Caso de éxito
Mejora de la atención
al paciente gracias a
la solución Ricoh para
el sector sanitario
Grupo hospitalario USP y Quirón
Objetivos del cliente
•Estandarizar la documentación
El grupo de hospitales USP generaba más de 20 millones de historias clínicas en
papel al año. De la mano de Ricoh, el grupo realizó la migración de los procesos en
papel a un sistema de historia clínica digital, con flujos de trabajo automatizados
y formularios electrónicos. La solución diseñada por Ricoh ha permitido alcanzar
nuevos niveles de eficiencia y mejorar la calidad y la seguridad en la atención a los
pacientes.
Mejora de la atención al paciente
El grupo hospitalario USP es el grupo de hospitales privados más grande de España,
con una red de 24 hospitales y 38 centros de atención. Diez mil profesionales
médicos atienden a más de cuatro millones de pacientes cada año. La excelencia
en la atención al paciente, la aplicación de nuevas tecnologías y una rigurosa ética
profesional han sido el motor de su expansión por la geografía española.
El antiguo sistema de historiales en papel dificultaba una atención de calidad y
exigía importantes recursos administrativos para su mantenimiento. La historia
clínica de los pacientes estaba fragmentada y no existía un modelo estandarizado
de informes médicos. Resultaba lento recuperar información crítica y compartirla
con los departamentos pertinentes.
Un sistema eficiente de historia clínica
Basándose en su dilatada experiencia en el campo de la gestión de documentos y
su profundo conocimiento del sector sanitario, Ricoh puso sobre la mesa del grupo
hospitalario las ventajas de migrar a un sistema de historia clínica digital (HCD).
El nuevo sistema es uno de los pilares del programa de atención al paciente del
grupo. La información crítica se guarda en formato electrónico y puede consultarse
al instante cuando es necesario.
El sistema HCD abre la puerta a una gestión integral del historial del paciente.
Cuando un paciente acude a un hospital del grupo por primera vez, se escanea su
historial médico en el mostrador de admisión y se carga en el sistema HCD. Toda
la información generada mientras el paciente recibe tratamiento en el hospital
(como notas sobre la patología) se añade a su historial por medio de formularios
electrónicos (eForms).
•Compartir la información de forma
más eficiente
•Proteger la confidencialidad de los
documentos
•Reducir los costes administrativos
•Mejorar la calidad de la atención
La solución de Ricoh
•Consultoría documental estratégica
•Minuciosa evaluación tecnológica
•Soluciones de escaneo y
formularios electrónicos
•Sistema de historia clínica digital
•Implantación gestionada
Acceso en tiempo real a los historiales de los
pacientes por parte de varios usuarios
“Era un proyecto muy importante. Un mal resultado no era una opción. Ricoh estuvo
a nuestro lado en todo momento, liderando el proyecto y dando respuesta a nuestras
necesidades con una rapidez y un compromiso impresionantes. Los pacientes son
los que más han salido ganando. Ahora nuestros profesionales pueden ofrecer un
tratamiento más efectivo, ya que tienen acceso a información precisa justo cuando la
necesitan.”
Responsable de información, grupo hospitalario USP
Proceso de consultoría
Ricoh ofrece servicios relacionados con las tecnologías de la información y la
comunicación (TIC) a organizaciones líderes del sector sanitario, un campo en el que
acumula una larga experiencia. Este profundo conocimiento del sector nos permite
desarrollar soluciones capaces de aportar valor añadido y mejorar la eficiencia. Tras un
minucioso análisis de los procesos de trabajo con las historias clínicas en papel, Ricoh
logró hacerse una idea clara de los problemas del grupo.
En permanente contacto con los actores clave del proceso (como personal
administrativo y profesionales médicos), Ricoh definió el alcance del proyecto: el
sistema de historiales en papel sería sustituido por un sistema de historia clínica
digital (HCD). Y los historiales de los pacientes se gestionarían desde el sistema HCD,
para que los médicos y el personal administrativo tuvieran acceso en todo momento a
información precisa y actualizada.
Ricoh analizó las ventajas e inconvenientes de diferentes plataformas tecnológicas
antes de recomendar la solución más idónea, que integraba el sistema de gestión
de la información utilizado hasta entonces por el grupo. Los historiales en papel se
escanean con una solución que funciona con un solo toque, mientras que los nuevos
datos se procesan a través de formularios electrónicos. En estrecha colaboración con la
dirección y los empleados del grupo, Ricoh logró conducir la migración al sistema de
historiales electrónicos sin contratiempos.
Calidad mejorada de la atención
La solución de Ricoh ha revolucionado la forma de prestar la atención sanitaria. Los
historiales en papel son ya historia. Los trabajadores designados pueden acceder a la
historia clínica digital completa cuando lo necesiten. La información se comparte al
instante, lo que permite a los profesionales tomar decisiones informadas en menos
tiempo. Los ciclos de facturación son también más cortos: el personal administrativo
puede acceder más rápidamente a los registros de los pacientes.
Mejoras en el servicio
•Plataforma unificada en toda la
empresa
•Uso intuitivo de formularios
electrónicos
•Acceso en tiempo real para los
usuarios
•Almacenamiento digital seguro
•Sencillas herramientas de análisis y
generación de informes
Ventajas para la empresa
•Mejora de la calidad existente
Los historiales electrónicos se cifran para preservar la confidencialidad de los pacientes.
Además, se han recuperado muchos espacios que antes se utilizaban para guardar
historiales en papel y el grupo hospitalario ha logrado reducir en un 20% los gastos
relacionados con la documentación.
•Información precisa y segura
Con la implantación del sistema de historia clínica digital, la productividad ha
aumentado de forma espectacular. La eliminación de la historia clínica en papel
ha eliminado las necesidades de archivar. Además, no se pierde tiempo buscando
información. Y gracias a la automatización del flujo de trabajo, se ha reducido el
trabajo administrativo, lo que permite a los profesionales médicos dedicar más
minutos a sus pacientes.
•Aumento de la productividad clínica
•Decisiones clínicas más
fundamentadas
•Reducción de los costes
administrativos
“Fue una relación profesional en la que ambas partes hablábamos el mismo idioma.”
Director médico, grupo hospitalario USP
Las cifras y hechos presentados en este documento
hacen referencia a casos de empresas concretas. Unas
circunstancias diferentes pueden generar resultados
distintos. Todos los nombres de empresas, marcas,
productos y servicios son propiedad y marca comercial
registrada de sus respectivos dueños.
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