POWER POINT Pequeñas pinceladas para una presentación de éxito ¿Qué es Power Point? 1. Power Point es un programa de pase de diapositivas que sirve para realizar presentaciones. Es el más popular del mundo y tiene cientos de aplicaciones posibles. Dentro del vasto universo de posibilidades que ofrece Power Point, es necesario tener claro que lo más importante para realizar una presentación en condiciones es tener un esquema previo. Sin esquema, no hay orden ni jerarquía de las ideas por lo que no habrá una buena presentación. 2. Se puede aplicar diseño de fuentes, plantillas y animaciones. Esto quiere decir que tenemos infinitud de recursos y herramientas a nuestro alcance para desarrollar nuestras presentaciones. El límite lo pone nuestra imaginación. 3. Sirve como ayuda al ponente. Este último aspecto es esencial y probablemente el más importante. Power Point nos ayuda a realizar presentaciones. No es un sustitutivo. No utilizaremos Power Point para volcar todo nuestro contenido y olvidarnos de él, sino que usaremos Power Point como una herramienta de apoyo gráfico para facilitar la transmisión e ilustrar nuestro mensaje. Índice A. B. C. D. Conceptos y herramientas básicas Cómo hacer que nuestra presentación sea un éxito Trucos para sacarle el máximo partido a Power Point ¿Hay algo más allá de Power Point? A. Conceptos y herramientas básicas 1. La pregunta Lo primero que tenemos que hacer a la hora de preparar una presentación es realizarnos la siguiente pregunta: ¿de qué quiero que los asistentes hablen cuando yo termine mi presentación? O lo que es lo mismo, ¿qué objetivo persigo con mi presentación? 2. El esquema Para poder transmitir nuestro mensaje con claridad es necesario realizar dos esquemas: -­‐ -­‐ Esquema de contenido Esquema de presentación El esquema de contenido viene a ser la estructura básica del trabajo a presentar, dividido en partes según su importancia y cronología. El esquema de presentación lo utilizaremos en la presentación ante nuestros compañeros o tribunal y responde siempre al siguiente patrón: -­‐ -­‐ -­‐ Digo lo que voy a decir Digo lo que tengo que decir Digo lo que he dicho Siempre teniendo en cuenta cuál es nuestro objetivo en la presentación. 3. Apoyo gráfico Este tercer apartado es el que realmente tiene importancia dentro de Power Point. Los dos conceptos anteriores son sólo conceptos básicos de comunicación. El apoyo gráfico es la particularidad de Power Point y la razón por la que lo usamos. El apoyo gráfico que utilizaremos para realizar nuestras presentaciones se puede dividir en cuatro categorías: -­‐ -­‐ Texto (fuentes tipográficas). o De palo seco. Son fuentes más legibles, ideales para ser el cuerpo de texto. Fuentes de palo seco que podemos encontrar comúnmente son ARIAL, VERDANA, CALIBRI. o Con Serifa. Son más elegantes, vienen genial para títulos y subtítulos. Fuentes con serifa serían Times New Roman, Charlemagne o Birch. Color o Combinaciones básicas o Calientes vs fríos RGB vs CMYK § RGB: Rojo, verde y azul § CMYK: Cián, magenta, amarillo y negro. Imagen o Autoformas o -­‐ o Prediseñadas -­‐ o Fotografías o Vídeo Animación. A pesar de que Power Point te permite realizar multitud de animaciones, cuanto menos animaciones se utilicen, mejor. B. Cómo hacer que nuestra presentación sea un éxito A pesar de que son muchos los factores que intervienen en el éxito de nuestra presentación (luz, ambiente, predisposición de los oyentes, habilidades del comunicador) hay ciertas pautas que nos van a ayudar a saltar la barrera entre interlocutor y poniente y conseguir captar la atención del público. -­‐ Público Objetivo. Tener muy claro a quién nos vamos a dirigir, la edad que tienen, los conocimientos que nuestro público tiene sobre la materia de la que vamos a hablar. Qué puede interesarles y sobre todo qué puede no interesarles y evitar hablar de ello. -­‐ Síntesis. Una vez realizado vuestro trabajo, es muy importante la realización de un análisis al mismo para determinar cuáles son las ideas principales y vertebrar vuestra presentación a partir de las mismas. Nuestra presentación ha de ser una síntesis de un trabajo previo. o NO LEER. Hay que estar de cara al público, Power Point es sólo un recurso al que recurrimos si estamos perdidos, no es para leer. De aquí podemos sacar la siguiente premisa. o No aburrir. La mejor manera de no aburrir es publicando el número exacto de diapositivas. Para media hora de diez a quince diapositivas es suficiente. o Evitar Efectos Especiales. A no ser que nuestra meta sea el ser muy llamativos, si queremos utilizar efectos lo mejor es utilizar los más básicos. -­‐ Primero en papel. Si somos capaces de tener en papel qué vamos a colocar en cada diapositiva y si de esta manera podemos distinguir perfectamente la idea principal de las ideas secundarias, cuando desarrollemos las diapositivas veremos cómo nuestros interlocutores lo podrán ver 100 veces más claro (no cotejado científicamente pero me da tal impresión). -­‐ KISS (KEEP IT SIMPLE STUPID). KISS es bastante utilizado en el mundo anglosajón para referirse a lo que los españoles conocemos como PQC (PARA QUÉ COMPLICARSE). Una presentación sencilla, poco enrevesada nos ayudará a transmitir nuestro mensaje de una manera más directa y más clara. C. Trucos para sacarle el máximo partido a Power Point Para poder sacar el máximo provecho de Power Point, tenemos a nuestra disposición varias herramientas que nos ayudarán a que nuestra imaginación se plasme de la manera más exacta en nuestras diapositivas. -­‐ ¿Cómo ser organizados? Utilizar las herramientas de alinear y agrupar para poder trabajar de manera ordenada y organizada. -­‐ Trabajar sobre una imagen de fondo. Utilizar marcos con una pequeña opacidad para que podamos distinguir el texto y que nuestro mensaje llegue con claridad. -­‐ Una imagen vale más que mil palabras. Actualmente las imágenes prediseñadas de Power Point son bastante mejores de lo que solían ser, por lo que el uso de una imagen puede hacernos mostrar de manera más clara qué queremos decir. Las imágenes png son mejores que las jpeg ya que las png guardan transparencia y quedarán mejor integradas dentro de la diapositiva. Lo mejor para conseguir imágenes legales es hacer una búsqueda en flickr seleccionando la opción Creative Commons. También se pueden utilizar imágenes descargadas directamente desde http://office.microsoft.com -­‐ No sé cómo combinar colores. Adobe tiene a nuestra disposición la web http://kuler.adoble.com donde podremos encontrar cientos de combinaciones posibles a nuestra disposición. Tan sólo tendremos que copiar los valores RGB de la página a los fondos, textos y objetos de nuestras diapositivas. -­‐ Todo nuestro contenido en una carpeta. Es importante que, a la hora de realizar nuestro Power Point, preparemos una carpeta donde incluiremos el material con el que trabajaremos. Si no lo hacemos de esta manera, es posible que perdamos alguna fotografía o elemento y que luego, a la hora de realizar la presentación (normalmente no la haremos con nuestro propio ordenador personal) no perdamos ningún elemento ni haya crisis de última hora. -­‐ Cuidado con las fuentes tipográficas. Si utilizamos fuentes tipográficas fuera de lo común, corremos el riesgo que el ordenador que utilicemos para realizar la presentación no tenga dicha fuente por lo que la sustituirá por otra y nuestro trabajo no quedará igual. Si queremos utilizar dicha fuente tendremos que convertir la fuente tipográfica en Imagen png y únicamente lo podremos hacer con Photoshop u otras herramientas de edición digital como GIMP. D. ¿Hay algo más allá de Power Point? ¿Existen otros programas de presentación? Los programas más comunes de presentación –aparte de Power Point- son Keynote y Prezi. Keynote es el programa de Apple para realizar presentaciones. Por ser Apple no significa que sea mejor, en realidad es prácticamente igual que Power Point. Prezi sin embargo, sí que es muy diferente. Es una herramienta de presentación basada en Software Web. Quiere decir que es una presentación Cloud a la que puedes acceder desde cualquier lugar del mundo con acceso a Internet. Está únicamente en Inglés y permite realizar presentaciones muy llamativas e interesantes. Información y contacto Pablo Serrano [email protected]