Guia Flujos de Informacion y Comunicacion

Código: ASIG-G-01
PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG
GUÍA PARA FLUJOS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Versión: 1.0
Fecha: Septiembre 3 de 2013
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GUÍA PARA FLUJOS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN.
BOGOTA D.C.
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INTRODUCCIÓN
El componente de la información vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de las
actividades internas que está conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquieren
significado para el grupo de interés de la entidad a los que va dirigido
Se debe entender por información aquella que suministran partes interesadas, clientes, proveedores,
otros procesos, entidades externas.
La información de salida de un proceso en principio se usa para otros procesos o para clientes u
organismos de control; hasta este punto se debe identificar como un flujo de información.
Se debe entender por comunicación aquello que el proceso necesite publicar al interior de la
organización o a los ciudadanos, partes interesadas, esta divulgación la hace por un medio de
comunicación a saber: Boletines de Prensa, intranet, página WEB, Medios de Comunicación, Redes
sociales, E-mail etc.
La información sistematizada y procesada constituye la documentación indispensable para entender
los procesos de la administración, su adecuada socialización a los funcionarios públicos garantiza
el flujo veraz y oportunidad de conocimiento necesario para la toma adecuada de decisiones y el
mejoramiento del trabajo.
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OBJETIVOS
Identificar y determinar los flujos de información o datos, que se convierten en insumos para
la ejecución de los procesos y a su vez en un producto de los mismos.
Determinar los flujos de comunicación de la entidad con el propósito de difundir las políticas,
planes y proyectos del Ministerio de Trabajo, la gestión administrativa y proyectar la imagen
de la entidad, permitiendo que las partes interesadas puedan asociarse para el logro de los
objetivos institucionales.
Identificar los Medios de comunicación de la entidad y la forma como se administran.
Identificar los Sistemas de Información de la entidad y la forma como se administran.
MARCO CONCEPTUAL
La información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño,
operación, evaluación y mejoramiento de los procesos, es indispensable acceder a ella con rapidez y
con facilidad. Como componente de control, la información se estructura en los siguientes
elementos:
Información Primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes
externas provenientes de instancias con los cuales la organización está en permanente te contacto,
así como la de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su
desempeño .La información primaria proveniente de fuentes externas y se procesos dentro de la
entidad, con la que la organización está en permanente contacto con la ciudadanía, los proveedores,
los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; y por
variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su
desempeño como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance
tecnológico entre otros.
Las quejas y reclamos constituyen un medio de información directo de la entidad con la
ciudadanía y las partes interesadas y es principal fuente de información primaria atreves
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de estos se pude conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. Permite
definir una acción correctiva inmediata y una acción preventiva de la causa que la origina.
Las quejas y reclamos que se refieren a los productos o servicios entregados, deben recibir
un tratamiento coherente con la aplicación de la norma de calidad NTCGP 1000:2009.
Información secundaria: Elemento de control, conformada por el conjunto de datos que se
originan y/o procesa al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. La
información secundaria es la información que se transforma en la ejecución de operaciones de la
entidad, toma como base la información primaria y la relaciona con los hechos financieros,
económicos y sociales que se generan en el desarrollo de su función administrativa.
La información secundaria, se obtiene de la operación de la entidad y se materializa a través de
la estructura documental, para su obtención requiere de la identificaron y estructuración de
diferentes fuentes como el manual de procedimientos, los resultados que generan los diferentes
procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros contables.
Sistema de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y
tecnológicos utilizados para la generación de la información, orientada a soportar de manera
eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública. Constituye el conjunto de tecnologías
informáticas construidas, procedimientos, diseñados, mecanismo de control implementados y
asignación de personas responsables de la captura, procesamiento, administración y distribución de
los datos de información.
Comunicación pública: conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión
compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos
de interés interno y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.
La comunicación es producto de:
La manera como las entidades logra construir articulaciones internas que garanticen la
necesidad de coherencia entre su planteamiento estratégico y su actuación en la realidad
cotidiana.
El cabal cumplimiento de su responsabilidad de abrir el acceso a la información a los propios
servidores y a la ciudadanía, como insumo fundamental para el conocimiento y la
compresión de sus procesos.
Su capacidad de interactuar con otros actores colectivos o individuales para lograr el
cumplimiento de sus propósitos.
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Comunicación informativa: Elemento de control, que garantiza la difusión de información de la
entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia
los diferentes grupos de interés, facilitar el acceso a la información sobre los deberes y derechos de
los ciudadanos y los servicios a los que pueden acceder en su relación con la entidad Ej. Publicación
de los programas, proyectos a desarrollar, documentos de interés, difundir información sobre
contratos, campañas de comunicación con sus usuarios y garantizar el uso de mecanismos legales
para ejercer el derecho a la participación ciudadana.
Comunicación organizacional: Elemento de control, que garantiza la difusión de políticas e
información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación, de los objetivos,
las estrategias, los planes, programas y proyectos, y la gestión de operaciones hacia los cuales se
enfoca el accionar de la entidad Ej. Visión, misión, objetivos estratégicos, programa de desarrollo
administrativo.
Medios de Comunicación: Elemento de control que se constituye por el conjunto de
procedimientos, métodos recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública para garantizar la
divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de sus sentidos, hacia los diferentes
grupos de interés. Se define un plan de medios de comunicación de carácter permanente para que
la ciudadanía y partes interesadas conozcan lo que se planea y se ejecuta y puedan realizar el
seguimiento correspondiente.
METODOLOGÍA
Para cumplir con el requisito de este componente de información y comunicación pública, se
elaboró un instrumento denominado matriz de información y comunicación por proceso teniendo en
cuenta los procedimientos o actividades descritas en cada una de las caracterizaciones, la matriz
está conformada por:
Búsqueda y Captura de información donde se describe
Nombre del Proceso: identificación del proceso descrito en el mapa de procesos del Ministerio
de Trabajo.
Nombre de Documentos: identificar los documentos que realiza el proceso.
Información Requerida para su desarrollo: Información que se requiere para el desarrollo de
la actividad.
Fuente de información: Quien suministra la información Ej.: proceso, parte interesada,
destinatario, usuario, funcionarios.
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Metodología para capturar la información: Relacione la metodología utilizada para la captura
de la información, ej.: consulta de base de datos, solicitud de información por escrito o correo
electrónico, consulta en archivo central y recepción de la información en las oficinas.
Características: condición sin la cual la información no se pueda procesar Ej.: Cantidades,
datos mínimos requeridos.
Frecuencia con la que e captura la información: Cuando se informa, Ej.: Semestral,
Trimestral, mensual, quincenal, semanal, diaria, según ocurrencia etc.
Registro donde se toma la información: Indicar el nombre del registro donde almacena la
información que se recibe.
Nombre del aplicativo: Indicar el nombre del sistema o aplicativo donde guarda la información
que recibe. (si es un archivo magnético)
Responsable de la captura de información: Indicar el cargo del funcionario encargado de
conseguir o capturar la información que se requiere.
Generación de información
Información que genera el proceso: Resultado del proceso
Frecuencia con que se genera la información: Cuando se informa Semestral, Trimestral,
mensual, quincenal, semanal, diaria, según ocurrencia etc.
Denominación del registro de la información de salida: Nombre del registro donde almacena
la información generada.
Nombre del sistema o aplicativo: Indicar el nombre del sistema o aplicativo donde guarda la
información que recibe. (Si es un archivo magnético)
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Matriz de flujo de comunicación
Nombre del Proceso: Identificación del proceso descrito en el mapa de procesos del Ministerio
de Trabajo.
Información a comunicar: Escribir la nominación de la información que debe ser comunicada
por el proceso.
Funcionario responsable de emitir la comunicación: Indicar el cargo del funcionario
encargado de emitir la comunicación.
Frecuencia de la comunicación: Cuando se comunica diario, mensual, bimestral, semestral
etc.
Receptor de la comunicación: Escribir el nombre de la entidad o descripción de los clientes de
la comunicación EJ. Ministerio de Hacienda, Controlaría, Procuraduría, OIT, Ciudadanía y
Medios de comunicación.
Medio utilizado para efectuar la comunicación: se efectúa la comunicación por medio de
oficios boletines de prensa, pagina Web, Redes Sociales, Actos administrativos, Resoluciones.
Tiempo de la publicación: Indicar el tiempo que debe durar la comunicación Ej.: 10 días, un
mes, permanente, indefinido información.
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Registro de la comunicación: Describir el nombre del registro que manifieste la evidencia que
se efectuó la comunicación, informe, archivo histórico Web, archivos de correo electrónico,
memorandos etc.
Repuesta esperada: Relacionar el tipo de respuesta que requiere el proceso Ej. Inscripciones,
solicitud de información, diligenciar formato, si no requiere respuesta colocar N/A.
Cliente de la información: Relacionar los clientes que reciben o utilizan la información.
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BIBLIOGRAFÍA
Departamento administrativo de la Función Pública, República de Colombia, Manual de
implementación Modelo estándar de control interno para el estado colombiano MECI 1000:2005
marzo de 2006.