabajar en cuestión de horas o días en lugar de en
semanas o meses. En la nube o en sus servidores; empiece con lo que necesita ahora y añada capacidades
y usuarios a medida que crezca su negocio.
Empezar a usar Microsoft Dynamics
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información sobre nuestras soluciones para pequeñas y medianas empresas.
Llame al 0845 700 1000 para hablar directamente con un representante de Microsoft.
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