Aprovisionamiento Gestión de Inventarios

Aprovisionamiento
Gestión de Inventarios
Fuente:
Administración
Luis del Prado – Guillermo Spitznagel
UCA 2003
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Aprovisionamiento
Input
Operaciones
Output
Inventarios
Deficiencias en la
gestión genera
• Mayores costos por
realizadas o no planeadas
compras
mal
• Mayores niveles de stock => costo
• Falta de cumplimiento con el cliente:
interno y externo => costo
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Función de Aprovisionamiento
Adquirir, almacenar y proveer los insumos o servicios
determinados en la cantidad y momento requeridos, y al
mejor precio y condiciones de financiación que sea
compatible con los niveles de calidad y servicio
estipulados.
Cantidad => Presupuesto de Compras
Alto Stock => Costo vs. Bajo Stock => Riesgo de no cumplir
Momento: Frecuencia de compras en función del volumen
Precio vs. Calidad y Servicio => Equilibrio
Calidad: uniforme a través del tiempo
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Función de Aprovisionamiento
Decisiones
Qué
• Fuentes de Aprovisionamiento
a Quién
Cómo
• Selección de Proveedores
Comprar
Cuándo
• Procedimientos de Compras
• Planificación de las Compras
Cuánto
• Presupuesto de Compras
• Control de Compras
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Fuentes de Aprovisionamiento y
Selección de Proveedores
Decisiones sobre Qué y a Quién comprar
• Análisis de materias primas e insumos
• Análisis del mercado proveedor actual y potencial.
Fuentes
9 Nacional o extranjero
9 Importador representante
9 Distribuidor exclusivo
9 ¿No existe? Desarrollar
9 Etc.
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Poder de negociación
¿Competencia o
Cooperación?
Selección y Evaluación:
Matriz
Proveedores
Calificación
Ponderación
%
A
B
C
A
B
C
Estrategia:
¿Socio/Proveedor?
10%
8
9
4
0,8
0,9
0,4
Trayectoria / Know-how /
Experiencia
20%
9
8
3
1,8
1,6
0,6
Situación Económico Financiera
15%
10
8
6
1,5
1,2
0,9
Sistema de Calidad
5%
10
5
5
0,5
0,3
0,3
15%
8
7
4
1,2
1,1
0,6
10%
7
8
3
0,7
0,8
0,3
25%
4
9
9
1,0
2,3
2,3
100%
56
54
34
7,5
8,05
5,3
Criterios
Calidad/Cantidad
Equipo-Servicio-Propuesta
Entrega en fecha y lugar
Precio
Total
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Procedimientos de Compras
Decisiones sobre Cómo comprar
¾ Compra Directa: urgencia, único proveedor
¾ Licitación Pública: comunicación por medios públicos, compra de
pliegos, presentación en sobres cerrados (propuesta técnica y
económica por separado)
¾ Licitación Privada: se invita a determinados proveedores, ídem
licitación pública
¾ Cotización o Compulsa entre Proveedores: cuando no se
cumplen los requisitos de la licitación, y se vuelven a solicitar
cotizaciones a los proveedores que se presentaron.
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Planificación de Compras
Decisiones sobre Cuánto y Cuándo comprar
Equilibrio entre “Altos” (Inmovilización de fondos) y “Bajos”
(Interrumpir el proceso de transformación) stocks
Cuándo: determinar el momento de efectuar la compra
=> determinar el “Punto de Pedido”
Cuánto: cantidad a comprar o “tamaño del lote” según los
distintos modelos de reposición cuantitativos
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Cuándo => Punto de Pedido
Depende de diversos factores:
9 Tiempo de Abastecimiento (lead time): período que transcurre
entre la emisión de la orden de compra y la recepción de los insumos.
9 Consumo: ritmo de consumo en función del programa de
producción
9 Stock de Seguridad: es el nivel mínimo de stock, imprescindible
para no correr el riesgo de interrumpir el proceso de transformación
por falta de insumos, que dependerá de:
• Variabilidad del Tiempo de abastecimiento (lead time)
• Variabilidad del consumo (demanda)
• Criticidad del material (cuán problemático es la su falta)
• Tamaño del lote: a mayor dimensión del lote, menor frecuencia
de pedidos
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Cuándo => Punto de Pedido
Unidades
de stock
Punto de
Pedido
Stock de
Seguridad
Lead Time
Unidades
de stock
Tiempo Total
de Consumo
Tiempo
Tiempo
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Cuánto => Tamaño del lote
Costo
Costo Total
Esperado en el
período T
Costo Total
Esperado
Costo
administrativo de
emisión de la
orden de compra
Costo total de
mantenimiento
de stock
Q
Unidades
de stock
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Cuánto => Tamaño del lote
Modelos de Reposición Cuantitativos:
9 Modelo Simple: se determina cantidad a comprar, cantidad de
veces en el año, momento de compra
9 Modelo Simple con Stock de Seguridad
9 Modelo Simple con Costo de Agotamiento: se estima el costo
asociado a la demora causada por el faltante del insumo
9 Modelo con Precios de adquisición o Producción variable
según el tamaño del lote (bonificaciones por volumen de compra)
9 Modelos Estáticos de Demanda Aleatoria
9 Modelos con Restricciones Especiales (por disponibilidad del
almacén, tiempo de conservación del insumo perecedero, etc.
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Presupuesto de Compras
P. Económico
Balance Inicial
P Financiero
Balance Proyectado
Ventas
Ds. x Ventas
Cobranzas
Ds. x Ventas
P. de Ventas
Mano de Obra
P de Producción
Materia Prima
P de Compras
Gs. De Fabricación
Amortizaciones
Compras de M P
Stock Inicial
Sueldos y Salarios
Stock Final
Gs. De Fabricación
Deudas Comerciales
Deudas Comerciales
Rem y Cs. Ss a pagar
Rem y Cs. Ss a pagar
P. Gs. Administrativos
Gs. Administrativos
Deudas
Gs. Administrativos
Deuda
P. Gs. Comerciales
Gs. Comerciales
Deuda Comercial
Gs. Comerciales
Deuda Comercial
Sistema Impositivo
Impuestos sobre ventas
Deuda Fiscal
Impuestos sobre ventas
Deuda Fiscal
P.Neto y Ds. Largo Plazo
Aumento de Capital y
Deudas de L Plazo
P.Neto y Ds. Largo Plazo
P. de Inversiones
¿Financiación?
Aumento de Amort. y
Activos Fijos
Activo Fijo
Saldo de Ingresos y
Egresos
Resultado Operativo
Caja Inicial
Intereses
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Activo Fijo
¿Fondos?
Colocaciones
Deuda
Deuda
Intereses
Caja Final
Presupuesto de Compras
Factores a considerar en el Presupuesto de Compras:
• Necesidades periódicas de Producción
• Capacidad de almacenamiento de los depósitos
• Capacidad financiera: ¿es posible cumplir con los pagos?
• Tiempo de abastecimiento o “lead time”, y tiempo entre su
recepción y entrega a producción
• Desperdicios por almacenaje y transporte
• Nivel de stock de seguridad
• Tamaño del lote a comprar
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Presupuesto de Compras
a
Presupuesto de Producción
Unidades a producir (q)
Presupuesto de Compras de MP
b
Cada unidad requiere 5 kg. de MP (kg/q)
(Incluye desperdicio de producción)
c=axb
Consumo de Producción (kg)
menos
d
Inventario Inicial (sin stock de seguridad)
más
e
Stock de Seguridad
f=c-d+e
Cantidad a comprar (kg)
g = d + f - c - e Inventario Final (sin stock de seguridad)
h
i=fxh
Monto de Compras
Precio por kg ($/kg)
Valor ($)
Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4
1.500
1.700
2.000
1.800
5
5
5
5
7.500
8.500
10.000
9.000
5.000
0
0
0
4.000
6.500
0
4.000
12.500
0
4.000
14.000
0
4.000
13.000
0
10
10
10
10
65.000 125.000 140.000 130.000
Presupuesto Económico y
Financiero (según plazos de pago)
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Control de Compras
Análisis de Variaciones o Desvíos
Presupuesto
Monto de Compras
q
p
$
6.500
5
32.500
Real
Monto de Compras
$
q
p
33.000
6.000
5,5
500
-500
0,5
31.500
7.000
4,5
-1.000
500
-0,5
35.750
6.500
5,5
3.250
0
0,5
Variaciones Total
Variaciones por Cantidad
Variaciones por Precio
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Control de Compras
Análisis de Variaciones o Desvíos
cantidad material desperdiciado
Índice de Desperdicios =
cantidad material comprado
Real vs. Estándar (promedio)
Índice de Costo funcional de Compras
Gastos Administrativos de
Compras
(Eficiencia administrativa)
Monto Total de Compras
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
=
Inventarios
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Inventarios
Materia Prima
Productos
Semielaborados
Productos
Terminados
Input
Operaciones
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Inversión
“Altos” => Costo
(Mantenimiento)
Capital de Trabajo
Recursos
Inmovilizados
Output
Problema Básico
“Bajos” => Costo
(Paro)
Gerente General
Gte. Comercial
Visión
Funcional
Gte. Producción
Gte. RRHH
Gte. Sist. de
Información
Producción
Comercial
“El cliente no debe
esperar”
Gte. Adm. y
Finanzas
Cumplir con Comercial
Alto volumen para bajar costos
Tiende a:
aumentar stocks
Visión de
Proceso Alta
Dirección
Finanzas
Stock = Inmovilización de capital
=> alternativas de inversión
Tiende a: disminuir stocks
Tiende a: aumentar stocks
Input
Operaciones
Problema
Básico
Output
Equilibrio: Inversión mínima en stocks, con el mínimo costo de mantenimiento y
distribución, y el máximo de servicio a los clientes: interno y externo
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Inventarios
Función:
- Independizar las operaciones de:
Input
Operaciones
¾ Ventas y Producción
¾ Producción y Compras
Tipos:
- de Seguridad: por fluctuaciones impredecibles de la demanda
- de Movimiento: en función del proceso y lay out de la planta
- de Anticipación: largo plazo, por estacionalidad
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Output
Centralización y Descentralización de la Función
Ventajas de la Centralización
Ventajas de la Descentralización
• Mayor poder de negociación
proveedores, menor costo
hacia
• Corporaciones: proveedores grandes y
complejos, globales
• Menor costo de estructura: mejora de
productividad
• Estandarización de insumos de
común en los negocios, menor costo
• Gestión de stocks más eficiente
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
uso
Rel. Labolares
Capacitación
Gte. Recursos
Humanos
Administración
Sist. de Inf.
Controller
Gte. Adm. y
Finanzas
Contabilidad
Recursos
Gte. Grandes
Empresas
Soporte Técnico
Recursos
Soporte Técnico
Gte. Pymes
Compras
Recursos
Soporte Técnico
Comprasl
Gte. Hogares
Pagos
Proveedores
Gte. de
Aprovisiona
Mesa
Sist. de Inf.
Controller
Gte. Adm. y
Finanzas
Contabilidad
Recursos
Soporte Técnico
Gte. Grandes
Empresas
Comercial
Recursos
Soporte Técnico
Gte. Pymes
Comercial
Recursos
Soporte Técnico
Comercial
Gte. Hogares
Gerente General
Coompras
Gerente General
• Mayor autonomía y flexibilidad para los
negocios / divisiones / gerencias
• Insumos únicos o perecederos
• Compras de poca relevancia
Planificación: Evolución
Planificación del Requerimiento de Materiales
MRP
• Materiales
• Mano de Obra
• Otros insumos
Gestión soportada
por sistemas de
información
MRP II
MRP (Requerimiento) más
• Disponibilidad de recursos
• información de Finanzas
• información Comercial
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti
Modelo Just In Time (JIT)
Input
Operaciones
Output
Objetivo: disminuir al mínimo posible
las inversiones de capital inmovilizado
en stocks y los costos asociados
Consiste en: producir y entregar los
productos terminados “justo a tiempo”
para
venderlos,
producir
los
productos semielaborados ”justo a
tiempo” para armar el producto
terminado, y comprar los insumos
“justo a tiempo” para transformarlos
en productos semielaborados.
Input
Operaciones
Output
“Pull, no Push”
• Incorporar al proveedor: compartir
información, coordinación
• Canales: idem
Administración I
Tema: Aprovisionamiento
Lic. Eduardo Escuti