CAPÍTULO III FOLIO PERSONAL Y FOLIO REAL

CAPÍTULO III
FOLIO PERSONAL Y FOLIO REAL
3.1 SISTEMA DE FOLIO PERSONAL
Este sistema consistía en transcribir o copiar el documento en los libros que
llevaban las oficinas del Registro y en donde los índices se formaban por
titulares, no existiendo una determinada exactitud de la ubicación de los predios.
Es decir, este Registro se organizaba basándose en los nombres de las personas
que efectuaban la inscripción.
Cada oficina del Registro llevaba los siguientes Libros:
1. Libro Diario de asientos de presentación de propiedad;
2. Libro Diario de asientos de presentación de hipotecas;
3. Libro Registro de la Propiedad, departamento de ...;
4. Libro Registro de Hipotecas, departamento de...;
5. Libro de Registro de anotaciones preventivas;
6. Libro Índice de la Propiedad por orden alfabético;
7. Libro Índice de Hipotecas por orden alfabético;
8. Libro de Sentencias;
9. Libro de visitas, Ordinaria y extraordinarias;
10. Libro de inventario, posesiones y excusas;
11. Libro de carteles o edictos; y
12. Libro de Conocimientos y sacas o devoluciones.
Una característica en estos libros era en cuanto a su manejo y funcionamiento,
consistía en que con excepción del índice, todas sus hojas a la izquierda tenían
un margen en blanco, igual a la cuarta parte del ancho de una foja. Articulo 12
del reglamento de RPRH
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Toda inscripción expresará las circunstancias prevenidas por la ley; y
originalmente era una copia manuscrita literal del texto del acto o contrato y al final se
hacia constar su conformidad con los documentos a que se refiere, con indicaciones de
su presentación.
El Folio Personal presentaba al momento de inscribir, el problema de ser
sumamente lento, burocrático e inseguro; por razón que el Registrador solo podía
atender pocos casos diariamente y esto causaba inseguridad y se daba en el momento
de prestar un libro a particulares, por el Principio de Publicidad que se daba donde se
llevaba la inscripción del inmueble, ya que podría darse mal uso de estos.
Entonces el proceso de inscripción tardaba meses y años, la extensión de
cualquier certificación Registral se tardaba varias semanas y hasta meses.
Otras de las desventajas de este sistema fueron los homónimos de las personas,
esto causaba confusión en un momento determinado de la inscripción del inmueble, lo
que no garantizaba la seguridad jurídica que se buscaba en el Registro.
Esta es la razón fundamental para el cambio del Sistema de Inscripción Registral
a Folio Real.
3.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN DEL FOLIO PERSONAL
Partiremos de la idea que el Procedimiento Registral que se llevaba acabo desde
la presentación del documento hasta concluir con su debida inscripción o denegación
así como los servicios prestados por el Registro es el que detallamos a continuación.
Haremos una mención de como era la forma de inscribir en el sistema de Folio
Personal:
•
Presentación
•
Anotación en tomo diario
•
Marginación y Presentación
•
Control y distribución
17
•
Confrontación
•
Calificación
Presentación: El interesado lleva documentos a ventanilla, allí se le designa un
número y se le entrega la boleta de presentación a la persona llamada presentante,
cumpliendo con el Principio de Rogación.
Anotación en Tomo Diario: En esta etapa del proceso se relaciona con los
datos respectivos el tomo correspondiente. Lo cual se hace diariamente sin dejar algún
espacio o documento pendiente de anotar con el fin de darle cumplimiento a los
Principios de Publicidad y Prioridad Registral.
Marginación y Presentación: En el documento presentado se busca el
antecedente, posteriormente en dicho libro, sea este de prioridad, hipoteca, anotaciones
preventivas, etc., se margina el número, la fecha de presentación y la rubrica del
marginador, de tal forma de no violentar el Principio de Publicidad, Prioridad Registral y
Tracto Sucesivo.
Control y Distribución: Este control se lleva en un libro detallando cada etapa
del proceso en que se encuentra el documento, a la vez se anota la persona encargada
del mencionado control, posteriormente se le asigna a un confrontador, con el objeto de
facilitar la búsqueda de ese documento.
Confrontación: En esta fase del proceso hay una persona encargada de realizar
un estudio exhaustivo del documento, lo coteja o confronta con el antecedente,
consecuentemente hace un informe detallado en relación al antecedente con el
documento presentado principalmente: lugar, fecha, hora de otorgamiento, titulares,
otorgantes, relación, extensión superficial, descripción del inmueble, colindantes,
gravámenes, traspasos, y especialmente advirtiendo u observando defectos o
elementos que impidan su inscripción.
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Calificación: Significa la determinación si el documento cumple con los
requisitos de forma y fondo, el Registrador utiliza de referencia el informe proporcionado
por el confrontador, y se encargaba de darle cumplimiento a la ley, basándose en ella
calificaba el documento de forma integral, ya sea inscribiendo, denegando u
observando la escritura, Principio de Legalidad.
En este tipo de sistema Registral basta con solo la presentación del documento
en el Registro y que cumpla con los requisitos de forma y fondo para inscribir, modificar
cancelar ampliar o constituir fondos.
3.3 SISTEMA DE FOLIO REAL MANUAL
Desde el 26 de mayo de 1986, entro en vigencia el sistema Registral de Folio
Real manual, dicha vigencia se establece en los artículos 5 y 25 de la Ley de R.P.R.H
contenidas en el Decreto Legislativo, numero 292 del 13 de febrero de 1986 y Publicado
en el Diario Oficial N° 40 BIS Tomo 290 del 28 de febrero de 1986. Cuyo propósito es
llegar a sustituir el Sistema de Folio Personal, como bien se justifica en el primer
considerando de la Ley, al expresar que el sistema Registral en su rama inmobiliaria a
dejado de cumplir con sus objetivos; pues el sistema jurídico que lo estructura ya no
satisfacen las necesidades. Se adopta el sistema de Folio Real tal como se expresa en
el artículo 5 de la Ley de R.P.R.H.
Una cantidad aproximada de 158,000 propietarios tenían inscritos sus derechos
de propiedad en este sistema, el resto aproximado de 500,000 propietarios tenían
inscritas sus derechos de propiedad en el sistema de Folio Real personal.
Este sistema consistía en que cada finca o inmueble se le asignaba un número,
que se conservaba cualquiera que fuera su propietario, y en los libros de Registro se
mantenía uno o varios folios en los que se anotaba por orden de fechas, los traspasos,
gravámenes, hipotecas y demás derechos reales que se constituían sobre inmuebles,
así como las cancelaciones de los mismos, todas estas anotaciones se redactaban en
19
forma extractada, quedando archivadas en las oficina de Registro y un testimonio del
instrumento en virtud del cual se hacia modificación .
Es obvio, manifestar que en la primera inscripción, que constituyen la matriz,
matricula o matriculación, se expresaba en forma de notas.
La situación y descripción del inmueble, así como su naturaleza, su extensión,
linderos, nomenclaturas catastrales y planos si los hubiere, así como todos aquellos
datos que sean necesarios para su identificación del inmueble.
También se hace constar el nombre y demás datos personales del titular o
dueño del inmueble.
En las anotaciones sucesivas también se hace constar los datos personales de
los adquirientes o de los titulares de cualquier derecho que se constituya sobre el
inmueble. En caso de desmembración de una parte del inmueble, esta última es objeto
de una nueva matriz.
Este sistema de inscripción se da por dos tipos de Registro el territorial y el
Registro catastral.
El Registro Territorial. consiste en el control de inmuebles que se lleva por
predios o fincas, los cuales nacen con un número de matrícula que se incorpora en un
folio u hoja, según sea el caso, a continuación de éste y bajo ese número de
identificación de la finca se anotan los datos más importantes del contrato o acto
jurídico como son: clases del contrato, identidad de los contratantes, identificación del
inmueble y otros; posteriormente se celebra otro contrato que afecte la inscripción, se
asienta a continuación de la misma y su número de inscripción, será correlativo y así
sucesivamente se asienta todo lo que afecta al inmueble.
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El Registro Catastral, contiene la configuración topográfica del inmueble, con
indicación de su naturaleza, situación, extensión superficial y forma.
En él se anotan la descripción técnica, linderos colindantes, medidas lineales,
superficiales, ubicación, naturaleza, segregación o desmembración de una porción del
inmueble general o parcelación.”Entre ambos Registros hay una estrecha concordancia
y aprecia que ambos denotan todas las transformaciones que sufre el inmueble”17.
Para el conocimiento de los distintos sistemas regístrales haremos una reseña de
el Folio Personal y su inscripción.
3.4 PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN DEL FOLIO REAL MANUAL
Por medio de éste sistema de inscripción, el Registro de los instrumentos se
realiza en razón de cada inmueble, de tal suerte que cada inmueble, se le asigna una
sola matricula en el Registro y como es obvio con ella se le identifica, articulo 5 y 7 de la
Ley de R.P.R.H y 48 y 49 del Reglamento de la Ley de R.P.R.H.
Registralmente hablando el procedimiento de inscripción del sistema de Folio
Real es muy similar al de Folio Personal, con algunas excepciones, entre las cuales se
puede mencionar: cuando se encuentra en la célula marginal.
•
Marginación
•
Calificación
•
Hoja de Resumen de Inscripción
•
Unidad de Fotocopia
•
Oficialia
•
Hoja de Resumen
•
Unidad de Microfilm
•
Catastro
17
“Reglamento de Reestructuración de la Propiedad Raíz e Hipotecas”. VÁSQUEZ LÓPEZ, Luis. 15ª Edición. El
Salvador, Editorial Jurídica Salvadoreña. 2001, Pág.44. Artículos 4 y 5
21
•
Sección de Índice
•
Despacho de Documento
Marginación: en el antecedente se marginará si todavía se encuentra en los
libros (Folio Personal) en cambio el Folio Real, se margina en hojas de anotación de
presentación de expediente de folio.
Calificación: el Registrador es el encargado de calificar los documentos que
ingresan al Registro y observar si el documento adolece de errores, sean estos de
fondo o de forma; si detectan algún error en el envió al Archivo para que sea el
interesado quien subsane lo observado conforme al cumplimiento del articulo 13 del
Reglamento de la Ley de Reestructuración del Registro de la Propiedad Raíz e
Hipotecas18, donde especifica que una vez subsanado el documento cumpliendo con
los requisitos de ley, se resuelve con la razón de “inscríbase”.
Hoja de Resumen de Inscripciones: en esta hoja, se asentará un extracto de
todas las inscripciones que se relaciones con el inmueble, así mismo las anotaciones
referentes a la finca o inmueble.
Inscrito el documento se elaborará el resumen del acto o contrato por parte del
Registrador, este resumen deberá contener, como mínimo los siguientes datos19:
a) Número que corresponde al asiento de la hoja de resumen.
b) Tomo y asiento del acto de presentación que le correspondió al
documento en el diario.
c) Naturaleza del acto o contrato que en el documento se relaciona.
d) Fecha de otorgamiento o de expedición del documento.
e) Nombre del notario o funcionario autorizando.
18
“RECOPILACIÓN DE LEYES NOTARIALES Y REGÍSTRALES”. MENDOZA ORANTES, Ricardo, 15ª Edición. Editorial
Jurídica Salvadoreña. 2004. Pág. 172
19
Ibidem. Pág. 16 de la Pág. 134
22
f) Nombre de las partes que intervienen en el acto o contrato y de los
adquirentes o beneficiarios de derecho que conste en el documento y su
Número de Identidad Tributaria.
g) Relación del inmueble y número de inscripción del antecedente, si el
asiento fuere el de la primera inscripción de la finca en el Folio Real.
h) Extensión
superficial
del
resto
del
inmueble,
en
el
caso
de
desmembración.
i) Naturaleza y extensión de los derechos que se inscriban.
j) Monto, plazo, condiciones suspensivas o resolutorias del contrato y
afectaciones sobre inmuebles.
k) Grado de Gravamen.
l) Fecha de caducidad de la anotación preventiva, cuando la ley señale el
plazo.
m) Fecha en que se practica el resumen.
n) Nombre y firma del Registro que autoriza el resumen.
o) Rollo e imagen en que quedo microfilmado el documento que dio origen al
asiento.
Unidad de Fotocopia: una vez remitido a esta unidad, se fotocopia el
instrumento ya inscrito y se anexa al expediente, posteriormente se traslada a la
Oficialia de la Oficina Registral.
Oficialia: se le asigna un número de matricula el cual consta: de dos dígitos, que
se refiere al Código del departamento a que pertenece el inmueble, luego seis dígitos
primarios, que son la matricula asignada al inmueble llamado también “finca” y
seguidamente tres dígitos, formando una submatrícula, que sirve para identificar cuando
el inmueble pertenece a una o varias personas.
Hoja de Resumen: hechos los resúmenes en la hoja de los folios principales y
auxiliares en su caso, se remite a la unidad de fotocopias, donde se copia el
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instrumento ya inscrito y vuelve seguidamente a la célula, anexando la copia al
expediente de Folio Real, que esta integrando por la Hoja de Prestación y el Resumen.
Unidad de Microfilm: se descarga en esta unidad a fin de poder determinar la
autenticidad y conformidad de la literalidad del documento inscrito. Se remite a catastro
si el documento contiene un traspaso de dominio.
Catastro: se encarga de elaborar una Ficha Catastral, y posteriormente remite
esa ficha a la Sección de Índice.
Sección de Índice: esta unidad es la encargada de llevar control de las
propiedades, sea de personas naturales o jurídicas, luego se pasa a la sección de
Catastro, y finalmente el documento pasa a la Unidad de Despacho.
Unidad de Despacho: al llegar a esta sección, es cuando el documento puede
ser retirado por el Interesado.
Es de hacer notar los casos en los cuales existen documentos que no son título
traslaticios de dominio, como la hipoteca o las anotaciones preventivas, estos no van a
catastro, si no que directamente lo remiten a la sección de despacho para ser retirado.
3.5 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL FOLIO REAL
▪
Sus características principales son asignar la matrícula de inscripción al
inmueble, y como base las fincas.
▪
A su vez las matrículas del sistema de Folio Real son llevadas en un fólder
por separado.
▪
Este sistema funciona mediante dos registros un catastral y un territorial que
deben guardar entre si la debida concordancia.
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▪
Sistema de Folio Real, en el cual una matrícula únicamente puede legalizar
a un inmueble.
3.6 VENTAJAS DEL SISTEMA DE FOLIO REAL
Dentro de las ventajas que se encontraron en la investigación fueron las
siguientes:
▪
Hubo agilidad en los procesos de inscripciones, ya que la inscripción se
realiza mediante el sistema de resumen.
▪
Se da una mejor garantía ya que la inscripción se realiza en razón de los
inmuebles y no en la persona, evitando así el problema que surgía en el Folio
Personal de los homónimos.
▪
Hay una mejor seguridad jurídica ya que para cada parcela o inmueble
existe un único número de inscripción, que identifica exclusivamente al
inmueble.
3.7 DESVENTAJAS Y EL PORQUE DEL CAMBIO DE SISTEMA REGISTRAL DE
FOLIO REAL A COMPUTARIZADO
En la actualidad la economía y los negocios jurídicos han crecido de una manera
exorbitante y son más ágiles; esto conlleva que los Registros se saturaran de
documentación,
por inscribirse de forma manual, ya que no respondía a las
necesidades actuales y es por ello que se da el cambio de sistema de Folio Real a
sistema de Folio Real Computarizado; los dos sistemas son idénticos, con la distinción
que uno es a mano y para el otro se usa un sistema computarizado.
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3.8 SISTEMA DE FOLIO REAL AUTOMATIZADO
Este sistema que se esta utilizando en la actualidad tiene como finalidad la
inscripción y publicidad de derechos.
Los beneficiados en este nuevo sistema de inscripción son los habitantes de:
tugurios, zonas marginales, lotificaciones desarrolladas sin autorización, proyectos de
vivienda o lotes con servicios urbanos y rurales y lotificaciones rurales desarrolladas por
el ISTA Y FINATA20.
Los pasos a seguir para una inscripción son los siguientes:
•
Presentación
•
Codificación
•
Escaneo 1
•
Distribución
•
Confrontación
•
Calificación
•
Escaneo 2
•
Archivo
Presentación: este paso es cuando se presenta el documento por la persona
que desea inscribir el inmueble.
Codificación: es donde se margina la matricula o libro.
Escaneo 1: es el paso donde escanean el documento por primera vez.
Distribución: este paso es donde una persona se encarga en distribuir los
documentos al Confrontador y al Registrador.
20
VÁSQUEZ LÓPEZ, Luís. “Derecho y Practica Notaria” Editorial Lis. El Salvador. 2001. Pág. 161
26
Confrontación: se confronta el documento presentado y observando, debe
llenar los requisitos de fondo y forma, a su vez debe aparecer en los precedentes y
antecedentes del documento.
Calificación: En este paso el Registrador observa e inscribe el documento
presentado, en esta parte del proceso se nos presentan dos situaciones:
1. Si no tiene observaciones: se inscribe el documento y esto genera constancia de
la inscripción.
2. Si tiene observaciones: se notifica al interesado que el documento tiene error
para su subsanación, si éste no es subsanado en 30 días se niega la inscripción
y se pierde la prioridad y no tendrá valides jurídica.
Escaneo2: en esta parte del proceso solo se escanea la hoja de constancia que
el documento a sido inscrito.
Archivo: el documento es enviado a esta sección hasta que la persona
interesada lo solicita y una vez solicitada el documento se entrega21.
3.9 VENTAJAS DEL SISTEMA DE FOLIO REAL COMPUTARIZADO
•
Reducción de los procesos de Registro de meses a semanas.
•
Acceso a remoto a la información.
•
Aumento de productividad al permitir que la fuerza de ventas acceda a datos a
través del auto servicio.
21
22
•
Administración de Grandes cantidades de transacciones y de usuarios.
•
Garantía de alta disponibilidad22.
Centro Nacional del Registro Raíz e Hipotecas. Sección de San Vicente.
Centro Nacional del Registro.www.cnr.sv, Página principal.
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3.10
DESVENTAJAS DEL SISTEMA DE FOLIO COMPUTARIZADO
Dentro de las desventajas que encontramos como grupo al sistema de Folio
Computarizado son las siguientes:
● No existe la debida información al usuario, de parte de del Centro Nacional
del Registro Propiedad Raíz e Hipotecas.
● Los usuarios carecen de la debida atención por parte del personal que
labora en el CNR.
● La población usuaria no conoce del sistema para ingresar y conocer acerca
de cómo se encuentra Registralmente el inmueble.
● Poca capacitación del personal, además de la subsanación de cualquier
vicio del instrumento al inscribir, no es pronta para el usuario.
● Aunque el sistema sea computarizado los usuarios carecen de información
de cuanto es el arancel que se cobra por la inscripción del inmueble.
● Hay una mala organización logística por parte del personal, porque el
usuario al iniciar los tramites tiende a confundirse.
● A pesar de que existe el Folio Real Computarizado el trámite de recepción
de documentos es muy tardado.
A pesar de las desventajas que antes mencionamos podríamos decir que el
Centro Nacional del Registro busca actualmente con la tecnología y los sistemas
computarizados, un mayor soporte de la información de los Registros inmuebles para
tener en si una mayor Seguridad Jurídica.
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