instructivo para la expedicion de certificaciones y duplicado

INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICION DE
CERTIFICACIONES Y DUPLICADOS DE
DOCUMENTOS
21-04-2014/V2
INSTRUCTIVO PARA LA
EXPEDICION DE CERTIFICACIONES Y
DUPLICADO DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN
NUMERAL
DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
No.
Se ajusta el nombre del proceso al que
pertenece
4.1
30-09-2013/V1
el
formato
“Solicitud
de
expedición de certificados institucionales
o duplicado de documentos”, según los
cambios realizados en el Mapa de Procesos
de la Institución.
Se modifica la denominación del cargo
3.2/ 4.6/ 4.4
responsable de la actividad de que trata el
numeral
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1. OBJETIVO
Establecer las pautas a seguir para la expedición de certificaciones de carácter legal
relacionadas con asuntos institucionales, y señalar las actividades a seguir para la
expedición de duplicados de títulos de formación académica.
2. DEFINICIONES
2.1
Certificaciones
Institucionales:
Se
entienden
como
certificaciones
institucionales de carácter legal los siguientes documentos: autorizaciones de
contratación, existencia de normas internas, verificación de titulo, competencias y
decisiones adoptadas por los Órganos Colegiados
3. ACTIVIDADES PARA LA EXPEDICION DE CERTIFICADOS INSTITUCIONALES
3.1 Solicitud de expedición de certificados institucionales
Las entidades externas, dependencias internas, empleados, estudiantes o egresados
que tengan la necesidad de solicitar la expedición de certificaciones institucionales de
carácter legal, deben diligenciar el formato “Solicitud de expedición de certificados
institucionales o duplicado de documentos” el cual estará disponible en la página
web institucional y en la carpeta del servidor que contiene los documentos del SGCCECAR; y enviarla impresa o en medio digital a la Secretaría General de la Institución
al correo electrónico [email protected].
Nota: El plazo para la entrega de las certificaciones institucionales, serán de cinco (5)
días hábiles después de la recepción de la solicitud en la oficina de Secretaría General.
3.2 Recepción y trámite de la solicitud de certificados institucionales: Las
solicitudes de elaboración de certificados son recibidas en la en Secretaría General,
ya sea en medio físico o electrónico. El Auxiliar de Secretaría General procede a
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revisar la información que necesita de acuerdo al tipo de certificado solicitado, en la
base de datos de graduados de la institución, en los libros de registro de diplomas,
en los libros de registro de certificaciones de diplomados
o
en el software
académico.
3.3 Verificación de la información y viabilidad de la expedición del certificado: El
Secretario General procede a constatar la veracidad de información, revisando
minuciosa y cuidadosamente los datos, a través de la observación directa, con la
finalidad de detectar posibles inconsistencias.
Ya verificados los datos del solicitante, el Secretario General evalúa la pertinencia de la
expedición de la certificación, en cuanto a los criterios de:

Conveniencia institucional

Legitimación de quien la solicita

Valoración de si se trata de información de carácter reservado.
3.4 Elaboración de la certificación de verificación de título: Una vez evaluada la
pertinencia de la expedición de la certificación, el Auxiliar de Secretaría General la
elabora y el Secretario General la firma. La certificación se envía en medio físico
por correo certificado o se escanea y envía en medio digital a la dirección
electrónica del solicitante.
3.5 Archivo de documentos: Posterior a la elaboración y entrega de la certificación
institucional o verificación de título, las solicitudes se archivan en la oficina de
Secretaría General por fechas, en carpetas separadas y destinadas para tal fin.
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4. ACTIVIDADES PARA LA EXPEDICION DE DUPLICADO DE DOCUMENTOS
4.1 Solicitud de Expedición de duplicado de documentos: El estudiante o egresado
que requiera la expedición de un documento (Diploma, Acta de Grado o Certificado
de Diplomado), debe diligenciar el formato “Solicitud de expedición de
certificados institucionales o duplicado de documentos” el cual estará
disponible en la página web institucional y en la carpeta SGC- CECAR del servidor
dentro de los formatos del Proceso “Gestión de Archivo y Correspondencia”.
Nota: El plazo para la entrega de duplicado de documentos, es de cinco (5) días hábiles
después de la recepción de la solicitud en la oficina de Secretaría General.
4.2 Pago del servicio: Realizar el pago para la expedición del duplicado en el Banco
de Bogotá a las siguientes números de cuenta:
592-07580-8
Cuenta Corriente
Pregrado Presencial- Diplomados
592-08101-2
Cuenta Corriente
Posgrados
592-07447-0
Cuenta Corriente
Educación a Distancia
y llevar el comprobante de consignación a la Caja de la institución, donde le
expedirán el recibo de pago.
4.3 Entrega de los documentos a Secretaria General: Entregar en la Secretaría
General de la Institución el formato “Solicitud de expedición de certificados
institucionales
o
duplicado
de
documentos”
completa
y
debidamente
diligenciado el cual debe llevar anexar el recibo de pago del servicio expedido por la
Institución.
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Nota: En caso de que la persona que requiere la expedición de duplicado de Diploma,
Acta de Grado o Certificado de Diplomado no resida en la ciudad de Sincelejo, tiene la
posibilidad de enviar escaneada la “Solicitud de expedición de certificados
institucionales o duplicado de documentos” con el volante de consignación donde
conste
el
pago
del
servicio,
al
correo
electrónico
institucional
[email protected] para que el Auxiliar de Secretaría General solicite el
recibo de pago institucional y continúe el proceso.
4.4 Recepción y trámite de la solicitud de duplicado: Se
recibe la solicitud en
Secretaría General verificando que tenga anexo el recibo de pago y se firma con la
fecha de recibido. Seguidamente el Auxiliar de Secretaría General procede a revisar
en la base de datos de graduados de la institución, en los libros de registro de
diplomas,
en los libros de registro de certificaciones de diplomados
o
en el
software académico.
4.5. Verificación de la información y viabilidad de la expedición del duplicado: El
Secretario General procede a constatar la veracidad de información, revisando
minuciosa y cuidadosamente los datos, a través de la observación directa, con la
finalidad de detectar posibles inconsistencias.
4.6 Elaboración del duplicado de diploma, acta de grado o certificado de
diplomado: Una vez verificada la información en la base de datos, el Auxiliar de
Secretaría General elabora el duplicado del diploma, del acta de grado o del
certificado del diplomado, reproduciéndolo en forma idéntica al original, pero
advirtiendo en el texto del documento, que se trata de un duplicado.
4.7 Firmas y sellos de seguridad: Una vez elaborados los documentos, se procede a
la recolección de las firmas y colocación de sellos de seguridad, según aplique, de la
siguiente manera:
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
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Duplicado de diploma de pregrado presencial: Lleva las firmas del
Presidente de la Junta Directiva, Rector(a); Decano de la facultad respectiva
y Secretario General. En el extremo inferior derecho se coloca un adhesivo
(holograma de seguridad).

Duplicado de diploma de Pregrado a Distancia: Lleva las firmas del
Presidente de la Junta Directiva; Rector(a); Decano de la facultad respectiva
y Secretario General. En el extremo inferior derecho se coloca un adhesivo
(holograma de seguridad).

Duplicado de diploma de Especialización: Lleva las firmas del Presidente;
Rector(a); Director del Centro de Educación Continuada y Posgrado
y
Secretario General. En el extremo inferior derecho se coloca un adhesivo
(holograma de seguridad).

Duplicado de Acta de Grado: Es firmado por el Secretario General y a un
lado de esta firma, se coloca el sello seco de la Secretaría General. .

Duplicado de Certificado de Diplomado: Rector (a); Director del Centro de
Educación Continuada y Posgrado y Secretario General.
4.8 Archivo de los documentos: Posterior a la elaboración y entrega del documento
duplicado al solicitante, se archivan la solicitud con sus respectivos anexos, en la
oficina de Secretaria General, por fechas y en carpetas separadas de acuerdo al tipo
de documento.
Elaborado por
Aprobado por
Nombre
María Eugenia Vides
Piedad Martínez Carazo
Cargo
Secretario General
Rectora
Firma
Original Firmado
Original Firmado
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