¿COMO NACE LA DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y

¿COMO NACE LA DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL?
La necesidad de prestar un servicio de consulta de Documentación y Bibliografía, dio inicio a esta
labor en 1967, labor que ha tenido su recorrido un poco lento pero que siempre ha manteniendo
su espíritu inicial el “servicio”. En 1970 este servicio quedo adscrito a la Rectoría Asistente.
En 1975 se da un paso importante fijando una política Institucional mediante la Resolución 278 del
10 de Septiembre, se “autorizó la planeación, organización y puesta en marcha de los programas
de clasificación, manejo y microfilmación de todos los documentos de la Universidad a través del
Centro de Documentación y Bibliografía”. Política tan importante que con las actualizaciones
pertinentes sigue vigente.
El desarrollo de la Universidad lleva consigo la necesidad de conservar apropiadamente la
documentación como reflejo de su historia y como soporte fiscal y legal de sus actuaciones. Por
esta razón en 1976 mediante acuerdo 033 del Consejo Directivo, se organizó una Sección del
Centro de Documentación y Bibliografía y se determinó la necesidad de crear una Oficina para el
cumplimiento de estas funciones. Nace la Sección de Administración de Documentos.
Los cambios en la estructura orgánica de la Universidad presentados en 1982, hacen que
Administración de Documentos quede como Sección de la División de Servicios Generales.
En 1994 mediante el Acuerdo 057 del 7 de septiembre el Consejo Superior, la Sección de
Administración de Documentos, pasa a ser función de la División de Servicios de Información, la
que entre sus funciones tenia “dirigir y Controlar la administración de documentos de la
Universidad, prestando un servicio ágil y oportuno en las comunicaciones internas y externas
conservando y custodiando el patrimonio documental de la Universidad, soporte a la labor
académica y administrativa.”
El Archivo General de la Nación ya ha posesionado políticas y directrices y las universidades somos
patrimonio documental importante para la historia y para la ciencia. Por esta razón se regula y se
crean Comités Asesores a nivel Nacional y Departamental, se difunde la reglamentación que se
debe cumplir y se da curso a los auto diagnostico para medir fortalezas y visualizar debilidades. La
Universidad no es ajena a este nuevo rol documental y 15 de Noviembre de 2005 mediante el
acuerdo 060 del Consejo Superior se reformo la estructura organizacional. Se crea la Dirección de
Certificación y Gestión Documental adscrita La Secretaría General. La nueva estructura y el
cumplimento de la Ley hace que mediante Acuerdo 037 de Junio 19 de 2007 se constituya el
Comité de Archivo de la Universidad Industrial de Santander.
El sistema de Gestión Integrado de Calidad es impulsor para el cumplimiento de las funciones y
metas de este proceso lo que permite una sensibilización al interior de la Universidad de la
importancia del adecuado manejo documental. Mediante Resolución 2242 de diciembre 6 de 2010
se aprueban las Tablas de Retención Documental que seguirán en continuo mejoramiento,
atendiendo siempre el cumplimiento de lo establecido legalmente, siendo un soporte para las
Unidades Académico Administrativas en sus requerimientos y necesidades. El servicio es nuestra
tarea principal.
Mapa de Procesos de Gestión Documental
MAPA DE PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Subprocesos
GESTION DE PRODUCCION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS
Procedimiento Control de
documentos especiales
GESTION DE CORRESPONDENCIA
GESTION ARCHIVISTICA
Procedimiento
Correspondencia recibida
Procedimiento Transferencia
de Archivo
Procedimiento
correspondencia despachada
Procedimiento de
microfilmacion
Procedimiento Control de
Documentos
Procedimiento control de
Registros
Fuente. Dirección de Certificación y Gestión Documental
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN
La Dirección de Certificación y Gestión Documental es una unidad administrativa adscrita a
la Secretaría General.1
La Dirección de Certificación y Gestión Documental, cuenta con los siguientes
subprocesos:
1
Consejo Superior, Acuerdo No 060 Noviembre 15 de 2005
https://www.uis.edu.co/intranet
Subproceso de Gestión de Producción y Control de Documentos, cuyo objetivo es
gestionar la estandarización de los documentos de la Universidad Industrial de Santander y
el control de los documentos establecidos en los procesos de la institución conforme a la
normatividad vigente aplicable.
Subproceso de Gestión de Correspondencia, cuyo objetivo es garantizar que los
documentos recibidos y emitidos por la Universidad Industrial de Santander, lleguen
oportunamente a su destino.
Subproceso de Gestión de Archivística, cuyo objetivo es organizar, disponer y conservar
los documentos de forma que se garantice el acceso y la integridad física de los mismos de
acuerdo a los lineamientos aplicables de la Ley General de Archivo.
COMITÉ DE ARCHIVO
El Comité de Archivo de la Universidad Industrial de Santander, es un grupo asesor de la
alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la Institución.
El Comité de Archivo estará integrado por:
El Secretario General, quien lo presidirá.
El Asesor Jurídico.
El Director de Planeación.
El Director de Certificación y Gestión documental, quien actuará como Secretario
del Comité.
El Responsable de la Unidad Académica o Administrativa productora de los
documentos que se evaluarán.
El Comité de Archivo tendrá como Invitados los siguientes funcionarios:
El Jefe de la División de Servicios de Información.
El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión.
A las sesiones del Comité de Archivo podrán asistir como invitados, con voz pero sin
voto, aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio
necesarios en dichas sesiones, como técnicos, historiadores o usuarios externos, entre
otros.
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
Introducción
El Proceso de Gestión Documental garantiza el eficiente manejo de todos los documentos
y archivos de la Universidad Industrial de Santander, así como el control de documentos y
registros del Sistema de Gestión de Calidad.
Conceptos Históricos
Archivo
Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo total
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Ciclo vital del documento
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción,
hasta su disposición final.
Archivo de gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo central
Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objetos de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo histórico
Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de conservación
permanente
Documento de apoyo
Documento generado por las UAA o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte
de sus series documentales pero son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documentación de archivo
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones.
Organización Documental
Proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución.
Documento externo
Documento generado por entidades externas a la Universidad, pero que es requerido en
los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos, resoluciones externas,
entre otros.
Conservación total
Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición.
Ciclo vital de los documentos
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
en la Oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal (Archivo central), hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo histórico).
Formato Único de Inventario Documental
Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo
(archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de
asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
Folio
Hoja
Foliación
Acto de enumerar los folios sólo por su cara recta
Norma Archivística
Ley 594 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades
de certificación y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 07 (29 de junio de 1994)
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 060 (30 de octubre de 2001)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 039 (31 de octubre de 2002)
Por el cual se regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000
Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en l as entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
Tabla de Retención Documental
La TRD es un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos y se determina su disposición final.
La TRD se presenta con base en la estructura orgánico – funcional de la Universidad
Industrial de Santander. La asignación de las series o subseries documentales se deriva de
dos consideraciones básicas:
La conformación de la serie o subserie documental obedece al desarrollo y
ejecución de unas funciones asignadas mediante acto administrativo (Decreto,
Resolución, u otra); a las Unidades Académicas y Administrativas.
La dependencia a la cual se le asignan las series documentales, generalmente debe
conservar el original.
¿Porque es importante aplicar la Tablas de Retención Documental?
 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción documental
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ellas estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Criterios

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y al
fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,
consulta y control.

Los documentos no deben perforarse para su archivo.

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información
general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el
caso.
Identificación de Carpetas
Deben estar identificadas, marcadas y rotuladas de la siguiente forma:
NOMBRE U.A.A.
RECTORIA
CODIGO U.A.A.
1110
NOMBRE SERIE
CODIGO SERIE
INFORMES
NOBRE SUBSERIE
101
CODIGO SUBSERIE
INFORME DE
GESTIÓN RECTORIAL
CARPETA No.
1
No. DE FOLIOS
20
101 - 11
FECHAS EXTREMAS
DE
A
D
M
A
D
M
A
12
07
2010
03
10
2010
Este formato se encuentra en el Mapa de Procesos, Proceso de Gestión Documental,
Subproceso Gestión Archivística, Anexo GGD.03 Identificación de Carpetas, el cual es un
anexo de la Guía para la Organización de Archivos GGD03
Foliación
 La documentación debe estar previamente ordenada y depurada

Se deben foliar todos los documentos
 Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B
 Se debe numerar de manera consecutiva
 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha
 Los anexos impresos que se encuentren se numerarán como un solo folio
 En cada expediente se debe conservar un máximo de 200 folios.
Organización de Carpetas
 La organización se hará de tal manera que la fecha más antigua será el primer
documento de la carpeta y la fecha más reciente estará al final de la misma, de la
siguiente manera: de enero a diciembre, de 1° a 30 y del año más antiguo al año
actual.
 Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.
 En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las circulares No. 004
de 2003 y No. 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública
y el Archivo General de la Nación
 Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta la Resolución
No 01995 del 8 de Julio de 1999 del Ministerio de Salud.
Noviembre 18
6
Octubre 25
Agosto 22
Junio 02
Febrero 14
Enero 22
5
4
3
2
1
Transferencias Primarias
Definición
Son los traslados de documentos del archivo de gestión al archivo central, sin alteración de
sus propiedades, para su conservación.
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado
en la Tabla de Retención Documental.
Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados,
respetando la secuencia de su producción y previamente depurados.
Las cajas que requiera la UAA para realizar la transferencia, se solicita a la DCGD.
Para las transferencias primarias la documentación deberá tener una preparación
física, siguiendo los siguientes pasos:







Limpieza de la documentación
Eliminación de material metálico
Identificación del material afectado por bio-deterioro
Revisión y Foliación
Unidades de conservación y re-almacenamiento
Amarre
Embalaje