procedimiento solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO PRESUPUESTO
Código : PFI.03
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Sección de Presupuesto
Profesional Planeación
Versión : 03
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Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución N° 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades a seguir para solicitar el certificado de
disponibilidad presupuestal (CDP).
Aplica a todas las solicitudes de certificados de disponibilidad
presupuestal (CDP) que efectúen las Unidades Académicas y/o
Administrativas, y Proyectos.
NORMATIVIDAD
·
Acuerdo del Consejo Superior No. 67 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander 2003. Por el cual se adopta el
Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.
·
Decreto 111 de 1996 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (Artículo 89,112 y 113) Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de
1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto
·
Decreto 568 de 1996 de la Presidencia de la República , Artículo 19 y 20. Por el cual se introducen algunas modificaciones al Decreto 568 de 1996
·
Decreto 4730 de 2005 de la Presidencia de la República, Artículo 18. Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras
disposiciones en la materia.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
Apropiación Presupuestal: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de gasto para ser comprometidos o
ejecutados durante la vigencia anual correspondiente.
·
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia
del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.
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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
CS: Consejo Superior
·
Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo
gasto que se proyecte.
·
·
·
SIF: Sistema de Información Financiero.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa
CONSIDERACIONES
·
Para llevar a cabo la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), se deben cumplir los siguientes requisitos:
- El rubro que se afectará debe contar con disponibilidad presupuestal suficiente.
- El concepto por el cual se solicita el CDP debe corresponder con el rubro que se afectará.
- Se debe tener en cuenta el Gravamen a Movimientos Financieros dependiendo del Fondo que se trate.
·
El Jefe de la División Financiera está facultado para realizar autorizaciones de: cuentas, solicitudes de CDP, modificaciones presupuestales y traslados
de fondos por adquisición interna de bienes y servicios en los casos en que se requiera.
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Versión : 03
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PRESUPUESTAL
Inicio/Fin
Decisión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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Conector
RESPONSABLE
INICIO
4
1. Identifica la necesidad
de adquirir bien y/o
servicio
1. Identifica la necesidad de adquirir un bien y/o servicio.
2. Consulta disponibilidad
presupuestal
2. Consulta en el SIF la disponibilidad presupuestal en el rubro
o rubros que se quieren afectar.
¿Disponibilidad
suficiente?
No
UAA y/o Proyecto
Secretaria de la UAA
y/o Funcionario
Encargado
1
pág. 4
Si
3
3. Si existe disponibilidad presupuestal suficiente y cumple con
los demás requisitos (Ver Consideraciones), solicita CDP en el
SIF registrando la descripción del bien o servicio a adquirir,
código de la UAA y/o proyecto, rubro y valor correspondiente.
3. Solicita CDP
4. Revisa en el SIF las solicitudes de CDP, verifica que exista
disponibilidad presupuestal para los rubros que se quieren
afectar y que se cumplan los requisitos correspondientes.
4. Estudia solicitud
¿Aprueba solicitud ?
Si
1
No
2
pág. 4
Secretaria de la UAA
y/o Funcionario
Encargado
Auxiliar Presupuesto
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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PRESUPUESTAL
DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
5. Una vez cumplidos todos los requisitos, acepta la solicitud
de CDP en el SIF, el cual genera automáticamente el número
del CDP.
Auxiliar Presupuesto
6. Si se presentan inconsistencias, rechaza la solicitud de CDP y
registra en el SIF el motivo de no aceptación.
Auxiliar Presupuesto
7. Consulta en el SIF el motivo de no aceptación, analiza,
corrige inconsistencias y solicita nuevamente CDP. (Ver
Consideraciones).
Secretaria de la UAA
y/o Funcionario
Encargado
8. Solicita modificación de
presupuesto
8. En caso de no existir disponibilidad presupuestal para el
rubro que se afectará, solicita la modificación presupuestal
respectiva a la Sección de Presupuesto.
Ordenador del Gasto
9. Modificación
Presupuestal
9. Se lleva a cabo el Procedimiento de Modificación
Presupuestal.
Sección Presupuesto
10. En caso de que la modificación presupuestal no sea
aprobada, informa a la UAA y/o Proyecto y devuelve
documentos.
Jefe Sección
Presupuesto
5. Asigna CDP
FIN
2
6. Registra motivo de no
aceptación
7. Consulta, analiza y
corrige incosistencias
1
¿Modificación
aprobada?
3
pág. 3
Si
4
pág. 3
No
10. Informa a la UAA y/o
Proyecto
FIN
Procedimiento
Modificación
Presupuestal
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PRESUPUESTAL
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Versión : 03
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
FECHA DE
APROBACIÓN
Febrero 8 del 2000
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Resolución 041 del 2000, por la cual se aprobó el procedimiento de Solicitud de Certificado
de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para la generación del compromiso presupuestal.
02
Diciembre 04 de 2007
·
·
·
Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento
Control de Documentos.
Inclusión de objetivo, alcance, normatividad y definiciones.
Especificación de los responsables de las actividades.
Se amplían y detallan las actividades en general.
03
Noviembre 19 de 2009
·
Complemento de los responsables en las actividades.
·