Circular 030 23072004 - Registraduría Nacional del Estado Civil

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
REGISTRADURÍA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA
IDENTIFICACIÓN DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO CIVIL
CIRCULAR No. 030
PARA
Delegados Departamentales, Registradores Distritales, Especiales,
Auxiliares y
Municipales.
DE
Registradora Nacional del Estado Civil.
ÁSUNTO
Lineamientos sobre los Aplicativos CIU y COR.
FECHA
Bogotá D.C., 23 JUL 2004
Con el propósito de desconcentrar el proceso de grabación y corrección de
registros civiles de nacimiento efectuados antes del 1° de febrero de 2000, les
informo que a partir del 1 de agosto del presente año, se instalará el aplicativo
para grabación de seriales de registro civil de nacimiento CIU en las Oficinas
On-Line; y el aplicativo de corrección de seriales de nacimiento COR en las
Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital de Bogotá D.C, para
lo cual los formadores del P.M.T. de cada departamento recibieron la
capacitación respectiva.
Sobre el particular, y con el fin de estandarizar los lineamientos a seguir en la
grabación, reemplazo y corrección de los seriales grabados por el antiguo
sistema a través de los aplicativos CIU y COR, me permito impartir las
siguientes recomendaciones e instrucciones:
1. GRABACIÓN DE SERIALES DEL ANTIGUO SISTEMA MEDIANTE EL
APLICATIVO CIU
Este aplicativo funcionará únicamente en las oficinas de la Registraduría que
operen On line, para los registros civiles de nacimiento que no estén grabados
en la base de datos y que fueron expedidos con anterioridad al 1 de febrero del
año 2000. El registrador o encargado de efectuar esta grabación debe tener en
cuenta:
1.1 Verificación de la Información.- La grabación de un serial debe
efectuarse únicamente sobre una copia auténtica o fotocopia auténtica,
totalmente legible, sin tachones, borrones o enmendaduras. Si el registro civil
de nacimiento fue autorizado y reposa en la oficina de registro en donde se
solicita la grabación, ésta se hará con base en el original.
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Para tal efecto, debe verificarse cuidadosamente que el registro civil en copia o
fotocopia auténtica tenga fecha de inscripción anterior al 1 de febrero de 2000,
se encuentre debidamente autorizado por el funcionario de registro, que el
declarante y los testigos, si es el caso, aparezcan identificados y con su firma
respectiva, y en general que estén diligenciados los requisitos esenciales del
registro.
En caso de duda acerca de la autenticidad de la copia o fotocopia, se
recomienda consultar al Registrador o funcionario de registro que autorizó la
inscripción, con el fin de apoyarse en los archivos físicos de la oficina en donde
se sentó el registro.
Cuando en los espacios destinados para escribir el nombre del país,
departamento o municipio se haya escrito números y no los nombres
correspondientes, se debe devolver a la oficina de origen de donde se realizó la
inscripción para que se efectúen las correcciones, con apertura de nuevo serial,
el cual tendrá la correspondiente nota de reemplazo del registro anterior. Por lo
tanto, si el serial es un reemplazo, es menester constatar que tenga las notas
de recíproca referencia.
No se deben efectuar grabaciones de registros civiles con base en
certificaciones, toda vez que es necesario que estén todos los datos requeridos
por el sistema, razón por la cual se insiste en que las grabaciones deben
realizarse con base en copia o fotocopia auténtica del folio o serial original del
registro expedida por el funcionario competente que haya autorizado la
inscripción o en donde repose el archivo del registro de que se trate.
1.2 Criterios de consulta.- En el proceso de grabación de un Registro Civil de
Nacimiento, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
a. Consultar en el aplicativo que el registro no haya sido grabado, tanto en el
nuevo corno en el antiguo sistema.
b. Cuando se consulte un registro civil de nacimiento por antiguo sistema, se
debe:

Anteponer 90, si el serial es de 8 dígitos numéricos; 900, si el serial es
de 7 dígitos numéricos; o 91, si los datos del serial y fecha de inscripción
son idénticos, verificando que no se trate de una misma oficina.

Hacer la consulta por serial y/o apellidos y nombres.
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
En caso de que al consultar un registro civil exista homonimia, comparar
los nombres de padres si existen, la fecha de nacimiento, fecha de
inscripción y la oficina donde se sentó el registro.
1.3 Error en código de oficina.- Los errores en el código de la oficina podrán
ser subsanados. En el caso de que el serial presente error en el campo del
código de la oficina, pero el nombre de la oficina esté correctamente escrito en
el serial, se debe verificar el código que le corresponda en el aplicativo a través
de la función respectiva, icono de lupa, para establecer la ubicación del país,
departamento, municipio y oficina con el fin de asignar el código correcto.
1.4 Transcripción literal e integridad de los datos del registro.- La
grabación de los datos contenidos en el serial de los registros civiles de
nacimiento se debe realizar de manera exacta a lo consignado en el mismo, es
decir, transcribir en forma idéntica a como aparece en el serial.
Se advierte que el funcionario que esté operando el sistema, no puede cambiar
o realizar modificaciones de ninguna índole a la información contenida en el
serial, tales como la ortografía de los nombres y/o apellidos o el campo del
sexo, toda vez que perjudica a la persona sujeto del registro y compromete la
responsabilidad de la institución.
1.5 Grabación cuando el Número de Identificación Persona, NIP, aparece
manualmente escrito en la copia o fotocopia auténtica del serial.- En
cuanto a grabación de seriales de registro con NlPs, transcritos manualmente
en el serial por el funcionario competente, es necesario que se realicen las
siguientes búsquedas en el aplicativo, con el fin de cerciorarse que no estén
grabados en el sistema:
a. Primero por el NIP, que aparece transcrito en el serial.
b. En el evento en que el NIP no coincida, se consultará por todos los criterios:
apellidos, nombres, fecha de nacimiento y serial, etc.
Si no aparece en el sistema, se procederá a grabar con el NIP diligenciado
manualmente el cual será validado por el aplicativo, y si está correctamente
asignado, este será el número que ingrese al sistema; en caso contrario, esto
es, que el NIP esté asignado incorrectamente, se procederá a grabar por el
aplicativo CIU y el sistema automáticamente le asignará el NIP
correspondiente.
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1.6 Error en la transcripción del número de cédula de ciudadanía de
padres en el serial- Cuando se esté llevando a cabo la grabación de un serial
y los números de cédula de ciudadanía de los padres que se encuentran en el
ANI no coincidan con los consignados en el registro, se podrá grabar dejando
como tipo de documento sin información y digitando los apellidos y nombres
corno se encuentran en el serial.
1.7 Grabación de números de seriales repetidos.- Los números de seriales
repetidos expedidos antes del 1 de febrero de 2000 se deben grabar, siempre y
cuando el único dato que se repita sea el número del serial.
En el evento en que el usuario lo solicite por escrito la Dirección Nacional de
Registro Civil, mediante acto administrativo, ordenará la apertura de nuevo
serial.
1.8 Grabación de Registros civiles de nacimiento de tomo y folio.- Para los
casos en que se solicite la grabación de una copia auténtica o fotocopia
auténtica de un registro civil de nacimiento bajo la modalidad de tomo y folio,
será digitado en el aplicativo en el campo del serial por el año, mes y día de
nacimiento y el número de folio respectivo, siempre anteponiendo el número 90
con el fin de establecer y distinguir en el sistema que se trata de una inscripción
de esa modalidad.
1.9 Conservación del archivo objeto de grabación.- Se deberá conformar y
conservar las copias de los seriales físicos de registro civiles objeto de
grabación de manera cronológica, con el propósito de hacer posteriores
consultas o absolver posibles dudas o inconsistencias.
2. REEMPLAZOS APLICATIVO CIU, ANTIGUO SISTEMA
El reemplazo se presenta cuando la persona inscrita en el registro civil de
nacimiento, ha tenido conforme a la ley un cambio o modificación o corrección
en alguno de los datos de inscripción del registro civil, mediante solicitud
escrita, escritura pública o sentencia judicial, según el caso, lo que significa que
el funcionario de registro civil competente ha realizado la apertura de otro serial
con las notas de reciproca referencia en ambos registros.
En estos eventos, el interesado realizará una solicitud escrita del
reemplazo correspondiente en la base de datos al
Registrador,
acompañada de copia auténtica o fotocopia auténticas de los seriales
del registro civil de nacimiento, estos es, tanto del inicial como el
nuevo. Para actualizar la base de datos de acuerdo con la
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modificación consignada en el nuevo serial, se utilizará el aplicativo CIU,
teniendo en cuenta lo siguiente:
2.1 Actualización en el sistema por apertura de nuevo serial.- En los
eventos en los que exista un reconocimiento, una adopción, una corrección y/o
modificación a los datos consignados en los registros civiles de nacimiento, se
procederá a la actualización mediante el reemplazo o modificación en la base
de datos por el aplicativo CIU, con base en el nuevo serial, previa verificación
de la autenticidad de la copia o fotocopia expedida por el funcionario de registro
competente.
Ambos seriales, tanto el nuevo como el anterior, deben tener las notas de
recíproca referencia, indicando la clase de modificación y el documento que la
sustentó, y debe haberse realizado por la misma oficina que efectuó la primera
inscripción.
En caso de duda acerca de la autenticidad de las copias o fotocopias, se
recomienda solicitar y consultar al Registrador o funcionario de registro que
autorizó la apertura del nuevo serial, con el fin de apoyarse en los archivos
físicos de la oficina correspondiente.
En el evento en que los reemplazos obedezcan a cambio de sexo o fecha de
nacimiento el aplicativo cambiará automáticamente el NIP.
2.2 Reemplazos de seriales del antiguo sistema, sin asignación de nuevo
NUIP.- Cuando se trate del reemplazo de un serial que se pretenda actualizar
en el sistema, se debe conservar el NIP inicialmente asignado al primer serial.
Es decir, no se les debe asignar NUIP, sino que conserva su número de
identificación personal original NIP.
La única excepción a la anterior regla, obedece a la modificación de cambio de
sexo o fecha de nacimiento, caso en el cual si existe variación del NIP.
2.3 Reemplazos de seriales del antiguo sistema, con asignación errónea
de NUIP.- En los casos en que al registro civil inicial le pertenezca un NIP y al
serial de reemplazo le fue asignado erróneamente un NUIP, previa grabación
del serial inicial, se debe devolver el serial de reemplazo a la oficina de origen
que lo autorizó, para que mediante la actuación correspondiente se aclare que
el correcto es el NIP inicialmente asignado.
2.4 Conservación del archivo objeto de reemplazos. Se deberá conformar
y conservar las copias de los seriales físicos de registro civiles objeto de
reemplazos de
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manera cronológica, con el propósito de hacer posteriores consultas o absolver
posibles dudas o inconsistencias.
3. CORRECCIONES APLICATIVO COR, ANTIGUO SISTEMA
Este aplicativo funcionará únicamente en las delegaciones departamentales y
en la Registraduría Distrital de Bogotá D.C., para los casos en que se presente
un error de grabación en la información contenida en la base de datos, frente a
los datos del serial físico de un registro civil de nacimiento expedido con
anterioridad al 1 de febrero del año 2000.
En estos eventos, el interesado realizará una solicitud escrita de la modificación
correspondiente en la base de datos al Registrador, acompañada de copia
auténtica o fotocopia auténtica del serial del registro civil de nacimiento, quien
deberá remitirla a la Delegación de la cual haga parte, para que ésta proceda a
efectuar la corrección teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
3.1 Verificación de la Información.- La corrección en la base de datos de la
información de un registro civil, debe efectuarse únicamente con fundamento
en una copia auténtica o fotocopia auténtica, totalmente legible, sin tachones,
borrones o enmendaduras del serial físico de la inscripción.
Si al consultar el serial, éste se encuentra grabado en la base de datos, se
deben confrontar la totalidad de la información contenida en el serial físico con
el objeto de completar y/o corregir la información en la base datos.
Para tal efecto, debe verificarse cuidadosamente que el registro civil en copia o
fotocopia auténtica, tenga fecha de inscripción anterior al 1 de febrero de 2000,
se encuentre debidamente autorizado por el funcionario de registro, que el
declarante y los testigos, si es el caso, aparezcan identificados y con su firma
respectiva, y en general que estén diligenciados los requisitos esenciales del
registro.
Adicionalmente, es obligatorio consultar al Registrador que autorizó la
inscripción, con el fin de apoyarse en los archivos físicos de la oficina en donde
se sentó el registro.
No se deben efectuar correcciones de datos en el sistema de registros
civiles de nacimiento con fundamento en certificaciones, toda vez que es
necesario que estén todos los datos requeridos por el sistema, razón por
la cual se insiste que las correcciones deben realizarse con base en
copia o fotocopia auténtica del folio o
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serial original del registro, expedida por el funcionario competente que haya
autorizado la inscripción o en donde repose el archivo del registro de que se
trate.
3.2 Criterios de consulta.- En el proceso de corrección de los datos en el
sistema de un registro civil de nacimiento, se deben tener en cuenta los
siguientes criterios:

Anteponer 90, si el serial es de 8 dígitos numéricos; 900, si el serial es
de 7 dígitos numéricos; o 91, si los datos del serial y fecha de inscripción
son idénticos, verificando que no se trate de una misma oficina.

Hacer la consulta por serial y/o apellidos y nombres.

En caso de que al consultar un registro civil exista homonimia, comparar
los nombres de padres si existen, la fecha de nacimiento, fecha de
inscripción y la oficina donde se sentó el registro.
3.3 Corrección con base en la transcripción literal de los datos del
registro.- En la corrección de los datos contenidos en el sistema de un registro
civil de nacimiento, se debe digitar de manera exacta y fielmente, es decir,
transcribir en forma idéntica a como aparece en el físico del registro civil de
nacimiento.
Se advierte que el funcionario que esté operando el sistema, no puede cambiar
o realizar modificaciones de ninguna índole a la información contenida en el
sistema, diferente a la corrección del dato solicitado, toda vez que perjudica a
la persona sujeto del registro y compromete la responsabilidad de la institución.
Sin embargo, de percatarse que el registro grabado en el sistema frente al
físico del serial aparece con datos incompletos, estos deben ser ingresados
con el fin de completar la información en la base de datos.
3.4 Error en la grabación de fecha de nacimiento y/o sexo.- Cuando
verificado en el respectivo físico del registro civil de nacimiento frente al
sistema, se advierta un error de grabación en la fecha de nacimiento y/o en el
sexo, y como consecuencia de ello el NIP esté asignado incorrectamente, se
debe efectuar la corrección a través del aplicativo COR.
Por consiguiente, tenga en cuenta que el NIP se modifica automáticamente por
el aplicativo.
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3.5 Documentos soporte para la corrección en la base de datos.- Las
correcciones deben estar soportadas en copias o fotocopias auténticas, o en la
primera copia que reposa en la Dirección Nacional de Registro Civil.
Se dejará constancia escrita de la actuación y la razón que ocasionó el cambio
o corrección de los datos de un registro civil de nacimiento en el sistema, la que
debe ser suscrita por quien la realizó y autorizada en el mismo documento por
los Delegados o Registradores Distritales de Bogotá D.C.
3.6 Conservación del archivo objeto de corrección en la base de datos.Se deberá conformar y conservar las copias de los seriales físicos de registro
civiles objeto de corrección y de la solicitud escrita del interesado de manera
cronológica, con el propósito de hacer posteriores consultas o absolver
posibles dudas o inconsistencias.
4. ADMINISTRACION, RESPONSABILIDAD E INFORMES
4.1 Administración y Seguimiento.- La administración y el adecuado uso del
aplicativo CIU será responsabilidad del registrador a cargo de la Oficina Qn line
en donde se instale, quien será la persona que autorizará la grabación de los
seriales.
La administración y adecuado uso del aplicativo COR será de los Delegados y
Registradores Distritales de Bogotá D.C., quienes serán las personas que
autorizarán las correcciones en la base de datos.
Los funcionarios en quienes los registradores o delegados asignen la labor,
deberán contar con un usuario’ y contraseña para el manejo de los aplicativos.
Los formadores deberán realizar un muestreo selectivo de los registros
grabados y/o modificados periódicamente.
Los delegados departamentales y Registradores Distritales de Bogotá D.C
deben designar un funcionario para realizar un muestreo de las correcciones
efectuadas.
4.2 Responsabilidad.- Sin perjuicio de la responsabilidad de los Registradores
y Delegados por la supervisión en el manejo de los aplicativos y las
autorizaciones, según el caso, también tendrán responsabilidad en la grabación
y/o modificación de un registro civil, el funcionario que la procesó, toda vez que
la transacción en el sistema deja un rastro de auditoria que permitirá verificar
qué usuario lo grabó, y el día y la hora en que se incorporé la información.
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4.3 Reportes.- Dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, los
Delegados y Registradores Distritales de Bogotá D.C., enviarán un informe a la
Dirección Nacional de Registro Civil, en que se relacionen los seriales que
fueron objeto de reemplazo o corrección dentro del ámbito de su jurisdicción en
la Base de Datos del Servicio Nacional de Inscripción, así:
- Número del serial.
- Apellidos y nombres.
- Tipo de transacción: reemplazo o corrección.
- Datos que fueron modificados.
En cuanto a los seriales de registros civiles de nacimiento que fueron objeto de
grabación, en oficinas centrales se generará un informe estadístico, sin
perjuicio de que los delegados y registradores distritales de Bogotá D.C.,
establezcan los reportes que requieran para el control de gestión en el ámbito
de su jurisdicción.
Agradezco la estricta observancia de las instrucciones impartidas, cuyo
cumplimiento redundará en una mejor prestación del servicio confiado a esta
entidad.
Cordialmente,
(FDO)
ALMABEATRIZ RENGIFO LÓPEZ
Registradora Nacional del Estado Civil
ANV/AHAP/ EVB/CMR