Normas de préstamo de piezas para exposiciones temporales

INSTITUTO DE LA
CINEMATOGRAFÍA Y DE LAS
ARTES AUDIOVISUALES
Normas de préstamo de piezas para exposiciones temporales
Consideraciones generales
Una de las funciones de la Filmoteca Española es la colaboración en la celebración de exposiciones
temporales organizadas por instituciones y entidades, mediante el préstamo de objetos de sus colecciones.
Todos los préstamos se ajustarán a la normativa legal vigente, así como a los criterios establecidos por la
política de préstamos de la Filmoteca Española.
Una vez aprobado el préstamo por la Filmoteca Española, éste se condicionará a la aceptación por parte del
solicitante de las cláusulas que constan en este documento. Todos los trámites necesarios para formalizar el
préstamo, desde que se formaliza la solicitud hasta que se cierra la devolución de los objetos prestados,
componen el “Expediente de préstamo”. Para facilitar y normalizar dichos trámites, se han creado una serie
de formularios incluidos en los ANEXOS que, una vez firmados, serán enviados a la Filmoteca y a la entidad
solicitante en prueba de aceptación.
Solicitud de préstamo
Para que una solicitud de préstamo sea admitida y valorada por la Filmoteca Española, deberá atenerse a las
siguientes condiciones:




El plazo mínimo para cursar la solicitud de préstamo de documentos es de tres meses antes de la
fecha de inauguración de la muestra.
La Filmoteca cederá, en principio, sólo las obras imprescindibles y directamente relacionadas con el
contenido de la exposición.
La Filmoteca puede denegar el préstamo si así lo aconsejan medidas de seguridad, de conservación u
otras de carácter científico o técnico.
Todas las solicitudes deberán dirigirse al Director de la Filmoteca Española, calle Magdalena, 10,
28012 – Madrid.
Condiciones de préstamo
Todos los préstamos que apruebe la Filmoteca Española deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Objeto y contenido
Los solicitantes deben presentar el proyecto de la exposición en el que figure:
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



Motivo de la exposición y justificación de la inclusión de las obras solicitadas.
Datos de la exposición
Condiciones ambientales de la sala.
Condiciones de seguridad
Relación del material solicitado
Observaciones
No se admitirán las solicitudes de obras mal identificadas. Sólo se podrá hacer un cambio en la relación
una vez se haya formalizado.
NOTA: La solicitud de préstamo se podrá tramitar utilizando los ANEXOS a este documento
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2. Autorización de exportación
La exportación temporal de piezas con destino a exposiciones que se celebren fuera de España se
condicionará a lo dispuesto en el artículo 63.3 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español. No podrán salir de la Filmoteca los fondos de titularidad estatal sin que una Orden Ministerial lo
autorice expresamente
La entidad organizadora será la responsable de los trámites aduaneros.
3. Seguros
La entidad solicitante deberá contratar una póliza de seguro o, en su caso, acogerse a la Garantía del
Estado. La póliza de seguro deberá ser a todo riesgo y “clavo a clavo”, con cláusula de depreciación o
demérito artístico y daños por hechos malintencionados, a favor la Filmoteca Española, desde el momento de
salida hasta su regreso, incluyendo tanto el transporte de las obras como su estancia en la exposición, y en la
que se especifique el valor individual de cada pieza. En el caso de las exposiciones itinerantes deberá ser una
única póliza la que cubra todos los transportes y estancias en las distintas sedes. La estimación del valor de la
obra correrá a cargo de la Filmoteca Española.
El original del certificado del seguro deberá estar en manos de la Filmoteca Española como mínimo tres
días antes de la salida de las obras de la institución.
4. Reproducción de seguridad
Por razones de seguridad y de identificación, antes de salir de la Filmoteca Española, los documentos se
microfilmarán, se fotografiarán o se reproducirán por el método más idóneo a la tipología del material. Las
reproducciones se llevarán a cabo por la propia Filmoteca o por la empresa designada por esta.
Las copias de seguridad quedarán en propiedad de la Filmoteca. Los gastos originados por la
reproducción correrán a cargo de la entidad organizadora.
5. Embalaje y desembalaje
El embalaje y transporte de las piezas deberán ser realizados por profesionales que garanticen su perfecta
conservación de acuerdo con las instrucciones de los técnicos de la Filmoteca. La Filmoteca Española se
reserva el derecho de rechazar la empresa de embalaje propuesta por los organizadores.
Las obras irán debidamente embaladas, tanto a la ida como al regreso, debiendo efectuarse el embalaje y
desembalaje bajo la supervisión de personal de la Filmoteca.
Todas las obras deberán transportarse dentro de cajas acondicionadas contra la humedad, cambios de
temperatura, golpes y cualquier otra circunstancia que las pudiera poner en peligro.
Todos los costes de embalaje y desembalaje correrán a cargo de la entidad organizadora.
La fecha de embalaje y transporte será acordada entre el comisario o persona en quien expresamente
delegue y la Filmoteca.
6. Actas de entrega
Las obras serán retiradas de la Filmoteca por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un
acta de entrega de la que se entregará un ejemplar a la Filmoteca Española, y otro a la entidad organizadora.
Si alguna circunstancia la hace aconsejable, en ella se indicará cualquier dato que se considere necesario para
la mejor seguridad y preservación de las piezas.
NOTA: La solicitud de préstamo se podrá tramitar utilizando los ANEXOS a este documento
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7. Transporte
El traslado de las piezas desde la Filmoteca Española hasta el lugar de la exposición se hará con las
condiciones de seguridad adecuadas y por personal especializado en este tipo de traslados, que se ocupará
asimismo de aportar los materiales necesarios para proteger los documentos.
Cuando la Filmoteca lo considere necesario requerirá los servicios de una agencia de seguridad a lo largo
del traslado, a cargo también de la entidad organizadora.
Bajo ningún concepto, salvo causa de fuerza mayor, las piezas cedidas en préstamo podrán hacer otro
camino, fuera del recinto de la exposición, que no sea el de su retorno a la Filmoteca Española. Si se produce
una causa de fuerza mayor, deberá comunicarse inmediatamente a la Filmoteca.
Todos los gastos que ocasione el traslado de las piezas, o cualquier otro derivado de esta operación, serán
a cargo del solicitante.
El nombre de la empresa de transportes, fechas y detalles de los traslados deberán ser acordados con la
Filmoteca Española con una semana de antelación como mínimo. La Filmoteca se reserva el derecho de
rehusar la empresa de transporte propuesta por los organizadores.
8. Montaje de las obras
El montaje de las obras prestadas se hará sin contradecir los criterios de la Filmoteca Española.
Los dibujos, mapas, grabados, fotografías, carteles, tarjetas y hojas sueltas en general, saldrán de la
Filmoteca montados en carpetas de passe-partouts de cartulina neutra, enmarcados con metacrilato o cristal,
según las indicaciones que realice el personal de la misma. Una vez montados no podrán ser desenmarcados
por ninguna causa, sin autorización expresa de la Filmoteca. En ningún caso se utilizarán adhesivos,
disolventes ni sustancias similares sobre la pieza
La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine.
Una vez devueltas las obras, -dibujos, mapas, grabados, etc-, éstas deberán ser desenmarcadas. Los
gastos correrán a cargo de la entidad organizadora.
9. Correos
La Filmoteca Española designará el correo o correos que estime necesario según el número o la
importancia de las piezas. La labor del correo será la de supervisar todos los movimientos y manipulaciones
a que se sometan las piezas en el momento de su embalaje, desembalaje, montaje, desmontaje y transportes.

El correo es el representante oficial de la Filmoteca Española y tiene autoridad para retirar la pieza
prestada en cualquier momento cuando considere que no se han cumplido las condiciones de
seguridad, conservación o exposición exigidas por la Filmoteca.

El solicitante se hará cargo de todos los gastos derivados de los desplazamientos de los correos
(viajes, alojamientos, manutención y desplazamientos durante su estancia derivados de su trabajo
como correo).

Los solicitantes pagarán directamente el alojamiento en un hotel de categoría *** (turista superior)
como mínimo, con desayuno incluido, en una zona cercana al recinto de la exposición.

El importe de las dietas de manutención se computará según los parámetros oficiales establecidos
para los funcionarios de la Administración del Estado y deberá pagarse al correo a su llegada a la
sede de la exposición.
NOTA: La solicitud de préstamo se podrá tramitar utilizando los ANEXOS a este documento
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
Como regla general las estancias de los correos serán de 2 días (1 noche) en la Península y Baleares;
3 días (2 noches) en Europa e Islas Canarias y 6 días (5 noches) en viajes intercontinentales. La
Filmoteca Española podrá requerir estancias más largas de los correos en función del número de
piezas prestadas o de las características de éstas. Los costes de esta prolongación también correrán
por cuenta del solicitante.
10. Condiciones de la exposición
Las piezas prestadas por la Filmoteca Española deberán exponerse teniendo en cuenta las siguientes
medidas:
Seguridad:
• Las salas de exposición deberán estar vigiladas las 24 horas, los siete días de la semana. Asimismo,
éstas deben contar con sistemas de alarmas electrónicas o cámaras; alarma contra incendios y
mecanismos de extinción y sistemas de cerramiento de seguridad de puertas y ventanas.
• Las vitrinas que contengan obras de especial valor deberán tener cristales de seguridad y alarmas
independientes.
• Si las medidas de seguridad de la sala, una vez estudiadas por los servicios de seguridad la Filmoteca
Española, se consideran insuficientes, podrá pedirse a los solicitantes que las modifiquen o incrementen,
condición indispensable para el préstamo.
Humedad relativa:
• Salvo que se indiquen condiciones específicas para determinadas piezas, la humedad relativa de las
salas de exposiciones se ha de situar en un punto constante dentro del margen del 40 al 55% con
fluctuaciones máximas de +/- 3%.
• En el caso de las vitrinas que contengan objetos con componentes metálicos susceptibles de
oxidación, es necesario mantener las piezas por debajo del 40% de HR, con ayuda de gel de sílice u otras
sustancias controladoras medioambientales.
Temperatura:

Debe mantenerse tanto la sala de exposiciones como el interior de las vitrinas en 20°, con una
fluctuación que no exceda de +/- 1,5°C, y siempre que no seindiquen otros niveles para piezas
concretas.
Iluminación:

Será siempre filtrada para eliminar radiaciones nocivas, especialmente, la ultravioleta. Los niveles de
iluminación oscilan entre los 50 lux (papel, pergamino, textiles, plumería, fibras vegetales, cuero,
madera, marfiles, hueso, nácar y otros materiales orgánicos afines, como cerámica con decoración
estucada y estucos pintados) y los 200 lux (pintura al óleo y sobre cristal; materiales inorgánicos
como metales, cerámica lisa o con decoración cocida y piedra).
11. Restauración y montaje especial
Las piezas prestadas por la Filmoteca Española no podrán someterse a ningún tratamiento de
limpieza, conservación o restauración sin la autorización expresa y por escrito de la propia Filmoteca.
Cuando, a efectos de conservación, se precise restaurar alguna pieza antes de su salida de la
Filmoteca Española, los gastos originados por estos procesos correrán a cargo de la entidad organizadora y
NOTA: La solicitud de préstamo se podrá tramitar utilizando los ANEXOS a este documento
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deberán abonarse antes de que los documentos salgan de la Filmoteca.
Cuando, a efectos de conservación, deba hacerse un montaje de preservación especial, se hará cargo
de los gastos originados por estos procesos la entidad organizadora, que en ningún caso podrá manipular el
material cedido.
12. Reproducción de documentos y catálogo
No se podrán efectuar reproducciones por medios mecánicos, electrónicos o de cualquier otra índole, de
las piezas en préstamo sin la autorización expresa la Filmoteca Española. El solicitante puede fotografiar las
obras en préstamo únicamente para control interno y para fines publicitarios de la exposición.
Las fotografías requeridas para el catálogo de la exposición serán proporcionadas por el Departamento de
Documentación de la Filmoteca Española o autorizadas por dicho departamento, junto con la
correspondiente autorización para su publicación. La publicación de estas fotografías debe ir acompañada del
siguiente texto de reconocimiento: Filmoteca Española, Madrid, junto con el nombre del autor de la
fotografía si éste ha sido indicado.
De acuerdo con la legislación vigente [Ley 1/1996, de 12 de abril, de Propiedad Intelectual, B.O.E. 1996
nº. 97 de 22 de abril], la entidad organizadora tendrá que gestionar la autorización previa para aquellas obras
que no sean de dominio público.
La Filmoteca Española no garantiza el suministro de fotografías de los objetos prestados para exposición
temporal si no son solicitadas con un mínimo de dos meses de antelación.
Una vez editado el catálogo, deberán entregarse 5 ejemplares a la Filmoteca Española.
13. Reconocimiento
La colaboración de la Filmoteca Española deberá mencionarse en la información dirigida a los medios de
comunicación, así como en todos los documentos de difusión y en el catálogo y página web de la exposición.
La información sobre las obras que aparezca en el catálogo, web, cartelas o cualquier otro soporte,
deberá estar conforme con la información proporcionada por la Filmoteca Española y debe incluir siempre la
línea de reconocimiento siguiente: Filmoteca Española, Madrid. En su caso, deberá incluir también el
logotipo oficial de la Filmoteca. Con este fin, la Filmoteca Española se compromete a entregar su logotipo en
un fichero electrónico y ofrecer la información necesaria para el texto de las cartelas.
14. Depósitos
Cualquier pieza de la Filmoteca Española que estuviera depositada en otra institución deberá cumplir
igualmente las cláusulas del presente pliego cuando se preste para exposiciones temporales.
15. Devolución
Concluida la exposición, las piezas serán devueltas a la Filmoteca, dejando un plazo de tiempo razonable
para el desmontaje y el transporte. En ningún caso este plazo superará el plazo máximo incluido en la Orden
Ministerial o la que corresponda cuando se trate de fondos que no sean de titularidad estatal.
Al recibir las obras y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, la Filmoteca revisará el
estado de conservación de los documentos devueltos para detectar cualquier posible deterioro.
NOTA: La solicitud de préstamo se podrá tramitar utilizando los ANEXOS a este documento
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16. Acta de devolución
Las obras serán devueltas a la Filmoteca por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un
acta de devolución de la que se entregará un ejemplar a la Filmoteca Española, y otro a la entidad
organizadora. Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota sobre ella en el acta de
devolución, por si hubiera lugar a la exigencia de responsabilidades.
Anulación
El incumplimiento de estas condiciones puede ocasionar la anulación del préstamo.
La Filmoteca Española se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad
de las salas de exposiciones y de retirar las piezas en cualquier momento si observa alguna deficiencia o
riesgo grave que ponga en peligro su conservación. La cobertura de los gastos generados correrá a cargo del
solicitante del préstamo.
En caso de litigio, ambas partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales de Madrid.
Declaro conocer y aceptar estas condiciones.
Madrid, a _____ de _____________________ de 20__
EL PETICIONARIO, Fdo.: (Sello Entidad Solicitante)
IMPORTANTE: La aceptación sólo puede firmarla persona que ostente la máxima representación del Organismo o Entidad Organizadora (Presidente,
Director General, etc). Esta aceptación, una vez firmada por triplicado por el Peticionario, debe enviarse a la Filmoteca Española, calle Magdalena,
10, 28012 Madrid.
IMPORTANTE: Necesariamente este documento debe acompañar al expediente de préstamo y a la solicitud.
La devolución a la Filmoteca Española de este documento, debidamente firmado y sellado por el
prestatario, es requisito indispensable para la concesión del préstamo solicitado.
NOTA: La solicitud de préstamo se podrá tramitar utilizando los ANEXOS a este documento