lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de

OFICIALÍA MAYOR
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto
Dirección General Adjunta de Modernización Administrativa
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
Número de Registro: SCT-7.02-A1-2008
Vigencia: Mayo de 2008
SECRETARIA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Secretario de Comunicaciones y Transportes
Luís Tellez Kuenzler
Oficial Mayor
Maria Fernanda Casanueva de Diego
Director General de Programación Organización y Presupuesto
Alberto Castillo Adame
Director General Adjunto de Modernización Administrativa
Francisco Morán González
i
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA: MAYO DE 2008
Tabla de contenido
PAGINA
PRESENTACIÓN...........................................................................................................................................................1
1. MARCO JURIDICO ...................................................................................................................................................2
2. OBJETIVO.................................................................................................................................................................2
3. AMBITO DE APLICACION........................................................................................................................................2
4. RESPONSABLES......................................................................................................................................................2
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS......................................................................................................................................2
6. LINEAMIENTOS GENERALES ................................................................................................................................4
7. APARTADOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS............................................................................................6
8. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS..........................................................................................................7
9. VIGILANCIA.............................................................................................................................................................11
10. VIGENCIA..............................................................................................................................................................11
Control de Cambios ...................................................................................................................................................12
ANEXOS......................................................................................................................................................................13
CÓDIGO LEAMP REV. 2
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA: MAYO 2008
PRESENTACIÓN
Conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal en el artículo 19, las unidades administrativas centrales, centros SCT y
órganos desconcentrados deben elaborar y mantener permanentemente
actualizados los manuales de procedimientos que les permitan desarrollar sus
actividades de manera eficiente de acuerdo a las funciones que tienen asignadas.
Por lo anterior y a fin de proporcionar a las áreas de esta dependencia,
elementos que las orienten en la elaboración o actualización de dichos
documentos, se presentan los Lineamientos para la Elaboración y Actualización
de Manuales de Procedimientos, mismos que están encaminados a coadyuvar
en la mejora de la regulación, la gestión, los procesos y los resultados en la SCT.
La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto
(DGPOP), adscrita a la Oficialía Mayor del Ramo, otorgará el apoyo técnico
que requieran las unidades administrativas centrales, centros SCT y órganos
desconcentrados para la integración de sus manuales de procedimientos, así
como herramientas tecnológicas que faciliten el intercambio de información.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA: MAYO 2008
1. MARCO JURIDICO
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal,
Artículo 19.
DOF. 29/12/76 y sus reformas.
Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes,
Artículos 7 fracciones XXI y XXIII y 30 fracción XVII.
DOF. 21/06/95 y sus reformas.
2. OBJETIVO
Proporcionar a las unidades administrativas centrales, centros SCT y órganos
desconcentrados que integran la Secretaría de Comunicaciones y Transportes,
las herramientas técnicas para la elaboración y actualización de sus manuales de
procedimientos.
3. AMBITO DE APLICACION
Los lineamientos contenidos en el presente Manual son de observancia
obligatoria para las unidades administrativas centrales, centros SCT y órganos
desconcentrados de esta dependencia.
4. RESPONSABLES
Son responsables de la aplicación de estos lineamientos y de la actualización del
contenido del manual de procedimientos, los servidores públicos titulares de las
áreas que integran la estructura orgánica contenida en el mismo, y de su validación,
autorización y trámite de registro, los titulares de las unidades administrativas
centrales, centros SCT y órganos desconcentrados.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para los efectos de los presentes lineamientos, se entenderá como:
Actividad: Conjunto de tareas que forman parte de un proceso.
Calidad: Grado en que un conjunto de características del producto o servicio
cumple con los requisitos.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA: MAYO 2008
Centros SCT: Unidades administrativas foráneas que representan a la SCT en
cada una de las entidades federativas del país y realizan sus funciones operativas
en toda la República.
Formato: Papel impreso o emitido a través de medios magnéticos con espacios
en blanco para obtener información de manera ordenada.
DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
Lineamientos: Directrices que establecen los límites dentro de los cuales han
de realizarse ciertas actividades del sector público, así como las características
generales que éstas deberán tener.
Lineamientos de Operación: Son normas o políticas que guían la actuación
del área responsable de ejecutar el procedimiento definido a partir de las
disposiciones jurídicas y administrativas, permitiendo describir las alternativas
que pueden presentarse al operar el procedimiento y sirve para especificar
algunas situaciones que requieren establecerse como obligatorias o que deban
enfatizarse.
Manual de Procedimientos: Conjunto de procedimientos agrupados en
procesos correspondientes a una unidad administrativa central, centro SCT u
órgano desconcentrado.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir con los requisitos.
Objetivo: Es el resultado que se espera lograr ó que se propone alcanzar a
través de determinadas acciones.
Procedimiento: Conjunto de actividades ordenadas en secuencia lógica,
cronológica y concatenada, que precisan la forma sistemática de hacer el
trabajo.
Proceso: Es un conjunto de pasos o actividades entrelazadas entre sí que,
partiendo de una o más entradas o insumos los transforma, generando
resultados, salidas o productos. Para poder realizarlos se requiere del
seguimiento de procedimientos (serie de pasos para llevarlos a cabo).
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Satisfacción del Usuario: Percepción del usuario sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.
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PROCEDIMIENTOS
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Secretaría, SCT: Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
Unidad Administrativa Central: Oficina del C. Secretario, Subsecretarías,
Oficialía Mayor, Coordinaciones Generales, Direcciones Generales y Unidades
Homólogas, que integran a la Dependencia con funciones y actividades propias
en el ámbito central.
Unidad Responsable: Unidades administrativas centrales, centros SCT y
órganos desconcentrados, facultados para ejercer el gasto con el fin de llevar a
cabo actividades que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas
establecidas en los programas de esta dependencia.
Usuario Externo: Organización o persona no perteneciente a la SCT que
recibe un producto o servicio.
Usuario Interno: Organización o persona perteneciente a la SCT que recibe
un producto o servicio.
Tarea: Es el trabajo concreto, específico que debe realizarse en un tiempo
determinado.
6. LINEAMIENTOS GENERALES
La aplicación de los siguientes lineamientos es de carácter obligatorio para
todas las unidades responsables de la SCT.
6.1.
La actualización de manuales de procedimientos se originará cuando se
presenten los siguientes casos:
• Cuando la unidad responsable haya sufrido cambios en su estructura
orgánica. Éste tipo de modificaciones, deberán ser incluidos dentro de su
solicitud de reestructuración y presentada a través del portal
http://colabora.sct.gob.mx/manualesenlinea, por lo que una vez
autorizados los nuevos puestos, se realizará la actualización del manual de
procedimientos, sin necesidad de presentar una solicitud por separado.
• Por asignación de nuevas funciones y responsabilidades.
• Por el establecimiento de nuevos métodos o sistemas de trabajo.
• Como resultado del proceso de simplificación administrativa y/o de mejora
continúa.
• Como resultado de cambios en la normatividad aplicable.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
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6.2.
Los manuales deberán contener los procedimientos que se deriven de los
principales procesos determinados por la unidad responsable en su Manual de
Organización.
6.3.
La formulación e integración de los manuales de procedimientos podrá
realizarse de tres maneras:
Elaboración de nuevos procedimientos,
Eliminación de procedimientos existentes, lo cual deberá fundamentarse
debidamente en el cuadro de control de cambios del documento.
Actualización de procedimientos existentes.
6.4.
La información contenida en los manuales de procedimientos deberá ser acorde
a la estructura orgánica autorizada para la unidad administrativa, centro SCT u
órganos desconcentrados de que se trate, así como a las atribuciones conferidas
en el Reglamento Interior correspondiente y funciones consignadas en el
manual de organización respectivo.
6.5.
En el caso de los Centros SCT, contarán con un Manual de Procedimientos
Tipo, mismo que establecerá la manera de operar de los 31 centros SCT,
independientemente de la estructura orgánica específica autorizada a cada uno
de ellos. La elaboración y/o actualización de este manual, se deberá realizar en
consenso entre los centros SCT y las unidades normativas centrales.
6.6.
Es responsabilidad de las unidades, asegurarse de que la información o datos
establecidos en el manual, correspondan a la realidad operativa y estén de
acuerdo con las normas jurídicas y administrativas establecidas al efecto.
6.7.
Para la actualización de manuales de procedimientos será necesario tomar
como base el último autorizado con que cuenta la unidad responsable.
6.8.
Para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos se deberá
hacer un análisis previo que permita determinar puntos de conflicto, mejora,
control y disminución de cuellos de botella, con la finalidad de incrementar la
eficacia y calidad en el trabajo.
6.9.
En las actualizaciones deberá procurarse:
Ahorrar tiempos, es decir, disminuir actividades de control y eliminar
tiempos muertos en los procedimientos.
Abatir costos de operación.
Incrementar la sistematización y digitalización de las operaciones.
6.10. Los procedimientos propuestos no deberán duplicarse o contraponerse con
otros procedimientos ya existentes.
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PROCEDIMIENTOS
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6.11. Los procedimientos deberán involucrar actividades del personal y las etapas de
seguimiento y medición, a fin de obtener información sobre el desempeño de
los puestos.
6.12. Una vez realizados los trabajos de elaboración o actualización al manual de
procedimientos de las unidades administrativas centrales, centros SCT y
órganos desconcentrados a través del sitio colaborativo para elaborar manuales
en línea (http://colabora.sct.gob.mx/manualesenlinea), se deberá solicitar su
aprobación y registro mediante oficio a la Dirección, General de Programación,
Organización y Presupuesto.
6.13. En el manual, deberán incluirse todos los apartados especificados en el numeral
7 de estos lineamientos.
6.14. El manual vigente será publicado por la DGPOP en la página de la Normateca
Interna de la SCT (http://normatecainterna.sct.gob.mx).
6.15. Para la integración del manual de procedimientos, las unidades responsables
deberán llenar la información en los formatos descritos en los anexos de estos
lineamientos.
6.16. Las unidades responsables deberán asegurarse de que todo su personal conozca
y tenga acceso al manual de procedimientos.
7. APARTADOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos se compondrá de los siguientes apartados:
7.1.
Portada
Presentación
Tabla de Contenido
Procedimientos
Control de cambios
Portada
Contiene el nombre del documento y de la unidad responsable emisora, lugar y
fecha de expedición y número de registro del Sistema Integral de Registro de
Documentos Administrativos (SIRDA) (Anexo 1).
7.2.
Presentación
Es la exposición de razones por las que se expide el documento por parte del C.
Secretario del Ramo (Anexo 2).
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
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7.3.
Tabla de contenido
Se presentará de manera sintética y ordenada el contenido del manual. En éste
apartado, se especifican y detallan en orden secuencial, el título de los apartados
y los procedimientos que lo integran agrupados de acuerdo al proceso del que
se derivan (Anexo 3).
Deberá elaborarse una vez que se tienen definidos los procesos y los
procedimientos que lo integran.
7.4.
Procedimientos
Se hará la descripción de cada uno de los procedimientos del manual,
conforme a lo establecido en el punto 8 de los presentes lineamientos.
7.5.
Control de Cambios
Se registrarán el número de la revisión, las fechas y la descripción de los
cambios que se hayan realizado al manual (Anexo 8).
8. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Conceptos que se utilizarán para la descripción del procedimiento
8.1
Área Responsable
Nombre del área responsable de la ejecución o del procedimiento.
8.2
Procedimiento
Nombre del Procedimiento, debiendo ser breve pero proporcionando una idea
clara de la materia que se trate.
8.3
Objetivo estratégico
Se deberá indicar qué objetivo estratégico se contribuye a lograr con la
operación del procedimiento, el cual debe estar apegado al Plan Nacional de
Desarrollo y al Programa Sectorial.
8.4
Duración total:
Establecer el tiempo promedio utilizado en la ejecución del procedimiento,
desde su inicio hasta su conclusión. Si se encuentran comprometidos plazos por
leyes, reglamentos o cualquier otra normatividad aplicable, deberán anotarse en
este apartado.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
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8.5
Vigencia
Fecha a partir de la cual entra en vigor la aplicación del procedimiento.
8.6
Código
Designar el registro alfanumérico que identifique de manera única los
elementos que componen el manual, de acuerdo al siguiente cuadro:
CÓDIGO
ASIGNADO A:
Manual:
NOMENCLATURA
EJEMPLO
MP-310
MP: Manual de procedimientos
Número de la Unidad Responsable.
Procedimiento:
MP-310-PR05-P01
Además de las anteriores:
PR: Proceso
Número del proceso del que esté
derivado el procedimiento en dos
dígitos
P: Procedimiento.
Número
Consecutivo
Procedimiento en dos dígitos.
Formatos:
del
Además de las anteriores:
MP-310-PR05-P01-F02
F: Formato.
Número Consecutivo del Formato
en dos dígitos.
Revisión
8.7
Al final de cada código se deberá
agregar el número de revisión del
documento.
MP-310-PR05-P01 Rev. 0
Objetivo
Definir de manera breve, clara y concisa los resultados esperados con su
instrumentación, en términos de bienes o servicios, tomando en cuenta los
objetivos, estrategias y atribuciones institucionales, a fin de alinear los unos con
los otros (Anexo 4).
Para fijar los objetivos de manera clara es necesario considerar los siguientes
aspectos:
•
•
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Iniciar la redacción con un verbo en tiempo infinitivo. Ejemplo:
conseguir, verificar, cumplir, etc.
Responder a las preguntas qué, cómo y para qué.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
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•
•
8.8
Verificar que sean alcanzables y medibles.
Clasificar los objetivos según su importancia.
Lineamientos de Operación
Los Lineamientos de Operación constituyen criterios generales, guías básicas de
acción y de toma de decisiones que establecen los límites por lo cuales han de
realizarse las actividades, siendo indispensables para una adecuada delegación
de responsabilidades y de autoridad.
La no observancia de los lineamientos de operación puede ocasionar que se
incurran en faltas o sanciones administrativas en el quehacer cotidiano, ya que
están basados en ordenamientos normativos de carácter obligatorio. Su
redacción deberá comenzar con un verbo en tiempo futuro (Anexo 4).
8.9
Descripción del Procedimiento
Se refiere a la narración secuencial y enumerada en orden ascendente de cada
una de las actividades que habrán de realizarse dentro del procedimiento
(Anexo 5), y deberá elaborarse considerando los siguientes requisitos:
• Numere cada una de las actividades que se realizan conforme a la secuencia
lógica del procedimiento.
• Especifique el nombre del área que ejecuta las actividades. No mezclar
puestos con áreas (Ejemplo: debe anotarse “Departamento” y no “Jefe de
Departamento”) Debe apegarse a la Estructura Orgánica Vigente
Autorizada.
• Describa cronológica y secuencialmente cada una de las actividades que hay
que realizar dentro de un procedimiento, explicando qué, cómo, dónde,
cuándo y para qué se hace.
• La redacción debe iniciar con verbo en tiempo presente y tercera persona
del singular, por ejemplo: elabora, autoriza, requisita, integra, recibe.
• Utilizar un lenguaje sencillo, que sea comprensible a cualquier nivel y utilizar
párrafos cortos evitando abreviaturas que no hayan sido previamente
definidas.
• Los formatos se deben mencionar en la descripción de la actividad en que
intervienen. Mencione el nombre completo y el código (si existe) de los
documentos a que se está haciendo referencia.
• Si en el inicio de un procedimiento se indica la recepción de insumos (datos,
documentos, etc.), mencione de quien recibe los documentos.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
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• Indique el número de tantos en que se elabore, se envíe o se recibe cada
documento y especifique el destino de cada uno.
• Para los acuses de recibo utilice los términos siguientes:
Acuse de recibo - Sinónimo de sellar o firmar de recibido.
Recaba acuse - Sinónimo de recolectar la firma o sello.
• Cuando sea necesario hacer alguna aclaración o indicar algo que no es
posible mencionar como actividad, debe citarse con mayúsculas entre dos
líneas, como se muestra en el siguiente ejemplo:
POR MANDATO DE LA LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO
PÚBLICO FEDERAL, ART. 22, A TODA PROPOSICIÓN DE AUMENTO O
CREACIÓN
DE PARTIDAS
AL
PROYECTO
DE PRESUPUESTO, DEBERÁ
AGREGARSE LA CORRESPONDIENTE INICIATIVA DE INGRESO.
• Para no repetir actividades que ya habían sido mencionadas, haga referencia
a ellas con la leyenda: “(Conecta con actividad N°...)”, cuidando no perder el
flujo del procedimiento.
• Cuando haga referencia a un “Expediente”, indique el nombre que lo
identifique y, si se considera necesario, mencione el nombre de los
documentos que lo integran.
• Indique el fin del procedimiento con la leyenda “Termina Procedimiento”.
• Cuando dentro de un mismo procedimiento existan varios puntos donde
puede terminar el mismo, anotará la leyenda: “(Conecta con el fin del
procedimiento)”.
• En la columna denominada “Tiempo”, se deberá establecer el tiempo
efectivo de trabajo promedio que se emplea en la realización de esa
actividad.
8.10 Formatos
Son hojas de papel impreso o formularios desplegados en una computadora,
que contienen información base y espacios en blanco para escribir o capturar
datos variables que son requeridos en el mismo. Permiten generar registros de
la información utilizada en el procedimiento.
Los formatos utilizados en el procedimiento, deberán mencionarse en la
descripción de la actividad en la que son utilizados y aparecerán al finalizar la
sección descrita en el numeral anterior. Los formatos deberán enviarse por
medio del portal que para tal efecto establezca la DGPOP, en archivo
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
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electrónico que permita su requisitado, incluyendo en el mismo archivo su guía
de llenado, en una hoja en blanco paginada. Es importante que codifique los
formatos, de acuerdo a lo establecido en el punto 8.6, a fin de garantizar un
adecuado control y uso de los mismos.
En el formato se debe marcar cada campo con un número, para proceder a su
descripción en la Guía de Llenado (Anexo 6).
8.11 Guía de Llenado
Es el instructivo en el que se especifica qué datos se deben consignar en los
espacios previamente destinados en el formato que lo antecede.
En la Guía de Llenado, se deben requisitar los siguientes campos (Anexo 7):
Nombre del Formato.
Tiempo de custodia y guarda de los formatos ya requisitados, en función
de los requerimientos legales, fiscales o directivos.
Descripción de Campos. Se debe describir cada campo del formato,
haciendo referencia a los números asignados en el ejemplo del mismo.
9. VIGILANCIA
Corresponderá al Órgano Interno de Control en esta Secretaría, vigilar que las
unidades responsables mantengan actualizados sus manuales de procedimientos y
den el debido cumplimiento a las presentes disposiciones.
10. VIGENCIA
Los presentes lineamientos tienen vigencia a partir de mayo de 2008 y dejan sin
efecto a los expedidos en septiembre de 2007, así como toda aquella
disposición que contravenga a lo establecido en éstos.
Se autorizan los presentes Lineamientos para la Elaboración y Actualización de
Manuales de Procedimientos, al amparo de la Primera Sesión de 2008 del Comité
de Mejora Regulatoria Interna efectuada el 24 de abril de 2008.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA: MAYO 2008
Control de Cambios
Nombre del Área: Dirección General Adjunta de Modernización Administrativa
Fecha de
No. de Tipo de
autorización
Revisión Cambio
del cambio
Nombre del Documento
Descripción del Cambio
Enero/1996
0
Completo Lineamientos
para
la Elaboración inicial.
elaboración y actualización de
manuales de procedimientos
Septiembre/
2007
1
Completo Lineamientos
para
la Actualización de lineamientos
elaboración y actualización de y cambio de formatos.
manuales de procedimientos
Abril/2008
2
Completo Lineamientos
para
la Actualización y complemento
elaboración y actualización de de lineamientos
manuales de procedimientos
CÓDIGO:
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
VIGENCIA: MAYO 2008
ANEXOS
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