Manual Funciones Planta Fisica - Intranet UGC

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
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CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
JEFE DE PLANTA FISICA
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en Ingenierías y/o Arquitectura.
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Conocimiento en costos y presupuestos. Interventoría y
programación en project.
EXPERIENCIA
Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Elaborar el plan de desarrollo, mejoramiento y proyección de la planta física de la universidad, con su respectiva
estimación presupuestal, teniendo en cuenta las demandas del proyecto educativo institucional y los indicadores de
calidad que exige el registro calificado, la acreditación voluntaria de programas y la acreditación institucional.
Ejecutar o coordinar los diseños, estudios técnicos de construcción y mantenimiento de planta física que requiera la
universidad y coordinar o ejecutar la interventoría de los diseños y obras que contrate la institución.
Establecer planes, programas, normas y procedimientos para el aceptable mantenimiento de los inmuebles de la
universidad, en coordinación con la vicerrectoría administrativa.
Establecer y coordinar la aplicación de normas en los registros de proponentes, constructores y consultores; en los
procedimientos para las licitaciones, la contratación, las construcciones y el mantenimiento de las edificaciones,
instalaciones y equipos inherentes a las mismas.
Elaborar y supervisar los proyectos de readecuación de las edificaciones existentes con el fin de acondicionarlas a las
nuevas necesidades de la universidad y a las especificaciones técnicas y pedagógicas requeridas por los estándares de
excelencia académica.
Elaborar pautas para el diseño de espacios y muebles, orientadas al mejoramiento y proyección del espacio físico y
estandarización de los muebles y equipos de oficina en las dependencias de la universidad.
Coordinar, con el departamento de informática y sistemas, el diseño, actualización y manejo de la infraestructura de
comunicaciones para el adecuado funcionamiento de los sistemas de información, la prestación de los servicios
generales y las construcciones aprobadas.
Supervisar los servicios de mantenimiento, aseo, reparaciones locativas, plomería y carpintería, entre otros.
Supervisar y verificar la correcta prestación de servicios de instalaciones eléctricas, hidrosanitarias, recolección de
basuras, y demás servicios que garanticen un espacio físico adecuado para el cumplimiento de las funciones
académicas.
Orientar, programar y controlar el manejo, utilización y mantenimiento de bienes inmuebles, muebles, vehículos y
equipos de las dependencias de la universidad.
Efectuar los traslados y acarreos de muebles, equipos e implementos de trabajo que se requieran, en coordinación con
las dependencias de la institución.
Salvaguardar y mantener al día los archivos de planimetría y arquitectónica de la infraestructura física de la
universidad.
Programar las aulas respectivas para cada facultad de acuerdo con los planes de estudio y el número de estudiantes.
Realizar la autoevaluación de la dependencia, identificar áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según las
directrices trazadas por el comité central de autoevaluación.
Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia,
señalando logros en los indicadores de procesos y de resultados, según sea el caso, en los formatos que para el efecto
se expidan.
Elaborar el informe anual de las actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe institucional
del el rector debe rendir anualmente al honorable plenum.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el Rector.
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MANUAL DE FUNCIONES
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que porta y elabora
Directa (caja menor, presupuesto asignado)
Directa (herramientas para el mantenimiento de planta física)
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control, proveedores de
servicios)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
SECRETARIA DEPARTAMENTO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE PLANTA FISICA
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Bachillerato Académico. Preferiblemente en áreas
relacionadas con ingenierías.
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia en el proceso de planta física.
Recibir y redireccionar las llamadas telefónicas que llegan al proceso.
Seleccionar los documentos de acuerdo a procedencia y/o utilización para su debida tramitación.
Elaborar y redactar las comunicaciones generadas en la dirección de planta física y en los diferentes equipos de
trabajo de planta física.
Enviar la respectiva correspondencia de acuerdo al medio requerido. Fax, Email, Mensajería certificada, etc.
Prestar el servicio de información general sobre todo lo referente al proceso de planta física.
Mantener actualizada la información requerida en los informes y estadísticas que se generen en planta física.
(actualización de espacios, aulas de clase, cuadros comparativos, etc.).
Apoyar el proceso de contratación (inscripción de contratistas, órdenes de trabajo, contratos de obra civil, solicitudes
de pago, etc.); que se generen en la prestación de servicios de planta física.
Diligenciar el formato estipulado para la adjudicación de aulas para cada período académico.
Actualizar datos de adjudicación de salones y entregar la información a cada una de las facultades.
Manejar y controlar la caja menor del proceso de planta física.
Programar y elaborar permisos a contratistas de ingreso a la universidad en horas o días no hábiles. Así como el
ingreso de materiales y elementos de trabajo.
Elaborar y digitalizar planos que requiera el equipo de construcción y mantenimiento, así como de propuestas de
diseño del proceso.
Controlar y actualizar el archivo de catálogos, construcciones, etc.
Elaborar, actualizar, controlar, salvaguardar y suministrar información del archivo gráfico (planos y fotografías) de
planta física.
Salvaguardar y mantener al día los archivos de planimetría técnica y arquitectónica de la infraestructura física de la
universidad.
Controlar la administración de los insumos de papelería y equipos de oficina.
Apoyar en la elaboración de informes mensuales y anuales a las diferentes dependencias.
Organizar y mantener el archivo del proceso.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
Directa por los que elabora y porta.
N/A
Directa (software de planimetría)
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control, proveedores de
servicios)
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MANUAL DE FUNCIONES
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
FECHA DE REVISION:
JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE PLANTA FISICA
BOGOTÁ
MARZO DE 2010
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en áreas de ingeniería y/o administrativas.
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
administrativos.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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11.
12.
13.
14.
15.
16.
Programar y orientar la ejecución de los servicios de cafetería y aseo para las diferentes dependencias de la
Institución.
Velar por la utilización racional de los insumos e implementos de aseo y cafetería.
Dirigir y coordinar cantidades de productos de aseo y cafetería a cada una de las dependencias y facultades según se
cuente con las existencias.
Elaborar anualmente el pedido de artículos y materiales para el aseo y cafetería de la universidad.
Controlar el inventario de productos de aseo y cafetería de la universidad.
Seleccionar los proveedores de los productos de aseo y cafetería.
Evaluar la calidad de los productos químicos de aseo.
Realizar mantenimiento preventivo de los equipos y máquinas a cargo del proceso.
Ingresar en el programa de pedidos cada uno de los elementos para la ejecución de obras de infraestructura.
Remitir las órdenes de compra al proceso de compras para tramitar los respectivos mantenimientos.
Coordinar los servicios de cafetería en las facultades establecidas y su respectivo seguimiento.
Supervisar las actividades realizadas por el personal a su cargo.
Programar las capacitaciones de manipulación de los diferentes elementos de aseo.
Direccionar el personal de aseadoras (femenino), en lo que respecta a tareas por realizar, horarios laborales, permisos,
quejas y reclamos.
Seleccionar y supervisar al personal de aseadoras para realizar el respectivo aseo y orden de las instalaciones de la
universidad cuando estas son prestados al ICFES y/o cualquier tercero.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que porta y elabora
N/A
Directa (grecas, elementos de aseo, máquinas para el aseo)
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control, proveedores de
servicios)
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MANUAL DE FUNCIONES
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
JEFE DE SERVICIOS GENERALES
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE PLANTA FISICA
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Profesional en áreas de ingeniería y/o arquitectura.
HABILIDADES
Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones
Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad
del trabajo, Trabajo en equipo.
FORMACION
Cursos de formación y actualización en procesos
relacionados con la naturaleza de sus funciones.
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Diseñar, elaborar, ejecutar y evaluar el plan operativo anual con su respectivo presupuesto, para garantizar la
prestación de los servicios de mantenimiento y aseo de la entidad, en coordinación con el Departamento de Planta
Física y la Vicerrectoría Administrativa.
Elaborar y ejecutar el plan de mantenimiento preventivo de las herramientas y equipos asignados a la dependencia.
Velar por la adecuada presentación y funcionamiento de las instalaciones eléctricas e hidrosanitarias de la
Universidad, lo mismo que por la recolección de basuras, bajo las directrices trazadas por el Departamento de Planta
Física.
Coordinar y supervisar las actividades necesarias para los servicios del área que requieran las demás dependencias.
Velar por la guarda permanente de todas las instalaciones, equipos, dotaciones y demás enseres de la Universidad.
Establecer mecanismos de control para el cumplimiento del horario del personal asignado de la dependencia.
Realizar la autoevaluación de la dependencia, identificar áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según las
directrices trazadas por el Comité Central de Autoevaluación Institucional.
Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia,
señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultado, según el caso, en los formatos que para el efecto
se expidan.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa
Directa por los que porta y elabora
N/A
Directa (herramientas para el mantenimiento de planta física)
Directa (con la comunidad universitaria)
Indirecta (con los entes gubernamentales y de control, proveedores de
servicios)
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
SUPERVISOR
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Preferiblemente Bachiller
FORMACION
N/A
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
EXPERIENCIA
Dos (2) años en áreas relacionadas con el cargo.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Realizar recorridos de supervisión del correcto aseo y mantenimiento de las locaciones de la universidad.
Apoyar y coordinar la ejecución de eventos donde el personal de aseo es necesario.
Entregar los elementos de cafetería. (primer día de cada semana).
Recibir y entregar pedidos de aseo y cafetería.
Soportar el inventario cuando se realice en la Bodega de aseo y cafetería.
Recibir y entregar los uniformes a cada una del personal de aseo.
Mantener actualizado los equipos en lo que respecta a su mantenimiento.
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
Directa sobre el personal de aseo
N/A
N/A
Directa (material y maquinaria de aseo)
N/A
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
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9 / 10
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
26/11/2010
No. REV
1
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
ASEADORA
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO
BOGOTÁ
COMPETENCIA
EDUCACION
Preferiblemente Bachiller
N/A
FORMACION
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
EXPERIENCIA
Preferiblemente seis (6) meses en áreas relacionadas con el
cargo.
FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Alistar las oficinas para cuando el personal administrativo y/ o docente llegue a iniciar labores, estén en optimas
condiciones.
Prestar un buen servicio, aseo y buena presentación en los baños.
Dejar listo el punto de agua de panela en cada facultad todas las tardes.
Mantener las canecas de la universidad, ubicadas en las oficinas, baños, pacillos, auditorios, patios y salones, en
estado adecuado para su uso.
Barrer el parqueadero, limpiar los ductos y gabinetes de extintores.
Velar por que el entorno de la universidad se encuentre presentable, libre de basuras.
Solicitar y recibir el pedido de aseo y cafetería (esta tarea se hace mensualmente pero se va rotando al personal)
Lavar las fachadas y andenes
Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
N/A
N/A
Directa (material y maquinaria de aseo)
N/A
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO:
CARGO:
CARGO:
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
23/01/1996
PAGINA
10 / 10
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
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No. REV
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MANUAL DE FUNCIONES