Capítulo I. Planteamiento del Problema. 4

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Capítulo I. Planteamiento del Problema.
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Capítulo I. Planteamiento del Problema.
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
La competencia que existe actualmente en el mundo de los negocios a
nivel mundial junto con la crisis económica que se vive en muchos países a
provocado el incremento de las ventas a créditos y por consiguiente las
cuentas por cobrar.
En el caso de Venezuela las pequeñas y medianas empresas están
padeciendo actualmente las consecuencias de una gran inestabilidad
económica, la cual según algunos expertos y analistas
obedece a una
notoria falta de inversión, producto del poco acceso al financiamiento. Este
problema se puede solventar
a través de la solicitud de créditos a sus
proveedores, ya que el crédito comercial es considerado la mejor
herramienta para el financiamiento a corto plazo utilizado por las empresas
ya que facilita el alcance de una eficiencia administrativa.
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Es por esta razón que surge la necesidad por parte de algunas
empresas de realizar continuas revisiones en sus áreas, tanto operativas
como administrativas con la finalidad de encontrar ventajas y desventajas
para lograr detectar a tiempo las posibles fallas, aplicar correctivos y
aprovechar las fortalezas que dan impulsos a los objetivos propuestos.
Desde el punto de vista, administrativo y contable; entre los aspectos
más importantes donde toda empresa debe hacer énfasis, esta la revisión y
análisis permanente de sus cuentas por cobrar, de manera de conocer su
situación, y que tanto puede perjudicar a la organización, un descontrol, o un
manejo indebido de ellas.
Las cuentas por cobrar desde el punto de vista contable incluyen no
solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que surgen de las
ventas de bienes o servicios, sino también una diversidad de derechos
misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados, préstamos a
subsidiarias, derechos a diferentes firmas, derechos por reembolso de
impuestos y avances a proveedores .
El caso específico de esta investigación, se concentra en la empresa
Agropecuaria los Haticos C.A., cuya actividad económica es la distribución y
exportación de productos veterinarios para pequeños y grandes animales
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desde hace catorce (14) años, con gran cantidad de clientes, tanto a nivel
regional, como algunos del exterior, específicamente de Colombia y cuyo
volumen de ventas a crédito es
estimado en un 75% del total, según
información del gerente administrativo.
Gómez Rondón (1993, p.1-1) Señala que las cuentas por cobrar
serán por cobrar a clientes y deben tener origen en las ventas a crédito, en
las empresas comercio-industriales, o en las prestaciones de servicios a
crédito, en las empresas de servicios.
Whittington y Pany (2000, p.171) Define el Control Interno como los
pasos que da un negocio para evitar el fraude, tanto por malversación de
activos como por presentación de informes financieros fraudulentos.
Cepeda (1997, p.10) Señala que el sistema de Control Interno es un
mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es
un objetivo o fin en si mismo.
Con este apoyo conceptual se puede considerar que sistema de
control interno de las cuentas por cobrar, perteneciente a la
Agropecuaria
los
Haticos
C.A.,
funciona
como
parte
del
empresa
sistema
administrativo. Es este sistema, una de las responsabilidades más importante
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de cualquier gerente, el cual después de planificar, organizar y dirigir las
actividades, deberá controlarlo para evaluar sus alcances y fracasos.
En este orden de ideas, es necesario señalar que de manera informal
en dicha empresa desde hace un (1) año la Gerencia de Administración
viene detectando algunas debilidades en el sistema de las cuentas por
cobrar, tales como una notoria pérdida de liquidez por los créditos otorgados
e incremento de las cuentas por cobrar – cliente. Esta situación pudiera ser
consecuencia de una aplicación deficiente de políticas y procedimientos para
detectar posibles fallas o errores que se han elaborado con anterioridad.
Esta situación, de no ser controlada puede generar una disminución
de liquidez de la empresa así como un retraso en el sistema administrativo, lo
cual representa un aumento en los costos operacionales, afectando
directamente
la
rentabilidad.
En
consecuencia
se
ha
considerado
conveniente realizar los análisis respectivos de las normas y políticas que
permitan mejorar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar y a
su vez evaluar constantemente sus respectivos procedimientos como una
forma de evitar perdidas económicas de la empresa por la falta de controles
internos.
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
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De lo planteado anteriormente surge la necesidad por parte de la
gerencia de realizar una evaluación del sistema del control interno de
cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria los Haticos C.A., que le
permita entre otras cosas mantener la rentabilidad económica y a su vez ser
competitiva dentro del mercado, por la cual se formulan las siguientes
interrogantes:
•
¿Cuál es la situación actual de las cuentas por cobrar de la empresa
Agropecuaria los Haticos C.A.?.
•
¿Cuáles son las normas y políticas del sistema de control interno de
las cuentas por cobrar de Agropecuaria los Haticos C.A.?.
•
¿Cuáles son los procedimientos del sistema de control interno de las
cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria los Haticos C.A.?.
•
¿Cuáles son las perdidas económicas de la empresa por la ausencia
de controles internos en la empresa Agropecuaria los Haticos, C.A .?.
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.
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OBJETIVO GENERAL:
Evaluar el sistema del control interno de cuentas por cobrar de la
Empresa Agropecuaria Los Haticos C.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
•
Analizar la situación actual de las cuentas por cobrar de Agropecuaria
Los Haticos, C.A.
•
Analizar las normas y políticas del sistema del control interno de las
cuentas por cobrar de Agropecuaria Los Haticos, C.A.
•
Evaluar los procedimientos del sistema de control interno de las
cuentas por cobrar de la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A.
•
Evaluar las perdidas económicas de la empresa por la ausencia de
controles internos en la empresa Agropecuaria Los Haticos, C.A.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
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Esta investigación tendrá una importancia relevante para la empresa
Agropecuaria Los Haticos C.A., ya que le permitirá al departamento
administrativo la puesta en práctica y las pautas de acción que mejoren el
proceso de manera que se haga una evaluación al otorgar créditos a los
clientes, logrando además disminuir la incobrabilidad de dichas cuentas a
corto plazo para obtener un mayor rendimiento.
Los controles ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por
cobrar pueden ser costosas para una empresa. Cuando los controles sobre
las ventas a crédito son inadecuados, son casi inevitables las grandes
pérdidas por créditos. Para evitar esas dificultades, es necesario conocer sí
los controles son adecuados y confiables sobre las ventas a crédito, siendo
éste, uno de los propósitos fundamentales de esta investigación.
Generalmente, el control interno sobre las ventas a crédito se ve
fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes
departamentos o individuos son responsables por 1) la preocupación o toma
del pedido de ventas, 2) la aprobación del crédito, 3) la entrega de la
mercancía de las existencias, 4) los despachos, 5) la facturación. 6) la
verificación de la factura, 7) el manejo de cuentas de control, 8) el manejo de
los libros mayores de los clientes, 9) la aprobación de las devoluciones y las
rebajas en ventas, 10) la autorización de castigos de cuentas incobrables,
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por ello esta investigación pretende aportar información suficiente para el
mejoramiento de todas áreas de la empresa.
Cuando este grado de subdivisión de funciones es factible, es
probable que los errores accidentales sean detectados rápidamente a través
de la comparación de documentos y de sumas que surgen de unidades
independientes de la compañía, y la oportunidad para el fraude se reduce a
un mínimo.
Otros de los beneficiados de la evaluación de las cuentas por cobrar
son los clientes ya que disfrutan del producto o servicio obtenidos a través
del crédito, descontando la deuda generada por la adquisición de dicho
producto o servicio con una flexibilidad acorde a sus necesidades y a la vez
aprovechando de los descuentos que se les otorgan.
Las cuentas por cobrar a los empleados, están conformados por
ventas, préstamos realizados, o anticipos otorgados a empleados por gastos
a cuenta de la empresa y que no han sido reportados o relacionados. Luego
de traspasado un préstamo, el empleado debe transitar su conveniente trato
de gasto a fin de explicar el monto que se le autorizó como préstamo y el
empleado colocó de su dinero personal, se le hará el pago conveniente y en
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caso de que hubiese sido menor al préstamo, entonces el empleado deberá
devolver a la empresa la cantidad que tenga como excesivo.
Todo gerente administrativo, independientemente de las estrategia
utilizadas, tiene como objetivo principal el incrementar las ventas, el área de
producción tiene como uno de los objetivos el disminuir los costos que se
generen en los procesos productivos. De esta forma si los objetivos internos
coinciden, el valor de la empresa se incrementará en razón a un incremento
en las utilidades, así cada unidad dentro de la organización, debe tener como
objetivo el maximizar el valor del negocio, de tal forma que no sólo sean los
accionistas los beneficiados con las utilidades, sino también los empleados.
Por último, la relevancia científica
del estudio se orienta hacia la
contribución de nuevas fuentes de información para futuras investigaciones
en el tema que se refiere a la evaluación del sistema del control interno de
las cuentas por cobrar.
4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
La presente investigación se desarrolló en la Empresa Agropecuaria
Los Haticos, C.A., en la avenida 17 sector los haticos #117-110 Centro
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Comercial Daysi Municipio Maracaibo Estado Zulia, específicamente en el
Departamento de las Cuentas por Cobrar.
Asimismo, el estudio se realizó en un período de cuatro (4) meses,
comprendido entre septiembre de 2002 hasta Enero de 2003.
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