directiva para la administración, custodia y conservación de

DIRECTIVA PARA LA
ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
EN ARCHIVOS DEL
PROYECTO SIERRA NORTE
- PSN -
CHACHAPOYAS, Setiembre 2012
1
DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS
DEL PROYECTO SIERRA NORTE - PSN
I.
OBJETIVO
Artículo 1º
Las presentes normas tienen como objetivo regular la administración, custodia y
conservación de los documentos producidos y recibidos por el PSN, incrementar su calidad
y productividad y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas
archivísticas. Igualmente, fijar la responsabilidad de los responsables y servidores, que
generen acciones administrativas en esta materia, en cuanto a su legitimidad,
oportunidad, mérito o conveniencia.
II.
DEFINICIONES Y NOMENCLATURAS
Artículo 2
Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de estas Normas técnicas,
debe entenderse por:
Acervo documental: está integrado por el conjunto de documentos sean de cualquier tipo
y clase documental que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del sistema.
Archivo Central: Unidad técnico-administrativa que actúa como órgano rector y asesor de
los archivos de gestión y de los archivos intermedios.
Archivo de Gestión: Archivos de documentos administrados por las diferentes
dependencias del PSN (Oficinas Locales/Unidades/Area).
Archivo intermedio: Archivos centrales de las OLPs, donde se administran y custodian,
con base en los principios técnicos archivísticos que en esa materia rigen para el PSP, los
documentos de sus distintas dependencias.
Comité: Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CSED).
Dependencia: Unidad administrativa dentro de la estructura organizacional del Proyecto
Sierra Norte.
Documento: Medio Textual, gráfico, sonoro, audiovisual, electrónico o informático, que
actúa como testimonio ofreciendo pruebas y justificantes, para garantizar los derechos de
la administración y de los administradores y ofrecen información ya sea facilitando
antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuente de historia.
PSN: Proyecto Sierra Norte.
OLP: Oficina Local del Proyecto.
Servidor: Personal que prestan sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros
al PSN a nombre y por cuenta de ésta como parte de su organización, en virtud de un acto
válido y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo,
representativo, remunerado, permanente o público de la actividad respectiva.
Se asimila a este término el de funcionario.
Tabla de Plazos de Conservación de Documentos: es el instrumento mediante el cual se
determinan los tipos documentales que se producen o reciben en el PSN.
Igualmente, se determina su vigencia administrativa y legal, su valor científico-cultural, la
cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en que clase documental están
almacenados, y otros datos de carácter general que permite controlar la producción
documental en el PSN.
Tipo documental: Se refiere a la forma en que esté presentada la información contenida
en el documento. En ese sentido se podrá hablar de actas, circulares, expedientes,
correspondencia, informes, convenios, cierres contables, acuerdos, licitaciones, otros.
2
III. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
3.1. Del Sistema de Archivos
Artículo 3
El Sistema de Archivos del PSN está conformado por:
a) El Archivo Central.
b) Los archivos de gestión de las diferentes Oficinas Locales del PSN, y sus
Unidades/Areas.
c) Los archivos intermedios de los Oficinas Locales.
d) El Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CSED).
3.2. Del propósito del Archivo Central
Artículo 4
El Archivo Central es la unidad técnico –administrativa, rectora y asesora del Sistema de
Archivos de la Institución, encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,
seleccionar, administrar, y facilitar la documentación producida y recibida, que haya
cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de valor científicocultural.
3.3. De las funciones del archivo central
Artículo 5.- El Archivo Central tendrá las siguientes funciones:
a) Las descritas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, artículos 39 y 42 y en
el Capítulo IV de su Reglamento, a saber: Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida.
b) Coordinar con las diferentes dependencias de la Institución la organización y
administración de los Archivos de Gestión y Archivos Intermedios, que son las fuentes
primarias de información para alimentar el Archivo Central.
c) Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo, seguridad y conservación de
la documentación custodiada.
d) Velar porque el sistema de archivos disponga de los medios técnicos que faciliten su
labor.
e) Brindar asesoría técnica y capacitación a los encargados de los archivos de gestión y
archivos intermedios, directores, jefes de sección, para facilitar el desarrollo archivístico
del PSN.
f) Evacuar consultas técnicas de los documentos custodiados, tanto a usuarios internos
como externos.
g) Suministrar material e instrumentos descriptivos para la gestión archivística
desarrollada por las diferentes dependencias del PSN.
h) Examinar y valorar los documentos de acuerdo a su importancia y valor histórico.
i) Revisar si los plazos de conservación de los documentos son aún validos, así como
determinar si los criterios están acordes a la vigencia del documento.
j) Elaborar y mantener actualizados los procedimientos e instructivos del Archivo Central.
3.4. De las instalaciones del Archivo Central
Artículo 6
El lugar destinado para el Archivo Central deberá contar con cinco áreas definidas
a) Administrativa
b) De consulta
c) De depósito
d) De carga y descarga
e) De microfilmación o digitalización
3
IV.
CLASIFICACIÓN Y CONSERVACION DOCUMENTAL
4.1. De la clasificación documental
Artículo 7
El fondo documental que se conserva en el sistema de archivos del PSN se organizará por
medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos
por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los
documentos.
4.2. De la conservación de los documentos
Artículo 8
El Archivo Central deberá reunir las condiciones necesarias para garantizar la
conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado de humedad relativa
del aire, temperatura, polución, luz e insectos o situaciones similares. Además, deberá
contar con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.
Artículo 9
Para la preservación de los documentos que conserva el Sistema de Archivos del PSN,
deben respetarse las siguientes medidas:
1. Para la conservación de los documentos debe observarse lo establecido en los artículos
66 al 78 del reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202.
2. Existirán los equipos de extinción de fuego necesarios.
3. Se realizará al menos una fumigación anual con los químicos adecuados que no
perjudiquen los documentos ni la salud del personal y los usuarios.
4. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que
afecten la documentación.
5. Velar porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte del personal del
sistema de archivos y usuarios en general.
V.
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
Artículo 10
El Archivo Central recibirá debidamente organizada toda la documentación dispersa que
ha sido producida y recibida por las Oficinas/Unidades/Areas del PSN, de acuerdo con los
plazos de conservación y requisitos establecidos.
Artículo 11
La remisión de los documentos de los archivos de gestión al Archivo Central, debe hacerse
con las siguientes indicaciones:
1. Que su trámite administrativo haya terminado.
2. La documentación debe estar, debidamente clasificada, ordenada, foliada y en su
respectivo file formalmente rotulado, indicando su contenido.
3. No incluir copias del mismo documento.
4. Toda documentación debe enviarse con su respectiva hoja de remisión, detallada en
orden organizacional y fecha de la emisión del documento.
5. Enviar al Archivo Central por correo electrónico borrador de la tabla de plazos y hoja de
remisión para corregir errores y deficiencias que note.
6. El Archivo Central reenviará por el mismo medio la tabla de plazos y la hoja de remisión
analizada y corregida. Igualmente facultará a los archivos del sistema para que efectúen
la transferencia de los documentos de conformidad con lo descrito en la hoja de
remisión.
7. Los funcionarios del Archivo Central, Archivos de Gestión y Archivos Intermedios
confrontarán los documentos con sus respectivas hojas de remisión.
8. La transferencia que no cumpla con las indicaciones antes mencionados, no será
admitida.
4
Artículo 12
En caso de que alguna dependencia de la Institución desaparezca por reestructuración
organizacional, toda su documentación deberá ser remitida al Archivo Central.
VI. DEL PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
Artículo 13
El préstamo de documentos puede hacerse a los funcionarios del PSN, previa autorización
por escrito firmada por el Jefe de la dependencia productora de los documentos, pero no
podrán salir de instalaciones físicas del PSN, salvo regulación específica reglamentaria y en
los casos de exposición o requerimiento de los Tribunales de Justicia, de la Contraloría
General de la República, de otras instancias públicas por motivos debidamente
fundamentados o bien con la autorización expresa del Coordinador Ejecutivo.
Artículo 14
Para el préstamo externo de documentos a entidades públicas autorizadas para ello, aquel
deberá operar ante mandamiento expreso emitido para tales efectos. La remisión se hará
por medio de Oficio, que deberá hacer mención del mandamiento recibido, fecha de
emisión y de la autoridad que lo solicita, tipo de documento (s) que pretende, número de
folios que contiene, y fecha de entrega o envío, conservándose copia del mismo con el
respectivo recibido.
Artículo 15
El préstamo no podrá exceder el término de ocho días hábiles, salvo casos de excepción
debidamente acreditados y autorizados por el responsable del Archivo Central o Archivos
Intermedios, según corresponda.
Artículo 16
El Archivo Central y los Archivos Intermedios llevarán un control de usuarios de consulta
en el mismo Archivo, mediante la utilización de una fórmula llamada “Préstamo de
Documentos” que contiene la siguiente información:
a) Nombre de la dependencia solicitante.
b) Descripción del material o documentación solicitada.
c) Número de folios y signatura del documento solicitado, de acuerdo con la hoja de
remisión.
d) Nombre, firma, cédula y teléfono de quien retira.
e) Fechas de la solicitud y de la devolución del documento.
f) Nombre y firma del funcionario del Archivo Central o del Archivo Intermedio.
Artículo 17
Los expedientes o documentos devueltos al Archivo Central o Archivos Intermedios serán
revisados por el personal de éste, para constatar su estado.
Artículo 18
Los expedientes de los funcionarios y de los ex funcionarios tienen carácter de
confidencialidad, por lo cual se le facilitará solamente al interesado, o a los funcionarios
del PSN que necesiten atender alguna gestión relacionada, así como a las Instituciones
Estatales y Judiciales competentes para tal fin.
Artículo 19
Sobre los documentos devueltos que presenten daños, deberán notificársele al responsable
del Archivo Central o Archivo Intermedio para que se realice las gestiones correspondientes
a fin de que sea sancionado el prestatario y éste asuma el costo de la correspondiente
reparación o reposición según las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
5
Artículo 20
Cuando los usuarios no efectúen la devolución de los documentos o expedientes al
vencimiento del plazo conferido, el Archivo Central o Archivo Intermedio, según
corresponda, procederá a solicitarle por escrito la entrega dentro de los siguientes tres
días.
Artículo 21
Cuando algún servidor no efectúe la devolución del documento dentro de los siguientes
tres días, se le mantendrá en suspenso cualquier otra solicitud en el tanto persista esa
situación.
Artículo 22
Cuando un funcionario cese en su relación laboral con el PSN o se ausente por un periodo
mayor al del tiempo otorgado para el préstamo de la documentación, ya sea por
vacaciones, licencia, o permiso, deberá devolver al Archivo Central o Archivo Intermedio,
según corresponda, los documentos prestados, dentro de los cinco días hábiles a su retiro
temporal o definitivo.
Artículo 23
El servidor que extravíe o devuelva en mal estado la documentación prestada, no podrá ser
objeto de nuevos préstamos y únicamente podrá hacer uso del servicio de consulta dentro
del Archivo Central o Archivo Intermedio y obtención de fotocopias.
Artículo 24
El equipo que se utilice para facilitar la consulta, debe ser adecuadamente tratado, y en
caso de daño, el servidor se expondrá a las sanciones disciplinarias aplicables y será
responsable de su reparación o reposición, según proceda, todo de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
VII. ARCHIVOS INTERMEDIOS Y DE GESTIÓN
7.1 De los archivos intermedios
Artículo 25
Cada Coordinador Local será la encargada de controlar y hacer efectivas las
recomendaciones dadas por el Archivo Central y por el CSED. Deberá, además, designar
un responsable del Archivo Intermedio de la OLP respectivo. Este servidor tendrá a su
cargo la organización de los documentos de acuerdo con la capacitación y asesoría técnica
impartidas por el personal del Archivo Central.
Artículo 26
Para la descripción de los documentos, se elaborará registros de entrada y salida de
documentos, listas de remisión de documentos, tablas de plazos de conservación y
cualquier otro instrumento que facilite la descripción.
7.2. De los archivos de gestión
Artículo 27
Los archivos de gestión están en la obligación de facilitar a sus usuarios los documentos
en su poder, de acuerdo con lo que establece la Constitución Política y la norma del
Sistema Nacional de Archivos, para lo cual deberá llevarse un registro de préstamo de
documentos.
Artículo 28
Los servidores responsables de los archivos intermedios deben:
6
1. Aplicar y observar el cumplimiento en las dependencias en que laboran de las medidas
de preservación documental que se indican en los artículos 8 y 9 de estas normas
técnicas.
2. Enviar al Archivo Central los documentos descritos en la hoja de remisión y en la tabla
de plazos. Estas remisiones se realizarán en las fechas que el Archivo Central establezca
y de acuerdo con las instrucciones dadas en materia de remisión documental.
3. Cumplir y velar porque se ejecuten en los archivos a su cargo estas normas técnicas y
las disposiciones emanadas del Archivo Central y del CSED.
4. Abstenerse de eliminar documentos que hayan sido declarados con valor científico y
cultural por parte de la Comisión o que no hayan cumplido su plazo de vigencia
administrativa y legal.
VIII.
MICROFILMACIÓN O DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 29
El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo del Archivo
Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De igual forma, cualquier
otra tecnología presente o futura que afecte la gestión documental del PSN. En caso de que
alguna dependencia desee aplicar cualquiera de los procesos aquí descritos deberá
coordinarlo de previo con el Archivo Central.
Artículo 30
La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso
tecnológico presente o futuro que garantice su generación, almacenamiento o disposición
final al menos por alguna de las siguientes razones:
a) Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los
sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo,
humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra
circunstancia.
b) Complemento: Para complementar los fondos cuando los documentos originales
relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares.
c) Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las
dependencias y de los archivos.
d) Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio, sustituyendo el documento
original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legal.
Artículo 31
Los documentos que se vayan a microfilmar o digitalizar deben estar debidamente
clasificados, ordenados y libres de objetos que produzcan daños al equipo o distorsiones
en la fotografía, (grapas, ligas, Clips, etc) y contar con el índice de localización respectivo,
cuando sea necesario.
Artículo 32
El proceso de selección y eliminación de documentos del Archivo Central, deberá estar
regulado por el Comité, el cual será nombrado por la Coordinación Ejecutiva del PSN e
integrado de la siguiente forma:
a) El encargado de Almacén, quién es responsable del Archivo Central.
b) Un Asesor Jurídico o legal.
c) El Coordinador de la Oficina Local productora de la documentación o por quién éste
delegue.
Dicho Comité tendrá las siguientes potestades:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos. Para ello
promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los archivos de
gestión, intermedios y en el archivo central.
7
b) Convocar a reunión a las personas que considere pertinentes para decidir con mayor
objetividad la conservación o eliminación de documentos del PSN.
c) Consultar a la Comisión cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su
trámite administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.
d) Someter a la aprobación de la Comisión las tablas de plazos por ellos aprobada.
e) Normalizar los diferentes tipos documentales que se utilizan en la Institución.
Artículo 33
Los miembros del CSED elegirán, por mayoría absoluta, dentro de su seno a un presidente
y un secretario, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la
Administración Pública, quienes durarán en el cargo dos año, pudiendo ser reelectos.
Dicho Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.
Artículo 34
El CSED podrá solicitar apoyo técnico, cuando se amerite, tomando en cuenta los objetivos
y funciones específicos de cada dependencia.
IX. DE LAS EXPOSICIONES Y CAPACITACIÓN A USUARIOS
Artículo 35
El Archivo Central podrá realizar exposiciones de documentos con el fin de colaborar con
la cultura del país, la celebración de los acontecimientos importantes o para divulgación y
promoción de los documentos que custodia el Archivo Central.
También podrá organizar conferencias, publicaciones, visitas guiadas u otras actividades
que permitan mostrar el funcionamiento y la organización del Archivo Central.
Artículo 36
El Archivo Central deberá capacitar y asesorar en materia archivística a los servidores
responsables de los archivos de gestión y archivos intermedios para que organicen los
archivos técnicamente.
X. DE LA VIGENCIA
Artículo 37
Estas Normas técnicas rigen a partir de la fecha de su aprobación y son un complemento
a la legislación, reglamentación y disposiciones vigentes en esta materia.
8