procedimiento de registro de calificaciones normales del

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CALIFICACIONES NORMALES DEL
PERÍODO EN PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO
Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico
Coordinador de Registro Académico
Profesional de Planeación
Código : PAR.16
Versión : 03
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Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004
Resolución N° 885
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades para el registro de las calificaciones normales
de un período académico de los programas de pregrado.
Aplica al registro de calificaciones normales del período para estudiantes
de programas académicos de pregrado.
NORMATIVIDAD
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 072 de Octubre de 1982 del Consejo Superior
Manual del Estudiante para Educación a Distancia y Entornos Virtuales 2007
Manual del tutor para Educación a Distancia y Entornos Virtuales 2005
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
PRUEBAS DE EVALUACIÓN ACADÉMICA: Se llaman pruebas de evaluación académica las que se realizan en cada período con el objeto de ponderar el
trabajo realizado por el estudiante en el proceso enseñanza-aprendizaje.
CONSIDERACIONES
·
El estudiante tiene derecho a solicitar al profesor la revisión de la calificación de las pruebas. En caso de considerar que su petición ha sido
solucionada injustamente o que la revisión no ha sido atendida por el profesor podrá apelar ante el Consejo de Escuela que ofrece la asignatura o
Consejo de Programas. Si este Consejo lo considera justificado, procederá a designar a dos (2) profesores calificadores para que efectúen la revisión.
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CONSIDERACIONES
§
Cuando se solicita revisión de calificación, la calificación definitiva debe ser el promedio de las calificaciones dada por el calificador número uno, el
calificador número dos y el profesor de la asignatura en el período regular
§
En cada asignatura el estudiante presentará por lo menos tres (3) pruebas de evaluación así
a. Una prueba de comprensión que abarca todo el campo de formación de la asignatura.
b. Dos o más pruebas parciales que pueden ser en la modalidad de previos, tareas, quices, ensayos u otras.
§
En todos los programas académicos de pregrado los resultados de las pruebas académicas se calificarán de cero, cero (0.0) a cinco, cero (5.0). La
nota mínima aprobatoria para cualquier asignatura es de tres, cero (3.0).
§
El Consejo de Escuela podrá autorizar una prueba supletoria al estudiante que por fuerza mayor no la hubiere podido presentar en la fecha
programada. El estudiante deberá presentar la solicitud de prueba dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la prueba
parcial. En caso de ser aprobada la solicitud por parte del Consejo de Escuela, la prueba supletoria deberá realizarse en la fecha que acuerden el
profesor y el estudiante.
§
Las asignaturas de los programas a distancia incluyen el desarrollo de exámenes opcionales, donde el estudiante puede presentar la evaluación en los
siguientes casos: cuando por alguna razón, enfermedad, trabajo o simplemente por su deseo de tener más tiempo, decide presentarlo en la fecha
programada para este tipo de evaluación; cuando haya perdido el examen y desee presentarlo de nuevo para mejorar su evaluación; o cuando
considere que la nota no le satisface y que podría mejorarla al presentar esta evaluación. Sin embargo, cuando un estudiante decide presentar un
examen opcional, la nota obtenida en dicho examen es la nota que se asignará a la evaluación definitiva.
§
Las calificaciones se expresan en unidades y décimas; al realizar los cómputos de las calificaciones las centésimas uno, dos, tres y cuatro no se tienen
en cuenta y las centésimas cinco, seis, siete, ocho y nueve se aproximan a la décima superior.
§
Cuando el estudiante no se presente a una prueba de evaluación la calificación será (0,0) o si el profesor desea dejar pendiente esa calificación,
seleccionará S (Si) ó N (No) según la opciones del Sistema.
§
El estudiante que desee habilitar una materia debe cumplir los siguientes requisitos:
- La materia debe ser habilitable.
- Tener una calificación igual o superior a dos 2.0 en la materia en el semestre en curso.
·
Para el registro de calificaciones de los cursos de vacaciones el sistema estará disponible para la realización de este procedimiento.
Nota: para la inclusión de notas del nivel introductorio aplica este procedimiento, pero el Coordinador de cada Sede Regional será el responsable de
incluir la nota en el Sistema de Información.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
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Conector
Procedimiento predefinido
Conector de página
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1. El profesor de la asignatura registra en el Sistema de
Información, los parámetros de evaluación de la misma
(número de evaluaciones y porcentajes). En el caso de las
asignaturas de la modalidad a distancia, se incluyen las
fechas de los opcionales.
Profesor
Calendario Académico
2. Durante el período académico el profesor registra en el
Sistema de Información las calificaciones de cada una de las
evaluaciones realizadas.
Profesor
3. El profesor podrá modificar el registro de la calificación
cuantas veces desee. Si desea verificar puede hacerlo el
número de veces necesarias, una vez registrada una nueva
calificación, el Sistema restringe las modificaciones a la nota
inmediatamente anterior(es).
Profesor
INICIO
Registrar parámetros de
evaluación
1
Registrar calificación de
evaluación
Registrar cambios
1
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
No
¿Ultima evaluación?
Si
Genera calificación definitiva
Imprime dos actas de
calificaciones
1
Pág 3
4. Con el registro de la calificación de la última evaluación,
el Sistema de Información Académico genera la calificación
definitiva para cada estudiante de acuerdo a la ponderación
registrada por el profesor para cada una de las calificaciones
parciales (antes de la habilitación).
Finalizado el período de revisión de la calificación definitiva
y después de registrar en el Sistema los cambios que se
presenten, el Sistema restringe el acceso a esta información
y no permite ninguna modificación.
5. Después del registro y revisión de la calificación
definitiva, el profesor imprime dos actas de calificación
Profesor
Profesor
Acta de calificación, Copia de
Acta de Calificación
Firma y envía actas
Envía copia para control y
publica acta
2
6. Firma las actas y las entrega a la Escuela, Coordinador
de Programa y/o a la Coordinación Académica para el caso
de las Sedes Regionales.
7. El Director de Escuela, Coordinador de Programa y/o el
Coordinador Académico para el caso de las Sedes
Regionales envía un acta de calificación a la Dirección de
Admisiones y Registro Académico para el control del
proceso y la otra la publica a los estudiantes para su
información.
Profesor
Director de Escuela
Coordinador de
Programa
Coordinador
Académico Sede
Acta de calificación
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
2
Define y publica fecha de
habilitación de la asignatura
8. El profesor define y publica la fecha de la habilitación
dentro del período establecido
en el calendario
académico.
Averigua si puede habilitar
9. El estudiante que desee habilitar la asignatura, debe
averiguar si cumple con los requisitos exigidos (ver
consideraciones), los cuales verifica en la Escuela.
NOTA: Las asignaturas de la modalidad a distancia no son
habilitables.
Verifica si el estudiante puede
habilitar
No
¿Puede?
10. El profesor verifica que el estudiante si pueda habilitar
Profesor
Estudiante
Profesor
Si
Comunica al estudiante
Tramita pago en la
División Financiera
FIN
3
11. Si el estudiante no puede habilitar el profesor le
comunica al estudiante, de lo contrario este procede a
cancelar el valor correspondiente a los derechos de
habilitación en los lugares establecidos por la División
Financiera.
Profesor
División financiera
Estudiante
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
12. Se registra el pago y se le expide el correspondiente
recibo de pago
División financiera
Entrega recibo en la fecha de
habilitación
13. El estudiante se presenta en el lugar y fechas señalados
para la habilitación de la asignatura con el recibo de pago
de derechos de habilitación.
Estudiante
Registra calificación y genera
calificación definitiva después
de habilitación
14. Finalizada la evaluación el profesor registra en el
Sistema la calificación de las habilitaciones y el Sistema le
genera la calificación definitiva.
Verifica calificación
15. Posteriormente el estudiante consulta y verifica su
calificación en el Sistema.
DIAGRAMA DE FLUJO
3
Registra pago y genera recibo
Recibo de pago
4
Profesor
Estudiante
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
4
¿Correcto?
Si
2
Pág 8
No
Solicita revisión de calificación
¿Cambios?
No
16. Si el estudiante no está de acuerdo con la calificación
solicita su revisión, según lo establecido en el Reglamento
Académico estudiantil de Pregrado.
Estudiante
17. Si como resultado de la revisión se produce un cambio
en las calificaciones, el profesor lo registra en el Sistema.
Profesor
2
Pág 8
Si
Registra cambios
5
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5
2
Genera dos actas de
calificaciones
Acta de Calificación, Copia
acta de calificación
Firma y envía a Escuela
Publica y envía acta de
calificación
Archiva Acta para control
FIN
18. Después del registro de la calificación, el Sistema
genera la calificación definitiva para cada estudiante de
acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento
Académico. Finalizado el período de revisión de la
calificación definitiva y registrados en el Sistema los
cambios que se presenten, el Sistema restringe el acceso a
esta información y no permite ninguna modificación.
Al finalizar, el profesor genera a través del Sistema el acta
de calificación, en la que aparece la calificación definitiva.
19. El profesor firma las actas y las entrega al Director de
Escuela, Coordinación de Programa y/o Coordinación
Académica de la Sede.
20. Publica acta para información de los estudiantes y la
envía a la Dirección de Admisiones y Registro Académico.
21. Archiva acta para control del proceso.
Este procedimiento se conecta con el Procedimiento de
Generación de Certificados de Notas en Programas
Académicos de Pregrado. PAR.17
Profesor
Acta de calificación
Reglamento Académico
Estudiantil de Pregrado.
Profesor
Director de Escuela
Coordinador de
Programa
Coordinador
Académico de la
Sede
Funcionario de
Registro académico
Coordinador
Académico de la
Sede
Procedimiento de
Generación de
Certificados de Notas
en Programas
Académicos de
Pregrado PAR.17
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Octubre 11 de 2004
02
Diciembre 03 de 2007
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
·
Creación del documento
·
El Procedimiento de Registro de Calificaciones Normales del Período en Programas
Académicos de Pregrado Presencial, código PAR.16, modifica y sustituye al
Procedimiento Registro de Calificaciones Normales del Período en Programas
Académicos de Pregrado Presencial, código A04.01 establecido en el Manual
Operativo de Procedimientos según la Resolución № 885 de Octubre 11 de 2004
El Procedimiento de Registro de Cursos de Vacaciones en Programas Académicos de
Pregrado Presencial código A04.02 establecido en el Manual Operativo de
Procedimientos según la Resolución № 885 de Octubre 11 de 2004 se toma como
una consideración de este procedimiento.
Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de
documentos.
·
·
03
Febrero 04 de 2011
·
·
·
Cambio en el nombre del documento.
Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y
Educación a Distancia con sus Responsables.
Se incluye en las consideraciones los exámenes opcionales de las asignaturas
pertenecientes a los programas de la modalidad a distancia.