PQ 01 DENOMINACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO GENERAL
PQ 01
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Rev. 3
DENOMINACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
1. Objetivo
Establecer la metodología para denominar y controlar la documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad de Sol Frut S.A.
2. Alcance
Este procedimiento abarca toda la documentación del sistema de gestión de la
calidad e inocuidad utilizada en la Empresa.
3. Definiciones
No aplicable.
4. Documentos de Referencia
Norma ISO 9001-2000 – Punto 4.2
Norma ISO 22000-2005 – Punto 4.2
Norma IRAM 14102/01 Buenas Prácticas de Manufactura.
Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
5. Responsabilidades
De la Dirección de Sol Frut S.A.:
Analizar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad e inocuidad
cuando corresponda.
Aprobar la Política de la Calidad e Inocuidad de la empresa.
Aprobar el Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
Asignar los recursos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de
la Calidad e Inocuidad.
Verificar el cumplimiento del presente procedimiento.
De los Responsables de Sectores:
Preparar y / o aprobar los procedimientos aplicables en cada Sector y / o del
Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
Colaborar en la preparación del Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
Del Responsable de Gestión de la Calidad:
Emitir la documentación del sistema.
Mantener actualizada dicha documentación.
Mantener copia de los documentos obsoletos.
Controlar el estado de la documentación interna y externa y actualizarla cuando
sea aplicable.
Preparó: Paula Ojeda
Aprobó: Marcelo Del Pópolo
Emisión: 24/01/06
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6. Descripción
6.1-
Clasificación de la documentación del sistema de gestión de la
calidad e inocuidad:
En el sistema de gestión de la calidad e inocuidad de Sol Frut S.A.
existe el siguiente esquema documental:






Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
Manual de Procedimientos Generales.
Planes de Calidad (flujogramas de procesos, cuadros, tablas, etc.).
Instrucciones.
Especificaciones.
Formularios.
En todos los documentos debe constar:





6.2-
La denominación del documento descripta anteriormente y el título
del mismo.
El código.
La revisión.
La cantidad de hojas.
Los responsables de la preparación y aprobación.
Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad:
En el se describen las actividades que se desarrollan dentro de la
organización para cumplir con los requisitos de las normas ISO 90012000, ISO 22000-2005 e IRAM 14102-2001 (Buenas Prácticas de
Manufactura).
En este documento se encuentran la política de la calidad e inocuidad,
el alcance del sistema, las exclusiones, los puntos de las normas
considerados, la referencia a los procedimientos aplicables a cada
punto, la interacción de los diferentes procesos y la estructura de la
organización.
6.3-
Procedimientos Generales:
En ellos se describen cómo se realizan todas las actividades del
sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad y las responsabilidades
definidas en cada caso.
Los procedimientos contienen la siguiente estructura:



Encabezado con logo de la empresa, procedimiento general,
codificación, número de hojas y revisión.
Pié de página con preparación, aprobación y emisión de
documentos.
Título.
PROCEDIMIENTO GENERAL
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







6.4-
Objetivo.
Alcance.
Definiciones.
Documentos de Referencia.
Responsabilidades.
Descripción.
Registros.
Anexos.
Planes de Calidad:
Son diagramas de flujo, cuadros, tablas, etc. que relacionan los
diferentes procesos, pasos, controles, acciones tomadas, verificaciones,
análisis realizados por, la empresa y los documentos aplicables en cada
caso.
El formato contiene:



Encabezado con logo de la empresa, plan de calidad, codificación,
número de hojas y revisión.
Pié de página con preparación, aprobación y emisión de
documentos.
Título.
Pueden contener responsabilidades, equipos de control o cualquier otra
información que se considere de importancia.
6.5-
Instrucciones:
Documentación que complementa y / o amplía el alcance de los
Procedimientos Generales.
Su estructura debe contener como mínimo:







6.6-
Encabezado con logo de la empresa, instrucción operativa,
codificación, número de hojas y revisión.
Pié de página con preparación, aprobación y emisión de
documentos.
Título.
Objetivo.
Documentos de Referencia.
Descripción.
Registros.
Especificaciones:
Documentación aplicada en los distintos sectores de la empresa y que
contienen datos generales o específicos de productos o servicios
utilizados por los sectores.
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La estructura puede ser según la necesidad del sector que las utiliza,
(pudiendo ser esta la que le de el proveedor de producto o servicio
según sea el caso).
6.7-
Formularios:
En estos se registran las diferentes variables según sea el sector donde
se los aplique, siendo la evidencia objetiva de las actividades que se
realizan en la empresa.
El formato de los mismos es acorde a la necesidad del sector que lo
utiliza.
6.8-
Denominación de la documentación:
Según corresponda la denominación de la documentación es la
siguiente:
La primera letra corresponde al tipo de documento:





M:
P:
D:
I:
E:

F:
Manual de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
Procedimiento general.
Plan de calidad (Diagrama de Flujo).
Instrucción operativa.
Especificación (en caso que esta se haga
Internamente).
Formulario.
Posteriormente se coloca una segunda letra que indica la procedencia o
sector de aplicación del documento.

Q:



A:
D:
O:
Común a todos los sectores – Gestión de la Calidad e
Inocuidad.
Aceites.
Alimentos.
Oficinas Buenos Aires.
Puede colocarse una tercer y/o cuarta letra si es necesario, sobre todo
en las especificaciones, esta indica el producto al que se aplica.




I:
MP:
PT:
RS:
Insumos.
Materia Prima.
Producto Terminado.
Registros del Sistema
En el caso del manual de gestión de la calidad e inocuidad las letras van
acompañada de un número que indica la sección del mismo.
En el caso de los procedimiento generales, planes de calidad,
instrucciones y especificaciones se coloca un número correlativo a
medida que los mismos se generan.
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Si las especificaciones son entregadas por un proveedor no es
necesario que posean un código de identificación.
A los formularios se les agrega un número que indica la cantidad de
formularios correlativos que hay en un mismo procedimiento y a
continuación el código del documento de referencia. En caso que el
registro no está vinculado a un documento se colocará a continuación
del número las letras RS (correspondiente al listado de registros del
sistema.
6.9-
Control y emisión del documento:
Los documentos del sistema de gestión de la empresa deben ser
aprobados antes de su emisión.
El presidente de la empresa es el que aprueba el manual de gestión de
la calidad e inocuidad y cuando corresponda aprueba documentos del
sistema de gestión.
Los responsables del sistema de gestión de la calidad, inocuidad y de
los diferentes sectores preparan y / o aprueban documentos del
sistema.
Los documentos del sistema son actualizados según la necesidad del
sector, dejando indicado el cambio mediante subrayado y con letra
cursiva en la zona donde se produjo la modificación.
El responsable del sistema de gestión de la calidad es el encargado de
realizar los cambios y emisión de los documentos.
Los documentos del sistema se distribuyen de dos maneras posibles,
una en carpeta numerada y cada hoja inicial del documento con un sello
de copia controlada, la otra mediante sistema informático (intranet de la
empresa), donde solo está permitido el acceso para lectura.
El responsable del sistema lleva un listado con las copias controladas
entregadas a los diferentes sectores, debiéndose asegurar que los
documentos están disponibles para todo el personal y que son la última
revisión vigente.
Todos los documentos obsoletos que se retiran de los sectores deben
ser destruidos, quedando sólo el original en poder del responsable del
sistema.
Los documentos externos son controlados por el sector que los utiliza,
verificando en forma periódica la vigencia de los mismos.
Para esto lleva un listado de documentos externos que revisa como
mínimo una vez al año.
Cada vez que se incorpora un nuevo documento se realiza la
modificación del listado correspondiente.
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6.10- Control de los registros:
Todos los registros que surgen de la aplicación del sistema de gestión
proporcionan una evidencia de las diferentes actividades que se
realizan y que las mismas son conformes a los requisitos especificados.
Cada documento del sistema indica los registros generados por su
aplicación, el tiempo de conservación de los mismos y el responsable
por el archivo.
En la mayoría de los casos los registros se llevan en formularios
predeterminados que poseen una codificación que los relaciona con el
documento de origen. Los registros de la empresa se pueden llevar en
cualquier soporte, teniendo la precaución que los mismos sean
fácilmente recuperables, legibles y que no se deterioran en el tiempo.
7. Registros
Denominación
Codificación
Soporte
Protección
Control de
documentos
F1 PQ 01
Papel y
Magnético
Registros del
sistema
F2 PQ 01
Papel
Back up
Archivo en
lugar
adecuado
Back up
Archivo en
lugar
adecuado
Tiempo de
retención
3 años
Indexación
Responsable
Disposición
Por código
Responsable del
sistema de
Gestión
3 años
Por
denominación
Por código
Responsable del
sistema de
Gestión
Eliminar al
cumplir 3
años de
archivo.
Eliminar al
cumplir 3
años de
archivo.
8. Anexos
Anexo I: F1 PQ 01 Control de Documentos.
Anexo II: F2 PQ 01 Registros del Sistema.
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ANEXO I
CONTROL DE DOCUMENTOS
Código
Denominación
Rev. Emisión
Sector
F1 PQ 01 – Rev. 01
ANEXO II
REGISTROS DEL SISTEMA
Denominación
Codificación
Soporte
Protección
Tiempo de
retención
Indexación
Responsable
Disposición
F2 PQ 01 – Rev. 01