PROCEDIMIENTO: Formulación y medición de indicadores

Código: PCD-MC-IN-532
PROCESO: Mejora Continua.
ETAPA: Evaluar la gestión de la entidad.
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO: Formulación y medición de
indicadores
Versión: 2
Fecha: 30-SEP-11
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1. Objetivo del procedimiento:
Diseñar, medir y evaluar indicadores y sus resultados, con el fin de retroalimentar la toma de decisiones para contribuir al logro de los
objetivos de la Secretaría Distrital de Integración Social.
2. Glosario:
Indicador: Relación entre variables que mide la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado
respecto de objetivos y metas previstos.
El indicador es una herramienta que nos permite conocer el estado y/o evolución de una organización, objeto, situación, etc., en un
momento determinado, proveyendo la información necesaria para la toma de decisiones.
Factor crítico de éxito: Es la variable o aspecto clave de cuyo resultado depende el logro de los objetivos. Es aquel aspecto que es
necesario mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Son factores
considerados vitales y que, por tanto, requieren ser monitoreados a fin de garantizar un control íntegro y equilibrado.
Propósito del indicador: Es el fin para el cual se formuló el indicador, lo que se quiere lograr al efectuar la medición.
Indicador de Eficiencia: Mide el logro de un objetivo al menor costo unitario posible. Se refiere al uso óptimo de recursos.
Indicador de Eficacia o Resultado: Mide el logro de las metas propuestas, el cumplimiento de las acciones definidas dentro del
objetivo del plan, proceso o proyecto. (Mide el qué del objetivo).
Indicador de Efectividad: Medida de impacto de la gestión (Mide el “para qué” del objetivo).
Rangos de gestión: Son los valores máximos y mínimos en los cuales el resultado del indicador es considerado sobresaliente,
satisfactorio, o deficiente.
Línea base: Medida del indicador en el momento de su formulación. Debe plantearse en la unidad de medida del indicador.
Fuente de datos: Documentos físicos o electrónicos de donde se obtienen los datos oficiales para el cálculo del indicador.
Periodicidad: Frecuencia con la que se realizará la medición del indicador.
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Meta del periodo: Es el valor del indicador que se pretende alcanzar en cada uno de los períodos de medición. Debe indicarse en la
misma unidad de medida del indicador.
Interpretación: Análisis y explicación del resultado obtenido y de su comportamiento ante las metas.
Análisis de tendencia: Descripción y soporte del comportamiento del indicador a través de los periodos evaluados.
Qué del objetivo: Componente del objetivo referido a las acciones o tareas a realizar, con su medición se obtienen indicadores de
eficiencia y eficacia.
Para qué del objetivo: Componente del objetivo referido al impacto generado por las acciones realizadas.
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3. Condiciones Generales
Acompañamiento desde el inicio por parte de la DADE.
4. Relación con otros procedimientos y procesos.
Todos los procesos para
completar su ciclo verificar
Direccionamiento
Estratégico
Mejora Continua
Caracterización de procesos
Mapa estratégico de la
entidad.
Plan de evaluación de la
gestión.
Diseño,
medición y
evaluación de
Indicadores
Resultado y
análisis de
indicadores
Clientes internos y externos.
Procedimiento Acciones de
mejora.
Procedimiento revisión por
la Dirección
Convenciones:
Procedimiento principal
Procedimiento o instancia relacionada
Proceso relacionado
Insumo o producto
(lleva el color del tipo de proceso, ej: misional)
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5. Diagrama de flujo del procedimiento:
Líder de proceso o Directivo responsable
del proyecto o de la Ruta
Director (a) de Análisis y Diseño Estratégico.
Secretario (a) de Integración Social
Información
PHVA
Inicio
1. Identificar los objetivos que el indicador
pretende apoyar
1. P
2. Desagregar el objetivo, definiendo el qué
y el para qué, e identificar los factores
críticos de éxito.
3. Diligenciar la hoja de vida del indicador
2. P
5. Evaluar los indicadores
formulados.
No
4. Solicitar aprobación, modificación o
supresión de indicadores a la DADE.
3. P
3. Hoja de vida del indicador.
¿Aprueba?
4. Solicitud de validación de los indicadores.
5. P
Si
6. Proyectar circular para la firma de
la Secretaria(o)
7. Expedir circular de adopción de
los indicadores
6. P
6. Proyecto de Circular
7. Circular de adopción de indicadores
8. Reportar las mediciones de los
indicadores y la interpretación de los
resultados.
11. Avalar el informe de gestión
basado en la medición y análisis de
indicadores
8. H
9. Reporte del Cuadro de Mando Integral
10. Elaborar el informe de gestión
basado en la medición y análisis de
los indicadores.
Procedimiento Acciones
de Acciones de mejora
Punto crítico de control
7. P
8 Reporte de la medición en la Hoja de vida
del indicador, en archivo magnético.
9. Incorporar el reporte de las
mediciones en la batería de
indicadores
10. Informe de Gestión basado en la
medición de indicadores
12. Presentar conclusiones y
recomendaciones en Consejo
Directivo.
Inicio y fin de procedimiento
4. P
9. V-A
10. V
11. Comunicaciones con los Líderes
de proceso o responsable del proyecto
11. V
12. Acta Consejo Directivo
12. V
Fin
Actividad
Conector a actividad
Alternativa
Conector a procedimiento o documento con
especificaciones adicionales
Conector a página
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6. Posibles productos y/o servicios no conformes
Toda actividad debe agregar valor a la entidad, es decir, debe prestar un servicio o generar un producto útil para otras dependencias,
entidades o para la ciudadanía. Para aquellas actividades que generen productos y/o servicios que deban cumplir con ciertos criterios
para ser aceptados, se debe hacer explícito: los criterios de aceptación, la dependencia responsable de revisarlos, la posible no
conformidad si no se aplican, cómo tratar la no conformidad en caso de presentarse, quién debe tratarla, cómo debe tratarla y qué
evidencia debe dejar de ello. Todo lo anterior debe describirse en la siguiente tabla.
ACTIVIDAD
PRODUCTO O
SERVICIO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
CORRECCIÓN
REGISTRO
Número y nombre según
flujograma del capítulo 5
A partir de la actividad, identificar
el producto o servicio del
procedimiento
Requisito de calidad que debe
cumplir el producto o servicio. Debe
escribirse al comienzo y en negrilla
la variable de calidad
Medida que resuelve el
incumplimiento del criterio
de aceptación, en caso de
que este ocurra
Evidencia de
que la
verificación del
criterio se hizo
Indicador formulado
Lista de chequeo
Reevaluación del indicador
Datos del indicador en el período
Oportunidad, completitud y veracidad.
En el análisis se deben plantear las
decisiones a tomar como fruto de los
resultados y su tendencia.
Para indicadores de proyecto validación
por parte del analista.
Devolución del reporte por
parte de DADE, o no
conformidad por no reporte
oportuno del indicador.
3. Diligenciar la hoja de
vida del indicador
8. Oportunidad y
completitud.
NOMBRE
CARGO
Hoja de vida del
indicador
reformulada
Comunicación de
la incompletitud
del indicador, o
reporte de no
conformidad por
no reporte.
ELABORO
REVISO
APROBO
Benjamín Eduardo Pérez Acosta
Jhonny Marlon Cárdenas Arévalo
Leonardo Alexander Rodríguez López
Contratista
Subdirector de Diseño Evaluación y
Sistematización
Director de Análisis y Diseño Estratégico
F-EP-001