CAPITULO I

Descripción del procedimiento de un operador logístico para la
distribución y reparto de una línea de productos de belleza en la
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Derechos reservados conforme a Ley
CAPITULO I
1. LA EMPRESA
1.1 . RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.La empresa es un Operador Logístico con más de 35 años de experiencia
en Operaciones Logísticas de productos no perecibles a nivel nacional e
internacional.
1.2. OBJETO SOCIAL.- La empresa se dedica a brindar los siguientes
servicios:
1.2.1. LOGÍSTICA DE ENTRADA:
•
Administración Logística y control de inventarios.
•
Compras nacionales e importadas.
•
Importaciones.
•
Nacionalización de la mercadería.
La Logística de Entrada enmarca las actividades necesarias para
cumplir con el abastecimiento de sus productos, dejándolos
disponibles
para
su
transformación
o
venta.
Esto
implica
actividades de Gestión de Inventarios, Planificación y Compras,
Políticas de Stocks, Niveles de Rotación, y la correcta planificación
de sus necesidades de abastecimiento de insumos y/o productos
terminados.
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La empresa le permite canalizar a sus clientes todos sus
requerimientos desde cualquier parte del mundo, pues cuenta con
relaciones comerciales en todos los continentes. Asimismo, en el
Perú, un equipo de profesionales realiza la Gestión de compras
bajo parámetros proporcionados originalmente por sus clientes.
En suma, el servicio comprende desde el Seguimiento a la Orden
de Compra del cliente en el país de origen, el Agenciamiento de
Carga Internacional y de Aduanas, Transporte y Almacenaje en el
Centro de Distribución y el Control de Inventarios; estas etapas,
son medidas mediante Indicadores de Gestión que periódicamente
le proporcionan a sus clientes.
Controlar la operación de Logística de Entrada resulta sencillo con
el sistema IN HOUSE como un servicio de información vía
Internet, que permite consultar en línea a sus clientes el estado de
su Orden de Compra en todas sus etapas.
1.2.2. GESTION DE STOCKS:
•
Almacenamiento y custodia de mercadería
Las instalaciones cuentan con una estructura física suficiente para albergar
a sus clientes.
Asimismo, de acuerdo a los requerimientos de cada cliente cuenta con
áreas de expansión.
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Cuenta con un Sistema de Inventario Cíclico que les permite garantizar a
los clientes la exactitud (ERI) 1 en sus inventarios (los cuales en la
actualidad alcanzan el 100%) y el mantenimiento de su mercadería en
estado de uso. El software de inventarios les permite trabajar con
Inventarios Cíclicos, Código de Barras, Multilocaciones, compatibilidad
entre Items, Volúmenes, Lotes, fechas de Vencimiento, Fifo, Trazabilidad e
Información diaria, semanal y mensual, sobre los Indicadores de Gestión de
sus clientes para la toma de decisiones.
1.2.3. LOGISTICA DE SALIDA:
•
Producción o fraccionamiento de pedidos.
•
Despacho
•
Reparto
•
Liquidación documentaria.
•
Exportación.
Con la empresa de tecnología más importante del país como socio
estratégico, logran una transmisión, recepción y procesamiento de
información requerida por sus clientes durante las 24 horas del día. Son
Despachados más de 10,000 pedidos diarios a 156,000 destinos a nivel
nacional, abasteciendo así, a los requerimientos de demanda en menos
de 24 horas en Lima y 72 horas al punto más lejano en provincias, a los
diferentes
canales
distribuidores,
de
mayoristas,
minoristas.
1
ERI, Ver Definición de Términos, Página 75
distribución
instituciones
tales
y
el
como:
canal
Autoservicios,
horizontal
de
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Un staff de profesionales en Comercio Exterior, maneja los despachos al
exterior de sus clientes a diversos destinos alrededor del mundo.
Además, el Servicio de Atención al Cliente, está constantemente
evaluando las operaciones y coordinando reuniones periódicas para
reportar las mismas, de acuerdo a las mediciones de los Indicadores de
Gestión.
La empresa brinda también a sus clientes el servicio de transformaciones
como son el armado de promociones en empaques termoencogibles, el
armado de canastas e impresiones inkjet entre otros.
1.2.4. LOGISTICA INVERSA:
•
Reingreso por devoluciones de pedidos.
•
Anulaciones.
•
Canjes.
El retorno al centro de Distribución, de los pedidos anulados y
devoluciones de mercadería, por cambios de presentación, vencimientos
u otros motivos, constituye toda una Operación Logística.
Las devoluciones en algunas compañías superan el 5% de sus ventas.
Por ello, mediante la optimización de procesos, la empresa ayuda a
disminuir estos indicadores. Si el pedido de sus clientes por algún motivo
no pudo ser entregado, serán reprocesados en el mismo centro de
Distribución para ser enviados al día siguiente o en las fechas que el
cliente indique, evitando así perder la venta. Asimismo, dichas
devoluciones seguirán un estricto control de calidad, en base a las
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especificaciones que el cliente otorgue, para ingresarlas a inventario, o
designarlas a Destrucción.
El cliente podrá visualizar permanentemente la disminución de sus
devoluciones consultando los Indicadores de Gestión, gracias a la
optimización de procesos que la empresa le ofrece.
1.2.5. INTELIGENCIA DEL NEGOCIO:
•
Indicadores de Gestión.
•
Reportes.
•
Información detallada.
La Inteligencia del Negocio es el despliegue de los Conocimientos
Operativos y del Mercado en la Toma de Decisiones.
La empresa le permite a sus clientes aprovechar las experiencias en el
manejo de sus operaciones para plantear rumbos de acción, enmarcados
en el contexto actual del entorno y de sus tendencias.
Mediante el análisis de los movimientos de órdenes, pedidos y artículos,
utilizando conceptos de Datawarehouse, se pueden identificar las causas
a problemas que existen dentro del flujo de materiales en la cadena de
suministros. En este sentido, la empresa le brinda a sus clientes la
información de su operación logística en el momento adecuado a través
de reportes e indicadores de gestión, lo que le permitirá tener una base
objetiva para la Toma de Decisiones.
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1.1. LOCALIZACIÓN.- La oficina administrativa se ubica en el distrito de Jesús
Maria, Lima 11 - Perú. El centro de distribución se ubica en Los Olivos.
Lima-Perú.
1.2. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA
1.2.1. PLANTA.-
La Planta es compartida por 3 empresas pertenecientes
a un mismo grupo. (Ver distribución de planta en Anexo N°1) Siendo
el operador logístico y específicamente el área de almacenes de
esta la que mayor extensión ocupa. El área utilizada por los
almacenes esta distribuido de la siguiente manera:
•
Exportaciones
•
Materias Primas
•
Bijouterie.
•
Productos terminados
•
Tintes
•
Regalos
•
Colonias
•
Shampoo
•
Talcos
•
Maquillaje
•
Envases
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1.3. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.-
1.3.1. ESTRUCTURA ORGANICA.- El operador logístico pertenece a un
Grupo Corporativo el cual cuenta con un directorio que dirige las 3
empresas que conforman dicho grupo y cada empresa está
administrada por un Gerente General (Ver organigrama en Anexo N°2)
El Operador logístico cuenta con 493 empleados entre operarios y
personal administrativo, repartidos en
15 centros de costo siendo
estos:
•
Administración central, 18 empleados
•
Recepción, 15 empleados
•
Control de Calidad, 19 empleados
•
Fraccionamiento, 183 empleados
•
Semifraccionado, 72 empleados
•
Exportaciones, 31 empleados
•
Compras, 9 empleados
•
Almacenes, 15 empleados
•
Almacenes Productos Terminados, 4 empleados
•
Almacenes Materia Prima, 2 empleados
•
Almacenes Bojouterie, 5 empleados
•
Almacén Regalos y Textiles, 38 empleados
•
Despachos y Trafico, 56 empleados
•
Transformaciones, 22 empleados
•
Área Comercial, 4 empleados
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1.3.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.Las principales Funciones Administrativas son:
Gerente General
•
Misión o Propósito de puesto
Dirigir la Unidad de Negocios Operador Logístico, optimizando los
procesos integrados logísticos y buscando la máxima satisfacción
del cliente.
•
Funciones
1. Mantener y desarrollar la cartera de clientes de la Unidad de
Negocio Operador Logístico.
2. Definir, aprobar y velar por el cumplimiento de los planes
estratégicos de su unidad de negocio
3. Aprobar el plan de inversiones de la Unidad de Negocio
Operador Logístico.
4. Delegar responsabilidades para el cumplimiento de los planes
estratégicos de la Unidad de Negocio.
5. Aprobar y controlar los flujos de caja de la Unidad de Negocio.
Asistencia de Gerencia
•
Misión o Propósito de puesto
Brindar apoyo en toda las actividades de la gerencia pudiendo ser
administrativas y operativas.
•
Funciones
1. Elaborar informes y documentos concernientes a la Gerencia.
2. Realizar el arqueo de caja chica (verificación de fondos versus
documentos de caja: Supervisión, transporte, lima) en forma
semanal.
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3. Programar pagos en el sistema de la empresa versus las
facturas
pendientes
de
pago
de
los
repartidores,
Transportistas y proveedores en forma quincenal.
4. Verificar los vales de consumo de gasolina versus facturas de
grifos y realizar el trámite a Contabilidad en forma semanal
5. Recoger y enviar la correspondencia a la Gerencia General de
forma diaria.
6. Recepcionar, organizar y archivar documentos varios.
7. Llevar la agenda del Gerente General.
8. Atender llamadas telefónicas y coordinar reuniones de trabajo
y visitas.
9. Verificar las facturas de teléfonos y su trámite a Contabilidad
Cajero
•
Misión o Propósito de puesto
Realiza la administración y la liquidación del dinero proporcionado
para gastos propios del área y de terceros.
•
Funciones
1. Manejo de 4 cajas chicas, 3 del Operador Logístico y 1 del
Cliente Empresa de productos de Belleza.
2. Recepcionar el dinero y cancelar a las personas previo Vº Bº
del Jefe.
3. Liquidar el dinero mediante reembolsos al Operador Logístico
y al cliente empresa de productos de Belleza.
4. Envío de las facturas de los transportistas y/o repartidores al
Cliente Empresa de productos de belleza para su cancelación
respectiva.
5. Realizar cobranza y/o deposito en los Bancos.
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6. Digitar e Imprimir
el pago de pedidos y fuera de pedidos
(regalos) por repartidor (Lima - Provincia) Cliente Empresa
productos de belleza a los controles de despacho.
7. Entregar las consistencias de reparto a los Supervisores
Provincia y Repartidores de Lima.
Sub Gerente
•
Misión o Propósito de puesto
Planificar, dirigir, evaluar y controlar las operaciones logísticas de
la empresa, para satisfacer y sobrepasar las expectativas del
cliente.
•
Funciones
1. Aprobar mediante firma documentos que se requieran para
realizar las operaciones logísticas.
2. Administrar
el
personal
de
la
organización,
autorizar
contratación de personal, programar vacaciones, descansos,
permisos, bonificaciones, etc.
3. Reemplazar al Gerente General, realizando el seguimiento de
los proyectos asignados.
4. Reemplazar al Gerente General en reuniones pactadas con
los clientes.
5. Apoyar al Jefe General de Proceso Línea B, Jefe de Logística
de Entrada, Jefe de Logística de Salida, Jefe de Gestión de
Stock ante cualquier eventualidad.
6. Apoyar en visitas y presentaciones a nuevos clientes, cuando
se requiera.
Jefe Comercial
•
Misión o Propósito de puesto
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Diseñar y ejecutar la estrategia comercial de la compañía y lograr
los objetivos cuantitativos planteados
•
Funciones
1. Elabora el presupuesto de ventas de la compañía a 18 meses
y actualizarlo mensualmente, según el comportamiento del
mercado
2. Elaborar el presupuesto de gastos del área comercial
3. Realizar visitas y presentaciones a clientes, sobre los servicios
que brinda la compañía.
4. Mostrar a los posibles clientes, las instalaciones, el equipo de
ejecutivos y el soporte tecnológico
5. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, el seguimiento y
metodología de los levantamientos de información a empresas
que cotizan con el operador Logístico
6. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, las propuestas
técnico-económicas que se presentan a los clientes.
7. Elaborar el convenio de servicios con los clientes
8. Revisar las cláusulas del contrato de servicios con los clientes
9. Planificar la mudanza la implementación con un nuevo cliente
10. Planificar y gestionar con los clientes actuales, la factibilidad
de manejar sus operaciones en otros países
11. Gestionar la participación en Eventos relacionados a publicitar
los servicios del Operador Logístico
12. Coordinar con Demanda, Finanzas y la Gerencia General, las
variaciones en el pronóstico de ventas, paga actualizarlo
según el ciclo de ventas y operaciones
13. Controlar que se ejecute normalmente la facturación de la
compañía.
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14. Buscar permanentemente que otros servicios se pueden
brindar a los clientes actuales.
Jefe Logística de Entrada
•
Misión o Propósito de puesto
Asegurar el abastecimiento de insumos en la cantidad y fecha
solicitada por los clientes. Así como mantener los niveles de
inventarios de acuerdo a las políticas establecidas por los
clientes.
•
Funciones
1. Planificar
el
abastecimiento
de
insumos
nacionales
e
importados.
2. Autorizar pagos a proveedores.
3. Evaluar niveles de inventarios y sus variaciones.
4. Diseñar estrategias de abastecimiento.
5. Evaluar y seleccionar los proveedores (Agencias de aduanas,
Embarcadores)
6. Representar a los clientes ante Aduanas.
7. Negociar con proveedores precios y condiciones de pago.
8. Resolver problemas de abastecimiento.
9. Supervisar saldos de admisión temporal y nacionalizaciones.
10.Preveer nuevas necesidades de nuestros clientes.
Jefe Gestión de Stocks
•
Misión o Propósito de puesto
Desarrollar un 'expertise' en almacenes para Yobel que muestre
el desarrollo en infraestructura a la par con la Logística
Inteligente.
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• Funciones
1. Evaluar la demanda de necesidades de los almacenes en
base a los estimados de ingresos de insumos y producción de
productos terminados en todas las líneas de procesos y
clientes.
2. Identificar y diseñar las alternativas para satisfacer las
demandas del cliente interno y externo.
3. Planificar para el corto y mediano plazo las actividades para
conseguir dotar los almacenes de la infraestructura equipos y
herramientas determinadas en el diseño.
4. Auditar y controlar la situación de los almacenes de manera
periódica.
5. Organizar
los
recursos
del
área
para
facilitar
la
polifuncionalidad el mejoramiento continuo.
6. Elaborar y controlar el presupuesto del área de Gestión de
Stock.
7. Hacer cumplir las normas de Seguridad e Higiene industrial en
los diferentes almacenes del Grupo en Perú y en otros países.
8. Brindar soporte al área Comercial en la elaboración de
propuestas a clientes.
Jefe Logística de Salida
•
Misión o Propósito de puesto
Planear, organizar, dirigir y controlar todas las operaciones y
actividades con el despacho y reparto a nivel nacional e
internacional
de todos los productos que comercializan los
diferentes clientes de la empresa.
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•
Funciones
1. Formular las estrategias del área para el logro de los objetivos
2. Dirigir y controlar la ejecución de planes y programas
pendientes a lograr los objetivos de la empresa.
3. Dirigir y controlar las actividades de las diferentes áreas
funcionales y supervisar la aplicación de las acciones
correctivas necesarias, cuando se tengan desviaciones a los
planes y programas establecidos.
4. Asegurar la continuidad del servicio de procesamiento de
datos y procurar su desarrollo.
5. Planear, dirigir y controlar en forma coordinada con la
Gerencia y RRHH la dotación de empleados, remuneraciones,
capacitación y otros beneficios del personal.
6. Elaboración de presupuestos y rendir cuentas de los gastos,
progresos y operaciones del área.
7. Participación en el plan de ventas y operaciones del Operador
Logístico.
8. Mantener y conservar los activos, mobiliario y equipos a su
cargo.
9. Conocer, cumplir y hacer cumplir los documentos normativos
de carácter. General y los específicos del ámbito de su
competencia,
así
como
asegurar
su
conocimiento
y
cumplimiento por parte del personal a su cargo.
Jefe de Procesos
•
Misión o Propósito de puesto
Administra y equilibra los recursos humanos en toda la Cadena
de Abastecimiento desde la Recepción hasta la entrega de los
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pedidos al área de Logística de Salida. Mantener el ERI en 98%
de exactitud.
•
Funciones
1. Responsable del buen funcionamiento de los procesos.
2. Responsable del orden de los almacenes
3. Responsable del ERI de los procesos.
4. Responsable de productividades en cada proceso
5. Responsable de la exactitud del picking
6. Responsable de la eficiencia de la mano de obra en cada
proceso de transformación
7. Responsable de los presupuestos de los procesos
8. Hace auditorías de rutas
9. Mide los procesos de junta revisora de materiales
10. Responsable de la optimización de Picking en todos los
procesos
11. Responsable de la automatización en líneas de Sacado.
12. Responsable de la Programación Maestra
Jefe de Aseguramiento de Calidad
•
Misión o Propósito de puesto
Asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad,
mediante la organización, planificación, dirección, control y
medición periódica de los procesos en las Cadenas de
Abastecimiento para la mejora continua.
•
Funciones
1. Capacitar al personal operativo en los conceptos de normas y
aseguramiento de calidad en cada una de sus actividades.
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2. Planificar, organizar, dirigir y controlar del Sistema de
Aseguramiento de Calidad.
3. Realizar el seguimiento
reacondicionamientos,
a los resultados de los procesos:
secciones,
control
de
pedidos,
auditorias a los ingresos.
4. Normalizar los procedimientos de control y realizar el
seguimiento a su cumplimiento.
5. Determinar los parámetros y políticas de control.
6. Definir los parámetros de tolerancias.
1.4. VISION, MISIÓN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA
1.4.1. VISION:
Desarrollo continuo optimizando la cadena de abastecimiento de los
clientes.
1.4.2. MISIÓN:
Es una empresa líder en el desarrollo continuo a través de la
optimización de las operaciones en la cadena de abastecimiento.
Trabajamos con pasión, alegría, integridad y lealtad.
Tenemos
una
gran
capacidad
de
adaptación
y
flexibilidad.
Promovemos el mejoramiento continuo para exceder las expectativas
de nuestros clientes.
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1.4.3. PRINCIPIOS:
•
Integridad
•
Madurez
•
Amplitud mental
•
Comunicación
•
Organización
•
Trabajo en equipo
•
Relaciones interpersonales