Funciones de los fedatarios del SENCICO

DIRECTIVA Nº
PE/GG-SG-003 - 2005
TITULO: “FUNCIONES DE LOS FEDATARIOS EN EL SENCICO”
SENCICO
APROBADO POR:
Presidencia Ejecutiva
FECHA DE APROBACION:
11.02.2005
REEMPLAZA A:
Nº Páginas
Ninguna
07
FECHA DE PUBLICACION:
11.02.2005
I.- OBJETIVO
Establecer las funciones y demás normas relacionadas con el desempeño
de los Fedatarios en el SENCICO.
II.- FINALIDAD
Homogenizar el servicio de autenticado de documentos y certificación de
firmas para los trámites administrativos que se realicen en el SENCICO a
nivel nacional.
III.-BASE LEGAL
3.1 Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General
3.2 Decreto Supremo Nº 032-2001-MTC, Aprueba el Estatuto del SENCICO
3.3 Resolución PCDN 017-2001-02.00, Reglamento de Organización y
Funciones del SENCICO.
IV.-ALCANCE
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su aprobación y es de
cumplimiento obligatorio para todos los Fedatarios designados por el
SENCICO. Asimismo, es de conocimiento de todas las dependencias de
la Sede Central y Gerencias Zonales.
V.- NORMAS GENERALES
5.1 Gratuidad del Servicio.- Los Fedatarios brindarán gratuitamente sus
servicios a los solicitantes o administrados, sin exclusión de sus
labores ordinarias.
5.2 Autenticidad de la Documentación.- Los Fedatarios tienen la
facultad para autenticar la documentación que se requiera, sin afectar
la potestad administrativa de los funcionarios de la institución para dar
fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos hayan
emitido.
5.3 Identificación del responsable que suscribe.- Los documentos que
se presenten para certificar, deberán estar debidamente suscritos y el
responsable que suscribe deberá estar identificado con su nombre
completo y cargo.
5.4 Eficacia del Servicio.- La copia o fotocopia de un documento goza de
la misma validez y eficacia que los originales, siempre que exista la
constancia de que es auténtico.
VI.-NORMAS ESPECIFICAS
6.1 De los Requisitos
La función de los Fedatarios deberá recaer en trabajadores de la
Entidad que cuenten con título profesional y ostenten actitudes de
veracidad, respeto, discreción y un alto sentido del servicio público.
6.2 De la Designación
6.2.1 Los Fedatarios serán designados mediante Resolución de la
Presidencia Ejecutiva de acuerdo a lo siguiente:
• Sede Central:
02 Fedatarios
• Gerencias Zonales:
01 Fedatario
6.2.2 Cuando las Gerencias Zonales requieran contar con un mayor
número de Fedatarios, deberán solicitarlo por escrito a la
Secretaría General del SENCICO adjuntando el debido sustento.
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6.3 Funciones del Fedatario.- Los Fedatarios designados, desempeñarán
sus funciones con arreglo a lo establecido por el Artículo 127 de la Ley
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Tienen como funciones:
6.3.1 Acreditar la autenticidad de los documentos, previo cotejo entre
el original que exhibe el administrado y la copia presentada,
realizando para ello el acto de autenticar.
6.3.2 A pedido del solicitante o administrado, el Fedatario puede
certificar firmas de funcionarios del SENCICO, previa
verificación de la identidad del suscriptor, para las actuaciones
administrativas concretas en que lo requiera.
6.4 Validez del Documento
Los documentos autenticados por el Fedatario tienen validez y eficacia
para los fines del trámite interno en la institución y también para fines
externos, cuando de trate de documentos elaborados por funcionarios
del SENCICO.
6.5 Procedimiento para el Autenticado de Documentos y Certificación
de Firmas
6.5.1 El Área de Trámite Documentario y Archivo se encargará de
recepcionar lo(s) documento(s) original(es) y la(s) copia(s) de
los documentos a autenticar o el documento para certificar una
firma.
6.5.2 Todo requerimiento de autenticación o certificación de
documentos deberá ser registrado en el formato “Solicitud” que
en Anexo Nº 01 forma parte de la presente directiva, de acuerdo
a lo siguiente:
a.
b.
c.
d.
e.
Número de orden de la solicitud: Es correlativo y se inicia
con el Nº 0001 y a continuación separado con un guión, el
año en cuatro dígitos.
Fecha: Se consigna la fecha en que se autentica o certifica
el (los) documentos(s).
Nombre y apellido de la persona que solicita la
autenticación/certificación.
Documento de identidad – Teléfono.
Tipo de documento a autenticar/certificar que se adjunta :
Se indica si es Certificado de Estudios, Constancia,
3
f.
g.
h.
i.
j.
k.
Diploma, Título, Contrato, Convenio u otro documento
de carácter administrativo.
Finalidad de la solicitud.
Fecha de emisión del documento original.
Procedencia del documento original (Indicar dependencia o
Nombre de la persona natural o jurídica que lo solicitó)
Número de folios del documento original.
Número de copias para autenticar.
Firma.
Previa consulta al solicitante, el encargado de trámite documentario ,
podrá retener los originales de las copias que se desea autenticar, por
un término máximo de dos días hábiles , para lo cual, se dejará
constancia de dicha retención en la “Solicitud”, en la parte de
observaciones.
6.5.3 El Área de Trámite Documentario remitirá el Anexo Nº 01
debidamente llenado a un Fedatario, a fin de que proceda a la
autenticación o certificación solicitada.
6.5.4 El Fedatario que recibe la solicitud, revisará la documentación
presentada, cotejará las copias o fotocopias con el documento
original, y de ser el caso verificará las firmas de los funcionarios,
de encontrarlo conforme colocará un sello con los siguientes
textos y lo suscribirá:
6.5.4.1 Para la autenticación de documentos:
Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e
Investigación para la Industria de la Construcción - SENCICO
El fedatario que suscribe Certifica que el presente documento
que ha tenido a la vista es COPIA FIEL DEL ORIGINAL, y al que
me remito en caso necesario de lo que doy fe.
Lima,……....... de…………………….. del 200………………………
Lic. FLORISA VILLEGAS VASQUEZ
Fedatario
SEDE - CENTRAL
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Para la certificación de firmas:
Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e Investigación para la Industria de la
Construcción - SENCICO
Certificación Nº …………………………………..
Se certifica que la firma que antecede de……………………………………………………………………..
Corresponde al funcionario de nuestra institución.
Lima,……....... de…………………….. del 200………………………
Lic. FLORISA VILLEGAS VASQUEZ
Fedatario – SENCICO
Nota: Se certifica la firma, sin juzgar el Contenido.
6.5.5 El Fedatario deberá archivar una copia de la solicitud y con ello
llevar un Registro de las Autenticaciones y Certificaciones que
realiza, siendo necesario que en el caso de Certificaciones de
Firmas, éstas sean numeradas de la siguiente forma:
Número correlativo de la solicitud – siglas del fedatario – año
Ejemplo: Nº 0020-FVV-2004
6.5.6 El Fedatario, en un plazo prudencial, remite la documentación
autenticada o certificada al Área de Trámite Documentario para la
entrega respectiva al solicitante.
6.5.7 Un documento original que tenga información o firma falsa, será
de total responsabilidad del solicitante, reservándose
la
Institución el derecho a interponer las acciones pertinentes de
acuerdo a la normatividad vigente .
VII.- RESPONSABILIDADES
7.1 Los Fedatarios, Jefes de las Dependencias de la Sede Central y
Gerentes Zonales del SENCICO son responsables del cumplimiento
de la presente Directiva en la parte que les corresponda.
7.2 El Jefe de Control Institucional mediante sus acciones de control
verificará el cumplimiento de la presente Directiva.
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VIII.- SANCIONES
El Fedatario que en el ejercicio de sus funciones, realice actos contrarios
a la verdad, serán sancionados de acuerdo a la normatividad vigente.
REGISTRESE Y COMUNIQUESE
CESAR ALVA DEXTRE
Presidente Ejecutivo
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ANEXO Nº 01
Solicitud: Servicio de Fedatario
Nº
Fecha: _________________________________
Solicitante : _____________________________________________________
Documento de Identidad: ___________________Teléfono: _______________
Tipo de Documento para Autenticar/Certificar: __________________________
Finalidad de la Solicitud: ___________________________________________
Fecha de Emisión del documento original: _____________________________
Procedencia del documento original: __________________________________
Nº de Folios del documento original: __________________________________
Nº de copias para autenticar/certificar: ________________________________
Observaciones ___________________________________________________
_____________________________
Firma
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