PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA/MÍNIMA

Código: PCD-AD-AP-513
PROCESO DE ADQUISICIONES
ETAPA DE SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PROVEEDORES
A LC A LD ÍA MAYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL
CONTRATISTA/MÍNIMA CUANTÍA, ARRENDAMIENTO Y
PRESTACIÓN DE SERVICIO
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Fecha: 23-JUN-09
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1. Objetivo del procedimiento:
El propósito de este proceso consiste en elaborar el documento que defina las condiciones y especificaciones para la selección del
contratista y la futura contratación, denominado pliego de condiciones, que cumpla con los requisitos legales que permitan la
satisfacción de las necesidades de los programas y proyectos de la Secretaria Distrital de Integración Social.
2. Glosario:
MÍNIMA CUANTÍA
a. SELECCIÓN ABREVIADA: corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio,
puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
b. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÏA: Es el procedimiento mediante el cual se formula una invitación a una persona natural
o jurídica que conforme a los estudios previos y anexos técnicos realizados tenga la idoneidad para adelantar el objeto de la
contratación y sea favorable a los intereses de la entidad. La característica de la contratación de Mínima Cuantía, es que el
proceso se puede adelantar cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía y la entidad
podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias
ofertas, haciendo uso del procedimiento que según el Manual de Contratación de la entidad le permita obtener la oferta más
favorable.
c. PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento contentivo de las reglas y condiciones técnicas, jurídicas y económicas del
proponente y la futura contratación.
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ARRENDAMIENTO
d. BIENES: Son las cosas materiales susceptibles de apropiación y de valor, y todo derecho que forma parte de un patrimonio. Ej.
Tierras, casas, muebles etc. Igualmente los objetos materiales susceptibles de valor e igualmente las cosas.
e. BIENES MUEBLES: Los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose por sí mismos, sea que sólo se muevan
por una fuerza externa, con excepción de las que sean accesorias a los inmuebles.
f. BIENES INMUEBLES: Son inmuebles por naturaleza, los que se encuentran por sí mismos inmovilizados, como el suelo y todas
las partes sólidas o fluidas que forman su superficie y profundidad y todo lo que está incorporado al suelo de una manera
orgánica y todo lo que se encuentra bajo el suelo sin el hecho del hombre.
PRESTACIÓN DE SERVICIO
g. Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento por medio del cual se certifica que se han reservado
recursos para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho
proyecto o programa no se puede llevar a cabo.
h. Estudios Previos: Es un estudio que busca justificar los procesos contractuales que se desarrollan en las entidades estatales
regidas por Ley 80 y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:
 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
 La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a Celebrar.
 Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
i. Contrato de prestación de servicios: son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para
desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse
con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos
especializados
3. Condiciones Generales
Solo se tramitarán las contrataciones que cumplan con los documentos que exige el Listado Maestro de Documentos
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Mínima Cuantía
Este procedimiento aplica para los procesos de contratación a desarrollar por la modalidad de selección abreviada: contratación de
mínima cuantía, aplicable para aquellas contrataciones inferiores al 10% de la menor cuantía, tomando como única consideración las
condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas según lo estipulado en la ley 80 de 1993, Ley 1150 de
2007 y Decreto 2474 de 2008.
Con anterioridad a la suscripción del contrato se debe efectuar un análisis previo en el cual se deben examinar factores como
experiencia, equipos, capacidad económica, precio, entre otros para determinar la idoneidad de la persona natural o jurídica con quien
se va a contratar, de manera que la misma sea favorable a los intereses de la entidad.
Prestación de Servicio
• Para toda contratación de recurso humano se debe contar con la Certificación expedida por el Área de Talento Humano, en
donde se informa acerca de la no existencia de personal en planta ó indica que el personal de planta no es suficiente / no existe.
• Para toda contratación de recurso Humano se debe contar con autorización del despacho de la Secretaría.
• Para toda contratación de recurso humano se debe contar con carta de autorización del posible contratista en donde manifieste
su voluntad o no de afiliarse al sistema de riegos profesionales.
• Por esta modalidad únicamente se podrán contratar profesionales
Arrendamiento
• Es importante que al momento de radicar la solicitud de contratación la misma se acompañe de los documentos jurídicos
relacionados, teniendo de presente que de acuerdo con el certificado de tradición y libertad del inmueble quienes sean los
propietarios o poseedores, sean los que allegan la documentación jurídica pertinente.
• Así mismo debe verificarse que el inmueble que se pretende tomar en arriendo obedezca a las necesidades de la entidad,
especificando las condiciones en que se encuentra el bien y los servicios que están instalados y que se prestan efectivamente,
haciendo hincapié en cuanto al pago de los servicios públicos estos a cargo de que parte están.
Son referencia jurídica del procedimiento los siguientes documentos: Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008,
Decretos reglamentarios del Estatuto de Contratación Estatal, y demás normas que la modifiquen, Normas civiles y comerciales y otras
normas aplicables a la materia específica, Directiva Distrital 7 de 2007, Decreto Distrital 607 de 2007, Resolución de Delegación 647 de
2008
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4. Ubicación del procedimiento en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos:
Solicitud de
Contratación
Solicitud de
contratación y
documentos
Mínima Cuantía,
Arrendamiento y
Prestación de
Servicio
Contratista
Seleccionado
Perfeccionamiento y
Legalización
Minuta de
Contrato
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5. Diagrama de flujo de las actividades del procedimiento:
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Convenciones
Inicio y fin de procedimiento
Actividad
Actividad con documento
Conector a procedimiento
Punto de control
Alternativa
Conector a Actividad
Conector a Página
8. Aclaración de las actividades:
1. El listado maestro de documentos, cuando se trate de arrendamientos, solo se debe exigir los 10 años de los títulos
traslaticios de dominio, toda vez que la Ley 791 de 2002 dice que la prescripción de documentos bajo de 20 a 10 años.
2. Se trata de una prestación de servicios cuando la SDIS requiera contratar actividades relacionadas con la administración o
funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no
puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados
9. Posibles productos o servicios no conformes
No
PRODUCTO/SE
RVICIO
1
Documentos
revisados
3
Acto de
justificación
de
arrendamiento
CRITERIO DE
ACEPTACION
Revisión de
documentos
Verificar, dar
visto bueno y
firmar Acto de
justificación
de
RESPONSABLE
Profesional
encargado del
proceso en la
Subdirección de
Contratación
Asesor (a)
Subdirección de
Contratación
Subdirector (a) de
Contratación
POSIBLE NO
CONFORMIDAD
TRATAMIENTO DE LA NO
CONFORMIDAD
Los documentos
que acompañan la
solicitud de
contratación y los
estudios previos
no correspondan a
los requeridos
Solicitar
documentos no
requeridos para la
contratación
Verificar los documentos
anexos a la solicitud de
contratación con respecto
al listado maestro de
documentos
El acto de
justificación del
arrendamiento
presente
incoherencias
Verificar el acto de
justificación de
arrendamiento con la
solicitud de contratación,
el avalúo del predio y los
Estudios Previos
RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO
Profesional encargado del
proceso en la
Subdirección de
Contratación
Profesional encargado del
proceso en la
Subdirección de
Contratación
VERIFICACIÓN DEL
TRATAMIENTO
REGISTRO Y /O DOCUMENTO
Profesional encargado del
proceso en la Subdirección
de Contratación
Listado Maestro de Documentos
Asesor (a) Subdirección de
Contratación
Subdirector (a) de
Contratación
Ordenador del gasto
Acto de Justificación de
arrendamiento
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arrendamiento
5
7
Proyecto de
Pliego de
condiciones
Revisión de
Proyecto de
Pliego de
condiciones
Carta de
aceptación del
proponente
verificación y
aceptación de
pliego de
condiciones
CARGO
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Ordenador del
gasto
Asesor (a)
Subdirección de
Contratación
Subdirector (a) de
Contratación
Proponente
Proyecto de Pliego
no cumpla con
requisitos de
acuerdo a la Ley o
a los
procedimientos
establecidos en
SDIS
Los pliegos de
condiciones no se
ajusten a las
condiciones del
mercado
Inconsistencias en
la carta de
aceptación
Verificar el proyecto de
pliego de condiciones con
la solicitud de
contratación, la propuesta
del contratista y los
Estudios Previos
Verificar el proyecto de
pliego de condiciones y la
carta de aceptación con
la solicitud de
contratación, la propuesta
del contratista y los
Estudios Previos
ELABORO
NOMBRE
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Equipos de trabajo de las
Subdirecciones de
Contratación y
Administrativa y
Financiera
Deyanira Perdomo
Consultora Dirección de
Gestión Corporativa
Profesional encargado del
proceso en la
Subdirección de
Contratación
Profesional encargado del
proceso en la
Subdirección de
Contratación
REVISO
Javier Augusto
Medina Parra
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Asesor (a) Subdirección de
Contratación
Subdirector (a) de
Contratación
Proponente
Pliego de condiciones de
mínima cuantía
Carta de aceptación del
proponente
APROBO
Luis Alfredo
Macías
Javier Fernando Mora Andrade
Subdirector de
Contratación
Director de Gestión Corporativa (líder del
proceso)