Un para cada necesidad

FACTURAS
“Un
para cada necesidad”
Ahorre
Tiempo
Roles de
seguridad
Herramienta
de informes
Gestión y
distribución de faxes
Gane
en
Seguridad
Firma digital de
documentos
BENEFICIOS
Ahorro de costes
Captura automática
por reconocimiento
Suprimir archivadores A-Z no necesarios fiscal
o legalmente con la consecuente reducción de
espacio físico.
Al contrario de lo que se piensa, digitalizar los
documentos, reduce los tiempos de clasificado y
archivado notablemente.
Mientras para guardar un documento físico
necesito ordenarlo, clasificarlo y archivarlo para
poder localizarlo el día que me haga falta, con el
sistema de localización del documento físico de
GDR, evitaremos estos pasos.
QUE HACE GDR :
Realiza este proceso de forma automática, sin
intervención del usuario, pudiendo elegir el número
de albaranes por hoja A4 que desea, reduciendo
incluso el número de impresiones.
Si además incorpora el Módulo de FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA, reducirá también el tiempo de
ensobrado, y todo el material asociado al mismo
(sobre, sello, impresión, etc.)
QUE HACE GDR :
Establece una ubicación física automática (Nº Tomo
o caja y Posición que ocupa dentro de la misma)
por ello no es necesario Clasificar ni Ordenar
previamente y cuando queramos recuperar el
documento físico (casi nunca) GDR nos indicará su
posición exacta.
Ordenar Fac
+ Albaranes
Con
Envío
Archivado
Una de las tareas habituales es controlar que los
documentos emitidos vuelven firmados.
Un caso concreto son los Albaranes de clientes.
Para ello se imprimen copias adicionales al albarán
o biense imprimen listados a cotejar en el
momento de vuelta del albarán firmado.
Todo ello acarrea costes de impresión y
manipulación (esto último lo más importante)
considerables.
Seguridad:
Dar mayor seguridad de los documentos
consultados, los originales se mantienen en
archivos, no se pierden ni se deterioran.
Asegurar y confidencial. Limitar acceso a
información
Eliminar errores derivados de la intervención
humana en tareas rutinarias que no aportan valor.
Generar copias de seguridad de la información
de forma automática.
QUE HACE GDR :
Evitar tanto la impresión innecesaria de copias
adicionales o listados y, sobre todo, la mano de
obra en el proceso.
GDR chequeará automáticamente que el
documento llegó, pudiendo controlar fácilmente
qué albaranes quedan por volver firmados.
Sistema abierto para intercambiar información
con otros sistemas informáticos.
El conocimiento residirá en la organización y
no en las personas, minimizándose el impacto
derivado de la pérdida de figuras clave.
Aplicación desarrollada por Ricopia, en continuo
crecimiento.
Diagrama de tiempos
Clasificar
Ordenar
Archivar
Con
Archivo
definitivo
Recepción
Albaranes
firmados
Imprimir
Albaranes
emitidos
Con
Chequear en listados
GARANTIA
Impresión
Localizar
Albaranes
Firmados
SIMPLIFICAR LAS TAREAS
RUTINARIAS
Integración
Diagrama de tiempos
Diagrama de tiempos
Permite diseñar procesos o flujos de trabajo
digitalmente, aumentando la productividad y
permitiendo gestionar y controlar la trazabilidad
e historial de los mismos.
RECLAMACIONES
Un proceso como adjuntar los albaranes a la
factura, permite reducir el número de incidencias
en cobros, eliminando por completo la excusa de
“No puedo pagar porque no tengo los albaranes”.
Las empresas que están optando a realizarlo
manualmente se encuentran con que su proceso
de facturación dura horas, incluso días de una o
varias personas. A ello hay que sumarle las copias
de los albaranes, etc.
Opción defacturación electrónica, incluso
adjuntando los albaranes.
CONTRATOS
DIGITALIZAR LOS
DOCUMENTOS NO DUPLICA
EL TRABAJO
Agilizar tareas de clasificación, búsqueda y
gestión de documentos.
PEDIDOS
Aumente
sus
Beneficios
FACTURACIÓN CON
BENEFICIOS
ALBARANES
Visor de
imágenes