Ingresos prestación servicios

FICHA DEL PROCEDIMIENTO DE INGRESOS POR
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1. TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO
Gestión de ingresos por prestación de servicios.
2. DESCRIPCIÓN
-
Objetivo: Tramitación de los ingresos por prestación de servicios
generados en los diferentes servicios de la UMA:
- Centro de Experimentación Animal
- Centro de Tecnología de la Imagen
- Deportes
- Escuela Infantil
- Préstamo Interbibliotecario
- Servicio Central de Informática
- Servicios Centralizados de Investigación
- Servicio de Publicaciones e Intercambio Científico
- Podología
-
Inicio/Fin: El inicio del procedimiento se produce con la emisión de
factura, cargo interno, recibo domiciliado, según la tipología de los
diferentes servicios,
y finaliza con el archivo de los documentos
generados en el mismo.
-
Breve descripción: Reconocimiento de los Ingresos en los créditos
presupuestarios de aquellas Unidades Funcionales que presten
servicios sujetos a precios públicos.
Según la tipología del servicio prestado, las diferentes orgánicas que
presten servicio en la UMA, deberán enviar a la Sección de Prestación
de Servicio, la información necesaria para
que se realicen los
documentos que se relacionan a continuación:
En base a los albaranes recibidos, se emitirán facturas cuando se trate
de usuarios externos, o cargo interno para usuarios internos.
En base
a la relación remitida por el servicio correspondiente, se
emitirán recibos domiciliados.
En base a otros ingresos, (tickets), se confeccionarán justificantes de
ingresos.
3. NORMATIVA APLICABLE
-
Bases de ejecución del presupuesto de la UMA.
-
Estatutos de la Universidad de Málaga.
-
Orden de 7 de junio de 1995, por la que se regula la Contabilidad
Pública de la Junta de Andalucía.
-
Ley 5/1983, de 19 de julio, General de la Hacienda Pública de la CCAA
de Andalucía.
-
Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades.
-
Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se
modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
-
Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria y normas de
desarrollo.
-
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
-
Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, modificada
por Ley 4/2007, de 12 de abril.
-
Normativa interna de cada servicio.
4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
4.1. UNIDADES FUNCIONALES
-
Servicio de Gestión Económica
-
Servicio de Contabilidad y Presupuestos
-
Servicio de Intervención
-
Las distintas Unidades Orgánicas que presten servicios y que estén
relacionadas en el Presupuestos de la UMA.
5. ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE
5.1. Datos que se recogen en carpetas
5.1.1 Extracto bancario.
5.1.2 Albaranes
5.1.3 Relación de recibos
5.1.4 Archivo de los documentos generados en el procedimiento.
5.2 Datos que se recogen en sistema informático
-
Alta de tercero.
-
Justificante de Ingreso.
-
Factura
-
Cargo Interno
-
Relación de Recibos
-
Validación del Justificante de Ingreso.
Se utilizan las aplicaciones informáticas Universitas XXI Económico,
UNICAJA Ficheros CSB, Word, Excel y Filemaker.
5.3 Ficha del documento
5.3.1 Extracto bancario.
Título:
Descripción:
Origen:
Destino:
Formato:
Obligatoriedad:
Posible
generación
automática:
Pasa por Registro
de Entrada:
Pasa por Registro
de Salida:
Lugar de archivo:
Necesidad
de
impresión:
Flujo del original
impreso:
Valor legal:
Extracto bancario
Lectura del extracto bancario
Página web de las entidades bancarias
Sección de Gestión de Servicios
Papel y electrónico
Sí
No
No
No
Sección de Gestión de Servicios
Sí
Extracto bancario Justificante de Ingreso
SÍ
5.3.2 Realización del Justificante de Ingresos, Factura, Cargo Interno
y Emisión de Recibos.
Título:
Descripción:
Origen:
Destino:
Formato:
Obligatoriedad:
Posible
generación
automática:
Pasa por Registro
de Entrada:
Pasa por Registro
de Salida:
Lugar de archivo:
Necesidad
de
impresión:
Flujo del original
Realización del Justificante de Ingresos, Factura, Cargo
Interno y Emisión de Recibos.
Documento que se realiza para la generación del
ingreso recibido
Sección de Gestión de Servicios
Responsables las diferentes Gestiones Económica de la
UMA
Papel y electrónico
Sí
No
No
No
Sección de Gestión de Servicios
Sí
Sección de Gestión de Servicios  Servicio de
impreso:
Valor legal:
Contabilidad Diferentes Gestiones Económicas de la
UMA
Sí
5.3.3 Generación en el Presupuesto de gastos de la UMA.
Título:
Descripción:
Origen:
Destino:
Formato:
Obligatoriedad:
Posible
generación
automática:
Pasa por Registro
de Entrada:
Pasa por Registro
de Salida:
Lugar de archivo:
Necesidad
de
impresión:
Flujo del original
impreso:
Valor legal:
Generación en el Presupuesto de gastos de la UMA
El ingreso reconocido genera un crédito en
presupuesto de gastos para su ejecución
Sección de Gestión de Servicios
Servicio de Contabilidad
Electrónico
Sí
No
el
No
No
Servicio de Contabilidad
Sí
Sección de Gestión de Servicios  Servicio de
Contabilidad y Presupuestos Responsables diferentes
Gestiones Económicas de la UMA.
Sí
5.3.4 Archivo de documentos y correspondencia
Título:
Descripción:
Origen:
Destino:
Archivo de documentos y correspondencia
Archivo de los Justificantes de Ingresos, Facturas,
Cargos Internos, Relación de recibos,
y demás
documentación
Sección de Gestión de Servicios
Sección de Gestión de Servicios y Archivo General de la
UMA
Papel y electrónico
Sí
No
Formato:
Obligatoriedad:
Posible
generación
automática:
Pasa por Registro Extracto Bancario: No
de Entrada:
Justificantes de Ingresos, Facturas, Cargos Internos :No
Documentación recibida: Sí
Documentación emitida: No
Pasa por Registro Extracto Bancario: No
de Salida:
Justificantes de Ingresos, Facturas, Cargos Internos: No
Documentación recibida: No
Documentación emitida: Sí
Lugar de archivo: Sección de Gestión de Servicios
Necesidad
de Sí
impresión:
Flujo del original Sección de Gestión de Servicios  Archivo General
impreso:
UMA
Valor legal:
Sí
6. PROCESOS
6.1. Plazos establecidos
6.1.1 Extracto bancario: En cualquier momento.
6.1.2 Realización del Justificante de Ingreso, Factura, Cargo Interno y
Emisión de Recibos: Máximo 5 días, en todo caso adecuándose a la
normativa vigente.
6.1.3 Generación en el Presupuesto de gastos de la UMA: Máximo 10
días.
6.2. Variabilidad
Consideramos que puede existir variabilidad en los plazos establecidos, ya
que el número de servicios es muy diferente y puede que haya que aceptar
excepciones varias, además en periodo vacacionales puede incidir una
mayor variabilidad.
6.3. Descripción de la secuencia de actividades
6.3.1 Recepción del Extracto bancario: Recibido el documento por las
diferentes vías posibles se verifica la existencia del ingreso.
6.3.2 Realización de Justificante de Ingreso, Factura, Cargo Interno y
Emisión de Recibos:
6.3.2.1 Realización de Justificante de Ingreso: Una vez verificado
el ingreso en el extracto, se procede a su identificación, tras lo
que se produce la realización del justificante de ingreso con la
aplicación informática Universitas XXI Económico.
6.3.2.2 Realización
de Factura: Recibidos los albaranes de los
distintos servicios, correspondientes a los usuarios externos de
la Universidad de Málaga, se procede a su comprobación y
agrupación por solicitante y posterior emisión de factura con la
aplicación informática Universitas XXI Económico.
6.3.2.3 Realización del Cargo Interno: Una vez comprobado los
albaranes recibidos de los diferentes servicios, referentes a
los usuarios internos de la UMA, se agrupan por unidades
funcionales, se emiten los cargos internos y se procede a su
imputación
a las
unidades de gastos correspondientes
mediante la emisión de justificantes de gastos y documentos
contables con
la aplicación
informática
Universitas XXI
Económico.
6.3.2.4
Emisión de Recibos: La unidad orgánica correspondiente,
emitirá una relación de usuarios del servicio, en base a la cual,
una vez recibida en la Sección de Gestión de Servicios, se
procederá a la emisión de los recibos domiciliados mediante
la aplicación informática UNICAJA Ficheros CSB.
6.3.3 Generación del crédito: Se trasladan los justificantes de ingresos,
facturas (una vez cobradas) y cargos internos
al Servicio de
Contabilidad para su incorporación al Presupuesto de Gasto de la
UMA. Una vez generado el crédito, los mencionados documentos,
salvo los cargos internos,
Servicios.
regresan a la Sección de Gestión de
6.3.4 Archivo de documentación: Toda la documentación emitida:
justificantes de ingresos, facturas, y recibos domiciliados así como la
recibida: extractos bancarios, informaciones diversas sobre los
ingresos, se archivan en la Sección de Gestión de Servicios.
Transcurridos cinco ejercicios presupuestarios se trasladan al
Registro General de la UMA.
6.4 Flujograma de actividades.
Entrada de Ingresos, Albaranes o
Relación de Usuarios
Albaranes y Relaciones de
Usuarios
Extracto Cuenta bancaria, Albaranes o
Relación de Usuarios
Lectura extractos bancarios,
albaranes o relación de usuarios.
Identificación del Ingreso, Alta Tercero
DIFERENTES SERVICIOS
UNIDAD
SECCION GESTION DE SERVICIOS
Alta Terceros
SERVICIO DE CONTABILIDAD
Justificante de Ingreso, Factura,
Cargo Interno o Recibo Domiciliado
Realización del Justificante de
Ingreso, Factura, Cargo Interno o
Recibo Domiciliado
UNIDAD
SECCION GESTIÓN DE SERVICIOS
Firma Justificante de Ingreso
Generación del Crédito en
Presupuesto de Gasto de la U.F.
JEFE SERVICIO INTERVENCION
SERVICIO DE CONTABILIDAD
Firma de Factura
GERENTE
Firma de Justificante de Ingreso
Registro de Salida Universidad de
Málaga
JEFE DE SERVICIO DE
CONTABILDIAD
Copia de Documento
Archivo
SECCION DE GESTIÓN DE
SERVICIOS
6.5. Ficha de la actividad
 Extracto bancario e identificación de ingreso
Título:
Descripción y
objetivos:
Responsables:
Plazo:
Información
utilizada:
Documentos
necesarios:
Documentos
generados:
Comprobación del ingreso conforme extracto bancario
Comprobación, identificación, e incorporación del
ingreso en el presupuesto de ingresos de la UMA.
Unidad de la Sección de Gestión de Servicios
2 días hábiles, desde la recepción del extracto bancario
Extracto bancario, información de las empresas,
organismos y particulares solicitantes del servicio,
Información de las distintas gestiones económicas y
servicios de la UMA.
Extracto bancario, albaranes y relación de usuario.
Registro de Ingresos
 Realización Justificante de Ingreso
Título:
Descripción y
objetivos:
Responsables:
Plazo:
Información
utilizada:
Documentos
necesarios:
Documentos
generados:
Realización Justificante de Ingreso
Realización del Justificante de Ingreso en el programa
Informático Universitas XXI Económico, con el fin de que
quede recogido en el Presupuesto de Ingresos de la
UMA.
Unidad de la Sección de Gestión de Servicios
5 días
Extracto bancario, código de identificación fiscal del
tercero que realiza el ingreso, orgánica al que se debe
aplicar.
Extracto bancario.
Justificantes de Ingresos
 Realización Factura
Título:
Descripción y
objetivos:
Realización de Factura
Realización de factura , en el programa Informático
Universitas XXI Económico, con el fin de que quede
Responsables:
Plazo:
Información
utilizada:
Documentos
necesarios:
Documentos
generados:
recogido en el Presupuesto de Ingresos de la UMA.
Unidad de la Sección de Gestión de Servicios
Una vez al mes
Albaranes recibidos de los diferentes servicios,
correspondientes a los usuarios externos de la UMA.
Albaranes
Factura
 Realización Cargo Interno
Título:
Descripción y
objetivos:
Responsables:
Plazo:
Información
utilizada:
Documentos
necesarios:
Documentos
generados:
Realización de Cargo Interno
Realización de cargo, en el programa Informático
Universitas XXI Económico, con el fin de que quede
recogido en el Presupuesto de Ingresos de la UMA..
Unidad de la Sección de Gestión de Servicios
Una vez al mes
Albaranes recibidos de los diferentes servicios de la
UMA, correspondientes a los usuarios internos.
Albaranes
Cargo Interno y posterior emisión de justificante de
ingreso y documento contable.
 Emisión de Recibos
Título:
Descripción y
objetivos:
Responsables:
Plazo:
Información
utilizada:
Documentos
necesarios:
Documentos
generados:
Emisión de Recibos
Emisión de recibos, en el programa informático
UNICAJA fichero CSB, con el fin de que se proceda al
cobro del servicio a los diferentes usuarios.
Unidad de la Sección de Gestión de Servicios
1 vez al mes
Relación de usuarios remitida por el correspondiente
servicio.
Relación de usuarios
Recibos domiciliados
 Archivo
Título:
Descripción y
objetivos:
Archivo
Archivo de los documentos generados por la gestión de
los ingresos.
Justificantes de ingresos y facturas: Ordenados por
criterio numérico.
Relación de recibos, archivados por orden de fecha
Responsables:
Plazo:
Información
utilizada:
Documentos
necesarios:
Documentos
generados:
Puesto bases gestión de Servicios
Según orden de llegada
Original del Justificante de Ingreso, facturas y relación
de recibos.
Original del Justificante de Ingreso, facturas y relación
de recibos.
Registro de Archivo.
7.
ARCHIVOS FÍSICOS EXISTENTES
Los documentos se almacenan en el archivo de la Sección de Gestión de
Servicios durante cinco años. Transcurrido este tiempo se trasladan al Archivo
General.
8.
SISTEMAS EXISTENTES DE INFORMACIÓN SOBRE LOS
PROCEDIMIENTOS
Las aplicaciones informáticas que soportan el procedimiento son Universitas
XXI Económico, UNICAJA ficheros CSB, Word, Excel y Filemaker
DIAGNÓSTICO DEL PROCEDIMIENTO
9.
PROBLEMAS IDENTIFICADO Y CAUSAS DE LOS PROBLEMAS
IDENTIFICADOS
A)
Se detectan que en algunos albaranes, la unidad orgánica de gasto no
está debidamente identificada.
B)
Desfase entre la emisión de los albaranes y la llegada de los mismos a
la Sección de Gestión de Servicio originando
a veces un problema de
inexistencia de crédito en las unidades orgánicas de gasto.
C)
Se detecta que en los extractos bancarios, las leyendas que indican la
finalidad de los ingresos son incompletas, lo que origina una gran perdida de
tiempo para identificar el ingreso correspondiente.
DISEÑO DE LA SOLUCIÓN
El objeto de este punto consiste en proponer una mejora de los puntos que se
relacionan en los problemas identificados.
A)
La propuesta de mejora del punto uno, recordar a los responsables de
los diferentes servicios que procedan a cumplimentar correctamente los
albaranes.
B)
La falta de crédito producida por el desfase, se podría evitar con la
realización de reservas de crédito.
C)
Negociar con los Bancos receptores de los ingresos que en los apuntes
bancarios aparezca toda la información recibida del Organismo o Entidad
ordenante del ingreso.