EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

SEMINARIO
“LEY DE CONTRATACIONES
DEL ESTADO”
I FASE
Programación y Actos
Preparatorios
2da. Sesión - I
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Por qué es necesario contar con un expediente de
contratación? ¿Cuál es su Finalidad?
1. Contar con la información técnica, económica y
selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta
idónea, con la calidad requerida o mejorada y a
precio adecuado.
2. Reunir todas las actuaciones del proceso de
contratación, desde el requerimiento del área usuaria
hasta la culminación del contrato, incluyendo las
ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del
OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
El área usuaria es la responsable de definir con precisión las
características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes,
servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse
descritas en las especificaciones técnicas o términos de
referencia.
Debe definir la finalidad pública de la contratación.
NO aludir a marcas o nombres comerciales, diseños,
fabricantes, ni descripción que oriente la adquisición o
contratación de marca, fabricante o tipo de producto
específico.
EXCEPCION: ESTANDARIZACION
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
FASE INICIAL:
Requisitos mínimos para su aprobación:
• Requerimientos Técnicos Mínimos (RTM)
debidamente definidos
• Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
• Certificación de Crédito Presupuestario
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Los RTM comprenden:
Características
técnicas (la propia
Entidad las establece):
• Bienes:
Especificaciones
Técnicas
• Servicios: Términos de
Referencia
• Obras: Expediente
Técnico
Normas
Reglamentarias:
• Reglamentos
técnicos (DISCAMEC)
• Normas Metrológicas
(INDECOPI)
• Normas Sanitarias
(Salud)
• Reglamentos
sectoriales
Otros requisitos:
• Normas técnicas
nacionales e
internacionales
(tienen por fin prever
la calidad de
procesos de
producción, etc).
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Debe incluir:
• Sistema de
contratación
• Modalidad de
Selección
• Modalidad de
ejecución contractual
• Disponibilidad
Presupuestal
• Tipo de proceso
• Resumen ejecutivo
En obras y actividades
derivadas de proyectos
de inversión :
• Declaración de
viabilidad del SNIP
• Expediente Técnico
• Disponibilidad del
terreno
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
 Aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán todas
las actuaciones que se realicen desde la designación del
Comité Especial hasta la culminación del contrato.

En el caso de los contratos de bienes y servicios, estos culminan
con la conformidad de recepción de la última prestación y el
pago correspondiente.
 Tratándose de contratos de ejecución o consultoría de obras,
éste culmina con la liquidación y pago correspondiente.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
 El OEC, tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del
Expediente de Contratación, salvo en el período que dicha
custodia esté a cargo del Comité Especial.
 En su fase inicial, será aprobado por el Titular de la Entidad u
órgano competente (por delegación).
En proceso declarado desierto:
Sólo si se ha modificado algún extremo del expediente de
contratación, la siguiente convocatoria contará con nueva
aprobación del expediente.
ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE
OFRECE EL MERCADO
Para determinar:
•
Valor referencial.
•
Existencia de pluralidad de marcas y postores
•
Posibilidad de distribuir la buena pro.
•
Información que pueda servir para establecer
factores de evaluación.
•
Pertinencia de realizar ajustes a las características
y/o condiciones de lo que se va a contratar,
entre otros aspectos.
VALOR REFERENCIAL
El valor referencial es el costo estimado
aprobado por la Entidad para la
adquisición de bienes o la contratación
de servicios u obras sobre la base de los
precios de mercado.
El OEC debe determinar el valor referencial.
El OEC puede solicitar apoyo que requiera
del Área Usuaria, este último está obligado
a dar apoyo bajo responsabilidad.
VALOR REFERENCIAL
Como mínimo se debe emplear dos (02) fuentes:
Presupuestos y
cotizaciones
actualizadas
Estructura de
Costos
Precios
Históricos
Precios
SEACE, etc.
VALOR REFERENCIAL
La fuente precios SEACE debe obtenerse de
procesos con buena pro consentida publicada
en el SEACE.
Se debe verificar que la información obtenida en
cada fuente corresponda a contrataciones
iguales o similares.
En caso exista la imposibilidad de emplear más
de una fuente se debe sustentar en el estudio.
VALOR REFERENCIAL
El estudio debe
considerar también los
siguientes aspectos:
Disponibilidad
inmediata
Garantías
VALOR REFERENCIAL
¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su margen
de comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de
entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos
Laborales y cualquier otro concepto.
• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el
VR debe calcularse respetando todas las normas
laborales.
VALOR REFERENCIAL
ANTIGÜEDAD:
– BIENES Y SERVICIOS:
03 meses desde aprobación del
Expediente de Contratación.
–
CONSULTORÍA DE OBRA:
03 meses desde la determinación del
presupuesto de consultoría consignado
en el Expediente de Contratación.
–
EJECUCIÓN DE OBRAS:
06 meses desde la determinación del
presupuesto de obra consignado en el
Expediente Técnico.
VALOR REFERENCIAL
LÍMITES DEL VR:
Para Bienes y Servicios, las propuestas que
excedan VR serán devueltas, sin límite
mínimo.
Consultoría: No menor del 90%
Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni
menor 90%.
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
Contenido de la Certificación
Presupuestal:

Fuente de Financiamiento

Cadena Funcional
Programática y del gasto

Monto al cual asciende la
certificación con las
anotaciones del caso
COMITÉ ESPECIAL
 Comité Especial (ad hoc): Para cada proceso
de selección, se da en cualquier tipo de
proceso, salvo menor cuantía (opcional).
 Comité
Especial Permanente: Para varios
procesos de selección; solo está permitido en las
Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantías,
salvo las Adjudicaciones de Menor Cuantía
Derivada.
¿Cuándo no es necesario conformar Comité Especial?
En los procesos de menor cuantía (opcional) y en las
contrataciones exoneradas.
COMITÉ ESPECIAL
Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC.
Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el
objeto de la contratación.
 La designación debe cuidar que exista
correspondencia entre cada miembro titular y su
suplente (efecto espejo).
 Debe instalarse al día siguiente de la designación,
notificada junto con el Expediente de
Contratación.
NO OLVIDAR:
En la conformación del Comité Especial Permanente
sólo se exige que 01 sea representante del OEC.
COMITÉ ESPECIAL
NO PUEDEN SER MIEMBROS:
 Titular de la Entidad
 Funcionarios: Control y fiscalización
 Funcionarios que aprobaron el
expediente, Bases, Comité Especial
 Funcionarios, servidores o expertos
independientes sancionados.
COMITÉ ESPECIAL
Intervención de miembros suplentes:
 Si
el titular está ausente, su suplente lo
reemplazará, respetándose la conformación.
 La Entidad evaluará motivo de ausencia, sin
impedir participación de su suplente.
 El
miembro titular reemplazado, podrá
reincorporarse al comité como miembro
suplente, previa autorización posterior a la
evaluación señalada.
COMITÉ ESPECIAL
¿Cómo se toman las decisiones?
Para procesos en general
 Para Sesionar: Todos
 Para Adoptar Acuerdos:
 Unanimidad
 Mayoría
Nota: Los actos deberán figurar en actas
suscritas, con las votaciones y la
fundamentación de los votos en contra.
COMITÉ ESPECIAL
Tomar en cuenta que el Comité Especial:
1. Si duda sobre
exactitud de un
documento,
informará a la OEC
para la inmediata
fiscalización
posterior.
2. No suspenderá
el proceso.
Comunicará, en su
caso, al Tribunal de
Contrataciones del
Estado.
3. Hay
responsabilidad
solidaria por
cualquier
irregularidad
imputable por
dolo, negligencia o
culpa inexcusable.
COMITÉ ESPECIAL
COMPETENCIAS:
 Elaborar las Bases
 Convocar al proceso
 Absolver Consultas y Observaciones
 Evaluar propuestas
 Otorgar la Buena Pro
 Declarar desierto el proceso
 Consultar o proponer las modificaciones de
características técnicas o del valor referencial
 Otros actos necesarios
COMITÉ ESPECIAL
CAUSALES DE REMOCIÓN
 Caso Fortuito o Fuerza Mayor
(Art. 1315 del Código Civil)
 Cese en el servicio declarado con
documento motivado
¿Los miembros del Comité pueden declinar,
renunciar su designación ?
BASES

Sólo serán aprobados los originales visados en todas
sus páginas por miembros del comité o del órgano a
cargo.

Podrán ser prepublicadas en el SEACE y en el portal
institucional.

Se incluirá el plazo de ejecución contractual y el
plazo de entrega máximo. Estos serán requerimientos
técnicos de obligatorio cumplimiento.
No olvidar:
Uso obligatorio de Bases Estandarizadas
(www.osce.gob.pe)
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
 Para acreditar cumplimiento de RTM se
solicitarán los documentos estrictamente
necesarios.
 Para Subasta Inversa, no se aplicará
bonificación alguna en la evaluación de
propuestas.
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Adquisición de Bienes
Las mismas que en el anterior reglamento así
como:
 Mejoras a características técnicas y
condiciones previstas en las Bases.
 Experiencia del Postor: monto acumulado
en 08 años, hasta 5 veces el VR, con máx. 20
contrataciones, sin importar número de
documentos que las sustenten.
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Adquisición de Bienes

Cumplimiento de la Prestación: Certificados o
constancias de prestaciones sin incurrir en
penalidades. NO mayor de 20 contrataciones.
NO OLVIDAR:
Para la asignación de puntaje, ver fórmula
sugerida por OSCE, contenida en las Bases
estandarizadas.
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Servicios en General
Factores Referidos al Postor
 Experiencia: (facultativo en arrendamiento de inmuebles)

Monto facturado en un período de hasta 08 años

No mayor a 5 Veces el Valor Referencial

Máximo 10 servicios
 Cumplimiento del servicio:
Certificados o constancias que acrediten haber brindado
el servicio sin incurrir en penalidades.
Máximo 10.
Factores Referidos al Personal
Mejoras a las condiciones previstas en las Bases
Otros, tales como: equipamiento, infraestructura
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Servicios de Consultoría

Experiencia en la actividad
 Hasta 15 años
 Hasta 5 Veces el Valor
Referencial
 Máximo 10 servicios

Experiencia en la Especialidad

Hasta 10 años

Hasta 2 Veces el Valor
Referencial

Máximo 10 servicios
 Personal Propuesto
 Mejoras a las condiciones
previstas en las Bases
 Factores Referidos al
Objeto de la convocatoria
(facultativo)
 Cumplimiento del Servicio:
Certificados o constancias
que acrediten haber
brindado el servicio sin
incurrir en penalidades.
Máx 10 servicios
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Servicios de Consultoría
Márgenes:
Experiencia
(actividad, especialidad,
cumplimiento de servicio)
Personal
Mejoras
Objeto de convocatoria
25 - 35 puntos
30 - 40 puntos
20 - 25 puntos
25 - 30 puntos
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Ejecución de Obras - LP, ADP y AMC derivada
 Experiencia en obras en general: de 15 a 20 puntos
 Ejecutados hasta en los últimos 10 años
 Hasta 5 Veces el Valor Referencial
 Experiencia en obras similares:
de 30 a 35 puntos

Ejecutados hasta en los últimos 10 años

Por un máximo acumulado equivalente al
Valor Referencial. Cada obra 15% del VR
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Obras (Licitaciones, ADP y AMC derivada)
La experiencia del postor se acredita con
contratos y actas de recepción y conformidad;
contratos y resoluciones de liquidación; o
contratos y cualquier otra documentación de la
cual se desprenda fehacientemente que la obra
fue concluida, así como su monto total.
El servicio presentado para acreditar experiencia
en obras similares sirve para acreditar experiencia
en obras en general.
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA
Obras (Licitaciones, ADP y AMC derivada)

Experiencia y calificaciones del personal
profesional propuesto de 30 a 35 puntos

Cumplimiento de ejecución de Obras: de 15 a 20
puntos. Certificados o constancias por ejecución
de obras sin penalidad. Máximo 10
Receso de
10 minutos
II FASE
De Selección:
Procesos, Evaluación y
Exoneraciones
2da. Sesión - II
TIPOS DE PROCESOS DE
SELECCIÓN
Se determina dependiendo de:
A) Objeto del proceso.
B) Valor Referencial.
Licitación Pública
Bienes y
Obras
Concurso Público
Servicios
Adjudicación Directa
Menor Cuantía
Bienes,
Servicios y
Obras
Objeto
Proceso de Selección
según relación de ITEMS
 En un proceso se convoca contratación de
bienes, servicios u obras vinculados entre sí,
considerando viabilidad económica, técnica
y/o administrativa de dicha vinculación.
 Cada ítem constituye un proceso menor dentro
del proceso principal.
 El valor de cada ítem debe ser > a 3 UIT.
Adjudicación de Menor Cuantía
Bienes y servicios
Convocatoria
Otorgamiento
de la Buena Pro
Mín. 2 días
Registro de
Participantes
Evaluación de
la Propuesta
Presentación de
la Propuesta
Adjudicación de Menor Cuantía
Consultoría de Obras y Ejecución de Obras
Otorgamiento de
la Buena Pro
Convocatoria
Registro de
Participantes
6 días
Evaluación de
la Propuesta
Consultas y
observaciones
Formulación: Mín. 2 días
Absolución: Máx. 2 días
Presentación
de la
Propuesta
Integración
de Bases
Adjudicaciones Directas
Otorgamiento
de la Buena Pro
Convocatoria
Registro de
Participantes
10 días
Evaluación de
la Propuesta
Consultas y
observaciones
Formulación: Mín. 3 días
Absolución: Máx. 3 días
Presentación
de la
Propuesta
Integración
de Bases
Min. 3 días
Licitación Pública y Concurso Público
Convocatoria
(Publicación en SEACE)
22
días
Presentación de
Propuestas
Evaluación de
Propuestas
Integración (2 días)
Otorgamiento
de la Buena Pro
Registro de
Participantes
Consultas (Mínimo 5
días)
Consentimiento
de la Buena Pro
Absolución de
Consultas (Máximo
5 días)
Pronunciamiento del
OSCE (10 días)
Observaciones
(Mínimo 5 días)
Absolución de
Observaciones
(Máximo 5 días)
Contrato
CONVOCATORIA
Licitación Pública
Concurso Público
Adj. Directa
AMC
Publicación en el SEACE
 Publicación de las Bases
 Publicación
del resumen ejecutivo de estudio de
posibilidades que ofrece el mercado obligatorio para LP,
CP, AD y AMC Derivada.
 Bajo sanción de nulidad
Las Entidades identificarán instrumentos internacionales que
cubren el proceso de selección.
Para procesos según uno a más instrumentos internacionales,
el OSCE elaborará y publicará versión en inglés de la
convocatoria.
REGISTRO DE PARTICIPANTES
 Proveedor debe tener RNP
vigente conforme al objeto
de convocatoria y no estar
inhabilitado para contratar
con el Estado.
Todos los actos del proceso de selección,
incluidos los del OSCE, se entienden notificados
el mismo día de su publicación en el SEACE.
REGISTRO DE PARTICIPANTES
 Electrónico y gratuito, a partir de
comunicado del OSCE (Novena
Disp. Comp, Trans.)
 Podrá ser visualizado por usuarios
a partir del día siguiente de la
presentación de propuestas
 Entrega de las Bases previo pago
por costo de reproducción
 Registro se efectuará antes de la
presentación de propuestas, de
forma ininterrumpida
CONSULTAS
El Comité Especial absuelve consultas
(aclaraciones a las Bases) mediante pliego
fundamentado.
El pliego debe contener la identificación de
cada participante que las formuló, las
consultas y la respuesta para cada una de
ellas y se publicará en el SEACE en la fecha
prevista en el cronograma del proceso.
OBSERVACIONES
El Comité Especial absuelve observaciones mediante pliego
fundamentado, acogiéndolas o no. El pliego debe contener
las observaciones presentadas y se publicará en el SEACE
en la fecha prevista en el cronograma del proceso,
debiendo incluir la tasa por elevación de observaciones.
Elevación de observaciones al OSCE cuando:
No se acoge la(s) observación(es) del solicitante o
se acoge parcialmente
El acogimiento es contrario a la norma
Se cuestiona el acogimiento de la observación de
un tercero.
EFECTOS DE ELEVACIÓN DE BASES
El Comité Especial está obligado a:
 Suspender el proceso hasta que el OSCE o el
Titular de la Entidad emita pronunciamiento.
 Informar
SEACE.
a los participantes a través del
 Remitir antecedentes que solicite el OSCE
(Informe Técnico).
INTEGRACIÓN DE BASES
Se produce una vez absueltas, acogidas o resueltas, según el
caso, todas las consultas y/u observaciones, o si las mismas no
se han presentado dentro del plazo fijado.
RESULTADO:
BASES INTEGRADAS= Reglas definitivas del Proceso que obligan
a todos los Postores y al Comité Especial. Esto no afecta la
competencia del Tribunal de declarar la Nulidad del proceso
por deficiencia en las Bases.
NOTA: El Comité Especial no podrá continuar con la
tramitación del proceso de selección si no ha publicado las
Bases integradas en el SEACE, bajo sanción de nulidad de todo
lo actuado posteriormente.
PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Todos los documentos referidos a RTM y factores de
evaluación
se
presentan
en
castellano
o
acompañados de traducción oficial o certificada,
efectuada por traductor público juramentado o
traductor colegiado certificado.

Acreditación de representación: Vigencia de poder,
con antigüedad no < 30 días y, de ser el caso, carta
poder.

Propuesta económica: sólo en original
SUBSANACIÓN DE PROPUESTAS
 Se puede subsanar la
omisión de la presentación
de autorizaciones, permisos,
títulos, constancias y/o
certificados que acrediten
estar inscrito o integrar un
registro, obtenidos antes de
presentación de propuestas.
 También es subsanable las
traducciones.
SUBSANACIÓN DE PROPUESTAS
 Plazo: 1 ó 2 días desde la
notificación, contados
desde el día siguiente del
Acto Público o de la
notificación al postor en
caso que la presentación de
propuestas se haya
realizado en acto privado.
 Puede subsanarse en el
mismo acto
SUBSANACIÓN DE PROPUESTAS
 Presentación en unidad de
trámite documentario.
 Si no se subsana en el plazo
no se admite la propuesta.
 Propuesta
económica: No
cabe
subsanación
por
omisión o error, SALVO
defectos de foliación y
rúbrica de los folios.