página web de garantías

DEPARTAMENTO DE GARANTÍAS
13 - PÁGINA WEB DE GARANTÍAS
El departamento informático de Valeo Service España, para cubrir las
demandas realizadas por sus clientes, ha desarrollado un “nuevo sistema de
gestión de GARANTÍAS”.
El nuevo proceso se ha
desarrollado para facilitar la
labor del cliente a la hora de
tramitar sus garantías, y, sobre
todo, para que sus clientes
tengan en todo momento
información del estado en que
se encuentran sus solicitudes
sin tener que realizar llamadas
telefónicas, que ahora se
sustituyen por “una simple
consulta a través de la página
web”.
¿Cómo
se
servicio?
accede
al
El acceso se realiza a través
de la página web de Valeo
Service
España
(www.valeoservice.com),
mediante una clave de usuario
y un “password” o contraseña,
que nos dirige a un área
exclusiva de cliente.
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¿Cómo me puedo dar de alta en el servicio WEB?
Todo usuario que no este dado de alta en este servicio, puede hacerlo
rellenando todos los campos del formulario que aparece en la página web
(www.valeoservice.com).
Es requisito “indispensable”, que el formulario, debidamente “sellado y
firmado por el responsable de la empresa”, se remita por fax a Valeo
Service España (91 495 86 99).
Una vez recibido el documento en nuestras instalaciones, en un plazo de 24
horas, el cliente será dado de alta con el nombre de usuario y contraseña
que él mismo nos haya indicado en la solicitud.
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¿Qué ventajas obtengo como usuario de este servicio?
El sistema de garantías en la Web se crea para distinguir a Valeo de sus
competidores, haciéndola una empresa cercana al cliente, comprendiendo
sus problemas y poniendo los medios necesarios para facilitar el trabajo de
sus clientes.
La tramitación y gestión de garantías mediante este sistema, ofrece a los
usuarios del mismo una serie de ventajas frente a los clientes que utilizan el
sistema de envío y gestión de garantías tradicional.
• Conocer, desde el principio hasta el final del proceso, el estado de su
tramitación. Esto supone que, “en todo momento”, el usuario puede
saber en que fase del proceso se encuentra su solicitud, mediante una
simple consulta a través de la página web.
• Acceso, directo, simple y cómodo, a datos estadísticos sobre sus
solicitudes de garantía. Nuestros clientes pueden ver datos sobre las
piezas dictaminadas, el número de abonos, el número de
aceptaciones, porcentajes de todas las piezas enviadas... Estadística
precisa de sus garantías con seguimiento tanto de sus solicitudes
como de piezas tratadas por mes, año, …
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• Búsqueda de una solicitud o del dictamen de una pieza determinada.
Puede buscar una pieza por referencia, por fecha y por número de
solicitud. Todo ello de una forma sencilla, sin necesidad de llamadas
telefónicas, con una simple consulta mediante la página web.
• Conectar con varios usuarios. Se puede acceder a la web desde
cualquier ordenador que tenga conexión a Internet, utilizando el usuario
y contraseña. Esto puede facilitar el trabajo entre departamentos, dado
que se puede conectar la persona que gestiona las garantías en la
empresa, la persona responsable del departamento de contabilidad
para ver los abonos u otros datos de interés…Se trata de que varios
departamentos interrelacionados pueden compartir datos de utilidad
para todos ellos.
• Detallar el problema. Se dispone de espacio suficiente para detallar
en profundidad el problema de la pieza enviada en garantía. Esto
“ayuda de forma determinante” a realizar un dictamen “exacto” por
parte del departamento de garantías de Valeo Service España. En
algunos casos concretos, el desconocer el problema que afecta a la
pieza enviada, debido a que el cliente no lo indica en la solicitud, da
lugar a discrepancias en el
dictamen.
• Datos del vehículo. Existe
la posibilidad de incluir
datos
de
montaje
y
desmontaje
(fecha,
kilómetros recorridos,…),
así como la marca y el
modelo del vehículo en el
que se montó la pieza.
• Impresión de toda la
documentación de envío.
El sistema ofrece la
posibilidad de imprimir las pegatinas de envío, rellenas con todos los
datos necesarios, (estas pegatinas se piden a Valeo Service con la
referencia 705952300 de forma gratuita), e imprimir tantas solicitudes
como el cliente necesite.
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• Se dispone de un listado de piezas rechazadas con la fecha límite
para solicitar su envío (10 días desde el dictamen). A partir de dicha
fecha se procede a su chatarrización y eliminación.
• Consulta directa del histórico de garantías del cliente, consulta de un
determinado dictamen e, incluso, volver a imprimirlo.
• Comprobar el nº de abono o ver el motivo de rechazo. Información
completa y al detalle del abono de todas las piezas aceptadas, con las
condiciones de pago, fecha de vencimiento, detalle del precio,
descuento e importe de referencia.
• Posibilidad de imprimir una solicitud ya dictaminada e incluso tener
dictamen detallado de las piezas rechazadas.
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DETALLE DEL PROCESO
1. Crear una solicitud de garantía, con la información de siempre
actualizada y además:
- Se puede detallar mejor el problema que presenta la pieza enviada, dado
que hay un mayor espacio destinado a este fin. Esto ayudará a los
técnicos de garantías a determinar, con mayor precisión, el problema de la
pieza y evitará incomodas reclamaciones posteriores.
- Siempre que tenga la posibilidad, debe incluir datos de montaje y
desmontaje (fecha, kilómetros recorridos,…), así como el modelo de
vehículo en el que se montó la pieza.
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2. Imprimir automáticamente toda la documentación de envío.
- Solicitud de garantía (tantas copias como sean necesarias). Se debe tener
en cuenta que “una de las solicitudes se deberá, siempre, adjuntar en
el envío”.
- Pegatinas de envío. El sistema rellena de forma automática todos los
datos necesarios. Estas pegatinas “azules” se piden, de forma gratuita, a
Valeo Service con la referencia 705952300.
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3. Comprobar el estado de una solicitud de garantía.
- El sistema permite realizar el seguimiento completo del envío, viendo
fecha de envío, fecha de recepción en Valeo Service y el estado actual de
la solicitud. Existen tres posibilidades:
• Enviado y pendiente de recepción. El cliente ha enviado el
material, pero aún no se ha recibido en Valeo Service.
• Recepcionado en Valeo y pendiente de dictaminar. Valeo Service
ha recibido el material, pero el personal técnico del departamento
de garantías aún no lo ha dictaminado.
• Dictaminado. El proceso ha concluido.
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4. Buscar una solicitud por fecha o por referencia de la pieza.
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5. Se dispone del listado de piezas rechazadas disponibles para su
devolución en un límite máximo de 10 días después de ser
dictaminadas.
Después de este plazo de tiempo las piezas serán “chatarrizadas y
eliminadas”, por lo que no se podrán solicitar.
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6. Consulta del histórico de las garantías que ya han sido tramitadas.
El número de garantía con el encabezamiento permanece durante más de un
año y el detalle de la garantía durante 6 meses.
7.- Visualizar el dictamen de una garantía e imprimirlo
8.- Comprobar el número de abono y el motivo de rechazo
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9.- Posibilidad de imprimir los documentos.
• Dictamen completo de la solicitud
• Dictamen detallado a la pieza para todos los rechazados.
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• Información completa y al detalle del abono para todas las piezas
aceptadas. Con las condiciones de pago, fecha de vencimiento, detalle
de precio, descuento e importe por referencia.
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