Matriz 1: Presupuesto acumulado. A continuación se detallan los

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Instructivo para completar: “Formularios de informes trimestrales acumulativos, de las
Unidades de Capacitación (UC) del Subsistema de Capacitación y Desarrollo (SUCADES), de
las actividades de capacitación, al Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES)”, que se
abrevia como “Informes Trimestrales del SUCADES”
GD-I-020 ( 08/03/2016)
Es necesario aclarar el término acumulativo, ya que las matrices 1, 2 y 3 tienen como
parte de su nombre la palabra “Acumulativo”, lo cual implica que el informe del II trimestre
se elabora a partir del primer trimestre e incluye la información del anterior. El informe del
III trimestre también parte del II trimestre y le agrega las filas que sean necesarias para
incluir las nuevas actividades y así sucesivamente.
O sea, durante el año los informes conservan la información que han presentado
previamente, agregan nuevas filas donde registran las nuevas actividades, hasta llegar al
IV y último. Por lo tanto, en la última fila de cada informe, cuando se totalizan los
resultados, se suman la totalidad acumulada de las todas las cifras del año hasta la fecha
del respectivo informe.
Ante esta situación, es que las matrices 2 y 3, tienen una columna prevista para indicar el
número del “Trimestre” de las respectivas actividades. El iniciar un nuevo año, el informe
del primer trimestre empieza de cero, con la primera actividad del respectivo año.
Matriz 1: Presupuesto acumulado.
A continuación se detallan los pasos requeridos para completar la matriz 1:
1. Institución: De la lista desplegable elija el nombre de la Institución que presenta el
respectivo informe.
2. Trimestre: En esta celda marque de la lista desplegable el trimestre respectivo que
reporte, al ser informes acumulados se presentan las opciones:
I
I-II
I-II y III
I-II-III y IV.
3. Año: Elija el año según corresponda a la presentación de dicho informe.
4. PIC de referencia: Anote el número de oficio de aprobación del PIC emitido por
CECADES.
5. Responsables: Corresponde a los distintos responsables institucionales de la
capacitación, empezando por el responsable directo del informe, que suele ser el
Encargado de Capacitación, siguiendo por la jefatura inmediata de dicho responsable,
es decir, el Jefe de Recursos Humanos y concluyendo por el responsable final de la
capacitación en la institución, el Máximo Jerarca.
6. En la celda que indica: “ Total funcionarios en la institución”, anote el total de los
funcionarios de la institución (comentario adjunto). Las celdas de total funcionarios
capacitados en el período, horas acumuladas de capacitación se obtienen de los datos
de las matrices 2 y 3 de actividades de capacitación, por lo que no se debe digitar
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ningún dato; al igual que las celdas de horas por funcionario recibidas y %
funcionarios de la institución capacitados, esos datos se generan por fórmula.
7.
El cuadro que indica participantes por estrato dentro y fuera del SUCADES se genera
por fórmula que están ligadas a las matrices 2 y 3 por lo que no se debe completar
ningún dato de manera manual.
8. Esta matriz resume información financiera básica que necesariamente está disponible
en los presupuestos formulados por cada institución y en los informes financieros
periódicos respectivos. Dicha información es del dominio de todas las dependencias
administrativas o financieras de cualquier institución y es completamente pública, por
lo cual, no hay motivo válido para que se restrinja.
Presupuesto del año anterior: Corresponde al presupuesto del año inmediato
anterior. Al decir totalidad, implica que el monto comprende todas las fuentes posibles
de dicho presupuesto, tales como los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la
República, ingresos por venta de servicios y cualquier otra fuente. Lo usual es que la
cifra que se anote en el informe del primer trimestre se mantenga durante todo el año
en los demás informes, pues es poco probable que cambie el presupuesto del año
anterior.
Se debe colocar el monto total de cada presupuesto, no como se indicaba
anteriormente, esto para estandarizar la forma en que se presentan los datos.
Nótese que el “Presupuesto del año anterior” comprende cuatro columnas, la primera
es para el “Total Institucional”, es decir, la suma de todo el presupuesto, incluyendo la
totalidad de fuentes, de toda la institución. La segunda es para “Capacitación”, que
corresponde a la suma de todas las partidas, incluyendo la totalidad de las fuentes,
destinadas a las diversas actividades de capacitación. La tercera es la proporción que
representa el presupuesto de capacitación del presupuesto total, es decir, a tomar el
presupuesto de capacitación, dividirlo entre el presupuesto total y multiplicarlo por 100.
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Presupuesto del año actual: Este espacio, así como las columnas que lo integran,
son sumamente similares a la del “Presupuesto del año anterior”, por lo que todo lo
anteriormente escrito aplica aquí de igual manera, con la única excepción que en el
presente caso, se refiere a las cifras del año corriente actual. Además hay una tercera
columna que en el presupuesto del año anterior no está, es la que se refiere a
Capacitación igual que en la anterior, solo que en caso de darse alguna aprobación de
presupuesto extraordinario o traslados de partidas; deben indicarse dichas variaciones
en esta columna, si por ejemplo el presupuesto de capacitación inicialmente era de
15,000,000 de colones y luego pasa a 12,000,000, este último monto es que el que
debe colocarse en esta columna. La cuarta columna es la proporción que representa
el presupuesto de capacitación del presupuesto total, es decir, a tomar el presupuesto
de capacitación, dividirlo entre el presupuesto total y multiplicarlo por 100.
Debe verificarse si los datos anotados a inicio de año como presupuestos del año
actual se mantienen o si cambian, lo cual puede suceder por la aprobación de
presupuestos extraordinarios o traslados de partidas. En caso de darse variaciones,
en los respectivos informes deberán de revelarse dichas variaciones, esto en la
columna de observaciones.
Variación anual %: Se refiere a la variación relativa, es decir porcentual, de las cifras
del año actual respecto al anterior. Este espacio está compuesto de dos columnas, la
primera para la variación del presupuesto total y la segunda para la variación de
presupuesto de capacitación.
Estos datos permiten identificar relaciones sumamente interesantes, al contrastare el
comportamiento del presupuesto total de la institución y contrastarlo con el
comportamiento del presupuesto destinado para las actividades de capacitación.
9. Ejecución del presupuesto de capacitación: De la primera matriz, este es el
espacio que tiene mayores cambios durante los cuatro informes trimestrales, pues
cada trimestre necesariamente deberá de solicitarse al respectivo departamento
administrativo financiero, la información actualizada sobre el monto ejecutado del
presupuesto de capacitación. Este espacio está integrado por tres columnas, la
primera para el monto en colones de ejecución, la segunda para el porcentaje y la
tercera para explicaciones.
La columna de “Explicaciones”, se recomienda utilizar cuando el porcentaje de
ejecución difiere en más de un 10%, para arriba o abajo, al esperado. Así por ejemplo,
en el informe para el I trimestre, el porcentaje esperado es de un 25%, por lo que los
límites para los cuales no se deben dar explicaciones serían de 25-10= 15 y 25+10=
25, es decir, entre 10% y 35%, ambos valores inclusivos.
Por el contrario, si la institución informante tiene un nivel menor al 15% o mayor al
35%, debería explicar dicha diferencia. En el caso de referencia de la DGSC, como
tuvo una ejecución de 37,8%, sí debe presentar explicaciones.
Para el informe al II trimestre, el valor esperado es 50%, para el III trimestre es 75% y
para el IV trimestre es 100%. Si lo prefiere, en la columna de explicaciones se puede
limitar a indicar “Ver explicaciones en remisión del informe” y anotar la explicación
respectiva en dicha remisión.
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Matriz 2 – Actividades Acumuladas Dentro del Subsistema
Esta matriz resume la información de todas las actividades de capacitación realizadas
dentro del subsistema.
En esta matriz deben incluirse las actividades de capacitación que hayan concluido dentro
del trimestre que se está informando. Si inicia alguna actividad y a la fecha del informe no
se ha terminado, deberá de dejarse pendiente para informarla en el siguiente informe
trimestral.
La siguiente información:
Nombre de la institución, trimestre, año, PIC de referencia, tiempo proporcional
transcurrido del año, así como responsables no debe digitarse, ya que está información se
tomará de la matriz 1 de presupuesto acumulado por fórmula.
A continuación se detallan los pasos requeridos para completar la matriz 2:
1. N° Ítem: Corresponde a un número consecutivo que empieza con uno “1”, sigue con
dos “2” y así sucesivamente, a fin de tener claridad de la cantidad de actividades de
capacitación realizadas por la respectiva UC, con corte al respectivo informe
trimestral.
2. Nombre actividad de capacitación: Se debe indicar el nombre de la actividad de
capacitación a fin de tener una referencia de la misma. No se preocupe si el nombre
es más largo de lo que se puede visualizar en la celda, Excel conserva la información
completa aunque solo se vean las primeras palabras.
3. Facilitador (a): Debe anotarse el nombre del facilitador (a) principal de la actividad de
capacitación. Si hay varios facilitadores que comparten el mismo rol, anotar el primero
en orden alfabético y otros. Ejemplo: “Aguilar Laura y otros”.
4. Fecha de inicio: Corresponde a la fecha en que inicia la actividad de capacitación.
5. Fecha de finalización: Corresponde a la fecha en la que finaliza la actividad de
capacitación.
6. Trimestre: Anotar el trimestre en que se informa cada actividad de capacitación.
Como los informes son acumulativos, al terminar el año, el informe del IV trimestre
tendrá al inicio todas las actividades marcadas con “I”, a las cuales seguirán las del “II”
y las del “III”, para terminar con las actividades del “IV” trimestre.
7. Horas de actividades de capacitación: Corresponde a la cantidad de horas destinas
a cada actividad de capacitación.
Es importante tomar en consideración que las definiciones que se tomaron para esta
matriz se contemplan según la Resolución DG-135-2013 (Normas para regular el
Subsistema de Capacitación y Desarrollo del RSC), en el Capítulo 1: Propósito y
definición de conceptos, artículo 2:
“p) MODALIDAD: Categoría que designa el tipo de certificado otorgado por concepto de una
actividad de capacitación. Existen tres tipos: aprovechamiento, asistencia y participación.
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i. MODALIDAD DE APROVECHAMIENTO: Certificados o documentos equivalentes que
certifican actividades de capacitación, en las cuales se haya aplicado sistemas de evaluación
objetivos para determinar su aprobación. Estas actividades deberán tener una duración igual o
mayor a treinta (30) horas efectivas.
ii. MODALIDAD DE PARTICIPACIÓN: Certificados o documentos equivalentes otorgados por
concepto de participación en actividades de capacitación. Estas actividades deberán tener una
duración igual o mayor a doce (12) horas efectivas.
iii. MODALIDAD DE ASISTENCIA: Certificados o documentos equivalentes otorgados por
concepto de asistencia a actividades que no califican como “aprovechamiento” ni como
“participación”.
“k) ESTRATEGIA METODOLÓGICA: Metodología de capacitación seguida por el facilitador al
interactuar con los participantes. En esta línea se identifican: actividades presenciales, no
presenciales o a distancia, virtual (E-learning) y bimodal y mixta.
i.
CAPACITACIÓN PRESENCIAL: Se caracteriza por contar con una presencia física tanto del
facilitador como los participantes.
ii.
CAPACITACIÓN NO PRESENCIAL (A DISTANCIA): Se caracteriza porque el aprendizaje
se realiza sin la presencia física del facilitador y los participantes. Puede utilizar diversos
recursos didácticos y medios tecnológicos para mantener la relación a distancia entre
facilitador y capacitando, tales como: radio, televisión, telefax, teléfono, ordenadores
iii.
CAPACITACIÓN MIXTA: Implica la combinación de la metodología presencial y no
presencial.
iv.
CAPACITACIÓN VIRTUAL (E-learning): es una forma de capacitación a distancia, que
responde a la aplicación de las tecnologías de la comunicación electrónica a la
capacitación, por lo que se caracteriza por la virtualización de la capacitación, apoyada en
plataformas de formación radicadas en Internet, que entre otros cosas, permiten el uso de
foros, mensajería instantánea, correo electrónico y uso de páginas web, todo lo cual
propicia el aprendizaje interactivo, flexible y accesible a los participantes.
v.
CAPACITACIÓN BIMODAL: Es el resultado de combinar la metodología
presencial”.
virtual y la
En la columna se anota el “Total General” de horas de cada actividad, el cual deberá
coincidir con la cantidad de horas según modalidad anotadas en “Asistencia”,
“Aprovechamiento” y “Participación”. Lo mismo aplica con la clasificación según
estrategia metodológica (“presencial”, “virtual” y “bimodal”).
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Ejemplo:
Curso A: Total General, 40 horas; Según modalidad, 40 horas de participación; según
estrategia metodológica, 40 horas en presencial.
Curso B: Total General, 70 horas; Según modalidad, 70 horas de aprovechamiento;
según estrategia metodológica, 70 horas en virtual.
En cada columna debe colocarse la cantidad de horas según corresponda, no se debe
sustituir por una X.
8. Cantidad de participantes por estrato y sexo: Corresponde a la cantidad de
participantes en cada actividad de capacitación. Es importante resaltar que en la
primera columna se anota el “Total” de participantes de cada actividad, el cual deberá
coincidir con la cantidad de participantes por estrato, así como por sexo.
“l) ESTRATO: Conforme al inciso “j” del artículo 105 del Reglamento del Estatuto de Servicio
Civil (Decreto Ejecutivo N° 21 del 14 de diciembre de 1954), se entiende por estrato a la
“División organizativa ocupacional para fines metodológicos, orientada a enmarcar procesos de
trabajo, niveles organizacionales, factores generales de clasificación y clases genéricas”. Estos
a su vez, según el Manual General de Clasificación de Clases (DECRETOS No 25592-MP del
29/10/1996), se clasifican en 1. Estrato Operativo, 2. Estrato Calificado, 3. Estrato Técnico, 4.
Estrato Profesional, 5. Estrato Gerencial, 6. Estrato Docente, 7. Estrato Técnico Docente, 8.
Estrato Administrativo Docente, 9. Estrato Artístico (éste último adicionado por el Decreto
Ejecutivo Nº 25592-MP, mediante el artículo 1º del Decreto Ejecutivo Nº 34970 del 8 de
diciembre de 2008)”.
Está por
fórmula
Según corresponda se coloca la cantidad
por estrato
Está por
fórmula
Según corresponda se
coloca la cantidad por
sexo
Ejemplo: Curso A: Total (participantes) 25; Según estrato, 20 “Operativo” y 5 “Gerencial”;
según género, 12 hombres y 13 mujeres.
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Curso B: Total (participantes) 30; Según estrato, 15 “Operativo”, 10 “Profesional” y 5
“Gerencial”; según género, 18 hombres y 12 mujeres.
9. Calificación obtenida: Se refiere al promedio de las calificaciones obtenidas en las
actividades de capacitación, tanto para la actividad como para el facilitador. Solo
aplica para las actividades de capacitación de aprovechamiento, independientemente
de que se realicen dentro o fuera del subsistema. Es probable que en muchos de las
actividades fuera del subsistema (Matriz 3), no se disponga de calificación, en cuyo
caso, se debe dejar el espacio en blanco.
10. Cupos cedidos: Anotar la cantidad de cupos de la actividad de capacitación que se
cedieron al SUCADES.
11. Cupos perdidos: Anotar la cantidad de cupos de la actividad de capacitación que por
diversos motivos se perdieron (incapacidades, abandono del curso, ausencias, u otro).
Matriz 3 – Actividades Acumuladas Fuera del Subsistema
Esta matriz así como las columnas que lo integran, son sumamente similares a la “Matriz
2 – Actividades Acumuladas Dentro del Subsistema” por lo que todo lo dicho en esa
oportunidad también se aplica aquí, con la principal excepción que en el presente caso, se
refiere a las actividades de capacitación realizadas fuera del subsistema.
Matriz 4 – Control de actividades no ejecutadas de acuerdo al PIC (semestral o
anual)
Esta matriz es nueva, acá se debe reportar aquellas actividades que no se ejecutan y que
fueron consideradas en el PIC de la institución. Contiene tres columnas:
1. No de ítem
2. Nombre de la actividad
3. Horas
Fin del instructivo.
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