Manual de Procedimiento para la Suscripción de Convenios y

Manual de Procedimiento
para la Suscripción de
Convenios y Acuerdos de
Cooperación Académica,
Científica y Cultural
Manual de Procedimiento
para la Suscripción de
Convenios y Acuerdos de
Cooperación Académica,
Científica y Cultural
Indice
I JUSTIFICACIÓN...............................................................................4
II POLÍTICAS.......................................................................................4
III OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS...........5
IV RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS E INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN LOS CONVENIOS....................................................6
V CRITERIOS PARTICULARES.........................................................8
VI TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS...............................8
6.1 Tipos de Convenios y Acuerdos cuya tramitación compete a la
SEDEAI..............................................................................................10
6.2 Otros documentos cuya tramitación corresponde a la SEDEAI....11
ANEXO I - Datos básicos que debe contener la solicitud de Convenios
o Acuerdos..........................................................................................11
ANEXO II - Elementos básicos a tener en cuenta para el seguimiento
de Convenios o Acuerdos...................................................................11
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I - JUSTIFICACIÓN
Los Convenios y Acuerdos de Cooperación Académica, Científica
y Cultural a nivel nacional e internacional son instrumentos de la
Universidad Católica de Córdoba (UCC) para fortalecer sus funciones
sustantivas de Docencia, Investigación, Extensión y Responsabilidad
Social Universitaria atento a su misión institucional de formar Hombres
de Ciencia, Conciencia y Compromiso inspirada en el ideal ignaciano
de superar constantemente los niveles de exigencia.
Dichos Convenios y Acuerdos plasman la decisión de mutua colaboración entre la UCC y otra u otras instituciones y organismos públicos y
privados para el mejor logro de sus objetivos de Desarrollo Institucional
y Académico.
Es política de la UCC supervisar todos los Convenios y Acuerdos
que celebran sus Unidades Académicas y Administrativas a través
de la Secretaría de Desarrollo y Asuntos Internacionales (SEDEAI),
responsable de fortalecer el vínculo de ésta con otras instituciones de
Educación Superior e Investigación; con los sectores público, privado y
social; como así también con organismos internacionales, fundaciones
y agencias de apoyo a la educación.
El siguiente documento describe el procedimiento que se ha de seguir
para establecer un Convenio o Acuerdo con la UCC.
II - POLÍTICAS
1. Los Convenios y/o Acuerdos suscriptos por la UCC procurarán concretar el logro de los objetivos de Desarrollo Institucional a través de
las líneas estratégicas establecidas.
2. Registro de Convenios: Todos los Convenios y/o Acuerdos deben
ser revisados, aprobados y registrados por la Oficina Técnica de
Convenios de la Secretaría de Desarrollo y Asuntos Internacionales
(OTC-SEDEAI). Los ejemplares originales de todos los convenios y/o
acuerdos permanecerán bajo la custodia de la Secretaría Académica
de la UCC y deberán estar acompañados del correspondiente Formulario de Alta en el SIUCC.
3. Responsable de la Revisión de Convenios: La OTC-SEDEAI es la
responsable de la revisión de todos los convenios y/o acuerdos suscriptos por la UCC previo a su firma.
4. Responsables de la Ejecución de Convenios: Las Unidades Acadé4
micas, la SEDEAI, el Vicerrectorado de Medio Universitario (VRMU)
y la Unidad de Vinculación Tecnológica de la UCC son responsables
de la promoción, instrumentación, seguimiento y evaluación de los
convenios y/o acuerdos suscriptos por la UCC, según se describe en el
punto IV del presente Manual de Procedimientos.
5. Erogación Económica: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera la erogación de recursos económicos y/o de infraestructura, se
deberá contar con la asignación presupuestaria de la(s) Unidad(es)
Académica(s) involucrada(s), el VRMU o la Unidad de Vinculación
Tecnológica UCC, según correspondiere.
6. Convenios que impliquen Recepción de Fondos: Cuando un
convenio y/o acuerdo requiera para su realización recursos financieros externos (donativos en dinero o en especie, patrocinios, créditos
blandos, etc.) provenientes de Fundaciones, Agencias de Cooperación
Internacional, ONGs, instituciones públicas o privadas, o personas
físicas, deberá intervenir la instancia a la que correspondiera la gestión
y tramitación oficial de dichos recursos en la UCC.
7. Suscripción de Convenios y Acuerdos – Firmas Autorizadas: Sólo el
Rector, el Vicerrector Académico o la persona que el Rector expresamente designe están autorizados a suscribir convenios y acuerdos.
8. Para contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y
generar instancias de cooperación tangibles, cuando se firme un Convenio Marco se procurará firmar, al mismo tiempo, un primer Acuerdo
Específico.
III - OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
LOS CONVENIOS Y ACUERDOS
La iniciativa para establecer un Convenio o Acuerdo tiene múltiples
orígenes. En todos los casos, se deberá presentar una primera comunicación a la OTC-SEDEAI en la que se expresen las características
básicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer.
Una vez recibida la comunicación, la OTC-SEDEAI colaborará con
los interesados en la determinación del tipo de instrumento a utilizar y
gestionará la firma del documento por parte de la autoridad de la UCC
correspondiente según el tipo de convenio y/o acuerdo.
Tras la firma del documento, el Responsable Operativo comunicará a la
OTC-SEDEAI toda actividad desarrollada en el marco del convenio y/o
acuerdo y la registrará en el SIUCC.
A continuación se describen las instancias correspondientes para el
establecimiento de los convenios y acuerdos.
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Pasos a seguir en la elaboración de los Convenios y Acuerdos:
1. El Decano, Secretario Técnico o Coordinador de la Unidad Académica, Área o instancia de apoyo comunicará por escrito a la OTCSEDEAI su deseo de establecer un Convenio y/o Acuerdo según lo
establecido en el Anexo I.
2. La OTC-SEDEAI analizará los aspectos institucionales, legales, financieros y asesorará respecto del tipo de instrumento a utilizar y hará
las observaciones pertinentes que informará luego a la autoridad de la
UCC promotora del convenio y/o acuerdo.
3. Una vez que la autoridad de la UCC promotora del convenio y/o
acuerdo haya revisado e incorporado las observaciones que considerara pertinentes, la OTC-SEDEAI realizará una revisión final del documento y establecerá la fecha para la firma del mismo.
4. La Secretaría Académica de la UCC incorporará en el SIUCC los
convenios y/o acuerdos firmados según lo informado en el Formulario
de Alta de Convenios Marco y Acuerdos Específicos (Anexo II - Formularios Modelo). Por su parte, la OTC-SEDEAI difundirá todo convenio
y/o acuerdo internacional firmado, incorporándolo al Cuadernillo de
Convenios Internacionales.
IV- RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS E INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN LOS
CONVENIOS Y ACUERDOS
DEL RECTOR
- Autorizar, mediante firma, los Convenios Marco como así también
todo convenio y/o acuerdo, que por su importancia requiera de la firma
del Rector.
- Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/o
acuerdos que demanden su presencia.
DEL VICERRECTOR ACADÉMICO
- Autorizar, mediante firma, los convenios y/o acuerdos cuya competencia e importancia requieran de la firma del Vicerrector.
- Autorizar, mediante firma y por delegación del Rector, los convenios
y/o acuerdos cuya importancia requieran de su firma.
- Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/o
acuerdos que demanden su presencia.
DEL VICERRECTOR DE ECONOMÍA
- Revisar y autorizar los convenios y/o acuerdos que impliquen compro6
misos relativos a recursos económicos.
DEL SECRETARIO DE DESARROLLO Y ASUNTOS INTERNACIONALES
- Participar a través de la Oficina Técnica de Convenios, en el análisis
de los convenios y/o acuerdos que revistan importancia singular para
la UCC.
- Conducir los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdos
que así lo requieran.
DEL SECRETARIO ACADÉMICO
- Revisar y autorizar los convenios y/o acuerdos que impliquen compromisos relativos a reconocimientos académicos.
DE LOS DECANOS
- Dar su visto bueno al inicio de las gestiones para la concreción de un
convenio y/o acuerdo.
- Solicitar la redacción del convenio y/o acuerdo según las líneas de
desarrollo estratégico de la unidad académica correspondiente.
- Designar a los Responsables Operativos.
- Asistir, de ser menester, a los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdos en que su área esté involucrada.
- Asignar, conforme a presupuesto y procedimientos establecidos, los
recursos financieros necesarios para la puesta en marcha de las actividades emanadas de los convenios y/o acuerdos.
- Participar en el seguimiento y evaluación de las actividades y responsabilidades contempladas en los Convenios y/o Acuerdos de su área.
DE LOS SECRETARIOS TÉCNICOS Y COORDINADORES DE ÁREA
- Coadyuvar en la gestión y concreción del convenio y/o acuerdo.
DEL ADMINISTRADOR GENERAL
- Revisar y dar el Visto Bueno a los convenios y/o acuerdos que impliquen compromisos relativos a la formación de recursos humanos y/o
de infraestructura.
DEL ASESOR LEGAL
- Analizar y dar el Visto Bueno a todos los convenios y/o acuerdos de
la UCC.
DEL RESPONSABLE OPERATIVO
- Completar el Formulario de Alta en el SIUCC (Anexo II – Formularios
Modelo) para ser elevado a la OTC-SEDEAI conjuntamente con el
original del instrumento.
- Instrumentar la ejecución de las actividades previstas en el Convenio
y/o Acuerdo.
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- Registrar anualmente en el SIUCC las actividades concretadas según
lo establecido en los convenios y/o acuerdos.
- Elaborar informes sobre las actividades y resultados del convenio y/o
acuerdo, colaborar con la OTC-SEDEAI en su evaluación, y formular
propuestas para su continuidad o modificación.
DE LA OFICINA TÉCNICA DE CONVENIOS – SEDEAI
- Analizar las propuestas iniciales de Convenios y Acuerdos.
- Elevar al Asesor Legal y a las instancias competentes el documento
para su Visto Bueno.
- Realizar las observaciones pertinentes sobre la propuesta de convenio y/o acuerdo según lo indicado por el Asesor Legal y/o las instancias competentes de la Universidad y enviar nuevamente el documento
a la dependencia solicitante para su revisión.
- Receptar y revisar la versión definitiva del convenio y/o acuerdo
devuelta por su autoridad promotora y elevar a la firma de la autoridad
correspondiente.
- Organizar el acto protocolario de firma de Convenio, si fuera menester.
- Verificar los datos consignados en el Formulario de Alta en el SIUCC
y entregarlo en Secretaría Académica junto con el convenio y/o acuerdo original.
- Difundir los Convenios y Acuerdos que se suscriban.
- Evaluar las actividades y responsabilidades emanadas de un
convenio y/o Acuerdo conjuntamente con el(los) Responsable(s)
Operativo(s) y la(s) dependencia(s) involucrada(s) para proceder a la
renovación, modificación, rescisión o finalización de los compromisos.
V- CRITERIOS PARTICULARES
5.1 En caso de que la contraparte incumpliera con lo establecido en
el convenio y/o acuerdo, la OTC-SEDEAI informará a las autoridades
correspondientes la decisión de rescindir el compromiso.
5.2 La OTC-SEDEAI de común acuerdo con la autoridad promotora de
un convenio y/o acuerdo rescindirá los compromisos establecidos en el
mismo si la evaluación parcial o final de resultados no fuera satisfactoria.
VI- TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS
Los convenios y los acuerdos son documentos que reflejan el o los
programas de colaboración acordados entre dos o más instituciones
y en los que se establecen las bases para el desarrollo de proyectos
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académicos de diversa índole: impacto, trascendencia, pertinencia,
naturaleza. Pueden agruparse en los siguientes tipos:
- Convenio Marco: Establece un marco general para el desarrollo de
programas (en las funciones sustantivas de la Universidad) y enuncia
las condiciones básicas de cooperación.
- Acuerdo Específico: Documento emanado o no de un Convenio Marco que incluye responsabilidades específicas a las que se sujetarán
las partes involucradas para llevar a cabo un proyecto determinado.
- De Apoyo Académico: Coadyuva al mejoramiento y actualización tecnológica de la comunidad universitaria mediante la asesoría
para la instrumentación de una determinada área o el otorgamiento de
apoyos financieros en la compra de material y/o equipo.
- De Colaboración en Docencia: Contribuye a la puesta en
marcha de programas académicos conjuntos (diplomados, cursos de
Educación Continua o de Capacitación).
- De Donación: Sienta las condiciones de donación de algún
bien para beneficio de la comunidad universitaria.
- De Comodato: Establece un contrato civil mediante el cual
se otorga, a título gratuito, un bien para ser utilizado por la UCC por
cierto tiempo o para determinado servicio, con la obligación de restituirlo una vez cumplido lo estipulado.
- De Superación Académica: Permite el intercambio de becas
a nivel posgrado para la formación específica o especializada del personal académico de las instituciones firmantes.
- De Doble Titulación: establece las condiciones académicas
que regirán el mutuo reconocimiento de estudio de grado y posgrado
con miras al otorgamiento del título correspondiente por ambas Universidades.
- De Intercambio de Profesores y/o Investigadores: Promueve el intercambio periódico de profesores y/o investigadores para el
dictado de cursos y seminarios o para la realización de estancias de
investigación.
- De Investigaciones Conjuntas: Estipula los criterios de tiempo, actividades y responsabilidades a que se sujetan las instituciones
participantes en el marco de proyectos de investigación.
- De Difusión: Establece las condiciones bajo las cuales una
de las partes dará a conocer algún material de la otra o participará en
actividades de divulgación del conocimiento científico.
- De Coedición: Estipula los términos económicos y de
responsabilidad según los cuales dos o más instituciones realizarán
alguna publicación.
- De Derechos de Autor: Indica las condiciones a las que se
sujetan las partes para que la UCC pueda distribuir y comercializar la
obra del autor.
- De Intercambio de Estudiantes: Promueve la movilidad
estudiantil de alumnos de la UCC y sus universidades e instituciones
socias.
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- De Becas a la Excelencia: Propicia el reconocimiento al
mérito de los alumnos destacados del nivel grado y/o posgrado, en lo
referente al pago de inscripción y aranceles en porcentajes varios.
- De Servicios Académico-Profesionales: Establece el marco
de responsabilidad para el desarrollo de un proyecto que puede incluir
investigación, asesoría profesional o desarrollo de productos.
- De Pasantías Educativas, Prácticas e Internados: Define el
marco de responsabilidad para el desarrollo de un proyecto académico-profesional que estudiantes de la UCC llevarán a cabo en una
institución contraparte.
- De Sabáticos: Establece el marco de responsabilidad que
regirá el periodo sabático de académicos de la UCC como así también
las obligaciones a su retorno a la Universidad.
- De Servicios Bibliotecarios
Modalidad de Cooperación
Establece las condiciones para compartir recursos, servicios y conocimientos poniéndolos al alcance de las comunidades firmantes del
Convenio y/o Acuerdo.
Modalidad de Asesoría
Tiene por objeto instruir o ser instruidos en la organización de los
servicios bibliotecarios.
Modalidad de Prestación de Servicios
Permite brindar servicios arancelados a otras instituciones.
Modalidad de Donación o Custodia
Organiza y establece las condiciones de difusión y cuidado de colecciones bajo cláusulas especiales.
Modalidad de Pasantías o Permanencias
Tiene por objeto capacitar y brindar experiencia práctica a estudiantes
de la carrera de Bibliotecología en los distintos aspectos de la gestión
de una biblioteca universitaria.
6.1 Tipos de Convenios y Acuerdos cuya tramitación supervisa la
SEDEAI:
- Convenios Marco con Universidades.
- Convenios y/o Acuerdos con Dependencias del Sector Público.
- Convenios y/o Acuerdos con entidades privadas.
- Contratos, Convenios y/o Acuerdos con Organismos Internacionales
(Cátedras fundadas, redes, financiamiento de proyectos, etc.)
- Convenios y/o Acuerdos Específicos (intercambio de estudiantes y de
académicos, actividades académicas conjuntas, coediciones, investigaciones conjuntas, asesorías, superación académica).
- Convenios, Acuerdos Específicos y/o Contratos para Servicios Académico-Profesionales (consultorías, investigaciones, análisis, cursos).
- Convenios para el otorgamiento de becas en el marco del “Programa
de Becas de Posgrado”.
- Convenios y/o Acuerdos Específicos emanados de Convenios Marco.
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- Convenios y/o Acuerdos para Educación Continua o Difusión Cultural.
6.2 Otros documentos en cuya revisión compete a la SEDEAI:
- Cartas de invitación formal ante organismos gubernamentales nacionales o internacionales en el marco de Programas de Cooperación.
- Protocolos para Proyectos Académicos Internacionales o Interinstitucionales.
- Cartas de Intención.
- Cartas de Adhesión a Proyectos y/o Programas de Cooperación.
ANEXO I - Datos básicos que debe contener la
solicitud de convenios o acuerdos
1- Objetivo de la solicitud.
2- Fecha en que se espera el inicio de actividades del Convenio y/o
Acuerdo.
3- Antecedentes: relación sucinta de las acciones efectuadas con antelación a la existencia de una propuesta para Convenio y/o Acuerdo.
4- Datos completos de las personas o instituciones con las que se
realizará la vinculación (nombre, domicilio, teléfono, fax, dirección
electrónica).
5- Aprobación del Decano correspondiente en la que se indique la
vinculación con los planes de la Unidad Académica.
6- Información complementaria que se considere importante.
ANEXO II - Elementos básicos que deben tomarse en cuenta para el seguimiento de convenios o acuerdos
1- Personal participante (Responsable Operativo y colaboradores).
2- Logro de objetivos del convenio y/o acuerdo.
3- Aspectos administrativos, financieros y logísticos de la operación del
convenio y/o acuerdo.
4- Propuestas respecto de la continuidad de la relación y, en su caso,
de mejora de la operación y ejecución del convenio y/o acuerdo.
5- Solicitud de rescisión de un convenio y/o acuerdo por razones de
incumplimiento.
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