documentos administrativos oficiales

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS OFICIALES
AUTORAS:
Mª ISABEL RUIZ GOMEZ
Mª CARMEN RUIZ GOMEZ
1 INDICE
Pag.
Unidad Didáctica 1.
1.1. Documentos administrativos oficiales. Concepto
4
1.2. Funciones
4
1.3. Reglas de los documentos administrativos
5
1.4. Clasificación de los documentos administrativos
5
1.5. Documentos administrativos de transmisión
7
1.6. Los documentos administrativos de constancia
8
1.7. Los documentos administrativos de juicio
9
1.8. Documentos utilizados en distintos actos de la Administración
9
1.9. Soporte del documento
9
2 UNIDAD DIDACTICA 1
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS OFICIALES
3 1.1. CONCEPTO
La palabra documento se puede definir como escrito y otra cosa que prueba o acredita
algo; es decir cualquier cosa que pueda servir de base a un conocimiento y producir
una información o enseñanza, independientemente del soporte en que se contenga
dicha información.
La definición de documentos administrativos podría ser: que son el soporte de los
distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos.
Se puede distinguir entre
•
Entre documentos originales: el documento hecho por voluntad de su autor y
conservado en la materia y forma que se emitió.
•
Copia: es una reproducción del original, pudiendo ser copias simples, copias
certificadas y copias compulsadas
1.2. FUNCIONES
•
Función de constancia. El documento asegra la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material, garantizándose la
conservación de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
•
Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio
de comunicación de los actos de la Administración.
La comunicación puede ser:
-
Interna. Entre las unidades de la misma organización (entre todos los Centros
de Salud).
4 -
Externa. Entre unidades de distintas organizaciones.
1.3. REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que cumplir una
serie de requisitos, que podrían ser:
-
Claridad
-
Concisión
-
Concreción
-
Cortesía
Para que un documento sea calificado como administrativo, tiene que cumplir una
serie de características que son:
-
Producir efectos
-
Emisión por órgano administrativo
-
Su emisión es válida
1.4. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISION
Son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo.
Se dividen en dos categorías:
-
Acuerdo
-
Resolución
El acuerdo es el documento administrativo que recoge las declaraciones adoptadas
por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la
5 tramitación de un procedimiento con anterioridad a la resolución del mismo. Tipos de
acuerdos:
•
Acumulación de procedimientos
•
Práctica simultánea de trámites
•
Apertura del periodo de prueba
•
Ampliación de plazos
•
Tramitación de urgencia
•
Adopción de medidas provisionales
•
Admisión/rechazo de pruebas propuestas
•
Solicitud de informes
•
Información pública
•
Caducidad del procedimiento
La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano
competente que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones
planteadas en éste.
Tipos de resoluciones:
•
Por el sentido de la resolución
•
Por el sentido de la decisión: - Positivas. – Negativa.
Por el contenido de la decisión adoptada:
-
Resoluciones de ampliación
-
Resoluciones restrictivas
-
Resoluciones de modificación
6 1.5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISION
Los documentos administrativos de transmisión son aquellos que comunican la
existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades.
En función de las relaciones existentes entre el emisor y el receptor de la información,
los documentos administrativos de transmisión se pueden clasificar en :
-
Por las relaciones entre emisor y receptor
-
Por la condición del destinatario de la transmisión
DOCUMENTOS DIRIGIDOS A CIUDADANOS O ENTIDADES PRIVADAS
La notificación. El que el órgano competente comunica al interesado o interesados una
resolución o acuerdo.
La publicación. Es la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de
anuncios o medio de comunicación con el fin de comunicarlo.
DOCUMENTOS DIRIGIDOS A ORGANOS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Las comunicaciones. Son aquellos documentos administrativos de transmisión en los
que el emisor y el receptor tienen la condición de órgano o unidad administrativa,
empleándose aunque emisor y receptor pertenezcan a diferentes Administraciones
Públicas. Son los documentos más importantes para el trabajo diario, supone el 90%
de la actividad de los Departamentos y Centros de Salud y como fórmula de
comunicación con los pacientes y con los órganos superiores.
En las comunicaciones se distinguen dos documentos:
-
El oficio. Documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o
unidades pertenecientes a la Gerencia de Atención Primaria/especializada con
7 otras entidades y organizaciones, con los órganos de la Consejería de Sanidad
y Servicios Sociales….
-
Nota interior. Documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o
unidades pertenecientes a la misma entidad.
Las características de ambos documentos deben de mantener una redacción formal y
concisa, clara y breve, rigurosa en su terminología, ordenada con párrafos breves y
ante todo el texto debe estar cohesionado.
1.6. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA
Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un
órgano administrativo con el fin de acreditar determinados actos, hechos o efectos.
Se pueden clasificar:
-
Actas
-
Certificados
-
Certificaciones de actos presuntos
Actas
Es un documento donde se recoge lo tratado en el curso de una reunión.
Características de las actas:
-
Tono informal
-
Claridad y concisión
-
Redacción en tercera persona de lo presente hecha por el secretario de la
reunión.
Certificado
8 Documento empleado para acreditar la veracidad de un acto o situaciones de carácter
administrativo, suelen ser emitidos por la Gerencia Atención Primaria/Gerencia de
Atención Especializada, a petición de los trabajadores (certificados de retribuciones,
certificado de servicios prestados, etc).
La certificación de actos presuntos
Documento que acredita la existencia y efectos de un acto presunto emitido por el
órgano competente para la adopción del acto expreso.
1.7. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO
Documentos que pretenden recabar de los órganos competentes en la instrucción y
resolución de un procedimiento administrativo, datos, opiniones, valoraciones con el
fon de adoptar las pertinentes decisiones.
1.8. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN DISTINTOS ACTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
-
Instancia
-
Transmisión por fax
-
Telegrama
1.9. SOPORTE DEL DOCUMENTO
El documento administrativo es el soporte material de todo acto de la Administración.
Requisitos básicos de los soportes:
-
Garantizar la autenticidad
-
Garantizar la integridad
9 -
Garantizar su conservación.
10