procedimiento para la gestion de compra de insumos y equipos

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE COMPRA
DE INSUMOS Y EQUIPOS PARA INVESTIGACION
Corresponde al requisito 5.1 de Habilitación
Fecha aprobación: 09/05/2012
Página : 1 de 3
Versión: 01
Elaboración:
Luis López S. Coordinador Investigaciones
Revisión:
Adriana Arango C. Subdirectora Docencia e
Investigación
Aprobación:
Adriana Arango C. Subdirectora Docencia
e Investigación
1. OBJETIVO O RESULTADO ESPERADO
Establecer los mecanismos necesarios para la consecución de los insumos y equipos necesarios para la
investigación.
2. ALCANCE
Aplica para todas las áreas de la Subdirección de Docencia e investigación, que requieran solicitar insumos
o equipos para el desarrollo de gestión habitual.
3. LÍMITES
Inicia desde la solicitud de un insumo o equipo por parte del o los investigadores, pasando por el análisis
respectivo, donde se tenga en cuenta si lo solicitado fue incluido en el protocolo, y aprobado en el presupuesto
final, y finaliza con el envío la Coordinación de Compras.
4. RESPONSABLES POR LA CAPACITACIÓN Y EL CUMPLIMIENTO
Coordinador Investigaciones.
Subdirección de Docencia e investigación
5. RESPONSABLES POR LA EJECUCIÓN
Asistente de Docencia e Investigación.
Coordinador de Compras
6. DEFINICIONES
Insumos o equipos para investigación: Son todos aquellos insumos o equipos que requiere una
investigación para que pueda desarrollarse. Los cuales deberán estar claramente sustentados en el protocolo
de investigación, en su presupuesto y a cargo de que institución están asignados.
7. ACTIVIDADES
NO. Y NOMBRE
DE LA
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1. Solicitar
insumo o
equipo para
investigación
Cuando el insumo o equipo sea requerido para las
investigaciones de ensayo clínico, el coordinador de la
investigación, solicitara mediante oficio a la
coordinación de compras, se adelante el proceso
RESPONSABLE
Investigador
REGISTRO
Solicitud de
insumo o
equipo
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respectivo de adquisición.
Cuando se trate de insumos o equipos requeridos por
los Proyectos de Desarrollo Interno, la solicitud se
tramita a través del Coordinador del Servicio o sede
en la cual funciona el proyecto, este a su vez,
solicitara autorización para ejecución del presupuesto
a la Subdirección de Docencia e investigación, una
vez asignado el presupuesto se remite a la
Coordinación de Compras para el trámite de
adquisición.
2. Realizar
Seguimiento a
oportunidad de
entrega de
insumos y
equipos
Colabora activamente con el área de compras para
garantizar la calidad del insumo o equipo por adquirir y
velar por la oportunidad en la entrega del mismo.
3. Envío de los
insumos
sobrantes y de
los equipos al
área definida al
finalizar la
investigación
Una vez finalice la investigación tipo ensayo clínico y
antes de dar el paz y salvo respectivo, los
investigadores deberán entregar al área de
investigación o trasladar al área definida previamente,
los insumos y equipos que participaron en dicha
investigación.
8.
Asistente
Docencia e
Investigación
Coordinador
Subdirector
Investigador
Investigador
Coordinación
de
Investigación
Cotización
Factura y
documento
de entrega
Informe de
entrega de
equipos e
insumos
Paz y salvo
ASPECTOS GENERALES
Para la adquisición de insumos y equipos que requiera una investigación se debe tener en cuenta:
Que el insumo o equipo esté incluido en el protocolo de investigación y aprobado en el presupuesto
respectivo, además debe quedar claramente expresado en el protocolo, que destino tienen estos
equipos al finalizar la investigación.
Con el Visto Bueno se articula al procedimiento para la provisión de bienes y servicios PRF-01.
La compra de insumos y equipos van con cargo al rubro o articulo presupuestal definido para ello,
en toda clase de investigaciones realizadas en la IPS UNIVERISTARIA.
9.
MÉTODOS DE CAPACITACIÓN PARA LAS PERSONAS QUE EJECUTAN ESTE PROCEDIMIENTO
En la inducción que se realice a los investigadores por parte del área de investigación se dará a conocer
este procedimiento.
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10. MÉTODO PARA EVALUAR LA ADHERENCIA A ESTE PROCEDIMIENTO
Periódicamente, la asistente de Docencia e investigación, revisará las solicitudes de compra realizadas por
los investigadores y analizará las posibles desviaciones al procedimiento.
11. METODO DE RETROALIMENTACIÓN
Cualquier sugerencia u observación sobre el procedimiento deberá realizarse ante el Coordinador de
Investigaciones o la Coordinadora de Compras, quienes evaluarán la pertinencia de los cambios
propuestos.
12. FRECUENCIA DE REVISION DEL PROCEDIMIENTO
Se realizará la revisión anual del procedimiento con el objeto de mantenerlo actualizada respecto a la
necesidad institucional y a los avances técnico-científicos susceptibles de ser incorporados.
13. BIBLIOGRAFÍA



Colombia. Ministerio de la Protección Social. Resolución 2378 de 2008, por la cual se adoptan la
buenas prácticas clínicas para las instituciones que conducen investigación con medicamentos en
seres humanos. Bogotá: El Ministerio; 2008.
Procedimiento para la provisión de bienes y servicios PRF-01.
Procedimiento para la gestión en investigación.
14. NOTA DE CAMBIO
FECHA Y
VERSIÓN
V01
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO REALIZADO
No aplica
15. ANEXOS
NA
NOMBRE Y CARGO
DEL RESPONSABLE
DEL CAMBIO