registro de libros de comercio - Cámara de Comercio de Medellín

REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO
Es obligación de todo comerciante inscribir en el Registro Mercantil todos los libros respecto
de los cuales la ley exija esa formalidad y sirven de prueba cuando se han registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las entidades o autoridades competentes y en el lugar
del domicilio social. (Código de Comercio, artículo 19 y Decreto Reglamentario 2649/93,
artículo 126).
Igualmente, las entidades sin ánimo de lucro tienen obligación de inscribir los libros respecto
de los cuales la ley exija esa formalidad (Decreto 2150/95, artículo 42).
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NORMAS APLICABLES:
Artículos 28, 48 y siguientes del Código de Comercio. Ley 43 de 1990. Decreto 2649 de 1993.
Decreto 2150 de 1995, artículo 42. Circular 10 de 2001 de la Superintendencia de Industria y
Comercio.
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SUJETOS DESTINATARIOS DEL REGISTRO DE LIBROS:
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Comerciantes Personas Naturales.
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Personas Jurídicas: Comerciales, Civiles, Entidades sin Ánimo de Lucro inscritas en la
Cámara de Comercio.
LIBROS QUE DEBEN REGISTRARSE.
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Libros de Contabilidad: La norma no señala cuáles deben ser llevados por el ente
económico. En virtud de la integración normativa de los artículos 50, 51 y 52 del Código de
Comercio y el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 sería necesaria la utilización del Libro
Diario y del Libro Mayor y Balances. Los Libros Auxiliares que se consideren indispensables
para una mayor comprensión de la contabilidad.
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Libro de Registro de Accionistas en sociedades anónimas y comanditas por acciones y de
socios en sociedades de responsabilidad limitada (artículo 28, numeral 7 y artículo 361 del
Código de Comercio).
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Libro de Actas del máximo órgano social (artículo 28, numeral 7 Código de Comercio).
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Libro de Actas de junta directiva (artículo 28, numeral 7 Código de Comercio).
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Libros de los establecimientos de comercio: Se registran a nombre del ente económico, se
identifican con la enseña del establecimiento y se deben registrar en el lugar donde
funcione el establecimiento (Decreto Reglamentario 2649/93, artículo 126).
REQUISITOS PARA SU INSCRIPCIÓN.
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Libros por primera vez:
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Solicitud escrita firmada por el comerciante, el representante legal o revisor fiscal de la
persona jurídica, con diligencia de presentación personal ante un funcionario
autorizado en Cámara, o diligencia de presentación personal y reconocimiento de
contenido ante Juez o Notario.
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La solicitud debe contener: Nombre del propietario del libro, nombre del libro, número
de hojas útiles que integran el libro debidamente numeradas en forma consecutiva,
rango de las hojas.
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Si el libro está integrado por formas continuas, hojas removibles o series continuas de
tarjetas, deben identificarse mediante un código adoptado por el solicitante para
denominar los mismos, anotándolo en la parte superior de cada una de las hojas a
registrar.
Nuevo libro:
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Presupuesto 1: Si al libro anterior le faltan pocos folios por utilizar:
a) Presentación del libro anterior,
b) O en su defecto certificación de revisor fiscal, cuando exista el cargo, o contador
público indicando la causa que genera la sustitución del libro.
c) Solicitud de inscripción conforme con los parámetros señalados para la inscripción
de libros por primera vez.
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Presupuesto 2: Si el libro debe ser sustituido por causas ajenas al ente económico,
tales como pérdida, extravío o destrucción:
a) Solicitud de inscripción conforme con los parámetros señalados para la inscripción
de libros por primera vez.
b) Certificación de revisor fiscal, cuando exista el cargo, o contador público indicando
la causa que genera la sustitución del libro.
c) Copia auténtica del correspondiente denuncio en que se exprese la pérdida,
extravío o destrucción.
IMPORTANTE:
El cambio en la denominación de la persona jurídica en modo alguno comporta una mutación,
por lo que ésta continúa siendo la misma pese a que tenga una denominación distinta. Por
ende, los libros oficiales pueden continuar diligenciándose hasta que sean utilizados en su
integridad.
Los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos
colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el
nombre del órgano y una numeración sucesiva y continúa para cada uno de ellos. (Decreto
Reglamentario 2649/93, artículo 131).
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