Anexo Calificación y Registro de Clientes

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA
NORMATIVA INTERNA DE EP PETROECUADOR
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
PROCESO (SI APLICA):
PROCESO
COMERCIALIZACIÓN-MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
No. REVISIÓN
(VERSIÓN)
FECHA:
No. PÁGINAS
REVISADAS:
01
02
03
04
11-12-2009
29-10-2010
28-01-2011
07-09-2011
4
4
4
4
TIPO DE DOCUMENTO:
MACROPROCESO (SI APLICA):
HISTORIAL DE CAMBIOS REALIZADOS EN EL DOCUMENTO
REFERENCIA SOBRE CAMBIOS REALIZADOS:
APROBACIÓN DE NORMATIVA EN SU PRIMERA VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO
ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO
ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO
No. RESOLUCIÓN:
20091016
2010151
2011025
2011226
FORMATO: G01.03.04.02-FO-10 (v01)
MACROPROCESO: COMERCIALIZACIÓN
Código: V04.01.04.08
Fecha: -0-2011
Versión: 4
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
Páginas: 1 de 2
SUBPROCESO:
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Elaborado por: COORDINACIÓN DE
PROCESOS
SUBPROCESO1:
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES
DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
Revisado por: COORDINADOR SENIOR
DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Aprobado por: SUBGERENTE DE
COMERCIALZAICIÓN NACIONAL
SUBPROCESO 2:
1. PROPÓSITO
AD
O
CALIFICAR Y REGISTRAR A NUEVOS CLIENTES DISTRIBUIDORES DE LA RED DE EP PETROECUADOR CON LOS ESTÁNDARES
ESTABLECIDOS SEGÚN LOS INSTRUCTIVOS DE CADA UNODELOS PRODUCTOS
Hasta:
CO
NT
RO
L
2. ALCANCE
Desde: CLIENTE ENTREGA SOLICITUD PARA CALIFICARSE.
INFORMAR AL CLIENTE EL CÓDIGO ASIGNADO Y ABRIR EXPEDIENTE CON DOCUMENTACIÓN SOPORTE
APLICA A NIVEL NACIONAL
3. DUEÑO DEL PROCESO
COORDINADOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
NO
4. POLÍTICAS DEL PROCESO
EN LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCESO, SE DEBERÁ OBSERVAR TODA LA NORMATIVA VIGENTE, APLICÁNDOLA SEGÚN SU
ORDEN JERÁRQUICO Y ESPECIALIDAD. EN CASO DE DUDA SE OBSERVARÁ LA NORMA DE RANGO SUPERIOR.
4.2
PARA EL REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR DEBE SER APROBADO POR LA AGENCIA DE
REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERA EN CASO DE LAS ESTACIONES DE SERVICIO Y DE GAS LICUADO DE
PETRÓLEO
ES
PR
SERÁ DE RESPONSABILIDAD DE SERVICIO AL CLIENTE INGRESAR LOS CONTRATOS EN EL SISTEMA WORKFLOW DE
SEGUIMIENTO DE CONTRATOS.
NT
O
4.4
PARA LUBRICANTES UNA VEZ REGISTRADO POR EP PETROECUADOR SE COMUNCIA A LA AGENCIA DE REGULACIÓN Y
CONTROL HIDROCARBURÍFERA PARA CONOCIMIENTO DELCASO
EL REGISTRO DE CLIENTE SE LO REALIZA EN LOS SISTEMAS SNT (PCO8)Y SCI.
IM
4.3
O
4.1
ME
5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
: AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERO
SC
: SERVICIO AL CLIENTE
SCI
: SISTEMA DE COMERCIALIZACION INTERNA DONDE REGISTRA LA INFORMACION PARA REALIZAR EL
PROCESO DE FACTURACION DE PRODUCTO Y COBRO DE FACTURAS A LOS CLIENTES ASOCIADOS A
LA RED.
SNT
DO
SCN
CU
ARCH
: SUBGERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
: SISTEMA NACIONAL DE TELEPROCESO (PCO8)
V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
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MACROPROCESO: COMERCIALIZACIÓN
Código: V04.01.04.08
Fecha: -0-2011
Versión: 4
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
Páginas: 2 de 2
SUBPROCESO:
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Elaborado por: COORDINACIÓN DE
PROCESOS
SUBPROCESO1:
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES
DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
Revisado por: COORDINADOR SENIOR
DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Aprobado por: SUBGERENTE DE
COMERCIALZAICIÓN NACIONAL
SUBPROCESO 2:
6. CONTROL DE REGISTROS GENERADOS
Identificación
AD
O
CONTRATO DE SUSCRIPCIÓN COMO DISTRIBUIDOR DE EP PETROECUADOR
Formato
Responsable de Recolección ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Acceso
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Tipo de Archivo
FÍSICO
Tiempo de Retención
HASTA DURACIÓN DEL CONTRATO
Disposición Final
ARCHIVO PASIVO
Identificación
INFORME DE CALIFICACIÓN
Formato
NO
Responsable de Recolección ANALISTA MERCADEO
CO
NT
RO
L
Archivo
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Acceso
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Tipo de Archivo
FÍSICO
Tiempo de Retención
HASTA LA FIRMA DEL CONTRATO
Disposición Final
ARCHIVO PASIVO
ES
PR
NT
O
Código
N/A
IM
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
O
Archivo
DOCUMENTOS
Nombre
NORMATIVA DE GESTION EP PETROECUADOR
DO
CU
ME
8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Diagrama de flujo)
V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
Página 2 de 4
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
SUBPROCESO:
COMERCIALIZACIÓN
COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
CLIENTE
04
Fecha:
6HSWLHPEUH 2011
Página:
1 de 2
5 ANALISTA DE MERCADEO
LA
DO
COORDINADOR SENIOR
DE MERCADEO Y
SERVICIO AL CLIENTE /
COORDINADOR DE
MERCADEO Y SC
DISTRITAL
2
B
Realizar inspección a nuevo
distribuidor y emitir el informe
de inspección con
calificación
Informe
Recibir solicitud y requisitos
de cliente y delegar revisión
de documentación
6
SI
COORDINADOR DE
MERCADEO Y SERVICIO
AL CLIENTE DISTRITAL
Revisar y remitir informe
para aprobación de
Coordinador Senior de
Mercadeo y SC y SCN
SI
NO
4 ANALISTA DE MERCADEO
ME
Aprueba el
Informe?
NT
O
IM
A
DO
CU
Informar a cliente requisitos
faltantes
11
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Receptar y revisar contrato
de distribución
Aprueba
Contrato?
NO
16
Oficio
ES
Recibir y revisar informe para
aprobación
Documentación
completa?
PROCURADURÍA
B
NO
O
COORDINADOR SENIOR
MERCADEO Y SC /
SUBGERENTE DE
COMERCIALIZACIÓN
NACIONAL
14
Memorando / Contrato
Informar a cliente la
aceptación de afiliación y
requisitos a entregar para
suscripción de contrato
PR
7
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE /
COORDINADOR DE
MERCADEO Y SC
DISTRITAL
Elaborar contrato de
distribución adjuntando
documentos habilitantes para
visto bueno de Procuraduría
9 ANALISTA DE MERCADEO
3 ANALISTA DE MERCADEO
Revisar documentación
entregada por cliente
13
NT
RO
Entregar solicitud de
calificación y requisitos para
ser cliente distribuidor de la
EP Petroecuador, según
instructivos para calificación
de clientes (por tipo de
producto)
Revisión:
PROCURADURÍA
CO
CLIENTE
V04.01.04.08
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
INICIO
1
Código:
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Realizar correcciones en
contrato y remitir a
Procuraduria para visto
bueno
15
PROCURADURÍA
Solicitar se realicen
correcciones para revisión
final y visto bueno del
contrato
SI
18
Revisar documentación
entregada por cliente
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Solicitar la suscripción de
contratos por parte del
Gerente de Comercialización
y nuevo cliente distribuidor
Memorando / Contratos /
Documentos habilitantes
17
PROCURADURÍA
Remitir contrato con visto
bueno
Contrato con visto bueno
NO
8 ANALISTA DE MERCADEO
Informar a cliente la no
aceptación
FLUJOGRAMA
G01.03.04.02-FO-03 (V01 – 2010-07-26)
FIN
Documentación
completa?
A
10
CLIENTE
Entregar documentacion
habilitante para suscripción
de contrato
ELABORADO POR: COORDINACIÓN DE PROCESOS
V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
12
19
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Solicitar a Gestión
Administrativa, la
legalización de contrato con
documentos habilitantes
adjuntos
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Informar a cliente requisitos
faltantes
NO
1
REVISADO POR: COODINADOR SENIOR Y COORDINADORES APROBADO POR: SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN
DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
NACIONAL
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SI
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
SUBPROCESO:
COMERCIALIZACIÓN
COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Código:
V04.01.04.08
Revisión:
04
Fecha:
6HSWLHPEUH 2011
Página:
2 de 2
AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL
HIDROCARBURÍFERO
1
23
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Legalizar contratos con
documentos habilitantes
Entregar contrato legalizado
a cliente distribuidor
Contrato legalizado
Oficio / Contrato legalizado
22
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
LA
DO
21
Comunicar a la ARCH el
nuevo distribuidor de la EP
Petroecuador para trámite
correspondiente
NT
RO
ANALISTA DE
SECRETARÍA GENERAL Y
ARCHIVO
CO
20
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
Registrar a nuevo cliente
distribuidor en Sistema
Nacional de Teleproceso y
Sistema de Comercialización
Interna
26
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE
C
24
ARCH
* Conceder y enviar permiso
de operación, registro y
código correspondiente de
nuevo distribuidor (E/S y
GLP)
Permiso de operación,
registro y código
ME
NT
O
IM
PR
ES
25
O
NO
C
ARCH
* Recibir notificación de
nuevo distribuidor
(Lubricantes) para
conocimiento
27
FLUJOGRAMA
G01.03.04.02-FO-03 (V01 – 2010-07-26)
DO
CU
Informar a cliente el código
asignado y abrir expediente
del cliente con toda la
documentacion soporte
ELABORADO POR: COORDINACIÓN DE PROCESOS
V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
ANALISTA DE SERVICIO
AL CLIENTE /
COORDINADOR DE
MERCADEO Y SERVICIO
AL CLIENTE DISTRITAL
Mantener actualizada una
base de datos de los clientes
distribuidores calificados por
tipo de producto
FIN
REVISADO POR: COODINADOR SENIOR Y COORDINADORES APROBADO POR: SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN
DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
NACIONAL
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