PLAN DE CONTINGENCIA EN

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
PLAN DE CONTINGENCIA PARA ENFRENTAR EL RIESGO QUE
REPRESENTA EL APLAZAMIENTO TOTAL O PARCIAL DEL
PRESUPUESTO O EL DESAPLAZAMIENTO DE RECURSOS, LA
ASIGNACIÓN DE RECURSOS SIN SINTUACIÓN DE FONDOS, EL
INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS DE CONTRATACIÓN Y POR EL
RETRASO EN LOS PAGOS CAUSADOS Y TRAMITADOS POR
LOS(AS) CONTRATISTA.
PLAN DE FORMACIÓN DE LA RAMA JUDICIAL
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PLAN DE FORMACIÓN
DE LA RAMA JUDICIAL
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
SALA ADMINISTRATIVA
HERNANDO TORRES CORREDOR
Presidente
JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO
Vicepresidente
JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELES
FRANCISCO ESCOBAR HENRÍQUEZ
RICARDO MONROY CHURCH
Magistrados
ESCUELA JUDICIAL
“RODRIGO LARA BONILLA”
GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES
Directora
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Tabla de contenido
1.
2.
PRESENTACIÓN ............................................................................................. 4
MARCO LEGAL ............................................................................................... 4
PROCESOS ESTRATEGICOS: .......................................................................... 5
PROCESOS MISIONALES:................................................................................. 5
PROCESOS DE APOYO: .................................................................................... 5
3. OBJETIVOS DEL PLAN DE CONTIGENCIA ................................................... 5
3.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................... 6
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................... 6
4. AMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................... 7
5. DECLARACIÓN Y CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA ............................... 7
5.1 DECLARACIÓN DEL PLAN DE CONTIGENCIA ........................................... 7
5.2 DECLARACIÓN DEL CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA ....................... 7
5.3 DEFINICION DE RESPONSABILIDADES..................................................... 8
1. Administración del Plan de Contingencia: .................................................... 8
2. Evaluaciones del Riesgo .............................................................................. 8
3. Medidas a Implementar: .............................................................................. 8
4. Restablecimiento ......................................................................................... 8
6. MEDIDAS A IMPLEMENTAR........................................................................... 8
6.1.
Medidas a Implementar de carácter Académico y Administrativo ........... 9
6.1.1. De Carácter Académico: ........................................................................ 9
6.1.2. De Carácter Administrativo: ................................................................... 9
7. EVALUACIÓN DE LAS MEDIDAS ................................................................. 10
8. CONCLUSIONES .......................................................................................... 11
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1. PRESENTACIÓN
El Plan de contingencia contiene los procedimientos y mecanismos de tipo
organizacional que permiten la ejecución del Plan de Formación de la Rama
Judicial de manera integral de conformidad con las metas establecidas, en caso
de presentarse el riesgo que entorpezca el normal funcionamiento de sus
actividades.
El Proceso de Gestión de la Formación Judicial debe prepararse para enfrentar
el riesgo que represente el aplazamiento y recorte presupuestal y el
incumplimiento de los plazos de contratación, teniendo en cuenta que el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público mediante el Decreto No.325 del 3 de febrero de
2010, aplazó parte de recursos del presupuesto de inversión, correspondiéndole al
mencionado proyecto un aplazamiento por valor de $1.500’000.000, disposición
que obligó a estudiar, evaluar y redistribuir el presupuesto al interior de cada uno
de los programas académicos, para posteriormente ser presentada a la H. Sala
Administrativa, obteniendo su aprobación en sesión ordinaria del 17 de febrero de
2010, y de otra parte, los tiempos requeridos por parte de la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial para la contratación de los servicios requeridos para el
desarrollo y ejecución de las actividades académicas.
Al efecto, la Escuela Judicial, dispondrá de un Plan de Contingencia, que
contribuya de manera afectiva a la capacidad de reacción de la Escuela Judicial
para cubrir la eventualidad enmarcada como riesgo, incluyendo la evaluación del
Plan después de su implementación a fin de hacer las mejoras necesarias para
tener un Plan de Contingencia optimizado académica y administrativamente con el
fin de dar cumplimiento a la programación prevista en los planes de formación
para cada vigencia fiscal.
2. MARCO LEGAL
La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ha establecido,
documentado e implementado su Sistema de Gestión de la Calidad (SIGC) de
acuerdo a las directrices consignadas en la Norma NITC ISO 9001.2008 y la
NTCGP1000:2009, la cual establece los requisitos para la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y
otras Entidades Prestadoras de Servicios.
En el Mapa de Procesos se observa la secuencia e interacción de los procesos de
la Organización necesarios para el desarrollo de los diferentes proyectos
realizados por la misma, además se pueden identificar las entradas, procesos
base y salidas con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.
El objetivo del Proceso de Gestión de la Formación Judicial es contribuir a través
de la formación judicial al fortalecimiento de las competencias requeridas para el
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ejercicio de la función judicial tanto en los magistrados(as), jueces(zas) y
empleados(as) judiciales, en los jueces y juezas de paz y en las autoridades
indígenas que administran justicia.
Los Procesos determinados por la Organización son:
PROCESOS ESTRATEGICOS:
-Planeación Estratégica
-Gestión para la Integración de Listas de Altas Cortes
-Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad
-Comunicación Institucional
PROCESOS MISIONALES:
-Modernización de la Gestión Judicial
-Reordenamiento Judicial
-Mejoramiento Infraestructura Física
-Administración de la Carrera Judicial
-Gestión de la Formación Judicial
-Gestión de la Información Judicial
-Registro y Control de Abogados y Auxiliares de Justicia
PROCESOS DE APOYO:
-Gestión Documental
Gestión Humana
-Gestión Tecnológica
-Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
-Administración de la Seguridad
-Gestión de Información Estadística
-Auditoría Interna
-Adquisición de Bienes y Servicios
-Gestión Financiera y Presupuestal
-Asistencia Legal
En el Mapa de Procesos se observa la secuencia e interacción de los procesos de
la Organización necesarios para el desarrollo de los diferentes proyectos
realizados por la misma, además se pueden identificar las entradas, procesos
base y salidas con el fin de satisfacer las necesidades del cliente:
3. OBJETIVOS DEL PLAN DE CONTIGENCIA
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3.1. OBJETIVO GENERAL
Prevenir, reducir y mitigar los efectos en la ejecución del Plan de Formación de la
Rama Judicial por el aplazamiento y recorte presupuestal y el incumplimiento de
los plazos de contratación.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evitar o minimizar los perjuicios que se puedan causar a los servidores(as)
judiciales convocados a la actividades académicas que se afecten por:
1. El aplazamiento total o parcial del presupuesto, por la asignación de
recursos adicionales en el presupuesto o el desaplazamiento de recursos
después de finalizado el primer semestre de la correspondiente vigencia
fiscal.
2. La asignación de recursos sin situación de fondos
3. El retraso en los términos de la contratación que impidan culminar el
proceso durante el primer semestre de la respectiva vigencia fiscal
4. El retraso en los pagos causados y tramitados por las y los contratistas.
5. Lograr el compromiso y participación de los servidores(as) de la Escuela
Judicial e integrantes de los Grupos Seccionales de Apoyo con el fin de
aplicar las acciones contempladas en el Plan de Contingencia, así como
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también, desarrollar las destrezas y
habilidades, que les permitan
responder rápida y coordinadamente frente al riesgo.
6. Evitar o minimizar las consecuencias académicas, administrativas y
presupuestales.
4. AMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito geográfico de aplicación del presente Plan de Contingencia son los
Distritos Judiciales previstos como sedes en que se imparta el Plan de Formación
de la Rama Judicial.
5. DECLARACIÓN Y CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA
La declaración y cese del Plan de Contingencia es realizado por la Directora de la
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla, una vez la H. Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura haya dispuesto por el aplazamiento total o
parcial del presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el
presupuesto o el desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer
semestre de la correspondiente vigencia fiscal, así como también, por la
asignación de recursos sin situación de fondos, el retraso en los términos de la
contratación que impidan culminar el proceso durante el primer semestre de la
respectiva vigencia fiscal y el retraso en los pagos causados y tramitados por las y
los contratistas.
.
5.1 DECLARACIÓN DEL PLAN DE CONTIGENCIA
La declaración para la ejecución del Plan de Contingencia se realizará en los
Distritos Judiciales previstos como sedes en que se imparta el Plan de Formación
de la Rama Judicial y que se afecten por el aplazamiento total o parcial del
presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el presupuesto o el
desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer semestre de la
correspondiente vigencia fiscal, así como también, por la asignación de recursos
sin situación de fondos, el retraso en los términos de la contratación que impidan
culminar el proceso durante el primer semestre de la respectiva vigencia fiscal y el
retraso en los pagos causados y tramitados por las y los contratistas.
5.2 DECLARACIÓN DEL CESE DEL PLAN DE CONTIGENCIA
La declaración del cese del Plan de Contingencia se realizará por el aplazamiento
total o parcial del presupuesto, por la asignación de recursos adicionales en el
presupuesto o el desaplazamiento de recursos después de finalizado el primer
semestre de la correspondiente vigencia fiscal, así como también, por la
asignación de recursos sin situación de fondos, el retraso en los términos de la
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contratación que impidan culminar el proceso durante el primer semestre de la
respectiva vigencia fiscal y el retraso en los pagos causados y tramitados por las y
los contratistas.
5.3 DEFINICION DE RESPONSABILIDADES
1. Administración del Plan de Contingencia:
a. Directora
b. Comité Operativo
c. Jefa División Académica
d. Jefa División Administrativa
e. Coordinadores(as) Académicos(as)
2. Evaluaciones del Riesgo
a. Directora
b. Comité Operativo
c. Jefa División Académica
c. Jefa División Administrativa
d. Coordinadores(as) Académicos(as)
3. Medidas a Implementar:
3.1. Académicas:
a. Directora
b. Jefa División Académica
3.2. Administrativa
a. Directora
b. Jefa División Administrativa
4. Restablecimiento
a. Directora
b. Comité Operativo
c. Jefa División Académica
d. Jefa División Administrativa
e. Coordinadores(as) Académicos(as)
6. MEDIDAS A IMPLEMENTAR
La declaración y cese del Plan de Contingencia es realizado por la Directora de la
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla, una vez la H. Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura haya dispuesto el aplazamiento y recorte
presupuestal y se presente el incumplimiento de los plazos de contratación.
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6.1. Medidas a Implementar de carácter Académico y Administrativo
6.1.1. De Carácter Académico:
a) Comunicación sobre la suspensión de las actividades académicas
presenciales del Plan de Formación de la Rama Judicial a:




Priorización de las actividades académicas del Plan de Formación.
Reprogramación de las Actividades Académicas.
Ejecución de actividades académicas priorizadas.
Ejecución de actividades académicas mediante la modalidad de
videoconferencias, campus y aulas virtuales, sin recursos de inversión.
Se realizaran las actividades académicas del Plan de Formación de la Rama
Judicial a través de Videoconferencias, el Campus y Aulas Virtuales, para lo cual
los y las discentes podrán realizar en un ambiente de estudio y constancia:
 Programación y realización de las videoconferencias
 Enviar las actividades correspondientes a cada una de las etapas del Plan
de Estudios
 Comunicarse con los tutores y compañeros de aula usando e-mail, chats y
foros virtuales.
 Desarrollo de trabajos en grupo entre compañeros(as) del curso.
e) Comunicación a la H. Sala Administrativa sobre las acciones aplicadas
6.1.2. De Carácter Administrativo:
a) Modificación y ajustes de los estudios previos
b) Verificación de la disponibilidad de las comunicaciones para efectos de
las videoconferencias y del campus y aula virtuales.
Contingencia
aplazamiento
y
recorte
presupuestal y por
el incumplimiento
de los plazos de
contratación
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Administración del
Plan de Contingencia
a. Directora
b. Comité Operativo
c.
Jefa
División
Académica
c.
Jefa
División
Administrativa
d. Coordinadores(as)
Académicos(as)
Ubicación
Distritos Judiciales
previstos para la
realización de las
actividades
académicas
Medidas a
Implementar
a. Académicas:
-Priorización de las
actividades
académicas del Plan
de Formación.
-Reprogramación de
las Actividades
Académicas.
-Ejecución de
actividades
académicas
priorizadas.
-Ejecución de
actividades
académicas
mediante la
modalidad de
videoconferencias,
campus virtual y
aulas virtuales, sin
recursos de
inversión.
b. Administrativas:
-Modificación y
ajustes de los
estudios previos
-Verificación de la
disponibilidad de las
comunicaciones
para efectos de las
videoconferencias y
del campus y aula
virtuales.
7. EVALUACIÓN DE LAS MEDIDAS
El Comité Operativo aprobará semanalmente una evaluación de las medidas
implementadas y propondrá recomendaciones de mejora o incorporación de otras
que considere necesarias, sobre la base de las acciones que se presenten en el
transcurso del cese de las actividades de los servidores y servidoras judiciales.
Las nuevas medidas que se requieran incorporar al Plan de Contingencia deberán
ser evaluadas antes de su incorporación al Plan.
Con el conocimiento de la evaluación y las recomendaciones del Comité
Operativo, los(as) responsables de la Administración del Plan de Contingencia,
adoptaran de modo coordinado las decisiones necesarias sobre las medidas y
mecanismos del Plan de Contingencia a fin de lograr el adecuado cumplimiento de
sus fines.
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8. CONCLUSIONES
Un Plan de Contingencia es la herramienta que cualquier Organización debe tener
para desarrollar la habilidad y los medios de continuar y mantener sus
operaciones, en caso de que un evento fuera de su alcance le pudiera ocasionar
una interrupción parcial o total en sus funciones. El hecho de preparar un Plan de
Contingencia no implica un reconocimiento de la ineficiencia en la gestión de la
Organización, sino todo lo contrario, supone un importante avance a la hora de
superar todas aquellas situaciones descritas con anterioridad y que pueden
provocar traumatismos de carácter académico y administrativos, durante un
período más o menos largo.
Nunca se contará con los recursos suficientes para estar totalmente
preparados(as), de ahí que el proceso deba ser paulatino e ir evolucionando
según el contexto.
El monitoreo y revisiones de las acciones es esencial para asegurar que se estén
llevando a cabo eficazmente. También nos permitirá evidenciar los factores que
pudieran estar afectando negativamente la aplicación de controles.
La aplicación del Plan de Contingencia nos permitirá estar preparados(as) para
identificar las posibles situaciones de emergencia, sus posibles variaciones, los
procedimientos para hacerles frente y las alternativas disponibles. Es mejor estar
preparados(as) para algo que a lo mejor no va a suceder, a que nos suceda algo
para lo cual no estemos preparados(as).
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