Medios tecnológicos para digitalización

Ref. 1-2015-3783 - 2813/2015/SGC - 420
Asunto: Medios tecnológicos para digitalización
:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 1-2015-3783
mediante la cual solicita información sobre los medios tecnológicos para digitalización. Al respecto nos
permitimos señalar lo siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se resuelven de
manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en el ejercicio de las
atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del Estado Colombiano expresamente
señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de
manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate
y emite su concepto, ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
!
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la
Nación viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías
y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional
como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento
Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
!
El Decreto 1080 del 26 de Mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, en el
cual se unifica toda la normativa expedida en el sector cultura, desarrolla temas de la gestión
documental propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión
documental, la gestión de documentos electrónicos de archivo, los requisitos para su
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación,
características fundamentales de los documentos electrónicos de archivo.
!
La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación ! AGN, refiere las
recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de
gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se
originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de
las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la
Entidad.
!
La Circular Externa No. 005 de 2012 emitida por el AGN, establece las recomendaciones para
llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papel.
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Es importante señalar que la técnica de digitalización adoptada por las entidades, deberá atender los
lineamientos señalados en la Ley 594 de 2000 ! Ley General de Archivos, especialmente lo dispuesto en
los artículos 3, 19, 46, 47 48 y 49, la Ley 527 de 1999 que en los artículos 5 al 13 dispone el marco
jurídico que deben cumplir los sistemas de información, para que la información allí contenida, produzca
efectos jurídicos, el Decreto 1080 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, el Protocolo
para la Digitalización de Documentos con Fines Probatorios, la Guía No. 5: Cero Papel en la
Administración Pública ! Digitalización Certificada, la GTC-ISO-TR 15801 Guía Técnica Colombiana.
Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad, entre
otras. En consecuencia, la aplicación de la digitalización en el contexto archivístico, deberá obedecer a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental para cada serie, así como las directrices institucionales
de su uso con fines de trámite y consulta.
Tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de tecnologías de información y
las comunicaciones (TIC) por parte de la administración, implica generar y procesar documentos
electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y controles formales; por lo cual en primera
instancia se recomienda a las áreas de archivo y correspondencia en las entidades públicas, que es un
deber articularse con otras áreas de la entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información,
con el propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la
entidad a ser más eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando
los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales
propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos,
entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de
los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos
que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y
automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión
documental, para garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país.
Acorde con su solicitud !"#$ %&'()*'$ +)$ )*(,-),&$ .-$ +'(./)-0'*$ 1)2)/%#'3$ )-$ )#$ (,*'$ +)$ #'*$
contratos de adquisición de medicamentos, bienes inmuebles, resoluciones) me es válido como
elemento probatorio ante la ley colombiana? de igual manera es válido realizar el proceso de
escanear para cualquier documento? procedemos a responder lo siguiente:
Todo proceso de digitalización, independientemente de la fase de archivo en la que se realice debe estar
enmarcado dentro del Programa de Gestión Documental y debe partir de la elaboración de un proyecto,
debidamente documentado, en el que se establezcan claramente los objetivos, alcance, beneficios,
parámetros técnicos, costos, cronogramas y demás aspectos administrativos, técnicos y de control que
garanticen un resultado acorde a lo esperado. Este documento debe ser elaborado por un equipo de
trabajo en el que participen profesionales del área de tecnología, de archivos, abogados y de las oficinas
de donde proceden los documentos. Lo anterior está fundamentado en lo previsto por la norma NTC
"#$"%&'()*+,)(+*-%.*%(/01*/*2,3+(42%03)3%.(5(,31(63+(42%.*%.7+8/*2,7-9:
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Comité de Reprografía en el año 2011 y que ,(*2*%+7/7%7AI*,(G7%>8*J%&13%(/35*2%.*1%.7+8/*2,7%+70(3.7%
llevase consigo la autenticidad y fuerza probatoria del original, para así contar cuando se requiera, con
una copia que represente los atributos del documento @K-(+7:9L%17%32,*)(7)%(/01(+3%>8* dicho documento no
tiene carácter jurídico y por ende obligatorio, sino que es una mirada técnica a cómo realizar el
procedimiento de digitalización, atendiendo los requisitos previstos en las normas jurídicas colombianas.
De otra parte, el Protocolo de Digitalización con Fines Probatorios, plantea en todos sus componentes el
respeto a los procesos asociados al Programa de Gestión Documental, que es obligatorio para todas las
entidades del estado y demás organizaciones que se tengan que acoger a la Ley 594 de 2000; entre ellos
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❨❨❨❩❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ③ ❴①④❦❭⑤❬❪❴⑥① ❬② ❪❴⑦⑧❬⑧❬①❦ ③ ⑨❴⑨⑩F⑤❬ ⑧F ❶F⑩❴❪❴❦①F⑨❷ ❸⑦F❹❬⑨ ❺ ❭F❪②❬⑤❦⑨
❻❼❽❾❿➀➁ ❪❦①⑩❬❪⑩❦➂❬❭❪❫❴❵❦♣F①F❭❬②❩♣❦❵❩❪❦ ➃ ➄❭❩ ➅ ➆❦❩ ➅➃➇➈ ➉F②➊ ➋➌➍ ➌➍➍➍ ➃ ➎❬➏➊ ➋➋➐ ➌➑➈➇ ➃ ➒❦♣❦⑩➓ ➔❩➄❩❷ ➄❦②❦⑤→❴❬❩
➣➊ ➅
↔➔↕➃➎➃➑➈
➎F❪❫❬➊ ➌➑➈➋➃➈➌➃➈➈
la actividad de foliación, que permite identificar claramente cada hoja de la documentación que pertenece
a cada expediente, por lo que lo ideal sería que se mantuviera dicha organización, una vez se digitalice el
expediente, y esto se logra mediante una digitalización mediante la producción de ficheros simples que
corresponden cada uno a la imagen de una cara de cada folio o mediante la elaboración de un fichero
tipo multipágina donde queda claro donde comienza y donde termina cada folio y cuantos folios
+7/072*2%*1%*M0*.(*2,*:%N(,83+(42%>8*%-*)O%.(@K+(1%)*@1*I3)%*2%&823%P2(+3%(/35*2%>8*%+72,*253%13%,7,31(.3.%
de los folios que conforman el *M0*.(*2,*9F sin olvidar que las Tablas de Retención Documental solo
listan series y subseries documentales, con sus respectivas disposiciones finales, determinadas por la
valoración documental.
Que medios o elementos tecnológicos en el campo informático están legalmente aprobados por el
AGN para realizar digitalización de documentos?
En el marco del principio de neutralidad tecnológica, el AGN no sugiere ni avala aplicativos o sistemas en
particular, toda vez que más allá de suministrar información sobre los mismos, su competencia se centra
en la emisión de políticas y directrices orientadas al cumplimiento de estándares y requisitos que deben
reunir estos aplicativos, las cuáles han sido descritas anteriormente.
Agradecemos su interés por el tema, y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas para
archivos http://www.archivogeneral.gov.co, igualmente a participar activamente en los eventos de
formación y capacitación que el Archivo General de la Nación desarrolla a través del Sistema Nacional de
Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las
entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada administración de
la gestión documental.
Cordialmente,
JORGE EDUARDO ALZATE CORTES
Coordinador del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital.
Anexos: N.A
Proyectó: Carolina Muñoz Ramírez ! Profesional del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Revisó:
Jorge Eduardo Álzate Cortés ! Coordinador del Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital
Archivado en: Grupo de Documento Electrónico y Preservación Digital
JORGE EDUARDO ALZATE CORTES
Profesional Universitario
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