normas para fondos revolventes y gastos a comprobar

NORMAS PARA
FONDOS REVOLVENTES Y GASTOS A COMPROBAR
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN
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II. OBJETIVO
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III. MARCO LEGAL
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IV. FONDO REVOLVENTE
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•
•
•
•
•
4.1 SOLICITUD
4.2 ASIGNACIÓN
4.3 RESPONSABILIDAD Y MANEJO
4.4 REINTEGRO Y FORMA DE COMPROBACIÓN
4.5 DEL CAMBIO DE RESPONABLE DE LOS RECURSOS Y
CIERRE DE EJERCICIO
V. GASTOS A COMPROBAR
•
•
•
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5.1 SOLICITUD
5.2 FORMA DE COMPROBACIÓN
5.3 RESPONSABILIDAD Y MANEJO
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VI. REMBOLSOS
•
•
6.1 POLÍTICAS GENERALES
6.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS
VII. VIGENCIA
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Š Anexos
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NORMAS PARA FONDOS REVOLVENTES Y GASTOS COMPROBAR
I. INTRODUCCIÓN
El Fondo Revolvente y la solicitud de gastos a comprobar es un mecanismo que se establece
para que las Unidades Administrativas de Caminos y Puente Federales de Ingresos y Servicios
Conexos cuenten con los recursos financieros necesarios para atender sus necesidades en la
adquisición de bienes y servicios, que por su naturaleza sean de carácter urgente y que por sus
características no hayan sido presupuestadas.
Facilitando el cumplimiento de las funciones de las áreas, otorgándoles mayor libertad de
acción en la adquisición y suministro de bienes y servicios urgentes necesarios para el
cumplimiento de objetivos específicos, con estricto apego a las disposiciones emitidas en
materia de presupuesto, contabilidad y gasto público.
II. OBJETIVO
Establecer los lineamientos normativos y políticas para la asignación, manejo y control de los
Fondos Revolventes y/o gastos a comprobar otorgados a las Unidades Administrativas de
Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, destinados para cubrir gastos
que por su naturaleza no hayan sido presupuestados, permitiendo satisfacer necesidades de
bienes y servicios de consumo inmediato.
III. MARCO LEGAL
–
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.
D.0. 27/VIII/1932.
–
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
D.O. 31/XII/1976 y sus Reformas.
–
Ley del Impuesto al Valor Agregado.
D.O. 29/XII/1978 y sus Reformas.
–
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
D.O.F.31/XII/82
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–
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
D.O.F. 4/ I /2000
–
Ley de Ingresos de la Federación del ejercicio correspondiente.
–
Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio correspondiente.
–
Código Fiscal de la Federación.
D.O.F 31/XII/1981.
–
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
D.O.F. 18/XI/81.
–
Manual de Normas Presupuestarías para la Administración Pública Federal.
D.O.F. 4/V/2000.
–
Manual de Contabilidad Gubernamental del Sector Paraestatal.
–
Estatuto orgánico de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos
31/XII/99
-
Disposiciones transitorias de la Ley de Ingresos de la Federación para el año 2002.
D. O. 1°/I/2002
IV. FONDOS REVOLVENTES
4.1. SOLICITUD
4.1.1 Los titulares de las Direcciones, Coordinaciones y Órgano Interno de Control serán
quienes soliciten por escrito a la Dirección de Administración y Finanzas la asignación de
recursos, indicando el nombre y puesto del servidor público responsable del manejo del
fondo solicitado.
Elaborando esta última un pagare por el importe asignado, a nombre del responsable del
manejo del fondo.
4.2 ASIGNACIÓN
4.2.1 Las áreas administrativas que se detallan en el siguiente cuadro, que por su ubicación
geográfica o por la naturaleza de sus funciones requieran el manejo de un fondo y éste sea
plenamente fundado y motivado podrán solicitar su asignación a la Dirección de
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Administración y Finanzas, la cual deberá observar en todo momento las medidas de ahorro
del Gobierno Federal
AREAS ADMINISTRATIVAS
Dirección General
Departamento de Almacenes de Inventarios
(Estado de México)
Centro de Desarrollo Infantil.
Coordinación de Maquinaria
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
Coordinación de Comunicación Social
Departamento de Maquinaria
4.2.2 Las áreas antes mencionadas solo podrán adquirir bienes y/o servicios contemplados
en los capítulos 2000 y 3000.
4.2.3 Serán asignados en Oficinas Centrales a servidores públicos partiendo del nivel de
gerentes un fondo para consumo de cafetería por un importe máximo mensual equivalente
a:
AREA
Direcciones, Coordinaciones y
Titular del Órgano Interno de
Control
Subdirecciones
Gerencias
IMPORTE
35 *VSMGVDF
23 *VSMGVDF
18 *VSMGVDF
4.2.4 Los Titulares de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo
Industrial podrán asignar fondos por el concepto antes mencionado con cargo al techo
presupuestal autorizado por un importe máximo mensual equivalente a:
CARGO
Delegado
Titular del Conexo Industrial.
Gerente de Tramo
Subdelegado Administrativo.
Subgerente Administrativo.
Jefes de Unidad
IMPORTE
23 *VSMGVDF
23 *VSMGVDF
18 *VSMGVDF
18 *VSMGVDF
12 *VSMGVDF
12 *VSMGVDF
* Salario Mínimo General Vigente del Distrito Federal
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4.3 RESPONSABILIDAD Y MANEJO
4.3.1 En todos los casos, el servidor público a quien le sea asignado el fondo Revolvente
será responsable de su manejo, custodia y seguridad.
4.3.2 Los fondos son Recursos Federales que por ninguna causa deben desviarse para usos
distintos a su naturaleza, tales como préstamos personales o adquirir artículos diferentes
para lo que fueron autorizados.
4.3.3 Con los recursos asignados para cubrir gastos de cafetería, las áreas solamente
podrán adquirir los siguientes productos:
a) Café, azúcar, refrescos, galletas, té, sustituto de crema, jugos, dulces de caramelo
únicamente.
b) Pañuelos, platos, vasos, servilletas, cucharas (desechables), filtros para cafetera,
fibras y jabón lava-trastes.
c) Medicamento de botiquín con importe menor a $ 100.00 (se excluyen medicamentos
de prescripción médica).
4.3.4 En caso de detectarse irregularidades en el uso de los recursos, las Direcciones,
Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial podrán disminuir
o cancelar la asignación del mismo.
4.3.5 Será responsabilidad de quien realiza el gasto, la procedencia y autenticidad de la
documentación que presente en la comprobación del reembolso.
4.4 REINTEGRO Y FORMA DE COMPROBACIÓN
4.4.1 Los gastos por cafetería se reintegrarán en forma mensual, para lo cual se deberá
presentar la comprobación en el Departamento de Cobranza de la Gerencia de
Tesorería en Oficinas Centrales, y en la Superintendencia de Recursos Financieros
de las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial dentro de los primeros
cinco días hábiles posteriores al mes en el cual se ejerció el gasto.
Cuando por alguna causa o motivo la comprobación de los recursos no sea
presentada dentro del tiempo antes mencionado, contará con cinco días hábiles más
y al presentarla deberá invariablemente estar acompañada de un oficio en el cual se
solicite, sea aceptada la comprobación extemporánea y el motivo del retraso, el cual
deberá estar firmado por el Director y/o Coordinador de Área, Titular del Órgano
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Interno de Control en Oficinas Centrales, Delegado Regional, Gerente de Tramos y
titular del Conexo Industrial en Oficinas Foráneas.
4.4.2 Los gastos que se deriven por el uso de fondo revolvente deberán ser autorizados por
el superior jerárquico inmediato partiendo del nivel de gerente o su equivalente en
áreas foráneas.
4.4.3 Los documentos deberán ser en original y pegarse en el formato (Anexo N° 4), dentro
de este deberá anotarse la razón del gasto realizado, ostentando el nombre, firma y
cargo de quien realizo y de quien autoriza el gasto.
4.4.4 La documentación deberá ser presentada en la Relación de Gastos (Anexo N° 3),
firmada por quien realizo el gasto y por el Servidor Público que tiene asignado el
Fondo.
4.4.5 Cuando el área revisora rechace un documento se contará con dos días hábiles para
entregarlo nuevamente.
4.4.6 Cuando exista la necesidad de efectuar compras en tiendas de autoservicio, y los
comprobantes que estas expidan no describan el tipo de articulo que se esta
adquiriendo, será requisito indispensable que a la factura se anexe la tira de la
máquina registradora (ticket), la cual deberá describir el nombre y numero de artículos
adquiridos.
4.4.7 La documentación deberá contener los requisitos fiscales que marca el Art. 29 A del
Código Fiscal de la Federación, así como los señalados en la Resolución Miscelánea
Fiscal vigente, expedirse a nombre de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y
Servicios Conexos la cual no deberá contener abreviaturas con domicilio en Calzada
de los Reyes n°. 24. Col. Tetela del Monte, Cuernavaca, Morelos, C.P. 062130 R.F.C.
CPF-630703-6N8, en Oficinas Centrales.
Las Unidades foráneas deben solicitar la expedición de comprobantes con el domicilio
a que corresponda su centro de trabajo.
4.4.8 Los documentos presentados deberán contener la fecha del mes al que corresponda la
comprobación.
4.5 CAMBIO DE RESPONSABLE DE LOS RECURSOS Y DEL CIERRE DE EJERCICIO.
4.5.1 Cuando alguno de los servidores públicos señalados en el punto 4.2 (asignación) sea
removido del cargo, deberá comprobar al 100% el monto total del recurso asignado,
ya sea mediante la presentación de documentos que cumplan con los requisitos
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fiscales que establece el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, o por
reintegro en efectivo en el área de Ingresos correspondiente, con la finalidad de
cancelar el adeudo de origen.
4.5.2 El servidor público que sustituya a otro en su cargo, deberá solicitar nuevamente ante
el área correspondiente la cantidad del fondo revolvente, del cual asumirá la
responsabilidad mediante la firma de un nuevo pagaré.
4.5.3 Por el cierre del ejercicio, en el mes de diciembre la Subdirección de Finanzas
determinará la fecha límite para comprobar en su totalidad los fondos asignados, ya
sea con la presentación de documentos fiscales y/o reintegro de los recursos.
V. GASTOS A COMPROBAR
5.1 SOLICITUD
5.1.1 Estos recursos podrán ser solicitados en casos emergentes, fortuitos o de fuerza
mayor y cuando la naturaleza del gasto no permita que sean presupuestados.
5.1.2 Cuando el importe sea menor a $ 5,000.00 (Cinco mil pesos 00/100 M.N.), se realizará
mediante “Recibo” (anexo N° 1).
5.1.3 Cuando el importe sea mayor a $ 5,001.00 (CINCO MIL UN PESOS 00/100 M.N) se
realizará mediante “Solicitud de Cheque” (anexo N° 2) con dos días hábiles de anticipación.
5.1.4 En los formatos de solicitud deberá mencionarse el motivo para el cual son solicitados
los recursos, contar con firma del servidor público que los solicita y de quien los autoriza
teniendo este último la categoría de Gerente o superior en Oficinas Centrales y su
equivalente en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo.
En Conexo Industrial la autorización podrá realizarla el Jefe de departamento Administrativo
o el titular.
5.1.5 La solicitud de los recursos deberá presentarse en el Departamento de Cobranza, de
la Gerencia de Tesorería (en Oficinas Centrales) y en las Superintendencias de Recursos
Financieros de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial.
5.2 FORMA DE COMPROBACIÓN
5.2.1 La comprobación del gasto deberá realizarse con documentos que reúnan los
requisitos fiscales que señala el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como
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los señalados en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, presentarse dentro de un periodo
de diez días hábiles posteriores a la fecha de haber recibido los recursos y expedirse a
nombre de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos la cual no deberá
contener abreviaturas con domicilio en Calzada de los Reyes n°. 24. Col. Tetela del Monte,
Cuernavaca, Mor., C.P. 062130 R.F.C. CPF-630703-6N8.
Las Unidades foráneas deben solicitar la expedición de comprobantes con el domicilio a que
corresponda su centro de trabajo.
5.2.2 Al efectuar la revisión de la documentación, si el área revisora determina que la
comprobación no procede, la devolverá al servidor público, siendo la responsabilidad del
mismo realizar las correcciones señaladas y presentarla nuevamente, en un tiempo máximo
de dos días hábiles.
5.2.3 Si el servidor público no presenta la comprobación después de transcurridos los diez
días hábiles, esta será considerada como extemporánea y sólo será aceptada si es
acompañada por el oficio de extemporaneidad, el cual deberá estar firmado por el Director
de Área en Oficinas Centrales, Delegado Regional, Gerente de Tramos y Titular del Conexo
Industrial en Oficinas Foráneas, en un término no mayor a tres días hábiles.
5.2.4 La comprobación de este gasto se realizará al 100%, una vez entregada la
documentación comprobatoria será revisada y en caso de proceder un ajuste y/o reintegro
se hará del conocimiento de la persona responsable de comprobar el gasto.
5.2.5 Para la presentación de los documentos comprobatorios se deberán utilizar los
formatos (Anexos 3 y 4) y entregarse en el Departamento de Cobranza de la Gerencia de
Tesorería en Oficinas Centrales y en las Superintendencias de Recursos Financieros de las
Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial.
5.2.6 Los formatos de comprobación deberán contar con el nombre, firma y cargo del
servidor público que realizo el gasto, así como la firma del funcionario que autorizo los
recursos.
5.2.7 El servidor público que no compruebe en los tiempos antes mencionados y/o el 100%
de los recursos asignados, autoriza a que se le descuenten vía nomina, encontrándose
imposibilitado a solicitarlos nuevamente en tanto no se haya recuperado el importe
correspondiente.
5.3 RESPONSABILIDAD Y MANEJO
5.3.1 Corresponde a los titulares de las unidades administrativas que autorizan el gasto,
vigilar el buen manejo de los recursos autorizados, ajustándose a las disposiciones de
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ahorro en la Administración Pública Federal. En todos los casos, el servidor público a quien
le sean asignados los recursos será responsable de su manejo, custodia y seguridad.
5.3.2 Los recursos asignados para cubrir cierta eventualidad por ninguna causa deben
desviarse para usos distintos a su naturaleza, tales como préstamos personales o adquirir
artículos diferentes para lo que fueron autorizados.
5.3.3 Será responsabilidad del servidor público la procedencia y autenticidad de la
documentación que presente en la comprobación del gasto.
VI.
REEMBOLSOS
6.1 POLÍTICAS GENERALES.
6.1.1 Los servidores públicos adscritos a Oficinas Centrales, Delegaciones Regionales,
Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, podrán solicitar el reembolso de gastos realizados
en el desempeño de comisiones oficiales exclusivamente por los siguientes conceptos:
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
Pasajes terrestres al lugar de comisión
Consumo de combustible
Casetas
Estacionamiento por traslado vía aérea
Cargos adicionales en boletos de avión
Taxis
Alimentación de Servidores Públicos de Mando.
6.1.2 La solicitud de reembolso deberá elaborarse en el formato “reembolso de gastos”
(Anexo N° 5). Los documentos que amparan el gastos deberán reunir los requisitos fiscales
que señala el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como los señalados en la
Resolución Miscelánea Fiscal vigente, expedirse a nombre de Caminos y Puentes Federales
de Ingresos y Servicios Conexos la cual no deberá contener abreviaturas con domicilio en
Calzada de los Reyes n°. 24. Col. Tetela del Monte, Cuernavaca, Morelos, C.P. 062130
R.F.C. CPF-630703-6N8.
Las Unidades foráneas deben solicitar la expedición de comprobantes con el domicilio a que
corresponda su centro de trabajo.
6.1.3 La solicitud de reembolso y documentos del gasto se presentaran para su revisión en
el Departamento de Cobranza en Oficinas Centrales y en la Superintendencia de Recursos
Financieros en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial en un
periodo máximo de 10 días hábiles posteriores a la fecha en que se realizó el gasto y
simultáneamente con la comprobación de viáticos cuando los mismos, se deriven de una
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comisión oficial, firmados por la persona que realizó el gasto y por el servidor público que
autorizó la comisión.
6.1.4 No se aceptarán solicitudes de reembolso extemporáneas, siendo responsabilidad del
servidor público la procedencia y autenticidad de la documentación que presente para su
reintegro.
6.1.5 El servidor público solicitante deberá anexar copia del oficio de comisión, mismo que
deberá corresponder con las fechas de los documentos presentados en la solicitud de
reembolso (excepto gastos de alimentación).
6.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS
6.2.1 El consumo de combustible exclusivamente se rembolsará en caso de que no se
hubieran otorgado vales, y estará sujeto al Visto Bueno del Jefe del Departamento de
Transporte en Oficinas Centrales, y el Superintendente de Recursos Materiales en
Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial.
6.2.2 El reembolso de casetas estará sujeto a que el traslado se haya realizado en Vehículo
particular, y los comprobantes de peaje correspondan a los lugares y fechas de comisión.
Tratándose de una comisión con vehículo oficial se realizará el reintegro cuando la plaza de
cobro no cuente con la instalación del sistema IAVE.
6.2.3 El reintegro de gastos de estacionamiento será por un tiempo máximo de 72 horas.
6.2.4 Los cargos que se deriven por cambios de itinerario, cancelación de vuelo o por no
utilizar el boleto de avión serán rembolsados únicamente cuando éstos sean justificados por
escrito y autorizados por el funcionario que comisionó.
6.2.5 El gasto que se realice por concepto de Alimentación a servidores Públicos de
Mando en comidas de trabajo, se deberán de reducir al mínimo indispensable y
serán justificables únicamente cuando lo exija el desarrollo de las funciones de
carácter sustantivo, mismos que serán autorizados por el titular del área que efectúe
el gasto.
En la solicitud de reembolso se deberá indicar el nombre y cargo de los funcionarios que
participaron en la reunión y el objeto de la misma.
Los límites de gasto mensual por este concepto, no será acumulable y se reintegrará de
acuerdo con los puestos y las cantidades que se detallan a continuación:
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PUESTO
DIRECTOR GENERAL
DIRECTORES DE AREA, TITULAR DEL ÓRGANO
INTERNO DE CONTROL Y TITULAR DE CONEXO
INDUSTRIAL,
COORDINADOR, SUBDIRECTOR Y TITULARES DE
AREA, DELEGADOS REGIONALES Y GERENTES
DE TRAMO
LIMITE DE GASTO
SIN LIMITE
HASTA 115
*VSMGVDF
HASTA 58
*VSMGVDF
* Salario Mínimo General Vigente del Distrito Federal
Si el importe del o los comprobantes fiscales a rembolsar exceden el monto máximo
autorizado en un mes natural, deberá ajustarse anotando una leyenda dentro del formato
(Anexo N°5) la cual dirá: Esta nota se considera por $ ______________ y desagregar el
impuesto al Valor Agregado de la cantidad ajustada.
6.2.6 Bajo ninguna circunstancia el pago de comidas de trabajo, se otorgará como
complemento de sueldo, ni al personal que disfrute de período vacacional, días inhábiles y
económicos, inasistencias o licencias de cualquier tipo con o sin goce de sueldo.
VII. VIGENCIA
El presente manual entrará en vigor a partir de su difusión por la Dirección de Administración y
Finanzas, estando vigente en los años subsecuentes siempre y cuando no sea derogada por
una posterior u ordenamientos de jerarquía superior a ésta.
La interpretación, aplicación y supervisión del presente manual, así como las situaciones no
previstas que se deriven de éste, se sujetarán a lo que disponga la Dirección de Administración
y Finanzas.
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