METODOLOGIA PARA REALIZAR DIAGNOSTICO FINANCIERO METODOLOGIA PARA DESARROLLAR UN DIANGOSTICO FINANCIERO PARA EVALUAR LA GESTION FINANCIERA POR : VIRGILIO RAMON M Para el desarrollo del diagnóstico financiero, a continuación se presenta la siguiente metodología, que puede servir como un marco de referencia: MEMORANDO DE PLANEACION: En primer lugar, todo trabajo se debe planear y la planeación se debe dejar registrada en lo que llamaremos el Memorando de Planeación. En él se definen, entre otros puntos, los objetivos, el alcance, la metodología a utilizar, las pruebas a realizar, el tiempo estimado y las personas que lo realizarán. LECTURA CUALITATIVA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS: La lectura cualitativa se hace a partir de los siguientes puntos: Se debe conocer el entorno de la entidad. Qué opinión tienen los competidores y los clientes de la entidad que vamos a auditar. Conocer cuál es la misión, visión, objetivos y metas de la entidad. Aquí hay necesidad de conocer, de manera específica los objetivos en materia financiera. Lea el informe anual del presidente o del gerente de la entidad. Lea el informe del Revisor Fiscal y las notas y anexos a los estados financieros. Una vez concluido el proceso descrito, ya puede preparar un diagnóstico de la empresa. Al redactarlo, no olvide que debe ser claro, concreto, conciso y preciso. LECTURA CUANTITATIVA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS: La lectura cualitativa se complementa con la cuantitativa y esta se hace a partir de la utilización de las herramientas propias del Diagnóstico Financiero, tales como: el análisis horizontal, en sus dos clasificaciones: relativo y absoluto; el análisis vertical o análisis de las proporciones, la utilización de los indicadores financieros o razones financieras y el estado de origen y aplicación de fondos. Para facilitar el uso de las herramientas mencionadas, se cuenta con el manejo de las hojas electrónicas que nos proporcionan los paquetes de computadora; por lo tanto, es necesario que antes de acudir a las herramientas se tenga claro que significa cada una de ellas, pues de lo contrario, nos encontraremos ante un mapa de números e indicadores fríos que no aportarán nada a nuestro trabajo. Es importante resaltar, que no es necesario utilizar todas las herramientas. Su aplicabilidad queda a juicio , experiencia y conocimiento del responsable de elaborar el diagnóstico; pues, no existe una relación directa entre la cantidad de las herramientas utilizadas y la calidad del Diagnóstico Financiero. Seguidamente se enumeran a nivel general, algunos puntos que pueden contribuir para abordar este tema: 1. Verifique que la información obtenida en la lectura cualitativa sea coherente con la presentada en los estados financieros (Balance General y Estado de Resultados), haga una prueba de VIRGILIO RAMON M. Soluciones para que nuestros clientes generen valor METODOLOGIA PARA REALIZAR DIAGNOSTICO FINANCIERO consistencia a los estados financieros; es decir, cerciórese que las actividades que desarrolla la empresa, sus propiedades y obligaciones que usted exploró en la parte cualitativa este registrada en los estados financieros. 2. Verifique que los totales estén correctos. Haga pruebas de suma y resta para comprobar que los totales realmente corresponda a la sumatoria las diferentes partidas. 3. Tome el estado de GYP y cerciórese del valor registrado como utilidad para el año más cercano a la fecha de análisis y seguidamente compárele con la registrada en los otros períodos de la serie. Este ejercicio nos da pautas para conocer el comportamiento de la utilidad. 4. Verifique que el valor de la utilidad del año registrada en el GYP sea igual a la registrada en el Balance como utilidad del ejercicio. 5. Una vez hecha esta prueba, puede tomar en forma separada el Balance y el GYP para hacer el análisis, una vez concluido por separado, se tienen que integrar, para hacer lo más importante de la lectura cuantitativa, como es el de establecer la relación (los pares entre las cuentas de los dos estados financieros. A continuación, se presenta la metodología sugerida para realizar la lectura cuantitativa al GYP y posteriormente para el balance general. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS Analice como está conformada la utilidad neta para los diferentes períodos objeto de estudio. Establezca cuál es la de mayor participación para cada uno de los años: La utilidad operacional o la obtenida por las actividades no operacionales. Tenga en cuenta los siguientes criterios: Utilidad operacional Utilidad no operacional Utilidad neta Positiva Positiva Positiva Positiva Negativa Positiva Positiva Negativa Negativa Negativa Positiva Positiva Negativa Negativa Negativa Lo anterior me permite establecer, cuál es el verdadero negocio de la entidad. Analice cuánto fue la utilidad operacional y establezca el comportamiento para el período. Para desarrollar esta tarea, utilice el análisis vertical. Le permitirá establecer cuál es el peso porcentual o la participación de cada una de las cuentas frente al total de los ingresos. De otra forma, cuánto de los ingresos se van en gastos y costos. Así mismo, analice cuál ha sido el comportamiento, a través del tiempo, de las diferentes cuentas del GYP. Para el efecto, utilice el análisis horizontal. Establezca las variaciones absolutas y las relativas. De igual manera, realice el mismo trabajo para la actividad no operacional. Establezca la conformación de los otros ingresos, cuál es el rubro que mayor contribuye, cómo ha sido su participación y evolución en el tiempo?. En cuánto a los otros egresos, el trabajo que se debe desarrollar es similar al de los Otros Ingresos. VIRGILIO RAMON M. Soluciones para que nuestros clientes generen valor METODOLOGIA PARA REALIZAR DIAGNOSTICO FINANCIERO BALANCE GENERAL La metodología sugerida es similar a la del GYP. Para iniciar, tome le lado izquierdo del balance y determine cuál es la estructura de los activos. Cuál es el de más participación tiene dentro del total. Los corrientes, los fijos, las inversiones permanentes o los otros activos?. Debe existir una relación entre el objeto de negocio y esta participación. Por ejemplo, si estamos analizando los estados financieros de una farmacia, los de mayor participación serán los corrientes. Realice el mismo trabajo para los demás años y puede establecer cuál ha sido la participación a través del tiempo. Esto le permite, conocer el destino de las inversiones. Si han sido dirigidas a la parte corriente del negocio a la inversión en activos productivos (largo plazo). Si se quiere entrar más en detalle, para cada una de las cuentas que conforman los rubros enunciados anteriormente, repita el trabajo. El análisis horizontal nos sirve para confirmar las conclusiones a las que, a esta altura del trabajo, hemos obtenido. Generalmente, variaciones porcentuales y absolutas significativas, se manifiestan en cambios en la participación porcentual. Por ejemplo, si la empresa ha realizado grandes inversiones en activos fijos, al utilizar el análisis horizontal mostrará estas variaciones, las que se verán reflejas en algunos cambios en la participación de los activos fijos dentro del total de los activos. Al tomar el lado derecho, y haciendo uso del análisis vertical, nos permite conocer la manera cómo esta combinado la deuda con terceros y la deuda con sus dueños. En otras palabras, cúanto ha sido el aporte de los recursos propios y cuánto proviene de financiación externa. Al tomar esta relación se conoce el nivel de endeudamiento de la empresa, para un año o para todos los años que se están analizando. Ahora, si se quiere conocer la proporción de los pasivos que son corrientes y los de largo plazo; se repite el trabajo solamente para estos rubros. Aquí también se puede conocer que tipos de pasivos tiene la empresa; es decir, a que fuentes de financiación externa es a la que más acude: banqueros, proveedores, empleados, gobierno, etc. El análisis horizontal, permite conocer la evolución de la estructura financiera. Aquí se vuelve a recalcar sobre la correlación que existe entre estas dos herramientas. Si la empresa ha acudido a grandes préstamos (financiación externa) el análisis horizontal debe mostrar estas variaciones que son reafirmadas con la participación porcentual de la relación deuda/patrimonio. Hasta aquí, se han analizado los estados financieros por separado; pero como se advirtió anteriormente, es necesario establecer la relación que existe, entre el balance y el GYP, a partir de los pares financieros. LOS PARES DEL BALANCE GENERAL Y EL GANANCIAS Y PERDIDAS. Como las transacciones comerciales tienen su causa y efecto (reciprocidad), es necesario identificarlas en los estados financieros básicos. A continuación, se presentan algunos de ellos. Ventas y cartera. Las ventas son el resultado de la actividad de la empresa (servicios x tarifa, unidades vendidas x precio de venta). Estas ventas pueden ser de contado o a crédito. Para el trabajo, interesa conocer la forma como se está vendiendo y para el efecto se puede establecer esta relación de la siguiente manera: VIRGILIO RAMON M. Soluciones para que nuestros clientes generen valor METODOLOGIA PARA REALIZAR DIAGNOSTICO FINANCIERO Como la información del estado de ganancias y pérdidas es dinámica y la del balance general es estática, en primer lugar obtenga el promedio de la cartera del año, (sume el saldo de cuentas por cobrar que figura al 0101 y al 3112 y divídalo por 2); seguidamente, halle la proporción entre el valor de las ventas y el saldo promedio de las cuentas por cobrar. Esta proporción nos indica el porcentaje de las ventas a crédito y el complemento corresponde a las ventas de contado. Así mismo, para las ventas a crédito se puede determinar a cuántos días están recuperando la cartera, o en otras palabras cuántas veces en el período (generalmente es el año) la cartera se monetiza. El procedimiento es el siguiente: Divida el valor de las ventas del período entre el promedio de las cuentas por cobrar. Este resultado, expresado en un índice, nos indica las veces que la cartera se monetiza en el período, por ejemplo. Si el resultado es 5, significa que en el año (si este es el período) la cartera se monetiza en 5 oportunidades. Ahora bien, si se requiere conocer a cuantos días están pagando, divida el año, expresado en días, entre el indicador obtenido. Para el ejemplo 360/5 = 72. Significa que cada 72 días están cancelando la cartera. Vale la pena comentar que lo ideal es tratar de incrementar el indicador de veces en que la cartera se monetiza (conocido con el nombre de Rotación de Cartera), pues, el de días de cobro disminuye. Gastos financieros y endeudamiento: Cuando la entidad se financia a través de terceros, tiene que recompensar a quienes le suministraron los recursos. Esa compensación con los intereses que debe cancelar y en el ganancias y pérdidas se registran en el rubro de “gastos financieros” que corresponde a la actividad no operacional del negocio. Las empresas deben ser muy cautelosas en el manejo de su endeudamiento; ya que la actividad operacional debe generar recursos, para cubrir, en primer lugar, los gastos y costos en que incurre para llevar el bien o el servicio hasta su cliente externo; en segundo lugar, cubrir los compromisos financieros (intereses y capital) y en tercer lugar, para obtener un retorno de la inversión comprometida. Recalcamos sobre esta situación, ya que actualmente, muchas empresas están trabajando para los banqueros, lo que esta contribuyendo a que obtengan utilidad operacional, pero ésta es destinada al pago de la carga financiera (solamente pago de intereses). Para calcular el costo de la deuda, divida el monto de los gastos financieros entre el promedio de la deuda (deuda al inicio del año más la deuda al final del año dividido entre 2). Este valor si lo quiere presentar en términos porcentuales multiplíquelo por 100 y compárelo con el rendimiento de las inversiones. Rendimientos financieros e inversiones temporales: Los excedentes que las empresas generan los colocan en inversiones de corto plazo, para obtener rendimientos. Esta relación la observamos al cruzar el monto de las inversiones temporales (Balance general) y los rendimientos financieros (Ganancias y pérdidas), con el fin de conocer cuál es el rendimiento que se esta devengando. Para su cálculo, tome el monto de los rendimientos y divídalo entre el saldo promedio de las inversiones (Inversiones al inició del período más las inversiones al final del período dividido por 2). Este valor si lo quiere presentar en términos porcentuales multiplíquelo por 100. Este porcentaje nos sirve para compararlo con el costo del endeudamiento. VIRGILIO RAMON M. Soluciones para que nuestros clientes generen valor METODOLOGIA PARA REALIZAR DIAGNOSTICO FINANCIERO Dividendos recibidos e inversiones permanentes : Las inversiones permanentes generan dividendos, poder o dominio; por lo tanto, es necesario conocer con qué fin fue que se realizó la inversión. Si es solamente para fines de rentabilidad, se debe conocer la rentabilidad que esta generando. Para obtenerla, realice el mismo procedimiento, planteado anteriormente. Activos fijos y nivel de endeudamiento: Al hacer inversión en activos fijos, se debe determinar la forma cómo fueron financiados: con recursos propios o recursos externos. Cuando son con recursos externos, se debe buscar que sean de largo plazo; pues, de lo contrario, se presentaría un desequilibrio, ya que los compromisos de corto plazo no se podrían cumplir tan rápidamente. De acuerdo con lo anterior, se debe establecer el porcentaje de los activos fijos que han sido financiados con fuentes de largo plazo; para lo cual establezca, en términos porcentuales, cuál ha sido el uso en este tipo de activos y confróntelo con el porcentaje de las fuentes de largo plazo. Finalmente y con el fin de acompañar el informe sobre el Diagnóstico Financiero, se pueden elaborar algunas gráficas que soporten lo comentado. Para el efecto tenga en cuenta, entre otros, los siguientes puntos para su elaboración: Deben mostrar tendencias. Lo que se grafica debe impactar Las gráficas deben ser homogéneas en cuanto al tipo de gráfica, colores, letras y unidades de medida. Graficar lo más relevante VIRGILIO RAMON M. Soluciones para que nuestros clientes generen valor