Conociendo - Royal Prestige
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HYCITE
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mayo 2013
Capacitación
de Hy Cite
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Transmittal positivo. Volumen de ventas de los últimos 6 meses por lo menos 3 veces mayor al volumen de compras (sin contar productos misceláneos). Promedio de compras mínimo de $1,700 mensuales por los últimos tres meses (sin contar productos misceláneos). Acuerdos: La gerencia de Hy Cite revisará todas las órdenes ingresadas por el representante, una vez que los requisitos mínimos hayan sido cumplidos. Hy Cite aprobará las órdenes de acuerdo a la capacidad que la Distribución que esté haciendo el pedido tenga para pagar en un máximo de 90 días. Hy Cite se reserva el derecho de negar cualquier orden por cualquier motivo, y/o de solicitar información adicional. Dicha información puede incluir, documentación del uso dado a mercancía previamente comprada bajo samples, en caso de órdenes repetitivas o frecuentes. Los productos ordenados no deben ser predestinados para venta, regalar, mantener un inventario, o incrementar sus compras. Son productos única y exclusivamente para uso de demostración. La literatura de ventas y productos abre-­‐puertas no califican para este programa. Sólo se procesan órdenes recibidas hasta el 20 de cada mes, dentro del mismo mes. Las órdenes recibidas después del 20, serán procedas la primera semana del mes siguiente. Esto aplica también para el fin de año; órdenes recibidas después del 20 de diciembre, serán procesadas la primera semana de enero. 9
Joint Ventures: Un Joint Venture puede calificar, con ciertos parámetros adicionales: -­‐ Los JVs que lleven menos de tres meses en el negocio, califican para un máximo de $1,200 en mercancía. -­‐ Para los JVs que llevan más de tres meses activos, aplica la regla de capacidad de repago dentro de 90 días. -­‐ Deben cumplir todos los requisitos previamente mencionados. -­‐ Deben obtener la garantía de un Distribuidor calificado (calificado de acuerdo a los requisitos del programa): • Dicha garantía sigue vigente aún así el JV sea promovido a Distribuidor. • La garantía es a un plazo máximo de 90 días. Es decir, si el JV no ha terminado de pagar la orden en 90 días, el balance será transferido al transmittal del garante. Pagos: Si la solicitud es aprobada, deduciremos de un 20% a 45% del costo de la mercancía de todas las órdenes aprobadas, hasta que el equipo (sample) haya sido pagado en su totalidad. El porcentaje será determinado por la gerencia, dependiendo de la capacidad de pagar la orden dentro de 90 días. Cualquier balance pendiente será deducido de los bonos mensuales y los ajustes de reserva. Para ordenar o más detalles: Por favor contacte a su Representante de Servicio al Distribuidor. 10
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15
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16
11718-RP THE WONDER COOKWARE
ITEMS BEING PAID
REPRESENTATIVE:
MATERIAL DE APOYO #1
TRANSMITTAL DATE:
BALANCE FORWARD:
85083532
Customer Name:
Salesperson:
GITZEL ROMERO
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
0.00 Sales Tax Charge (Distributor)
0.00 Merchandise Product Charge
0.00 Premium Product Charge
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
3/18/2013
0.0%
$0.00
Sales Tax Charge (Consumer):
0.00 Miscellaneous Product Charge
0.00 Product Handling Charge
Consumer Down Payment:
COD Amount:
PRINCIPAL BALANCE:
$0.00
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
Ejemplo #1
Product Shipping Charge
TOTAL:
CONTRACT PROCEEDS:
Order Number:
85046479
Sales Price:
0.00 Product Shipping Charge
Customer Number:
Customer Name:
Salesperson:
State:
20639306
ROBERTO MARTINEZ
JORGELINA SANCHEZ
TX
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
0.00
0.00
0.00
Order Date:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
3/19/2013
0.00
Shipping + Handling (Consumer):
23
PRINCIPAL BALANCE:
$0.00
$100.00
8
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
18.0%
Ejemplo #2
Order Number:
Order Date:
84920531
Customer Name:
Salesperson:
GIOVANNI LOPEZ
LUISA BAYKO
Customer Number:
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
TX
12
18.0%
$200.00
8
Sales Tax Charge (Consumer):
PRINCIPAL BALANCE:
$0.00
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
Sales Price:
Customer Number:
Customer Name:
Salesperson:
State:
22560706
MAYRA ESPINOZA
MARIA ELENA HERNANDEZ
TX
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
APR:
Payment Amount:
18.0%
Term:
Consumer Level:
-54.22
($640.40)
($640.40)
-55.59
($55.59)
0.00 Merchandise Product Charge
0.00 Miscellaneous Product Charge
0.00 TOTAL:
0.00
0.00
Shipping + Handling (Consumer):
12
PRINCIPAL BALANCE:
$0.00
$108.00
4
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
11718-RP THE WONDER COOKWARE
17
-11.60
CONTRACT PROCEEDS:
CONTRACT PROCEEDS:
5/8/2013
-177.11
($55.59)
CONTRACT PROCEEDS:
84925432
-112.00
-12.96
($12.96)
0.00
0.00
Consumer Down Payment:
COD Amount:
Order Number:
-53.38
-232.09
TOTAL:
0.00 Product Shipping Charge
0.00 TOTAL:
0.00
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
3/19/2013
21010950
Ejemplo #3
Order Date:
3/19/2013
$0.00
Order Number:
Order Date:
Customer Number:
MTISCARE
($12.96)
47.33
13.54
$60.87
$60.87
PAGE 1 of 5
11718-RP THE WONDER COOKWARE
REPRESENTATIVE:
ITEMS BEING PAID
TRANSMITTAL DATE:
Order Number:
85048678
Customer Name:
Salesperson:
22560706
MAYRA ESPINOZA
MARIA ELENA HERNANDEZ
Term:
APR:
12
18.0%
Order Date:
Customer Number:
State:
Payment Amount:
Consumer Level:
TX
$108.00
4
Order Number:
Order Date:
84986406
3/19/2013
Customer Name:
Salesperson:
State:
MARIA A CASTILLO
ROBERTO LOPEZ
Customer Number:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
22582441
TX
26
$90.00
9
($17.35)
CONTRACT PROCEEDS:
($17.35)
2,111.00 Sales Tax Charge (Distributor)
105.55 Sales Tax Under Charge
182.86 Contract Processing Charge
-182.86
0.00
0.00
PRINCIPAL BALANCE:
$0.00
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
-500.00 Revolving Credit Discount Charge
0.00 Revolving Credit Reserve Charge
$1,899.41
Merchandise Product Charge
Premium Product Charge
Product Handling Charge
401.62
Product Shipping Charge
$2,301.03
Territory Director Meeting Fund Charge
Time Charge:
TOTAL:
Hispanic Donation Fund
National Advertising Campaign
Promotional Campaign Charge
TOTAL:
Ejemplo #4
Order Number:
Order Date:
85037452
Customer Name:
Salesperson:
ALEXANDER RAMOS
MANUEL SASTOQUE
Customer Number:
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
3/15/2013
22586338
TX
24
18.0%
$60.00
4
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
PRINCIPAL BALANCE:
-843.98
-549.30
-64.42
-27.46
-50.10
-21.11
-6.00
-21.11
-15.83
($2,301.03)
1,231.72 Sales Tax Charge (Distributor)
61.58 Sales Tax Under Charge
106.69 Contract Processing Charge
-106.69
-200.00 Revolving Credit Discount Charge
0.00 Revolving Credit Reserve Charge @ 20%
$1,199.99
Merchandise Product Charge
Product Handling Charge
237.39
Territory Director Meeting Fund Charge
$1,437.38
Hispanic Donation Fund
National Advertising Campaign
Credit Card Payment Received
Promotional Campaign Charge
TOTAL:
CONTRACT PROCEEDS:
Ejemplo #5
11718-RP THE WONDER COOKWARE
18
-493.85
$0.00
Royal Prestige Savings Plan
5/8/2013
-0.01
-25.00
CONTRACT PROCEEDS:
Product Shipping Charge
Time Charge:
TOTAL:
-17.35
TOTAL:
Consumer Down Payment:
COD Amount:
PRINCIPAL BALANCE:
18.0%
0.00
0.00
Shipping + Handling (Consumer):
Sales Tax Charge (Consumer):
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
3/19/2013
0.00 Product Shipping Charge
Sales Price:
3/15/2013
MTISCARE
-0.01
-25.00
-288.00
-240.00
-297.28
-14.86
-37.67
-12.32
-6.00
-123.17
-12.32
60.00
-9.24
($1,112.56)
$324.82
PAGE 2 of 5
11718-RP THE WONDER COOKWARE
REPRESENTATIVE:
ITEMS BEING PAID
TRANSMITTAL DATE:
MTISCARE
3/19/2013
Miscellaneous Charge Detail
Transaction Type
Date
Customer
Description
Cargo Misceláneo
3/19/2013
21665019
Loan Repurchase
-160.00
Cargo Misceláneo
3/19/2013
21665019
Loan Repurchase
-10.43
Cargo Misceláneo
3/19/2013
21665019
Loan Repurchase - Sales Tax Refund
Cuota de Administracion de Renta al
Distribuidor
3/15/2013
Rent Admin Fee posted 3/15/2013
-60.00
Renta
3/15/2013
Rent received from 14095
200.00
Renta
3/15/2013
Rent received from 18854
250.00
Renta
3/15/2013
Rent received from 18963
250.00
Renta
3/15/2013
Rent received from 16228
250.00
Renta
3/15/2013
Rent received from 21262
200.00
Renta
3/15/2013
Rent received from 21306
200.00
Cargo Misceláneo
3/15/2013
WEB TRANSFER SAVINGS TO TRANSMITTAL
TOTAL MISCELLANEOUS CHARGES:
5/8/2013
11718-RP THE WONDER COOKWARE
19
Amount
123.17
13.20
$1,255.94
PAGE 3 of 5
11718-RP THE WONDER COOKWARE
REPRESENTATIVE:
ITEMS BEING PAID
TRANSMITTAL DATE:
MTISCARE
3/19/2013
Transmittal Summary
Sales Price
$3,342.72
Shipping / Handling (Consumer)
$167.13
Sales Tax Charge (Consumer)
$289.55
Consumer Down Payment
($700.00)
PRINCIPAL BALANCE:
$3,099.40
Time Charge
$639.01
TOTAL:
$3,738.41
Sales Tax Charge (Distributor)
($342.93)
Sales Tax Under Charge
($0.02)
Contract Processing Charge
($50.00)
Revolving Credit Discount Charge
($781.85)
Revolving Credit Reserve Charge
($1,083.98)
Merchandise Product Charge
($1,031.34)
Premium Product Charge
($176.42)
Miscellaneous Product Charge
($163.57)
Product Handling Charge
($53.92)
Product Shipping Charge
($227.89)
Territory Director Meeting Fund Charge
($33.43)
Hispanic Donation Fund
($12.00)
Royal Prestige Savings Plan
($123.17)
National Advertising Campaign
($33.43)
Credit Card Payment Received
$60.00
Promotional Campaign Charge
($25.07)
TOTAL:
($4,079.02)
Contract Proceeds
($340.61)
Miscellaneous Charges
$1,255.94
Distributor Financed Loan Payments
$0.00
Balance Forward
$0.00
Total Items Being Paid
5/8/2013
$915.33
11718-RP THE WONDER COOKWARE
20
PAGE 5 of 5
18543-RP R LEAL #1
PREVIEW OF NEXT WEEK
MATERIAL DE APOYO #2
REPRESENTATIVE:
ANUNEZ
TRANSMITTAL DATE:
3/7/2013
BALANCE FORWARD:
($114.77)
Order Number:
Order Date:
84975462
Customer Name:
Salesperson:
CLAUDIA HERRERA VERDUZCO
RAMON NOVOA
Customer Number:
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
3/6/2013
20948937
CA
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
PRINCIPAL BALANCE:
12
0.0%
$50.00
3
550.00 Sales Tax Charge (Distributor)
0.00 Contract Processing Charge
50.00 Revolving Credit Discount Charge
0.00 Revolving Credit Reserve Charge @ 16%
0.00 Merchandise Product Charge
$600.00
Premium Product Charge
Miscellaneous Product Charge
Product Handling Charge
0.00
Product Shipping Charge
$600.00
Territory Director Meeting Fund Charge
Time Charge:
TOTAL:
Sales Price:
Customer Name:
Salesperson:
21903743
YASMIN ALVA
RAMON NOVOA
CA
Consumer Down Payment:
COD Amount:
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
Order Number:
Order Date:
Customer Number:
Customer Name:
Salesperson:
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
3/7/2013
Shipping + Handling (Consumer):
Sales Tax Charge (Consumer):
Hispanic Donation Fund
Time Charge:
TOTAL:
National Advertising Campaign
0.00
Promotional Campaign Charge
$0.00
TOTAL:
GUADALUPE NAJERA
RAMON NOVOA
CA
26
24.0%
$75.00
9
Shipping + Handling (Consumer):
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
PRINCIPAL BALANCE:
Royal Prestige Savings Plan
$1,500.00
Miscellaneous Product Charge
Product Handling Charge
434.83
Territory Director Meeting Fund Charge
$1,934.83
Sample Balance Charge
TOTAL:
CONTRACT PROCEEDS:
Sales Price:
Customer Name:
Salesperson:
22576624
JUAN MARTIN TAPIA
RAMON NOVOA
CA
Consumer Down Payment:
COD Amount:
State:
5/8/2013
3/7/2013
Shipping + Handling (Consumer):
Sales Tax Charge (Consumer):
18543-RP R LEAL #1
21
-20.80
-10.00
-4.80
-17.88
-6.00
-48.00
-4.80
-3.60
($135.88)
-135.00
75.00 Contract Processing Charge
135.00 Revolving Credit Discount Charge
-210.00 Revolving Credit Reserve Charge
0.00 Merchandise Product Charge
Promotional Campaign Charge
84917905
-4.12
($539.03)
1,500.00 Sales Tax Charge (Distributor)
National Advertising Campaign
Order Date:
Customer Number:
-5.50
($135.88)
Hispanic Donation Fund
Order Number:
-6.00
CONTRACT PROCEEDS:
Product Shipping Charge
Time Charge:
TOTAL:
-5.50
-20.00
0.00 Sales Tax Under Charge
20.00 Contract Processing Charge
-500.00 Territory Director Meeting Fund Charge
0.00 Sample Balance Charge
$45.00
9
Sales Price:
-3.87
-18.01
480.00 Sales Tax Charge (Distributor)
$0.00
3/7/2013
22574432
-7.38
$60.97
PRINCIPAL BALANCE:
84903981
-73.35
CONTRACT PROCEEDS:
26
24.0%
-77.36
-55.00
TOTAL:
84928577
-96.00
Royal Prestige Savings Plan
Promotional Campaign Charge
Order Date:
Customer Number:
-96.47
-15.47
National Advertising Campaign
Order Number:
-25.00
Sample Balance Charge
Hispanic Donation Fund
Ejemplo #6
-50.00
-25.00
-455.00
-680.58
-425.22
-11.55
-21.26
-48.93
-15.00
-85.04
-6.00
-15.00
-11.25
($1,934.83)
$0.00
1,900.00
90.00
190.00
-280.00
0.00
PAGE 1 of 3
14532-RP ALFA
PREVIEW OF NEXT WEEK
REPRESENTATIVE:
MATERIAL DE APOYO #3
TRANSMITTAL DATE:
BALANCE FORWARD:
Order Number:
Order Date:
Customer Number:
APR:
0.0%
State:
Term:
Payment Amount:
Consumer Level:
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
5/1/2013
CARLOS ALZATE
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
$0.00
0.00 Sales Tax Charge (Distributor)
0.00 Product Shipping Charge
0.00 TOTAL:
0.00
0.00
PRINCIPAL BALANCE:
$0.00
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
4.00
Sales Price:
0.00 Miscellaneous Product Charge
Customer Number:
Customer Name:
Salesperson:
State:
22281157
CELSO MARTINEZ GARCIA
CARLOS AUGUSTO ALZATE
NC
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
0.00
0.00
0.00
APR:
Payment Amount:
18.0%
Term:
Consumer Level:
Consumer Level:
$4.00
3,200.00 Sales Tax Charge (Distributor)
160.00 Sales Tax Under Charge
224.00 Contract Processing Charge
-224.00
$100.00
3
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
LUCINDA GOMEZ HUERTA
CARLOS AUGUSTO ALZATE
Payment Amount:
CONTRACT PROCEEDS:
$0.00
Customer Name:
Salesperson:
APR:
$4.00
PRINCIPAL BALANCE:
85437712
State:
Term:
TOTAL:
21
Order Number:
Order Date:
Customer Number:
0.00
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
5/2/2013
22618588
NC
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
PRINCIPAL BALANCE:
24
18.0%
$125.00
9
-1,084.00 Revolving Credit Discount Charge
0.00 Revolving Credit Reserve Charge
$2,500.00
Merchandise Product Charge
Premium Product Charge
Miscellaneous Product Charge
494.55
Product Handling Charge
$2,994.55
Product Shipping Charge
Time Charge:
TOTAL:
Territory Director Meeting Fund Charge
Hispanic Donation Fund
National Advertising Campaign
Promotional Campaign Charge
TOTAL:
Order Number:
85443912
Customer Name:
Salesperson:
22619796
VERONICA CASTRO GUILLEN
CARLOS AUGUSTO ALZATE
Order Date:
Customer Number:
State:
Term:
APR:
Payment Amount:
Consumer Level:
5/1/2013
NC
24
18.0%
$100.00
Sales Price:
Shipping + Handling (Consumer):
Sales Tax Charge (Consumer):
Consumer Down Payment:
COD Amount:
5/8/2013
-1,125.49
-770.99
-27.71
-6.00
-38.55
-71.61
-32.00
-6.00
-32.00
-24.00
($2,994.55)
0.00 Sales Tax Charge (Distributor)
-182.00
0.00 Sales Tax Under Charge
0.00 Contract Processing Charge
0.00 Merchandise Product Charge
0.00 Premium Product Charge
Time Charge:
TOTAL:
0.00
$0.00
Miscellaneous Product Charge
Product Handling Charge
Product Shipping Charge
TOTAL:
CONTRACT PROCEEDS:
22
-25.00
-600.00
$0.00
$0.00
14532-RP ALFA
-11.20
CONTRACT PROCEEDS:
PRINCIPAL BALANCE:
Ejemplo #7
-30.75
($47.00)
($47.00)
85448527
Shipping + Handling (Consumer):
-16.25
CONTRACT PROCEEDS:
Order Number:
Order Date:
5/2/2013
($5,115.90)
85452535
Customer Name:
Salesperson:
VELIZALD
-2.28
-25.00
-630.70
-27.71
-6.00
-31.54
-49.29
($954.52)
($954.52)
PAGE 1 of 3
ENTRADA DE ORDENES
D EPARTAM ENTO D E ENTRAD A D E O RD ENES
La principal responsabilidad del Departamento es la de ingresar toda nueva orden al sistema electrónico
de procesamiento de ordenes de Hy Cite Corporation. Toda orden sin importar su clase, ni el medio
por el que fue enviada, es originada en este Departamento el cual debe asegurar que la información que
fue recibida, es ingresada al sistema. No solamente en forma clara, completa, segura y legible sino
también antes del límite estipulado para su oportuno procesamiento diario.
Las órdenes de venta pueden llegar a Hy Cite por fax o por correo. En ambos casos, estas deben ser
convertidas en imágenes electrónicas para que puedan ser procesadas en el sistema ViewStar.
FUNCIO NES PRINCIPALES:
1. Revisar la calidad de imagen de los contratos enviados por fax
2. Separar y clasificar los diferentes documentos enviados por fax
3. Capturar electrónicamente todos los contratos enviados por correo
4. Clasificar los diferentes documentos recibidos por correo
5. Revisión inicial de todas las órdenes, solicitudes de crédito y demás documentos.
6. Ingresar los datos individuales de todas y cada una de las órdenes de venta
• Vea el diagrama de flujo para el procesamiento de contratos......
- Continúa en la página 2 -
23
ENTRADA DE ORDENES
PRO CESAM IENTO D E NUEVO S CO NTRATO S
A) O rdenes enviadas por correo:
Estas órdenes deben ser transform adas en una im agen electrónica para así poder
ser procesadas en el sistem a ViewStar. Esto se hace m ediante una m áquina llam ada
“scanner”.
• La máquina de captura de contratos (Scanning machine) es similar a una máquina fotocopiadora. Esta
máquina toma la imagen de todos los documentos que corresponden a un contrato y los inserta
en una carpeta electrónica particular. A cada contrato le es asignado un número de carpeta
electrónica en el momento en que es capturado en el sistema. A un grupo de carpetas
electrónicas se les asigna un número de grupo ( batch #). Estos números siguen al contrato a
través de todo el proceso, para que cualquier persona involucrada en la cadena de procesamiento
pueda tener acceso a ese folder en particular en cualquier momento.
• Una vez capturado, identificado e individualizado, el folder sigue su curso hacia Revisión Inicial.
B) O rdenes enviadas por fax:
• Toda orden enviada por fax llega directamente al computador a través de un servidor electrónico. Cada
transmisión vía fax es registrada en la estación de trabajo (queue) denominada “Fax review”. Allí el
sistema suministra la siguiente información (figura 1) por cada fax:
- Número de páginas transmitidas
- Fecha de recepción
- Hora de recepción
- Número del Fax transmisor (cuando está programado)
- Código de error
• A partir de la pantalla de información de faxes recibidos, el operador los selecciona trabajándolos en
estricto orden cronológico, y realizando las siguientes tareas:
- Revisa cuidadosamente la calidad (legibilidad) de transmisión de todas y cada una de las páginas.
- Identifica todos los documentos pertenecientes al mismo contrato y los agrupa en carpetas individuales
separándolos al mismo tiempo de otros contratos, incluidos en la misma transmisión.
- Al igual que con los contratos que fueron capturados por el scanner, a los contratos enviados por fax ,se
les asigna un número de folder individual y de batch por grupos. De aquí en adelante cada
orden tiene su propia identidad, para efectos de su proceso en el ViewStar.
- Continúa en la página 3 -
24
IMPORTANTE: Un fax correctamente transmitido NO NECESARIAM ENTE implica un fax
correctamente recibido. Desafortunadamente, con cierta frecuencia faxes que aparentemente salieron bien
de la máquina transmisora no llegan en las mismas condiciones a su destino.
*****Varios ejem plos de ello pueden ser vistos en las siguientes seis páginas.
Revisión Inicial ( IR )
• En éste paso del proceso, el operador de datos ingresa la siguiente información: número de
Distribuidor, nombre del Cliente, número de seguro social, números telefónicos y decide de qué tipo
de contrato se trata en particular. Esta última definición es extremadamente importante por cuánto
ordenes financiadas, de contado o agregadas tienen rutas diferentes en el sistema.
• En el caso de órdenes nuevas el computador asigna automáticamente en este momento un número de
cuenta a cada orden. En el caso de agregados, el operario de “Revisión Inicial” debe unificar la nueva
orden con el número de cuenta ya existente en el sistema.
• Es importantísimo que cuando envíe sus contratos toda esta información esté claramente escrita. Si
alguna información es omitida o no es legible, el contrato no se procesara hasta que el fax o el original
sean recibidos con TODOS los datos completos.
• El operario de “IR” es también responsable de hacer notorio para DE, cualquier información especial
en el contrato.
• IR se encarga también de anexar cualquier documento adicional enviado posteriormente al contrato
original el cual, ya se encuentra en el sistema. Estos documentos deben ser “insertados” en el mismo
número de folder ya existente. Para una correcta ejecución de este documento, es necesario que escriba
claramente en el documento a ser insertado, la siguiente información:
a) Su número de Distribuidor
b) El nombre completo del cliente
c) El número de cuenta del cliente
Entrada de D atos (D E)
• Los operadores de DE se encargan de entrar toda la información restante:
- Dirección residencial
- Dirección y forma de envío
- Precio de venta y cargos adicionales
ENTRADA DE ORDENES
PRO CESAM IENTO D E NUEVO S CO NTRATO S
- Continúa en la página 4 -
25
- Forma de pago
- Mercancía
- Información del fiador
- correo electronico
- Nombre del vendedor que recibirá volumen por esa venta
• Una vez que toda la información pertinente ha sido ingresada, el folder es enviado nuevamente a su
ruta normal de procesamiento.
• Es extrem adam ente im portante que sus contratos sean claros y legibles. En general, las
siguientes pautas y reglas deben ser seguidas a fin de evitar demoras, errores y hasta cancelaciones de
sus contratos:
- Solamente el original (página blanca) es aceptado por el scanner
- Utilice tinta negra o azul obscuro.
- Escriba clara y completamente todos los documentos de sus contratos. Preferiblemente escriba en letra
de imprenta.
- Marque la mercancía ordenada claramente en los espacios apropiados (use números para indicar la
cantidad).
- Asegúrese que su número de distribución esté claramente indicado en cada documento que envíe por
cualquier medio.
- Cuando envíe agregados, asegúrese que el número de cuenta original (correcto) esté en el contrato.
- Marque adecuadamente el tipo de contrato (financiado, cash, agregado o financiado por el
Distribuidor).
- Cuando la mercancía ha sido entregada o va a serlo por Usted, asegúrese de indicarlo claramente en el
contrato.
- No olvide marcar claramente “FAXED” aquellos contratos que ha enviado previamente por fax.
- No adhiera notas (post-it) a los documentos.
- No utilice abreviaciones, sobrenombres ni, en general, terminología diferente a los códigos y
denominación comercial de los productos.
ENTRADA DE ORDENES
PRO CESAM IENTO D E NUEVO S CO NTRATO S
- Continúa en la página 5-
26
ENTRADA DE ORDENES
EJEM PLO S D E CO NTRATO S CO N PRO BLEM AS
1. Información de precios y cargos difícil de entender, o matemáticas hechas incorrectamente.
2. UPS no garantiza día específico de entrega.
3. Cambio de nombre a los productos.
4. Nombre de la calle mal deletreado.
5. Papeles o notas escritas o pegadas sobre el contrato
6. Información del Distribuidor incompleta
7. Información del vendedor (nombre y apellido) ilegibles.
8. Las instrucciones de envío son incompletas o confusas.
9. Dirección confusa, notas ilegibles.
10. Mercancía ordenada sin aclaración de capas.
EXAM EN
1. ¿Cuál es la información que el Departamento de entrada de Ordenes (DE) ingresa en el sistema?
a. Número del Distribuidor
b. Nombre completo del cliente
c. Número de cuenta del cliente
d. Ninguno de los anteriores
*La respuesta es la letra (D )
2. Para evitar demoras, errores, y cancelaciones en sus contratos usted debe:
a. Usar tinta roja
b. No enviar el número del Distribuidor
c. Escribir sobrenombres y abreviaciones a los productos
d. Ninguno de los anteriores
*La respuesta es la letra (D )
- Continúa en la página 6-
27
3. ¿Cuáles son los datos que se ingresan en revisión inicial (IR)?
a. Número del Distribuidor , Nombre del cliente, Número del Seguro Social, Números telefónicos,
Tipo de contrato
b. Mercancía
c. Forma de pago
*La respuesta desde la letra es: (A)
4. Cuando usted envía un agregado es necesario que envíe:
a. Número de cuenta original (correcto)
b. Dejar el espacio en blanco
c. Inventar un número de cuenta.
*La respuesta es la letra (A)
5. Si la mercancía ha sido entregada o va a ser entregada por el distribuidor, Usted debe asegurarse de
indicarlo claramente en el contrato.
(Verdadero o Falso)
*La respuesta es Verdadero.
6. ¿Garantiza UPS un día específico de entrega?
(Verdadero o Falso)
*La respuesta es falso
7. ¿Si usted envía un contrato por fax, puede usted pegarle notas (post it notes) sobre el contrato?
(Verdadero o Falso)
*La respuesta es falso
28
VERIFICACIONES
D EPARTAM ENTO D E RELACIO NES AL CO NSUM ID O R (VERIFICACIO NES)
El Departamento de Verificaciones es responsable del oportuno, rápido y correcto procesamiento de
todos los contratos de ventas enviados a las oficinas de Royal Prestige Madison. Esta responsabilidad se
inicia desde el mismo momento en que los contratos llegan por correo (junto con los que fueron
recibidos por fax) hasta que son aprobados por el sistema o están listos para que el comprador tome una
decisión.
PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, CRED ITO Y
VERIFICACIO N D E EM PLEO .
Los objetivos principales en esta área del Departamento, son los siguientes:
- Dar la bienvenida al consumidor como cliente de Royal Prestige y agradecerle su compra (primera o
adicional en el caso de agregados)
- Confirmar que los datos básicos del cliente se encuentren correctos, para evitar errores de envío
- Confirmar que la mercancía a ser enviada esté correcta
- Confirmar el precio total de venta, otros cargos y la información financiera
- Confirmar la información básica de la solicitud de crédito, ejemplo: número de empleo.
- Aclarar cualquier duda o pregunta que el cliente pudiera tener en ese momento
- Informar al cliente acerca de fecha aproximada de recibo de la mercancía como también a donde llamar
en caso de necesitarlo.
PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, EM PLEO Y
CRED ITO
A) ORGANIZACION OPERATIVA
- Cubrimiento en base a las diferentes zonas de acuerdo a su horario
- Cubrimiento en base a la ubicación geográfica (Pág. 8)
- Cubrimiento en base al idioma
- Programación de llamadas (Pág. 9)
- Documentos de trabajo en la pantalla (Pág. 10)
- Flujo de documentos (Pág. 8)
- Puntos de destino (Pág. 11)
- Continúa en la página 2 -
29
- Registro de llamadas (Pág. 10)
- Cuentas de manejo especial
B) O RGANIZACION FUNCIONAL
- Bienvenida al cliente
Es en este Departamento donde el cliente tiene su primer (y tal vez único) contacto telefónico con Royal
Prestige. Por eso es especialmente importante que ésta primera impresión sea muy buena, como también
que el cliente confirme que no solamente adquirió el mejor producto, sino que lo hizo del mejor
proveedor.
- Información básica del Cliente
Nombre
Dirección
Teléfono de casa
Teléfono de trabajo
Fiador
Mercancía
Cantidad
Productos
Dirección de envío
Dirección de correo electrónico
Precios, cargos
Valor de la venta
Manejo y envío
Impuesto de ventas
Valor a financiar
Plan de pago
Valor de las mensualidades
VERIFICACIONES
PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, EM PLEO Y
CRED ITO
- Continúa en la página 3 -
30
Cierre
Preguntas
Fecha de envío de la mercancía
Teléfono para información
Agradecimiento
Agilizando el proceso de verificación
- A continuación algunas sugerencias de lo que USTED puede hacer para agilizar el trámite de sus
órdenes y evitar demoras y hasta posibles errores.
- Use tinta negra.
- Asegúrese que los teléfonos, están correctos. Muchas veces se invierten los números.
- Escriba el nombre del supervisor del cliente en la aplicación de crédito.
- Escriba en el contrato la m ejor hora de localizar al Cliente en la casa, com o
también si se le puede llamar al trabajo.
- Informe a su cliente que le estaremos llamando a él / ella y a su empleador. Muchas veces ellos se
sorprenden de oírnos.
- No enviamos mercancía a apartados postales. Por favor en esos casos suministre una dirección de
envío.
-No prometer mercancía como regalo si no se incluye en la orden.
-Siempre colectar la cantidad del depósito especificada en la copia de la orden, para evitar retrasos con el
proceso.
-Siempre dejarle la copia del contrato a su cliente.
D iálogos de verificación
Muestras de los diálogos de verificación pueden ser encontrados en las páginas indicadas para los
siguientes tipos de cuentas
- Cuenta nueva financiada (página 4)
31
- Agregado a cuenta existente (página 5)
- Cuenta nueva no financiada (página 6)
- De financiamiento por el Distribuidor a financiamiento regular de Hy Cite (página 7)
VERIFICACIONES
PRO CESAM IENTO D E VERIFICACIO N D E O RD ENES D E VENTA, EM PLEO Y
CRED ITO
- Continúa en la página 4 -
32
VERIFICACIONES
RELACIONES CON EL CLIENTE: D IALOGO D E ‘BIENVENIDA’
Cuando estés listo para llamar al cliente, SONRIE.
Buenos días / tardes / noches. Llamo de Royal Prestige ¿Podría hablar con ________________? Mi
nombre es ______________ y estoy llamando de la compañía Royal Prestige. Le llamo para
darle la bienvenida com o nuevo (a) cliente y también asegurar que todo los datos esté
correcto.
Recibió una copia de su orden?
¿Podría confirmar su dirección completa de su casa? ¿Hay algún número de apartamento?
-- Me puede por favor confirmar su número de trabajo?
Tiene algún num ero de celular que quisiera añadir a su cuenta?
• Si hablas con el cliente en el trabajo: ¿Me puede dar el número de teléfono de su casa?
• (Si la dirección para enviar la mercancía es distinta) ¿Me puede dar la dirección para enviar la
mercancía?
Senor(a) tenemos en su aplicación de crédito 3 referencias personales podría proporcionarnos los
nombres y números de teléfono de estas personas solo para asegurarnos de los hayamos ingresado
correctamente,
Los productos que están listados en su orden son los siguientes:
* Recuerda asegurar al cliente (a) que su decisión de comprar nuestros productos fue inteligente.
También asegúrate que el cliente entienda que productos le estás hablando y que la información en la
pantalla VS esté correcta.
¿Recuerda que cantidad pago de depósito? Su balance es de $_________ y sus pagos pago mensual
será de $_______. (Compare el % en el contrato vs. el % en la pantalla RS). Su primer estado de
cuenta le será vencerán aproximadamente 40 días a partir del día de hoy y su primer estado de
cuenta lo recibirá en 10 días.
En este momento su orden está siendo procesada, cuando finalicemos con el proceso y su orden sea
aprobada usted recibirá su mercancía por UPS en aproximadamente 10 a 14 dias laborables,
también queremos informarle que ponemos a su disposición nuestra pagina web-site donde usted
puede registrar su cuenta para tener acceso a una variedad de servicios como realizar sus pagos en
línea y también contamos con el plan de pagos automáticos con cargo mensual a su tarjeta de
crédito, debito o cuenta de cheques.
33
VERIFICACIONES
D IALO GO D E VERIFICACIO N PARA AGREGAD O S
Cuando estés listo para llamar al cliente, SONRIE.
Buenos días / tardes / noches. Llamo de Royal Prestige ¿Podría hablar con ________________? Mi
nombre es ______________ y estoy llamando de la compañía Royal Prestige. Le llamo para
darle las gracias por su nueva com pra y también asegurar que todo los datos en su orden esté
correcto
Podría confirmar su dirección completa de su casa? ¿Hay algún número de apartamento?
-- Me puede por favor confirmar su número de trabajo?
Senor(a) para actualizar nuestros archivos nos podría proporcionar el nombre de una referencia personal
con su número de teléfono?
Los productos que están listados en su orden son los siguientes:
Por propósitos de mercadeo nos gustaría hacele unas preguntas .
la mercancía es para usted o para alguien mas.
Usted recuerda cuanto dio de depósito /o enganche ¿
SI LA CUENTA NO TIENE UN SALD O PREVIO :
Su balance es de $_________ y sus pagos mensuales serán de $_________.
SI LA CUENTA TIENE UN SALDO PREVIO:
En su nueva orden le queda un saldo a financiar de $________. Sumado a su saldo anterior de
$________, le da un total a financiar de $_________. Y un pago mínimo mensual de $________.
¿Desea que le mande la información y recibo de cobro en inglés o español?
Sus productos serán enviados por UPS y llegaran en aproximadamente 10 a 14 días laborables,
también queremos informarle que ponemos a su disposición nuestra pagina web-site donde usted
puede registrar su cuenta para tener acceso a una variedad de servicios como realizar sus pagos en
línea y también contamos con el plan de pagos automáticos con cargo mensual a su tarjeta de
crédito, debito o cuenta de cheques.
¿Tiene alguna pregunta?
Nuevamente le agradezco por su compra y le aseguro que disfrutará la mercancía.
- Continúa en la página 6 -
34
VERIFICACIONES
D IALO GO D E VERIFICACIO N PARA O RD ENES CASH
Buenos días / tardes / noches. Llamo de Royal Prestige ¿Podría hablar con ________________? Mi
nombre es ______________ y estoy llamando de la compañía Royal Prestige. Le llamo para
darle gracias por su com pra y tam bién asegurar que todos sus datos estén correctos.
¿Me podría confirmar su direccion por favor?
Hay algún numero de apartamento?
Los productos que están listados en su orden son los siguientes:
SI LA MERCANCIA NO HA SIDO ENTREGADA:
Usted recibirá los productos por UPS en aproximadamente 10 días laborables.
SI LA MERCANCIA YA HA SIDO ENTREGADA:
¿Ya ha recibido toda la mercancía?
Si tiene preguntas, por favor llame al departamento de servicio al cliente utilizando el número 800 que
estará incluido con la mercancía.
Tiene alguna pregunta?
Queremos agradecerle por ser cliente de Royal Prestige y que tenga un buen dia.
.
- Continúa en la página 7-
35
VERIFICACIONES
D E O RD EN FINANCIAD A PO R EL D ISTRIBUID O R A FINANCIAM IENTO
REGULAR D E H Y CITE CORPORATION.
(ESTA LLAMADA DEBE SER TRATADA COMO UNA LLAMADA DE SERVICIO A EL
CLIENTE.)
RECUERD A QUE LOS ESTAD OS D E CUENTAS ERAN Y SEGUIRAN SIEND O
ENVIAD O S PO R H Y CITE CO RPO RATIO N.
D IALO GO EN ESPAÑO L:
Buenos días, ¿podría hablar con : _________________________________ Habla
________________ de la compañía de crédito de Royal Prestige.
Royal Prestige quiere aprovechar esta oportunidad para darles las gracias por su compra y por ser cliente
nuestro.
1. ¿Está usted usando sus productos?
2. ¿Ha disfrutado de sus productos ?
3. ¿Sus estados de cuenta han estado llegando a tiempo y a la dirección correcta ?
Tenemos que el balance existente en su cuenta es:_______________
¿Tiene Usted alguna pregunta? _________________ Si tiene alguna pregunta puede comunicarse con
el Departamento de Servicio al Cliente al # 1-800-279-3373.
De Nuevo muchas gracias por ser cliente de ROYAL PRESTIGE y que tenga un buen día.
• ( Si el cliente tiene algún problem a, esté preparado para transferir la llam ada al
D epartam ento de Servicio al Cliente)
- Continúa en la página 8-
36
VERIFICACIONES
EXAM EN
1. ¿Cuáles son los objetivos principales del Departamento de Verificaciones?
a) Dar la bienvenida al consumidor como Cliente de Royal Prestige y agradecerle su compra.
b) Confirmar que los datos básicos del cliente se encuentren correctos.
c) Confirmar que la mercancía a ser enviada esté correcta.
d) Confirmar el precio total de venta, otros cargos y la información financiera.
e) Todas las anteriores
*LA RESPUESTA ES: E
2. El Departamento de Verificaciones es responsable del oportuno, rápido y correcto procesamiento de
todos los contratos de ventas enviados a las oficinas de Royal Prestige Madison
Verdadero o falso
*La respuesta es verdadero
3. El Departamento de Verificaciones no tiene control sobre las llamadas en las diferentes zonas de
acuerdo a su horario ni en la ubicación geográfica.
Verdadero o falso
*La respuesta es falso
4. Algunas sugerencias de lo que USTED puede hacer para agilizar el trámite de sus órdenes y evitar
demoras y hasta posibles errores son:
a) Use tinta roja
b) No necesita verificar los números de teléfono
c) No es necesario anotar en el contrato la mejor hora para localizar al cliente
d) Si se puede enviar mercancía a apartados postales
Verdadero o falso
*La respuesta es falso
- Continúa en la página 9-
37
5. ¿Se puede usar un mismo diálogo para todo tipo de contratos ?
Verdadero o falso
*La respuesta es falso
6. Nosotros podemos saber el día, las veces y la hora que una orden ha sido trabajada.
Verdadero o falso
*La respuesta es verdadero
VERIFICACIONES
EXAM EN !
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