Prior the Ordinary General Shareholders` Meeting of Bolsa de

RELEVANT INFORMATION
BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA S.A.
17 March 2016
Instructions for the submission of powers-of-attorney in the
General Shareholders’ Meeting
Prior the Ordinary General Shareholders’ Meeting of Bolsa de Valores de Colombia (BVC
and/or the Exchange) 2016, which will be held on Wednesday, March 30th, 2016 at 8:00
a.m., at J.W. Marriott Hotel, Calle 73 No 8-60, Real Room, in the city of Bogota D.C., the
company publishes the Internal Instructions for submission of powers-of-attorney which
contains the specific measures and procedures designed to ensure the compliance with
the provisions of the Chapter 6, Title I, Part III of the External Circular 029 of 2014 (Basic
Legal Circular), issued by the Financial Superintendence of Colombia, regarding the
submission of powers-of-attorney in shareholders' meetings held by Bolsa de Valores de
Colombia S.A. (BVC). This document is applicable to all general shareholders’ meetings of
BVC.
BOARD OF DIRECTORS OF BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA S.A.
INSTRUCTIONS FOR THE PRESENTATION OF POWERS OF ATTORNEY
AT THE GENERAL SHAREHOLDERS MEETINGS
The Board of Directors of Bolsa de Valores de Colombia S.A. (hereinafter BVC or the Exchange),
established the following Internal Instructions that contain specific measures and procedures
designed to ensure compliance with the provisions of Chapter VI, Title I, Part III of the
Fundamental Legal Bulletin issued by the Financial Superintendence of Colombia, for the
presentation of powers of attorney at the General Shareholders Meetings held by the BVC:
ARTICLE ONE.- TARGET AUDIENCE: These Instructions are intended for the Legal Representatives,
Managers and other employees of the Exchange, to ensure that they provide all shareholders with
equal treatment.
PARAGRAPH: Before each BVC meeting, the Vice President and Secretary shall report, using the
internal means of communication deemed appropriate, any conduct forbidden for Managers and
employees of the Exchange in relation to the Company's shareholders meetings.
ARTICLE TWO.- EMPLOYEES RESPONSIBLE FOR VERIFICATION:
The Vice President and Secretary of the Exchange is the officer in charge of appointing the
employees that will be responsible for verifying compliance with the procedures provided herein,
requesting the presence of said employees before each BVC shareholders’ meeting, and reporting
to the Board of Directors any possible failures said employees regarding verification, in order to
take the appropriate corrective measures.
ARTICLE THREE.- REQUIREMENTS OF THE POWERS OF ATTORNEY: In compliance with the
provisions of Articles 184 and 185 of the Code of Commerce, any shareholders that want to be
represented must grant a written power of attorney indicating the name of the proxy and, if
applicable, the name of the person that may be replaced thereby, the date, time of the meeting or
meetings for which it is granted (except in the case of a general power of attorney granted by
public deed). Powers of attorney granted abroad must comply only with these requirements.
It is recommended that the power of attorney must be granted in Spanish language. However,
those powers of attorney granted in other language, must be submitted fulfilling all the law
requirements.
Powers of attorney may not be accepted from shareholders for shareholder meetings if the name
of the respective proxy is not clearly defined; the same goes for powers of attorney with a blank
space for managers or a third party to designate the representative. The powers of attorney must
not be altered.
Power of attorney can be granted to companies, in which case the legal representative of said
company, as listed in the respective certificate of incorporation and legal representation issued by
the competent authority, may act as the proxy.
Minors must be accompanied by a legal representative, providing a birth certificate or identity
card, and the documents that attest to the representation of the person accompanying them.
A shareholder and his/her proxy may not take part simultaneously in the shareholders meetings,
and they obviously cannot deliberate or decide jointly therein. This does not prevent a
shareholder, at a given time, to be assisted by his/her proxy, in the understanding that under these
circumstances, the proxy will act as an advisor, but without a voice or vote in the respective
session.
The shareholder may revoke the power of attorney at any time.
ARTICLE FOUR.- TERM TO RECEIVE POWERS OF ATTORNEY: The date of the special power of
attorney must be after the notification of the shareholders meeting. In the case of general powers
of attorney (granted by public deed), a certification must be provided indicating the term of the
general power of attorney in effect for no more than one (1) calendar month with respect to the
date of shareholders meeting. Representation may not be granted to management or employees
of the Exchange.
ARTICLE FIVE.- PROHIBITED CONDUCT: The Legal Representatives, Management and other
employees of the Exchange must abstain of the following conduct:
1.- Accepting powers of attorney to represent shareholders of the Exchange.
2.- Encouraging, promoting or suggesting to shareholders of the Exchange to grant powers of
attorney where the name of the representative for the BVC shareholders meetings is not clearly
defined.
3.- Receiving from shareholders of the Exchange any powers of attorney for the meetings where
the name of the respective representative is not clearly defined.
4.- Accepting powers of attorney granted by shareholders of the Exchange as valid, although they
do not meet the requirements set forth in Article Three of these Instructions, to participate in the
shareholders meetings.
5.- Suggesting or determining the name of those who will act as proxies at the BVC shareholders
meetings.
6.- Advising shareholders of the Exchange to vote for a given list.
7.- Suggesting, coordinating or agreeing with any shareholder or shareholder representative,
the presentation of proposals to be submitted to the meeting for its consideration.
8.- Suggesting, coordinating or agreeing with any shareholder or shareholder representative, to
vote in favor or against any proposition presented at the meeting.
PARAGRAPH: In any case, BVC management or employees may only exercise the political rights
inherent to their own shares and those they represent when acting as legal representatives.
They cannot substitute the powers of attorney granted to them either.
ARTICLE SIX.- PUBLICATION: The measures taken as a result of these Instructions shall be
informed to the market in general, through the Exchange website and the Relevant
Information mechanism managed by the Financial Superintendence of Colombia, prior to the
celebration of the corresponding shareholders meeting of the Exchange.
INFORMACIÓN RELEVANTE
BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA S.A.
17 de marzo de 2016
Instructivo para la presentación de poderes en las Asambleas Generales de
Accionistas
De manera previa a la celebración de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas de
la Bolsa de Valores de Colombia (BVC y/o la Bolsa) 2016, la cual se llevará a cabo el
miércoles 30 de marzo de 2016 a las 8:00 a.m., en el Hotel J.W. Marriott, ubicado en la
Calle 73 No. 8-60, Salón Real, en la ciudad de Bogotá D.C., la sociedad publica el
Instructivo Interno para la presentación de poderes el cual contiene las medidas y
procedimientos específicos orientados a asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en
el Capítulo 6, del Título I, de la Parte III de la Circular Externa 029 del 2014 (Circular
Básica Jurídica), expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, para la
presentación de poderes en las asambleas de accionistas que celebre la Bolsa de
Valores de Colombia S.A. (BVC). Este documento es aplicable a todas las reuniones
generales de accionistas de la BVC.
CONSEJO DIRECTIVO DE LA BOLSA DE VALORES DE COLOMBIA S.A.
INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN DE PODERES
EN LAS ASAMBLEAS GENERALES DE ACCIONISTAS
El Consejo Directivo de la Bolsa de Valores de Colombia S.A. (en adelante la BVC o la Bolsa),
estableció el siguiente Instructivo Interno el cual contiene las medidas y procedimientos
específicos orientados a asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en la Parte III, Título I, Capítulo
VI de la Circular Básica Jurídica, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, para
la presentación de poderes en las asambleas de accionistas que celebre la BVC1:
ARTÍCULO PRIMERO.- DESTINATARIOS: El presente Instructivo está dirigido a los
Representantes Legales, Administradores y demás funcionarios de la Bolsa, para asegurar que
estos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.
PARÁGRAFO: Antes de cada asamblea de la BVC, el Vicepresidente Secretario informará por
el medio interno de comunicación que estime pertinente, las conductas prohibidas a los
Administradores y funcionarios de la Bolsa en relación con las asambleas de accionistas de la
sociedad.
ARTÍCULO SEGUNDO.- FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN:
El Vicepresidente Secretario de la Bolsa es el funcionario encargado de designar a los
funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos previstos en el
presente Instructivo, requerir antes de cada asamblea de accionistas de la BVC, a los
funcionarios mencionados y, de informar al Consejo Directivo las posibles falencias
detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación, con el fin de
adoptar las medidas correctivas pertinentes.
ARTÍCULO TERCERO.- REQUISITOS DE LOS PODERES: En cumplimiento de los establecido
en los artículos 184 y 185 del Código de Comercio, los accionistas que quieran hacerse
representar deberán otorgar poder escrito en el que indiquen el nombre del apoderado, de
ser el caso la persona en quien este puede sustituir, la fecha, época de la reunión o
reuniones para las que se confiere (salvo que se trate de poder general conferido por
escritura pública). Los poderes otorgados en el exterior deberán cumplir sólo estos
requisitos.
Se recomienda que los poderes sean otorgados en idioma Castellano. No obstante, aquellos
poderes que sean otorgados en un idioma distinto, deberán presentarse cumpliéndose con los
requisitos de Ley.
No se pueden recibir de los accionistas poderes para las reuniones de Asamblea, donde no
aparezca claramente definido el nombre del respectivo apoderado, ni dejar el espacio en
blanco para que los Administradores o un tercero determinen dicho representante. Los
poderes no deben presentar enmendaduras.
1
Aprobado de manera permanente por el Consejo Directivo en sesión del 25 de mayo de 2011, como
consta en el Acta 151.
Es posible otorgar poderes a personas jurídicas, caso en el cual podrá actuar el representante legal
de dicha persona jurídica, según conste en el respectivo certificado de existencia y
representación legal expedido por la autoridad competente.
Los menores de edad deben estar acompañados por un representante legal, presentar registro
civil de nacimiento o tarjeta de identidad y los documentos que acrediten la representación de
la persona que los acompaña.
Un accionista y su apoderado no pueden participar en forma simultánea en las reuniones que
celebre la Asamblea, ni obviamente, deliberar o decidir conjuntamente en ellas lo que no
obsta para que se le permita al socio en un momento dado, ser asistido por su apoderado
en el entendido que actuará en tales circunstancias como asesor suyo, pero sin voz ni voto en
la sesión respectiva.
El accionista podrá revocar el poder conferido en cualquier momento.
ARTÍCULO CUARTO.- PLAZO PARA RECIBIR PODERES: La fecha del poder especial debe ser
posterior a la de la convocatoria de la reunión de la asamblea. Si se trata de poderes generales
(conferido por escritura pública) deberá allegarse constancia de vigencia del poder general
con una vigencia no anterior a un (1) mes calendario respecto de la fecha de reunión de la
asamblea. La representación no podrá conferirse a personas vinculadas con la administración o a
los empleados de la Bolsa.
ARTÍCULO QUINTO.- CONDUCTAS PROHIBIDAS: Los Representantes Legales, Administradores y
demás funcionarios de la Bolsa deben abstenerse de realizar las siguientes conductas:
1.- Aceptar poderes para representar a los accionistas de la Bolsa.
2.- Incentivar, promover o sugerir a los accionistas de la Bolsa el otorgamiento de poderes
donde no aparezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de
accionistas de la BVC.
3.- Recibir de los accionistas de la Bolsa poderes para las reuniones de asamblea, donde no
aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.
4.- Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas de la Bolsa, sin el lleno de los
requisitos establecidos en el artículo tercero del presente Instructivo, para participar en asambleas
de accionistas.
5.- Sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados en las
asambleas a los accionistas de la BVC.
6.- Recomendar a los accionistas de la Bolsa que voten por determinada lista.
7.- Sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de
accionistas de la Bolsa, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse
a su consideración.
8.- Sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de
accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la
misma.
PARÁGRAFO: En todo caso los Administradores o los funcionarios de la BVC, sólo podrán
ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que
representen cuando actúen en calidad de representantes legales. Tampoco podrán sustituir
los poderes que se les confieran.
ARTÍCULO SEXTO.- PUBLICACIÓN: Las medidas adoptadas mediante el presente Instructivo
se comunicarán al mercado en general, a través de la página Web de la Bolsa y del
mecanismo de Información Relevante que administra la Superintendencia Financiera de
Colombia, de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas de la
Bolsa.