POAI Item_20_Auxiliar de Oficina_ACEFALO

FONDO DE DESARROLLO DEL
SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO
AL SECTOR PRODUCTIVO
PROGRAMACIÓN OPERATIVA
ANUAL INDIVIDUAL (POAI)
GESTION 2015
ACEFALO
CODIGO DEL
PUESTO
20
No. DE PÁGINAS
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IDENTIFICACION DEL PUESTO
1. TITULO DEL PUESTO:
Auxiliar de Oficina
2. UNIDAD ORGANIZACIONAL A LA QUE PERTENECE:
Dirección de Asuntos Administrativos.
3. TITULO DEL PUESTO SUPERIOR JERARQUICO DE QUIEN DEPENDE:
Director de Asuntos Administrativos.
4. TITULO DEL PUESTO INMEDIATO SUPERIOR DE QUIEN DEPENDE:
Director de Asuntos Administrativos.
5. TITULO Y CANTIDAD DE PUESTOS SOBRE LOS QUE EJERCE SUPERVISIÓN DIRECTA:
Ninguno
6. CATEGORÍA DEL PUESTO:
Operativo
7. CLASE DEL PUESTO – NIVEL:
Auxiliar (7°).
8. RELACIONES CON OTROS PUESTOS:
Todo el personal del FONDESIF.
DESCRPCIÓN DEL PUESTO
9. OBJETIVO DEL PUESTO:
Efectuar la recepción, registro, distribución, seguimiento y despacho de correspondencia del
FONDESIF, atendiendo con prontitud los trámites y proporcionando información clara y atenta al
público en general.
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10. OBLIGACIONES DEL PUESTO:
a) Cumplir las leyes, principios, normas, reglamentos y procesos que regulan la actividad del
FONDESIF.
b) Cumplir las Resoluciones emanadas por el Organo Rector, en lo correspondiente al FONDESIF.
c) Cumplir las Resoluciones de Consejo Superior del FONDESIF, Resoluciones Administrativas,
Actas de Comités de Asignación y órganos equivalentes.
d) Cumplir las circulares, comunicaciones internas, memorandas y otros emitidos por el Director
General Ejecutivo o autoridades competentes del FONDESIF.
e) Mantener y preservar los bienes asignados a su guarda y custodia, conservando la finalidad
para la cual fueron destinados.
f) Mantener confidencialidad en el manejo de la información.
11. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO:
a) Cumplir con los procedimientos de comunicación establecidos en el FONDESIF.
b) Cumplir con la normativa establecida para el llenado de la hoja de ruta.
c) Recibir, organizar y archivar la correspondencia.
d) Facilitar copias de correspondencia y documentación a los funcionarios que las soliciten.
e) Llevar el registro de informes, memoranda, comunicaciones internas y otros.
f) Realizar otras funciones relacionadas al puesto.
12. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES CONTINUAS DEL PUESTO:
a) Contestar y derivar las llamadas que ingresan a la central telefónica.
b) Atender y orientar a las personas que visitan la institución.
c) Recibir la correspondencia externa e interna.
d) Verificar que la documentación adjunta a la correspondencia esté completa y coincida con lo
citado en la correspondencia original.
e) Registrar el ingreso de la correspondencia externa e interna.
f) Adjuntar una hoja de ruta a la correspondencia recibida.
g) Ordenar la correspondencia de ingreso.
h) Sacar copias de la correspondencia necesaria para el archivo.
i) Recoger la correspondencia de la Dirección General Ejecutiva con el proveído correspondiente.
j) Distribuir la correspondencia, memorandas, comunicaciones internas y otros al personal del
FONDESIF.
k) Entregar copias de la documentación generada a cada uno de los funcionarios que la emitieron.
l) Realizar otras funciones relacionadas al puesto.
13. RESULTADOS ESPERADOS DEL PUESTO:
a) Labores desempeñadas con eficiencia, oportunidad y dedicación.
b) Administrar con eficiencia la central telefónica.
c) Asegurar que la correspondencia del FONDESIF se encuentra ordenada, clasificada
d) Proporcionar información útil y oportuna a los funcionarios.
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REQUISITOS DEL PUESTO
14. FORMACIÓN ACADEMICA:
Definir las áreas de formación necesarias para el desempeño del puesto. Asociar a cada una el
grado mínimo aceptable y la prioridad marcando con una cruz.
Preparación Pre-Técnico
o Egresado
x
Preferentemente
Doctorado
Maestría
Postgrado
Licenciatura
Técnico
medio o
superior
Pre-técnico
Bachillerato
Secundaria
Primaria
AREA DE FORMACION
Esencial
PRIORIDAD
GRADO DE FORMACION
x
15. EXPERIENCIA NECESARIA:
Registrar las áreas de experiencia que exige el desempeño del puesto. Asociar a cada área el
nivel de experiencia y la prioridad, marcando con una cruz.
x
x
Prefentremente
Servicios
Esencial
PRIORIDAD
Auxiliar
Técnico
Administrativo
Profesional
Jefatura.
Asesor
Directivo
Superior
NIVEL DE EXPERIENCIA
x
a) Cantidad mínima de años de experiencia general requerida para ocupar el puesto:
1 año de experiencia general
b) Cantidad mínima de años de experiencia específica requerida para ocupar el puesto:
1 año de experiencia en administración de archivo y correspondencia
16. CONDICIONES PERSONALES NECESARIAS:
a) Capacidad de trabajo bajo presión
b) Compromiso institucional
c) Iniciativa
d) Dinamismo
e) Relaciones humanas
f) Relaciones interpersonales
g) Honestidad
h) Espíritu de superación
i) Orden
17. CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS Y UTILITARIOS:
a) Conocimientos generales
b) Conocimientos específicos del puesto
c) Otros varios
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COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO
La suscripción del presente formulario de programación operativa anual individual, supone la
conformidad y obligación de cumplimiento por parte del funcionario.
_________________________________
Firma del superior jerárquico
________________________________
Firma del inmediato superior
________________________________
Firma del funcionario
INFORMACIÓN SOBRE LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO DEL POAI
Responsables de la elaboración del
formulario del POAI
Nombre y sello de la unidad organizacional:
Referencias
Fecha de elaboración: Octubre 2015
Fecha de aprobación: Octubre 2015
Fecha de inicio de ejecución: Noviembre 2015
Número de revisión o versión: 1
Nombre y firma del responsable:
Visto bueno Director General Ejecutivo
Nombre y firma
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INFORMACIÓN SOBRE LA ACTUALIZACION DEL FORMULARIO DEL POAI
Modificaciones al formulario del POAI
Referencias
Nombre y sello de la unidad organizacional:
Nombre y firma del responsable:
Fecha de actualización:
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