p-ps-116-02-2015 evaluación de proveedores - Mer-Link

INSTRUCTIVO PARA REALIZAR EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
P-PS-116-02-2015
Contenido
1.
2.
DIAGRAMA DE PROCESO ............................................................................................................. 3
REGISTRO DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................... 4
1.
DIAGRAMA DE PROCESO
A continuación se muestran los pasos generales para realizar el proceso de evaluación de proveedores.
Registrar los resultados de la
evaluación
•Rol: Administrador de contrato 10
Guardar el formulario de
evaluación.
• Rol: Administrador de
contrato 10
Finalizar el proceso de
evaluación.
•Rol: Administrador
de contrato 10
2. REGISTRO DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La funcionalidad de evaluación de proveedores es la herramienta que tiene el sistema Mer-Link para poder
calificar a los contratistas por el desempeño en la ejecución contractual. Esta evaluación se realiza
considerando aspectos relacionados a efectividad en las entregas, calidad en los productos o servicios,
atención y servicio al cliente, entre otros.
Consideraciones importantes a tomar en cuenta para realizar un proceso de evaluación de proveedores:
 La evaluación de proveedores es una etapa facultativa, es decir es la Institución la que decide si para un
contrato se requiere evaluar o no al contratista.
 El funcionario designado en el procedimiento como administrador de contrato, específicamente con el
rol Administrador de Contrato 10, es quien puede realizar el proceso de evaluación del contratista.
 La evaluación de proveedores podrá realizarse a los contratos base que se encuentren en estado
“Notificado”. Además, también se habilitará la opción para los contratos modificados que sean
unilaterales y adicionales que también se encuentren en estado “Notificado”.
Para realizar dicho proceso de evaluación de proveedores se deben seguir los siguientes pasos:
 En el menú Contratación Electrónica, Confección de Contrato, se encuentra una nueva opción de
Submenú llamada “Evaluación de Proveedores”.
 Al dar Clic en la Opción “Evaluación de Proveedores”, el sistema muestra la pantalla llamada “Consulta
y Gestión de la Evaluación de Proveedores”, con diferentes filtros de búsqueda. Además se despliega
un listado de los contratos bases, Unilaterales (Aumento) y Adicionales que se encuentran en estado de
Contrato Notificado.
 El funcionario selecciona del listado de “Consulta y gestión de la evaluación de Proveedores” el
contrato de interés y oprimir sobre la etiqueta “Sin evaluar”.
 El sistema despliega la pantalla llamada “Evaluación de Proveedores” esta pantalla muestra
información general de la Institución, del contrato y el contratista.
 El sistema además muestra en la sección [4. Factores de Evaluación] el cuadro o detalle predefinido
para realizar la evaluación. La misma consta de tres factores de evaluación relacionadas con:
 Efectividad en las entregas
 Calidad del producto
 Atención y Servicio al cliente
 El sistema para cada uno de los factores exige seleccionar alguna de las opciones de respuesta, y
permite incluir comentarios referentes a la evaluación de cada uno de los aspectos.
 Además se presenta un factor llamado “Otros” que permite evaluar cualquier otro factor requerido por
la Institución, el uso de este factor es opcional, pero si se selecciona el sistema obliga a completar los
campos “Detalle de factor”, “Comentarios” para que incluya la explicación del factor a evaluar y la nota
del mismo permitiendo incluir un número entre 0 (valor mínimo) y 10 (valor máximo). El sistema
realizara los cálculos respectivos para tomar en cuenta este nuevo factor agregado y proporcionar una
nota final.
 Adicionalmente el formulario cuenta con un campo de observaciones para que el usuario justifique o
motive alguna calificación si así lo considera necesario. Además permite adjuntar archivos para
documentar y respaldar la evaluación en caso de requerirse.
 Al final de la pantalla el sistema habilita los botones de “Guardar” y “Listado”. Una vez completada la
evaluación, oprimir el botón “Guardar”.
 El sistema al guardar agrega el nombre del evaluador y la fecha y hora de evaluación. Además se
activan los botones “Modificar”, “Finalizar” y “Listado”.
 Al dar clic en “Modificar” el sistema habilita nuevamente el formulario para realizar los cambios
requeridos. El botón “Finalizar” se utiliza para finalizar el proceso y remite la información
inmediatamente al expediente electrónico de la contratación. Una vez finalizada la evaluación, la mima
no podrá ser modificada ni eliminada.

El sistema habilita en el expediente electrónico la consulta para cada contrato en una nueva sección
llamada Evaluación, permitiendo ver la calificación y consultar el formulario de cada una de las
evaluaciones realizadas.
 Con este paso damos por concluida la explicación o guía de cómo realizar el proceso de evaluación de
contratistas en los contratos en un procedimiento de contratación.