OFICIO 220-002376 DEL 20 DE ENERO DE 2016 Ref: DEBIDA

OFICIO 220-002376 DEL 20 DE ENERO DE 2016
Ref: DEBIDA DILIGENCIA EN LA PREVENCION DEL RIESGO LA / FT.
Radicación 2015-01-509571 14/12/2015.
Me refiero a su escrito radicado con el número citado, mediante el cual, solicita a
este Despacho la colaboración, para aclarar cuál sería el procedimiento o el
método más efectivo para la debida diligencia en el conocimiento de las
contrapartes dentro de la política de prevención del lavado de activos y
financiación del terrorismo LA/FT, en los términos de la Circular Externa 100-0005
de 2014, incorporada ahora en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica No 100000005 del 4 de septiembre de 2015.
Lo anterior, considerando que al momento de solicitar el listado de accionistas a
las contrapartes, han dado como respuesta que el mismo es confidencial, por lo
cual pregunta:
“1 Que debemos hacer como entidad para contar con una debida diligencia de
nuestras contrapartes.
“2 De acuerdo a la norma estaríamos incumpliendo por no contar con el listado de
accionistas de nuestras contrapartes sin importar el tipo empresa S.A. S.A.S.,
LTDA., entre otras?
“3. Como Podemos evitar el riesgo o mitigarlo en este caso?
“4. Que herramientas nos ofrece la Superintendencia para tener una debida
diligencia de nuestra contrapartes?
“5. Es obligatorio conocer los accionistas de las contrapartes?
“Adicionalmente solicito aclaración hasta qué punto se debe conocer el
Beneficiario Final como lo señala la norma y las 40 recomendaciones del GAFI.”
Antes que una respuesta puntual, es necesario advertir que de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 28 del nuevo C.P.C.A los conceptos que la Entidad emite
en esta instancia expresan una opinión general y abstracta sobre las materias de
su competencia, lo que explica que las mismas no tengan carácter vinculante ni
comprometen su responsabilidad.
Sobre esa base, hay que remitirse a los principios generales que le sirven de
fundamento a la circular antes mencionada y poner de relieve sus directrices.
Como es sabido el lavado de activos y financiación del terrorismo son fenómenos
delictivos, que por su naturaleza y propósitos financieros criminales buscan nichos
de negocios en donde pueden sembrar tales intereses y finalidades, de tal suerte
que las empresas del sector real de la economía, no escapan ni son ajenas a que
pueda ser a ser permeada su actividad por esta criminalidad, por lo cual se
requiere de los destinatarios de las políticas de prevención del lavado de activos y
financiación del terrorismo LA/FT, una participación activa, comprometida,
mancomunada, coherente y dinámica en pro del orden publico económico y así
evitar traumatismo financieros, jurídicos al interior de la sociedad por las posibles
sanciones a que se encuentran supeditadas por infringir o incurrir en esos tipos
penales a los que se ha hecho mención.
Por lo tanto, se hace imperioso para los administradores, socios, accionistas y
empleados del ente societario, asumir un compromiso serio, leal, responsable,
transparente, coherente, cuidadoso, con sentido de pertenencia, en pro de la
gestión y desarrollo del objeto social, y por tal razón es innegable el papel
fundamental que sobre este ejercicio ocupa la debida diligencia en el manejo
integral de la sociedad, lo que significa hacer propio y acoger en cada instancia de
poder y de gestión de la sociedad aquel “principio – deber”, lo que redundará en
una firme política de: “reducir la posibilidad firme de llegar a ser considerado
culpable por negligencia y de incurrir en las responsabilidades administrativas,
civiles o penales”, lo anterior de conformidad con previsto para la debida diligencia
en el literal A del numeral 2 del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.
Bajo esos pilares comportamentales, el auto control de la gestión de la prevención
del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT, se erige como
vital, preponderante en la conducta que han de asumir todos los involucrados,
para que a través de una firme voluntad, convicción y propósito, implementen todo
un sistema de autocontrol para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente
y eficaz los riesgos a los que está expuesta la empresa, en sus negocios y
desarrollo de su objeto social, con el fin de blindar su operación mediante un
proceso continuo, sistemático con el cual se verifique la eficiencia y la eficacia de
una política tendiente a la prevención y control y seguimiento continuo de la
misma, para detectar operaciones intentadas, operaciones inusuales u
operaciones sospechosas, de personas naturales y jurídicas, con herramientas
tales como: señales de alerta, indicadores de operaciones, programas para la
administración del riesgo empresarial, hojas electrónicas y demás elementos de
juicio conforme a los estándares internacionales y nacionales definidos para
conjurar cualquier asomo o conducta que vaya en contra o contribuya con el
lavado de activos y financiación del terrorismo y en defensa de los intereses de la
sociedad, frente al crimen organizado e interesados en este tipo fines criminales y
así poder adoptar decisiones económicas, jurídicas y financieras suficientemente
informadas, que redundará en seguridad de la operación del ente societario.
Es así, que el esquema de autocontrol, en desarrollo del pilar fundamental de la
debida diligencia propuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica,
basado en estándares nacionales e internacionales apunta y busca minimizar la
posibilidad que a través de las distintas actividades de la empresa se introduzcan
recursos provenientes del lavado de activos o se financie el terrorismo y como tal
deberán implementar como mínimo las medidas y procedimientos que ayudaran al
cumplimiento de ese objetivo previstas en los numerales 1, 2 literales A, B, C, y 3
literales, A, B, C, D, E F, G, y H. de la circular citada.
Dentro de la medidas diseñadas para prevenir el riesgo de LA/FT, tendientes a
establecer el procedimiento de la debida diligencia hacia el conocimiento de
clientes o contrapartes se establecen unos mínimos mecanismo que deberá
explorar e implementar la sociedad, para verificar cual se ajusta a su sistema
operativo negocial, a la luz de las formas diseñadas previstas en la circular, para el
conocimiento de clientes o contrapartes y de proveedores, y demás medidas que
integradas en su conjunto apuntan necesariamente a minimizar, mitigar y reducir
el riesgo al que se ha hecho mención, con aquellas políticas diseñadas y
aprobadas por la administración o por el máximo órgano social en razón de las
características propias del negocio, la forma de comercialización de sus bienes o
de los servicios que presta. (Puntos i, ii, iii, iv, v, vi del literal b del Literal C, del
Capítulo X de la Circular Básica Jurídica Nro. 100-000005 del 4 de septiembre de
2015).
En efecto, las directrices que imparte la circular, no pretenden que se vulneren los
mandatos que protegen la reserva de los libros y papeles del comerciante a la
luz de lo dispuesto en el artículo 61 y s.s. del Código de Comercio; pues no le es
dado a los administradores en ejercicio de la debida diligencia, pedir o solicitar
más de lo que la ley le permite en materia de exhibición y revelación de la
información proveniente de los libros y papeles del comerciante por expresa
prohibición legal.
En suma, será responsabilidad de los administradores y del máximo órgano social,
acoger estas herramientas o estándares nacionales e internacionales(GAFI)1, que
buscan minimizar el riesgo y prevención del lavado de activos y financiación del
terrorismo LA/FT, tendiente precisamente a conocer y detectar operaciones
intentadas, operaciones inusuales u operaciones sospechosas, tanto de personas
naturales como jurídicas a través del conjunto de medidas diseñas para tal efecto,
y/o empleando el tipo de diligencia que más se acomode a la operación de la
sociedad, (Debida diligencia o debida diligencia avanzada), explicadas
ampliamente en la mencionada Circular Básica Jurídica, lo que no se reduce
exclusamente al libro de accionistas, permitiéndole dentro del proceso integrado
de medidas
1Las Recomendaciones del GAFI constituyen un esquema de medidas completo y consistente que
los países deben implementar para combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo,
así como también el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
idóneas identificar el beneficiario final de las operaciones, y su relación directa con
esas conductas delictivas a las que se ha hecho mención.
De hecho, las medidas como el esquema de autocontrol propuesto en desarrollo
de la debida diligencia a cargo de las sociedades, se hallan ampliamente
relacionadas en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, cuyo texto puede
consultar en la P. Web, donde también se ecuentra el “ABC de la Circular 10000005 de 2014” que responde las preguntas más frecuentes sobre al particular.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances descritos
en el artículo 28 del C.P.A.C.A.