directrices, lineamientos y procedimientos para la gestion de

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN
SECRETARIA EJECUTIVA
OFICINA DE COOPERACION Y PROYECTOS
DIRECTRICES, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE
COOPERACION TECNICA Y FINANCIERA
NO REEMBOLSABLE
Mayo, 2014
CONTENIDO
I.
ANTECEDENTES
II.
DEFINICIONES
III.
OBJETIVO DE LA COOPERACIÓN PARA EL SINAC
IV.
OBJETIVO DE LAS DIRECTRICES
V.
DIRECTRICES
VI.
LINEAMIENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE
COOPERACION TÉCNCIA Y FINANCIERA NO REEMBOLSABLE
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
FASE
FASE
FASE
FASE
DE IDENTIFICACION Y FORMULACION
DE NEGOCIACION
DE EJECUCION
DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
VII. PROCEDIMIENTOS
1
I.
ANTECEDENTES
El Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) oficializó en 1999,
las políticas, procedimientos y prioridades de cooperación respondiendo a la
estructura orgánica que operaba en ese momento. Lo anterior, debido a
que si bien la Ley de Biodiversidad Nº 7788, que crea al SINAC, fue
promulgada en el año 1998, debido a que se interpuso una Acción de
Inconstitucionalidad contra varios artículos de dicha Ley, entre ellos el
artículo 22, la Ley no se pudo operativizar en toda su amplitud, en lo
referido a la estructura que se establece para el SINAC. Dicha acción fue
resuelta y declarada sin lugar por la Sala Constitucional de la Corte
Suprema de Justicia, el 5 de julio de 2006, mediante el Voto Nº
2006009563.
El Voto mencionado, destacó tanto la personalidad jurídica instrumental del
SINAC, como la desconcentración máxima en las competencias en materia
forestal, vida silvestre, áreas protegidas, protección y conservación del uso
de cuencas hidrográficas y sistemas hídricos, con el fin de dictar políticas,
planificar y ejecutar procesos dirigidos a lograr la sostenibilidad en el
manejo de los recursos naturales de Costa Rica.
Este documento pretende contribuir al cumplimiento de ese mandato
establecido en la legislación para el SINAC, así como con su Plan Estratégico
2010-2015 y con otros instrumentos de planificación y prioridades
institucionales.
A inicios del año 2009, la Contraloría General de la República (CGR), realizó
un Estudio sobre el Ingreso y Disposición de los Recursos Provenientes de
Cooperación Internacional, Donaciones y otros Recursos Afines, en el
Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET), con el
objetivo de efectuar una revisión de los controles diseñados e
implementados por el MINAET en este tema, y evaluar el control interno
financiero y la aplicación de la normativa técnica en relación con el registro,
valuación y presentación de dichos recursos en los estados financieros, y
determinar la razonabilidad y procedencia legal en el manejo de los
mismos.
Como resultado de este estudio, la CGR señala, que en el caso particular del
SINAC, si bien se dispone de las Políticas y Procedimientos de Cooperación,
antes señaladas, las mismas deben ser actualizadas y ajustadas a la
estructura orgánica que actualmente opera en el SINAC.
Con base en lo anterior, el Consejo Nacional de Áreas de Conservación
(CONAC), en la sesión Ordinaria Nº 01-2010 del 12 de febrero de 2010,
acordó instruir a la Secretaría Ejecutiva para que actualice las Políticas y los
Procedimientos mencionados y las presente para su aprobación a este
Consejo.
A continuación se presenta la actualización de dichas Políticas a las que se
ha denominado “DIRECTRICES, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA GESTION DE PROYECTOS DE COOPERACION TECNICA Y FINANCIERA NO
2
REEMBOLSABLE”, las cuales son aplicables principalmente
cooperación que proviene de fuentes bilaterales y multilaterales.
para
la
Se incluyen una serie de definiciones con el propósito de disponer de un
marco de referencia que permita una interpretación objetiva y sustentada
en la doctrina en materia de cooperación y en la normativa vigente.
II.
DEFINICIONES
Ciclo del proyecto: Es concebido como un enfoque integrado de diseño y
gestión de proyectos, que incluye las diferentes fases a lo largo del ciclo de
vida del proyecto, desde que surge la idea inicial hasta que finaliza y se
evalúan los resultados. En términos generales se compone de cuatro fases:
Identificación y formulación, Negociación, Ejecución y Seguimiento y
evaluación.
Cooperación Financiera No Reembolsable: Es la cooperación ofrecida por
Fuentes Bilaterales y Multilaterales a un país, mediante la asignación de
recursos financieros que no se reintegran, con el objeto de apoyar y
acompañar proyectos de desarrollo.
Cooperación Internacional: Conjunto de acciones de carácter internacional
orientadas al intercambio de experiencias y recursos entre países
desarrollados y en vías de desarrollo así como entre estos últimos, para
alcanzar metas comunes de desarrollo basadas en criterios de solidaridad,
equidad, eficacia, interés mutuo y sostenibilidad.
Cooperación Técnica entre Países en Desarrollo (CTPD): Modalidad de
Cooperación Internacional que consiste en el intercambio de experiencias
técnicas, conocimientos, tecnologías y habilidades entre los países en
desarrollo, como apoyo y complemento a sus objetivos de desarrollo
nacional, regional, sectorial e institucional. Es también conocida como
Cooperación Horizontal, Cooperación Solidaria o Cooperación Sur-Sur.
Cooperación
Técnica
Internacional:
Adaptación
y
adopción
de
conocimientos, capacidades, habilidades, experiencias, recursos y nuevas o
mejores técnicas y tecnologías que el país no posee o no puede movilizar;
aportados por las agencias y organismos de Cooperación en forma No
Reembolsable para emprender actividades de desarrollo.
Cooperación triangular: Modalidad de cooperación mediante la cual el
financiamiento de las acciones de cooperación técnica es aportado por un
tercero que puede ser una fuente bilateral o multilateral. En este tipo de
cooperación intervienen tres actores: el país donante, el país solicitante y el
país u organismo internacional que provee los recursos.
Fuentes bilaterales: Son los gobiernos que proveen Cooperación
Internacional. Se brinda de gobierno a gobierno mediante agencias de
cooperación o en virtud de convenios, acuerdos u otros mecanismos.
3
Fuentes Multilaterales: Son organismos multilaterales, sujetos de Derecho
Internacional, que otorgan cooperación con sus propios recursos o con
fondos provenientes de varias fuentes o diversos países miembros.
Marco lógico: Herramienta metodológica utilizada para la planificación de la
gestión de proyectos basada en objetivos. Ayuda a diseñar, ejecutar y
evaluar los componentes esenciales de un proyecto.
Modalidades de Cooperación: Son los diferentes tipos de cooperación que
ofrecen los organismos de cooperación. El artículo 2 incisos ix), x), xi) y xii
del Decreto Ejecutivo Nº 35056-PLAN-RE, publicado en La Gaceta Nº 34 del
18 de febrero de 2009, que reglamenta el artículo 11 de la Ley de
Planificación Nacional Nº 5525 del 2 de mayo de 1974, incluye las
siguientes: Cooperación Financiera No Reembolsable, Cooperación
Financiera Reembolsable, Cooperación Técnica Internacional, Cooperación
Técnica entre Países en Desarrollo (CTPD).
Organismo de cooperación: Son las diferentes entidades que brindan
cooperación, pueden ser bilaterales, multilaterales u Organizaciones no
Gubernamentales.
Organizaciones no Gubernamentales (ONG’s): Organización sin fines de
lucro surgida de la sociedad civil con objeto de generar un determinado
impacto en la sociedad y que usualmente se organiza como asociación,
fundación u otra figura jurídica.
Órganos del SINAC: De acuerdo con el artículo 23 de la Ley de
Biodiversidad Nº 7788, el SINAC está conformado por los siguientes
órganos: el Consejo Nacional de Áreas de Conservación, la Secretaría
Ejecutiva, las estructuras administrativas de las Áreas de Conservación, los
Consejos Regionales de las Áreas de Conservación, los consejos locales, y el
Órgano de Administración Financiera del Sistema.
Proyecto: Es una propuesta que describe un conjunto de acciones,
actividades o tareas estructuradas y encadenadas en un orden lógico que se
realizan, para cumplir un fin específico en un tiempo determinado y finito, a
partir de una situación actual, lo cual permite articular los recursos
humanos, materiales y de infraestructura, mediante un presupuesto que
grafica el costo de éste.
Proyectos de cooperación en el ámbito del Sistema (SINAC): Se definen
como aquellos proyectos de cooperación que se ejecutan en dos o más
Áreas de Conservación o que sus componentes tienen aplicación general
para todo el SINAC.
Proyectos de cooperación en el ámbito regional: Se definen como aquellos
cuya ejecución se desarrolla exclusivamente en un Área de Conservación
del SINAC.
4
III.
OBJETIVO DE LA COOPERACIÓN PARA EL SINAC
Favorecer la adopción de conocimientos, habilidades, la adquisición de
experiencias, el incremento de los recursos y el mejoramiento de las
capacidades institucionales que contribuyan a alcanzar la visión, misión,
propósitos y objetivos del SINAC.
IV.
PROPOSITO
DE LAS
DIRECTRICES,
LINEAMIENTOS
Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION DE PROYECTOS DE
COOPERACION TÉCNCIA Y FINANCIERA NO REEMBOLSABLE
Disponer de un conjunto de instrumentos que orienten la gestión de
proyectos de Cooperación Técnica y Financiera No reembolsable, su
implementación, control y seguimiento, por parte de los órganos respectivos
del SINAC.
V.
DIRECTRICES
Las directrices que se presentan a continuación fueron aprobadas por el
Consejo Nacional de Áreas de Conservación en la Sesión Extraordinaria Nº
08-2010, cebrada el 17 de septiembre de 2010, según acuerdo Nº 15, el
cual ha sido declarado unánime y firme en el mismo acto y entraron en
vigencia a partir de esta fecha.
1) La gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, estará en línea con la
visión, misión, objetivos, áreas estratégicas y propósitos del
SINAC establecidos en su Plan Estratégico 2010-2015 y en
concordancia con los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo,
así como con otros instrumentos de política y planificación
institucional.
2) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, se concebirán como
instrumentos que contribuyan al mejoramiento institucional y a la
conservación y uso sostenible de los recursos naturales y la
biodiversidad del país.
3) La gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, se realizará considerando
la normativa vigente en la materia, así como lo dispuesto en el
manual de procedimientos que se definirá.
4) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, se gestionaran en
concordancia con las funciones, necesidades y prioridades de cada
uno de los órganos del SINAC y asegurando la coordinación con
cada una de sus instancias.
5) SINAC promoverá que se desarrollen las
capacidades
institucionales requeridas para la identificación, formulación,
5
negociación, ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e
internacional.
6) La gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, de ámbito nacional será
responsabilidad de la Secretaría Ejecutiva y los de ámbito
regional, será responsabilidad de las Áreas de Conservación.
7) SINAC promoverá que los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, nacional e internacional, sean
consultados a los actores claves, en sus diferentes fases de
planificación y ejecución.
8) SINAC dispondrá de información oportuna e integrada sobre la
cooperación técnica y financiera no reembolsable, nacional e
internacional recibida, que le permita una adecuada rendición de
cuentas.
9) En la gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, nacional e internacional, la Oficina de Cooperación
y Proyectos desempeñará principalmente un rol facilitador y
asesor.
10) Los documentos de proyecto de cooperación técnica y financiera
no reembolsable, deberán contar con la aprobación del CONAC,
sin detrimento de que este Consejo delegue posteriormente esta
potestad. El CONAC delega en los Consejos Regionales de las
Áreas de Conservación (CORAC), la aprobación de los Proyectos
de Cooperación Técnica y Financiera no Reembolsable, de ámbito
regional, de su competencia.
11) Es competencia exclusiva del SINAC la negociación, ejecución y el
seguimiento de los proyectos de cooperación técnica y financiera
no reembolsable, relacionados con el ámbito de sus competencias,
ante los organismos de cooperación y las instancias oficiales.
12) En la gestión de proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable el SINAC considerara los lineamientos del
Organismo de Cooperación, en estrecha observancia de la
normativa vigente para la Administración Pública.
13) Las misiones de negociación y de evaluación y seguimiento,
cuando sean requeridas por los Organismos de Cooperación, para
los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable,
serán atendidas por el SINAC, a través de las instancias
responsables del proyecto de que se trate.
14) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable
que se ejecutan en el ámbito del Sistema, estarán ubicados
físicamente en la Secretaría Ejecutiva del SINAC y los de ámbito
regional, estarán ubicados en las Áreas de Conservación.
6
15) Los planes anuales operativos y los presupuestos de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no reembolsable en ejecución,
serán incorporados en los instrumentos de
planificación
institucional y en el presupuesto del SINAC.
16) Todos los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución contarán con un coordinador
institucional, designado por la instancia respectiva del SINAC.
17) Los proyectos se gestionaran utilizando agencias o mecanismos de
administración, de conformidad con la legislación vigente.
18) SINAC establecerá el registro contable y patrimonial de los bienes
y servicios recibidos de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable y lo comunicará oficialmente a las
instancias pertinentes del Gobierno.
19) SINAC implementará mecanismos de seguimiento y evaluación a
los proyectos de cooperación técnica y financiera no reembolsable
en ejecución, que permitan conocer la eficacia y efectividad de los
mismos y dar cumplimiento a la aplicación de la normativa de
rendición de cuentas.
20) SINAC
establecerá
mecanismos
que
permitan
informar
oportunamente sobre los avances y los resultados del proyecto
durante su ejecución a los organismos de cooperación, así como al
CONAC y a la Dirección Ejecutiva.
21) El Coordinador de cada proyecto en ejecución deberá conocer y
atender debidamente los Informes de Auditoria, relacionados con
el proyecto a su cargo, de cuyas acciones se asegurará de
informar oportunamente a las instancias superiores, las cuales
supervisaran el cumplimiento debido.
VI. LINEAMIENTOS
6.1. Fase de Identificación y Formulación
1) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable que se identifiquen y formulen deberán
responder a las necesidades institucionales, en función
del cumplimiento de la visión, misión, objetivos, áreas
estratégicas y propósitos del SINAC, establecidas en su
Plan Estratégico 2010-2015 y en concordancia con los
lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, así como
con otros instrumentos de política y planificación
institucional.
2) Todo documento de proyecto de cooperación técnica y
financiera no reembolsable que se formule será
analizado por el responsable designado en cada Área de
7
Conservación o de la Secretaría Ejecutiva, según
corresponda, con el fin de corroborar que reúne las
características de diseño, que incluya la lógica de
intervención, que es relevante para el SINAC en función
de contribuir con la visión, misión, objetivos, áreas
estratégicas y propósitos establecidos en el Plan
Estratégico 2010-2015 y en concordancia con los
lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, así como
con otros instrumentos de política y planificación
institucional.
3) Todo documento de proyecto de cooperación técnica y
financiera no reembolsable que se formule, deberá
considerar las políticas, áreas programáticas o
temáticas, prioridades y procedimientos, entre otros, del
organismo de cooperación, ante quien se solicitará la
colaboración.
4) Los documentos de proyecto de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, deberá contar con la
aprobación del CONAC o de los CORAC, según
corresponda.
6.2. Fase de Negociación
1) El SINAC, por medio de sus instancias respectivas,
según corresponda, y con la coordinación que se
requiera, realizará la negociación de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable ante
los organismos de cooperación y las instancias oficiales:
MIDEPLAN, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto
(MRREE) Cancillería y Ministerio de Hacienda
2) Los convenios o acuerdos de cooperación serán
elaborados y negociados en forma conjunta entre el
SINAC y el Organismo de Cooperación, de conformidad
con la Normativa vigente y las políticas del Organismo
de Cooperación.
3) Las misiones de negociación, cuando sean requeridas
por los Organismos de Cooperación para los proyectos
de cooperación técnica y financiera no reembolsable,
serán atendidas por el SINAC, por medio de sus
instancias respectivas.
4) El SINAC sistematizará información oportuna e integrada
sobre los proyectos de cooperación técnica y financiera
no reembolsable en negociación.
8
6.3. Fase de Ejecución
1) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable que se ejecutan en el ámbito del Sistema,
estarán ubicados en la Secretaría Ejecutiva del SINAC y
se coordinarán con las instancias institucionales
involucradas, tomando en cuenta la estructura de
ejecución establecida en el documento de proyecto y el
instrumento de formalización con el organismo de
cooperación.
2) Los proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable que se ejecuten en el ámbito regional,
estarán ubicados en la sede del Área de Conservación
beneficiaria y cuando se requiera podrá establecerse en
las oficinas auxiliares de las AC, de acuerdo con su
ámbito de ejecución, coordinando con las instancias
regionales involucradas.
3) La planificación de la ejecución de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable se
efectuará con base en las disposiciones del organismo de
cooperación y la normativa vigente.
4) El SINAC designará un coordinador institucional para
cada proyecto de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución y participará en la selección
de los coordinadores de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable, que se requiera
contratar
en cumplimiento
de las
políticas
y
disposiciones del organismo de cooperación y con sus
recursos, considerando para ello los principios de la
contratación administrativa.
5) La administración de los recursos de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable se
realizará de conformidad con lo establecido en el
Convenio de Cooperación que formaliza la aprobación del
proyecto y en concordancia con el marco legal nacional
vigente en la materia.
6) El SINAC realizará el registro contable de los bienes y
servicios recibidos de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable.
7) El SINAC mantendrá información oportuna e integrada
sobre los proyectos de cooperación técnica y financiera
no reembolsable en ejecución.
8) El SINAC implementará un mecanismo de coordinación
entre los proyectos de cooperación técnica y financiera
no reembolsable en ejecución.
9
6.4. Fase de Seguimiento y Evaluación
1) El SINAC establecerá mecanismos que permitan evaluar
el avance en la ejecución de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no reembolsable en
ejecución, para conocer la eficacia y efectividad de los
mismos, velar para que se ejecuten de conformidad con
los principios de transparencia, rendición de cuentas,
utilidad, razonabilidad y buena gestión administrativa y
efectuar los ajustes necesarios en su ejecución cuando
sea del caso.
2) El SINAC establecerá mecanismos que permitan informar
oportunamente a los organismos de cooperación y a las
instancias de toma de decisiones del SINAC, sobre los
avances y los resultados del proyecto durante su
ejecución y una vez finalizada su ejecución, incluidos los
informes de cierre de los proyectos de cooperación en
ejecución.
3) El SINAC atenderá las misiones de evaluación de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución, según lo acordado con el
organismo de cooperación.
4) El SINAC, por medio de las instancias pertinentes
conocerá y dará seguimiento a los Informes de Auditoria
que se realicen con los recursos provenientes de los
proyectos de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, según lo acordado con el organismo de
cooperación y tomará las medidas necesarias para que
se apliquen los alcances de los Informes de Auditoría.
10
PROCEDIMIENTOS
FASE DE IDENTIFICACION Y FORMULACION
LINEAMIENTO
1)
Los
proyectos
de
cooperación
técnica
y
financiera no reembolsable
que se identifiquen y
formulen
deberán
responder
a
las
necesidades
institucionales, en función
del cumplimiento de la
visión, misión, objetivos,
áreas
estratégicas
y
propósitos
del
SINAC,
establecidas en su Plan
Estratégico 2010-2015 y
en concordancia con los
lineamientos
del
Plan
Nacional de Desarrollo, así
como
con
otros
instrumentos de política y
planificación institucional.
PROCEDIMIENTO
1.1 La identificación y formulación de
los proyectos en el ámbito del sistema
(SINAC)
será
coordinada
por
la
instancia pertinente relacionada con el
tema que aborda el proyecto en la
Secretaría Ejecutiva del SINAC y
contará para ello con la colaboración de
la oficina de Cooperación y Proyectos.
RESPONSABLE
Instancia
pertinente de la
Secretaría
Ejecutiva con la
colaboración de la
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
1.2 La identificación y formulación
los proyectos en el ámbito de las
será coordinada por el Área
Conservación
involucrada.
De
requerirlo el AC, contará con
colaboración
de
la
oficina
Cooperación y Proyectos.
Área
de
Conservación
involucrada (AC) y
cuando sea del
caso colaborará la
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
Área
de
Conservación
involucrada (AC) o
instancia
pertinente de la
Secretaria
Ejecutiva, con la
asesoría
de
la
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos cuando
sea del caso.
AC y Secretaría
Ejecutiva
de
AC
de
así
la
de
1.3 Los proyectos se formularán en sus
diferentes fases (idea, perfil, documento
de proyecto), con base en el formato de
presentación
y
los
lineamientos
requeridos por el Organismo de
Cooperación.
1.4
Cuando
el
Organismo
de
Cooperación no disponga
de un
formato específico se utilizará la guía
para la presentación de perfiles de
proyectos elaborada y oficializada por el
SINAC (ver Anexo1).
11
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
1.5 Los proyectos se identificarán y
formularán en forma participativa, para
lo cual el Director (a) Ejecutivo (a) o el
Director (a) del AC, según corresponda
podrá
integrar
equipos
ad-hoc
específicos, dependiendo del tema.
Este proceso podrá ser facilitado por la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se requiera.
RESPONSABLE
Director(a)
Ejecutivo(a),
Director(a)
AC,
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos si se
requiere.
Cuando los proyectos incluyan el
desarrollo de infraestructura, deberá
involucrarse
en
el
proceso
de
formulación, según corresponda, a la
Oficina de Infraestructura Física del
SINAC.
2) Todo documento de 2.1 Se diseñará un instrumento para el Oficina
proyecto de cooperación análisis de los documentos de proyecto Cooperación
técnica y financiera no y se facilitará su implementación.
Proyectos
reembolsable
que
se
formule será analizado por
el responsable designado
en
cada
Área
de
Conservación o de la
Secretaría
Ejecutiva,
según corresponda, con el
fin de corroborar que
reúne las características de
diseño, que incluya la
lógica de intervención, que
es relevante para el SINAC
en función de contribuir
con la visión, misión,
objetivos,
áreas
estratégicas y propósitos
establecidos en el Plan
Estratégico 2010-2015, si
está en concordancia con
los lineamientos del Plan
Nacional de Desarrollo, así
como
con
otros
instrumentos de política y
planificación institucional.
2.2 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito del Sistema (SINAC), el análisis
será realizado por la instancia de la
Secretaría Ejecutiva involucrada.
La
Oficina de Cooperación y Proyectos
podrá colaborar asesorando en esta
función.
de
y
Instancia
pertinente
Secretaría
Ejecutiva con la
asesoría
de
la
Oficina
de
Cooperación
y
12
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
2.3 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito de las AC, la valoración será
realizada por el responsable designado
del Área de Conservación involucrada.
La Oficina de Cooperación y Proyectos
podrá colaborar asesorando en esta
función.
3) Todo documento de
proyecto de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable
que
se
formule, deberá considerar
las
políticas,
áreas
programáticas o temáticas,
prioridades
y
procedimientos,
entre
otros, del organismo de
cooperación, ante quien se
solicitará la colaboración
4) Los documentos de
proyecto de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable,
deberán
contar con la aprobación
del CONAC o de los
CORAC,
según
corresponda
3.1 Los formuladores de los proyectos,
deberán
tomar
en
cuenta
estas
consideraciones, las cuales deberán
revisarse durante el proceso
de
valoración.
RESPONSABLE
Proyectos cuando
se requiera.
Responsable
designado Área de
Conservación
involucrada, con la
asesoría
de
la
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos cuando
se requiera.
Instancia
pertinente de la
Secretaría
Ejecutiva/
Responsable
designado Área de
Conservación
involucrada.
4.1 Los proyectos en el ámbito del
Sistema que se identifiquen y formulen
serán aprobados por el CONAC, en su
carácter de Superior Jerárquico del
SINAC, sin detrimento de que este
Consejo delegue esta potestad en el
Secretario Ejecutivo.
CONAC
Secretario
Ejecutivo
CONAC
Para ello la oficina de Cooperación y
Proyectos emitirá un visto bueno del
Proyecto
tomando
en
cuenta
el
resultado del instrumento de análisis
realizado por la instancia respectiva de
la Secretaría Ejecutiva.
4.2 Los proyectos en el ámbito de las
AC que se identifiquen y formulen,
serán aprobados por el Consejo
Regional del AC respectiva, en su
carácter de Superior Jerárquico del AC
respectiva.
Para ello el Director del AC o en su
defecto el encargado de Cooperación del
AC si existe el cargo, emitirá un visto
bueno tomando en cuenta el resultado
del instrumento de análisis realizado por
el responsable designado del Área de
Conservación involucrada.
Oficina
Cooperación
Proyectos
o
de
de
y
CORAC
Director
AC/encargado de
cooperación AC.
13
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
4.3 La Secretaría de Actas o el del
Secretario Ejecutivo del CONAC y el
Secretario
Ejecutivo
del
CORAC
relacionado, según corresponda para
proyectos de ejecución de ámbito del
SINAC o de un AC, remitirá certificación
del acuerdo de aprobación respectivo a
los responsables de la formulación del
proyecto.
4.4 Los responsables de la formulación
incorporarán el acuerdo de aprobación
del proyecto por parte del CONAC o del
Secretario Ejecutivo o del CORAC
relacionado, al expediente del proyecto.
RESPONSABLE
Secretaría
de
Actas del CONAC y
Secretario
Ejecutivo
del
CORAC
relacionado.
Responsables
designados
Secretaría
Ejecutiva/AC
14
LINEAMIENTOS
FASE DE NEGOCIACION
LINEAMIENTO
1) El SINAC, por medio de
sus instancias respectivas,
según corresponda, y con
la coordinación que se
requiera,
realizará
la
negociación
de
los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable
ante
los
organismos de cooperación
y las instancias oficiales:
MIDEPLAN, el Ministerio de
Relaciones
Exteriores
y
Culto (MRREE) y Ministerio
de Hacienda.
PROCEDIMIENTO
1.1 Se remitirá el acuerdo de aprobación
de todos los proyectos por parte del
CONAC o del Secretario Ejecutivo del
CONAC y del CORAC respectivo, junto
con los documentos de proyectos a la
Oficina de Cooperación y Proyectos.
RESPONSABLE
Responsables de
la
formulación
del proyecto, ya
sea la instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva o el
responsable
designado del AC
respectiva.
1.2 La presentación oficial de los
proyectos de cooperación ante MIDEPLAN
y los organismos de cooperación, será
efectuada por el Director (a) Ejecutivo(a)
del SINAC, una vez que el proyecto haya
sido aprobado por el CONAC o por el
Secretario Ejecutivo del CONAC y el
CORAC según corresponda. Por vía de
excepción se faculta al Director(a)
Ejecutivo(a) del SINAC a presentar al
organismo cooperante y a las instancias
oficiales de aprobación, el documento de
proyecto sin la debida aprobación previa
del CONAC o del CORAC, cuando sea
requerido y valorado así por el
Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC, en
cuyo caso en la próxima sesión del
CONAC o CORAC, deberá presentarse
para su aprobación.
1.3 La negociación de los proyectos en el
ámbito de las AC será coordinada por el
responsable
designado
del
AC
involucrada, con el apoyo de la Oficina de
Cooperación y Proyectos, cuando así se
solicite.
1.4 La negociación de los proyectos en el
ámbito del Sistema será coordinada por
la instancia respectiva de la Secretaría
Ejecutiva del SINAC, con el apoyo de la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se solicite.
Director(a)
Ejecutivo(a), con
la
colaboración
de la oficina de
Cooperación
y
Proyectos
Responsable
designado
involucrada
Oficina
Cooperación
proyectos.
Instancia
respectiva
Secretaría
Ejecutiva
Oficina
Cooperación
Proyectos
15
AC
y
de
y
y
de
y
LINEAMIENTO
2)
Los
convenios
o
acuerdos de cooperación
serán
elaborados
y
negociados
en
forma
conjunta entre el SINAC y
el
Organismo
de
Cooperación,
de
conformidad
con
la
normativa vigente y las
políticas del Organismo de
Cooperación.
3)
Las
misiones
de
negociación, cuando sean
requeridas
por
los
Organismos
de
Cooperación,
para
los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable,
serán
atendidas por el SINAC, por
medio de sus instancias
PROCEDIMIENTO
2.1 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito del Sistema los convenios o
acuerdos
de
cooperación
serán
elaborados y negociados en forma
conjunta, entre la instancia respectiva
de la Secretaría Ejecutiva y el Organismo
de Cooperación, con el apoyo de la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se solicite o se requiera.
RESPONSABLE
Instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva,
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
y
Asesoría Legal de
la
Secretaría
Ejecutiva.
2.2 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito de las AC, los convenios o
acuerdos
de
cooperación
serán
elaborados y negociados en forma
conjunta entre el AC involucrada y el
Organismo de Cooperación, con el apoyo
de la Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se requiera.
2.3. La aprobación de los convenios o
acuerdos de cooperación para formalizar
los proyectos en el ámbito del Sistema o
en el ámbito de las AC por parte del
CONAC, seguirá el mismo procedimiento
de aprobación de convenios ya aprobado
por el CONAC, mediante Acuerdo Nº 8 de
la Sesión Extraordinaria Nº 8, efectuada
el 9-12-2008.
2.4
Los convenios o acuerdos de
cooperación para formalizar los proyectos
en el ámbito del Sistema o en el ámbito
de las AC, serán firmados por el
Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC, una
vez aprobados por el CONAC, excepto en
los casos en los que por políticas o
procedimientos
del
organismo
de
cooperación, quien deba firmar sea el
Ministro
del
Ambiente,
Energía
y
Telecomunicaciones, El Canciller o el
Ministro
de
Hacienda,
según
corresponda.
3.1 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito del Sistema las misiones de
negociación de los Organismos de
Cooperación serán atendidas por las
instancias respectivas de la Secretaría
Ejecutiva, representantes de las AC
cuando corresponda, con el apoyo de la
Oficina de Cooperación y Proyectos,
cuando así se solicite.
Responsable
designado
AC
involucrada
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
y
Asesoría
Legal
del AC.
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
Asesoría
Legal
Secretaría
Ejecutiva.
Director(a)
Ejecutivo(a),
Oficina
de
Cooperación
y
proyectos,
Asesoría
Legal
Secretaría
Ejecutiva.
Secretaria
Ejecutiva
Oficina
Cooperación
Proyectos
16
y
de
y
LINEAMIENTO
respectivas.
4) El SINAC sistematizará
información
oportuna
e
integrada
sobre
los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable
en
negociación.
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
3.2 Cuando se trate de proyectos en el
ámbito de las AC, las misiones de
negociación de los Organismos de
Cooperación serán atendidas por el AC
involucrada, con el apoyo de la Oficina de
Cooperación y Proyectos, cuando así se
solicite.
4.1 Se promoverá en el ámbito de todo
el sistema el registro y sistematización
de la información sobre los proyectos de
cooperación técnica y financiera no
reembolsable en negociación, en el
Sistema
de
Información
de
la
Cooperación que recibe el SINAC (SIC).
4.2 El Responsable designado del AC y la
instancia respectiva de la Secretaría
Ejecutiva, incorporarán la información del
proyecto en negociación correspondiente,
al
SIC,
conforme
los
parámetros
establecidos en dicho sistema, una vez
que el mismo ha sido presentado a las
instancias oficiales de aprobación y al
organismo de cooperación.
4.3 Se registrarán de forma inmediata,
los cambios que ocurran en alguno de los
parámetros establecidos en el SIC, en
relación
con
los
proyectos
en
negociación,
para
mantener
la
información actualizada.
AC involucrada
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
Oficina
Cooperación
Proyectos
de
y
Responsable
designado del AC
y la instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva.
Responsable
designado del AC
y la instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva.
17
LINEAMIENTOS
FASE DE EJECUCION
LINEAMIENTO
1)
Los
proyectos
de
cooperación
técnica
y
financiera no reembolsable
que se ejecutan en el
ámbito
del
Sistema,
estarán ubicados en la
Secretaría Ejecutiva del
SINAC y se coordinarán con
las
instancias
institucionales
involucradas, tomando en
cuenta la estructura de
ejecución establecida en el
documento de proyecto y el
instrumento
de
formalización
con
el
organismo de cooperación.
PROCEDIMIENTO
1.1 Una vez suscrito el documento de
formalización entre el SINAC y el
organismo de cooperación, se procederá
a informar a la Gerencia de Planificación
y al AC, al Coordinador Administrativo, al
Departamento Financiero Contable de la
Secretaría y Encargado administrativo
del AC, a la Proveeduría Institucional y a
la Oficina de Cooperación y Proyectos,
que el proyecto en cuestión formalmente
inicia su ejecución.
RESPONSABLE
Director AC y
Director(a)
Ejecutivo(a) del
SINAC.
1.2 La Unidad Ejecutora de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en el ámbito del Sistema,
estará ubicada en la Secretaría Ejecutiva,
en el marco de la instancia que ejerza la
competencia que aborda el proyecto.
1.3 La Unidad Ejecutora de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en el ámbito del Sistema,
se conformará de acuerdo con la
estructura de ejecución establecida en el
documento de proyecto y al instrumento
de
formalización
suscrito
con
el
organismo de cooperación.
Director(a)
Ejecutivo(a)
Instancia
respectiva de la
Secretaria
Ejecutiva.
Director(a)
Ejecutivo(a),
Instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva, con la
colaboración de
la
oficina
de
Cooperación
y
Proyectos.
Director(a)
Ejecutivo(a)
y
Directores
AC
involucradas.
1.4 Cuando se trate de proyectos que
involucran dos o más Áreas de
Conservación, la Unidad Ejecutora del
proyecto se ubicará en el Área de
Conservación que tenga mayor injerencia
en
el
proyecto,
tomando
en
consideración, entre otros aspectos: la
cobertura
geográfica,
población
beneficiaria y las disposiciones del
Organismo de Cooperación.
2)
Los
proyectos
de 2.1 La Unidad Ejecutora de los proyectos Director
cooperación
técnica
y de cooperación técnica y financiera no involucrada.
financiera no reembolsable reembolsable
que se ejecuten en el
que se ejecuten en el ámbito de las AC estará ubicada en la
ámbito de las AC, estarán sede
del
Área
de
Conservación
18
AC
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
ubicados en la sede del beneficiaria, o en las oficinas auxiliares
Área
de
Conservación de las AC, de acuerdo con su ámbito de
beneficiaria y cuando se ejecución.
requiera podrá establecerse
en las oficinas auxiliares de
las AC, de acuerdo con su
ámbito
de
ejecución,
coordinando
con
las
instancias
regionales
involucradas.
2.2 La Unidad Ejecutora de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no
reembolsable en el ámbito de las AC, se
conformará de acuerdo con la estructura
de ejecución establecida en el documento
de proyecto y al instrumento de
formalización suscrito con el organismo
de cooperación.
3) La planificación de la 3.1 Se deberán elaborar planes de
ejecución de los proyectos trabajo anuales con su respectivo
de cooperación técnica y presupuesto, de los proyectos de
financiera no reembolsable cooperación técnica y financiera no
se efectuará con base en reembolsable en ejecución y con la
las
disposiciones
del periodicidad que lo solicite el Organismo
organismo de cooperación de Cooperación.
y la normativa vigente.
3.2 Se definirán los lineamientos para la
incorporación de los planes de trabajo
anuales de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable en
ejecución, en los planes anuales de
trabajo del SINAC.
3.3 El coordinador Institucional del
Proyecto deberá verificar que el plan de
trabajo anual del Proyecto efectivamente
se incorporé en los planes de trabajo
anuales del SINAC.
3.4 Cuando los proyectos contemplen el
desarrollo de infraestructura, deberá
involucrarse dentro de la planificación y
ejecución de dicha infraestructura a la
Oficina de Infraestructura Física del
SINAC.
3.4 Los presupuestos anuales de los
proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable en ejecución,
serán
remitidos
al
Departamento
Financiero Contable, una vez estén
aprobados por las instancias de toma de
decisiones definidas en el documento de
proyecto.
RESPONSABLE
Director
AC
involucrada con
la
colaboración
del Responsable
designado AC.
Unidad Ejecutora
Gerencia
Planificación
Secretaría
Ejecutiva
Coordinador
Institucional
Proyecto
de
del
Unidad Ejecutora
Coordinador
Institucional
Proyecto
19
del
LINEAMIENTO
4) El SINAC designará un
coordinador
institucional
para cada proyecto de
cooperación
técnica
y
financiera no reembolsable
en ejecución y participará
en la selección de los
coordinadores
de
los
proyectos de cooperación
técnica y financiera no
reembolsable,
que
se
requiera
contratar
en
cumplimiento
de
las
políticas y disposiciones del
organismo de cooperación
y
con
sus
recursos,
considerando para ello los
principios
de
la
contratación administrativa
PROCEDIMIENTO
3.5 Se definirán los lineamientos para la
incorporación
de los presupuestos
anuales de los proyectos de cooperación
técnica y financiera no reembolsable en
ejecución, en el presupuesto del SINAC
3.6 Los presupuestos anuales de los
proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable en ejecución,
serán incorporados en el presupuesto del
SINAC, bajo la modalidad de presupuesto
de proyectos en ejecución.
4.1 Los coordinadores institucionales de
los proyectos de cooperación en el
ámbito del Sistema serán designados por
la Dirección Ejecutiva del SINAC, con
criterios
de
idoneidad.
Administrativamente
dependerán
del
Directora(a) Ejecutivo(a) del SINAC ante
quien responderán por su gestión. Su
designación
será
notificada
al
Departamento de Recursos Humanos y a
la Oficina de Cooperación y Proyectos.
RESPONSABLE
Órgano
de
Administración
Financiera
4.2 Los coordinadores institucionales de
los proyectos de cooperación en el
ámbito de las AC, serán designados por
el Director del AC involucrada, con
criterios
de
idoneidad.
Administrativamente
dependerán del
Director del AC involucrada ante quien
responderán
por
su
gestión.
Su
designación
será
notificada
al
coordinador de Recursos Humanos del
AC respectiva y a la Oficina de
Cooperación y Proyectos.
4.3 Cuando se trate de proyectos de
cooperación que se ejecutan en el ámbito
de las AC, éstas en coordinación con el
Organismo de Cooperación, formularán
los términos de referencia para la
selección del coordinador del proyecto,
contratado con recursos del organismo
de cooperación en atención a sus
Director
involucrada
Departamento
FinancieroContable
Director(a)
Ejecutivo(a)
Coordinador
institucional
proyecto del
involucrada,
instancia
relacionada
AC
y
organismo
20
AC
del
AC
del
el
de
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
disposiciones.
4.4 Cuando se trate de proyectos de
cooperación que se ejecutan en el ámbito
del Sistema, la instancia respectiva de la
Secretaría Ejecutiva, en conjunto con el
Organismo de Cooperación, formularán
los términos de referencia para la
selección del coordinador del proyecto,
contratado con recursos del organismo
de cooperación.
4.5 La selección de los coordinadores de
los proyectos que se ejecuten en al
ámbito del Sistema o en el ámbito de las
AC, contratados por el organismo de
cooperación, se realizará considerando
las disposiciones del organismo de
cooperación y los principios de la
contratación administrativa.
6) La administración de los
recursos de los proyectos
de cooperación técnica y
financiera no reembolsable
se realizará de conformidad
con lo establecido en el
Convenio de Cooperación
que formaliza la aprobación
del
proyecto
y
en
concordancia con el marco
legal vigente en la materia
RESPONSABLE
cooperación, con
la Asesoría de la
oficina
de
Cooperación
y
Proyectos cuando
así se requiera.
Coordinador
institucional del
proyecto,
la
instancia
respectiva de la
Secretaría
Ejecutiva con la
asesoría de la
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
y
organismo
de
cooperación.
Coordinador
institucional del
proyecto,
instancia
respectiva de la
Secretaria
Ejecutiva o AC
involucrada, con
la asesoría de la
oficina
de
Cooperación
y
Proyectos
Instancia
involucrada de la
Secretaria
Ejecutiva,
AC involucrada,
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos y
Asesoría Legal.
6.1 Para el caso de los proyectos de
cooperación técnica o financiera no
reembolsable, en los que el SINAC es el
beneficiario de los bienes y servicios del
financiamiento recibido y el Organismo
de Cooperación contrate un tercero para
administrar o ejecutar los recursos del
proyecto, el SINAC, suscribirá un
convenio de cooperación con el tercero,
en
el
que
se
establecerán
las
responsabilidades de las partes y los
mecanismos que permitan que los bienes
y servicios se materialicen en beneficio
del SINAC, cumplan con la condición de
satisfacer fines públicos, así como, con
los principios de transparencia, rendición
de cuentas, utilidad, razonabilidad y
buena gestión administrativa.
6.2
Para
el
caso
anterior,
las Coordinador
evaluaciones que realice el organismo Institucional
21
del
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
de cooperación al administrador o
ejecutor de los recursos del proyecto,
deberán ser conocidas y analizadas por
las instancias de toma de decisiones del
proyecto.
6.3 Las instancias de toma de decisiones
del
proyecto
deberán
emitir
las
instrucciones respectivas al Coordinador
del proyecto, para que se cumplan las
recomendaciones y alcances del informe
de evaluación, se identifiquen las
lecciones aprendidas y sean consideradas
en
futuros
convenios
con
el
administrador o ejecutor de los recursos
del proyecto.
6.4 En los proyectos de cooperación
técnica o financiera no reembolsable, en
los que el SINAC reciba la cooperación en
recursos financieros, éstos deberán
administrarse bajo el principio de caja
única del Estado por ser fondos públicos
y se incorporaran al presupuesto de
SINAC.
6.5 En los proyectos de cooperación
técnica o financiera no reembolsable, en
los que el SINAC reciba la cooperación en
recursos financieros, el SINAC asumirá
las
funciones
administrativas
del
proyecto, por medio de las instancias
pertinentes de la institución.
RESPONSABLE
proyecto.
Instancias
toma
decisiones
proyecto
de
de
del
Secretaría
Ejecutiva
O AC involucrada
Departamento
Financiero
Contable
Departamento
Financiero
Contable
y
Proveeduría
institucional del
SINAC,
Coordinadores
administrativos
de las AC.
6.6 Los procedimientos específicos para Órgano
de
ejecutar la
administración de los Administración
proyectos de cooperación técnica o Financiera
financiera no reembolsable en los que el
SINAC reciba la cooperación en recursos
financieros, serán definidos por las
instancias respectivas del SINAC, con
base en los lineamientos establecidos
para tal fin por el Ministerio de Hacienda.
7) El SINAC realizará el 7.1 La donación de los bienes y servicios Coordinador del
registro contable de los recibidos de los proyectos de cooperación proyecto
y
bienes y servicios recibidos técnica y financiera no reembolsable, se “Comisión
de
de
los
proyectos
de realizará
de
acuerdo
con
los Aceptación
de
cooperación
técnica
y procedimientos
definidos
por
la Donación”
del
financiera no reembolsable. “Comisión de Aceptación de Donación” SINAC.
del SINAC. En dichos procedimientos se
deberá incluir la forma de registrar que
dichos bienes y servicios provienen de
proyectos de cooperación técnica y
22
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
financiera no reembolsable.
7.2 La Coordinación de la “Comisión de
Aceptación de Donación”
remitirá la
información de los bienes y servicios que
se reciben en calidad de donación de los
proyectos de cooperación técnica y
financiera
no
reembolsable,
al
Departamento Financiero Contable del
SINAC, para su registro contable, de
conformidad
con
los
lineamientos
establecidos para tal fin.
7.3 El Departamento Financiero Contable
del SINAC, realizará el registro contable
de los bienes y servicios que se reciben
en calidad de donación de los proyectos
de cooperación técnica y financiera no
reembolsable, en los estados financieros
y los remitirá a la Contabilidad Nacional
del Ministerio de Hacienda.
7.4
La
Proveeduría
Institucional
procederá a incorporar los bienes
recibidos en calidad de donación de los
proyectos de cooperación técnica y
financiera
no
reembolsable
que
corresponda, al Inventario de bienes
institucionales.
7.5 La Proveeduría Institucional del
SINAC, remitirá la información de los
bienes y servicios que se reciben en
calidad de donación de los proyectos de
cooperación técnica y financiera no
reembolsable a la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación
Administrativa
del
Ministerio
de
Hacienda.
8) El SINAC mantendrá 8.1 El coordinador institucional del
información
oportuna
e proyecto,
será
el responsable de
integrada
sobre
los incorporar la información del proyecto en
proyectos de cooperación ejecución
correspondiente,
al
SIC,
técnica y financiera no conforme los parámetros establecidos en
reembolsable en ejecución. dicho
sistema,
una
vez
que
el
coordinador ha sido designado. Para ello
la Oficina de Cooperación y Proyectos,
procederá a informar al coordinador
institucional designado que dicha acción
debe realizarse.
8.2 El coordinador institucional del
proyecto registrará de forma inmediata,
los cambios que ocurran sobre la
información de alguno de los parámetros
establecidos en el SIC, e incorporara en
RESPONSABLE
Proveeduría
Institucional del
SINAC,
Departamento
Financiero
Contable
Departamento
Financiero
Contable del
SINAC
Proveeduría
institucional del
SINAC
Proveeduría
Institucional del
SINAC
Oficina
Cooperación
Proyectos
Coordinador
Institucional.
Coordinador
institucional.
23
de
y
y
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
forma periódica la información nueva
para mantenerla actualizada.
9) El SINAC implementará 9.1 La oficina de Cooperación y
un
mecanismo
de Proyectos, en coordinación con la Unidad
coordinación
entre
los Ejecutora de los proyectos, y las
proyectos de cooperación instancias relacionadas del SINAC, se
técnica y financiera no encargarán
de
implementar
el
reembolsable en ejecución. mecanismo de coordinación entre los
proyectos en ejecución.
RESPONSABLE
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos,
Unidad Ejecutora
de los proyectos.
24
PROCEDIMIENTOS
FASE DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
LINEAMIENTO
1) El SINAC establecerá
mecanismos que permitan
evaluar el avance en la
ejecución de los proyectos
de cooperación técnica y
financiera no reembolsable
en ejecución, para conocer
la eficacia y efectividad de
los mismos, velar para que
se ejecuten de conformidad
con
los
principios
de
transparencia, rendición de
cuentas,
utilidad,
razonabilidad
y
buena
gestión administrativa y
efectuar
los
ajustes
necesarios en su ejecución
cuando sea del caso.
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
1.1 Se informará semestralmente, en Coordinadores
forma escrita y presencial, de los del proyecto
avances en la ejecución del proyecto,
según el plan anual de trabajo del
mismo, al Director del AC, al Comité
técnico del AC y al CORAC respectivo, así
como a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, acordadas en el
documento de proyecto o convenio, en el
caso de los proyectos cuyo ámbito de
ejecución sean las AC
1.2 Se informará semestralmente, en
forma escrita y presencial al Director(a)
Ejecutiva(a), instancias involucradas de
la Secretaria Ejecutiva y al CONAC, así
como a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, acordadas en el
documento de proyecto o convenio, en el
caso de los proyectos cuyo ámbito de
ejecución sea el Sistema.
1.3 Se realizará una evaluación anual
participativa
de
los
proyectos
de
cooperación técnica y financiera no
reembolsable en ejecución, para conocer
el avance en la ejecución y efectuar los
ajustes necesarios cuando sea necesario
y una evaluación final que permita
conocer los resultados obtenidos con la
ejecución del proyecto.
1.4 En el caso de los proyectos de ámbito
de las AC participaran en la evaluación el
Comité Técnico, el CORAC, las instancias
de toma de decisiones del proyecto y
otros actores claves involucrados en la
ejecución del proyecto. En el caso de los
proyectos de ámbito del Sistema,
participaran
las
instancias de la
Secretaría Ejecutiva involucradas, El
Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC, la
Oficina de Cooperación y Proyectos, las
instancias de toma de decisiones del
Coordinadores
del proyecto
Coordinadores
del proyecto
Coordinadores
del proyecto
25
LINEAMIENTO
2) El SINAC establecerá
mecanismos que permitan
informar oportunamente a
los
organismos
de
cooperación
y
a
las
instancias de toma de
decisiones del SINAC, los
avances y los resultados
del proyecto durante su
ejecución
y
una
vez
finalizada
su
ejecución,
incluidos los informes de
cierre de los proyectos de
cooperación en ejecución.
PROCEDIMIENTO
proyecto,
el CONAC y otros actores
claves involucrados en la ejecución del
proyecto.
1.5 Las recomendaciones resultantes de
la evaluación anual serán vinculantes, y
deberán ser implementadas por la
Unidad Ejecutora del Proyecto, siempre y
cuando no afecten en lo sustantivo lo
establecido en el documento de proyecto
y en el convenio suscrito.
1.6 Los ajustes al proyecto, de ser
necesario deberán negociarse con el
Organismo de Cooperación.
RESPONSABLE
Coordinadores
del proyecto
Coordinadores
del proyecto y
Oficina
de
Cooperación
y
Proyectos de ser
necesario.
2.1 Se informará al Organismo de Coordinadores
Cooperación sobre los avances y los del proyecto
resultados
del
proyecto,
con
la
periodicidad establecida en el documento
de proyecto o en el convenio de
cooperación suscrito y con base en los
lineamientos
establecidos
por
el
organismo de cooperación.
2.2 Los informes de avance que se
remitan al organismo de cooperación
serán del conocimiento de las instancias
de toma de decisiones del proyecto, así
como del Director(a) Ejecutivo(a) del
SINAC y del Director del AC respectiva.
2.3 Una vez finalizada la ejecución del
proyecto y con base en los resultados de
la evaluación final externa, se elaborará
el informe de cierre del proyecto. Dicho
informe de cierre será remitido a las
instancias de toma de decisiones del
proyecto, al Director del AC involucrada,
al Director Ejecutivo del SINAC, según
sean proyectos de ámbito de ejecución
de las AC o del Sistema y a la Oficina de
Cooperación y Proyectos.
3) El SINAC atenderá las 3.1 Se preparará un programa de trabajo
misiones
de
evaluación para la atención de las misiones de
externas de los proyectos evaluación,
con
base
en
los
de cooperación técnica y requerimientos
del
Organismo
de
Coordinadores
del proyecto
Coordinadores
del proyecto
Coordinadores
del proyecto
26
LINEAMIENTO
PROCEDIMIENTO
financiera no reembolsable Cooperación y los términos de referencia
en ejecución según lo de la misión de evaluación.
acordado con el organismo
de cooperación
3.2 Se coordinará la atención de las
misiones de evaluación, con otras
instancias
oficiales,
cuando
sea
necesario.
3.3 Cuando el Organismo de Cooperación
lo solicite, se designará un representante
del SINAC para que forme parte de las
misiones de evaluación.
3.4 Los informes de las misiones de
evaluación externa que se realicen a los
proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, serán del
conocimiento de las instancias de toma
de decisiones del proyecto, del Director
del AC, del CORAC, del Director(a)
Ejecutivo(a) del SINAC y del CONAC,
según sean proyectos de ámbito de
ejecución de las AC o del Sistema.
Las instancias de toma de decisiones del
proyecto
darán
las
instrucciones
respectivas a la Unidad Ejecutora del
Proyecto para que se implementen las
recomendaciones del Informe. El SINAC
por medio de las instancias pertinentes
analizará y dará seguimiento a los
informes de los evaluadores externos y
tomará las medidas necesarias para que
se apliquen
3.5 La Unidad ejecutora del proyecto
informará a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, al organismos de
cooperación, al Director del AC, al
CORAC, al Director(a) Ejecutivo(a) del
SINAC y al CONAC, según corresponda,
sobre las medidas correctivas aplicadas
para implementar los alcances
y
hallazgos de dichos Informes.
4) El SINAC, por medio de 4.1
Los
informes
de
auditoría
las instancias pertinentes (independientes), que se realicen a los
conocerá
y
dará proyectos de cooperación técnica y
seguimiento a los Informes financiera no reembolsable, con recursos
de Auditoria que se realicen provenientes de dichos proyectos, serán
con
los
recursos del conocimiento de las instancias de
provenientes
de
los toma de decisiones del proyecto, del
proyectos de cooperación Director del AC, del CORAC, del
técnica y financiera no Director(a) Ejecutivo(a) del SINAC y del
RESPONSABLE
Coordinadores
del proyecto
Director
(a)
Ejecutivo(a)
o
Director del AC
involucrada
Instancias
de
toma
de
decisiones
del
proyecto,
CORAC, CONAC,
Coordinadores
del Proyecto.
Coordinadores
del Proyecto
Instancias
de
toma
de
decisiones
del
proyecto,
CORAC, CONAC,
Coordinadores
del Proyecto.
27
LINEAMIENTO
reembolsable,
según
lo
acordado con el organismo
de cooperación y tomará
las
medidas
necesarias
para que se apliquen los
alcances de los Informes de
Auditoría.
PROCEDIMIENTO
CONAC, según sean proyectos de ámbito
de ejecución de las AC o del Sistema, y
de la Auditoría Interna del SINAC.
Las instancias de toma de decisiones del
proyecto
darán
las
instrucciones
respectivas a la Unidad Ejecutora del
Proyecto para que se implementen las
recomendaciones de los informe de
auditoría,
sin
perjuicio
de
las
recomendaciones que puedan brindar las
instancias de toma de decisiones del
SINAC.
RESPONSABLE
Instancias
toma
decisiones
proyecto
de
de
del
La Auditoría Interna del SINAC dará Auditoría Interna
seguimiento a las recomendaciones de Coordinador
los informes de auditoría que se realicen Institucional
de los proyectos de cooperación técnica y
financiera no reembolsable, conforme la
normativa
aplicable.
Para
dicho
seguimiento el Coordinador Institucional
del proyecto deberá remitir a la Auditoría
Interna del SINAC, un informe sobre lo
actuado
en
relación
con
las
recomendaciones de los informes de
auditoría, que le permita validar el
cumplimiento de las recomendaciones,
con la oportunidad que se requiere.
En el caso de informes de auditoría
(independientes) del sistema de control
interno del administrador de los recursos
aportados
por
el
organismo
de
cooperación,
la
Auditoría
Interna
solicitará al Coordinador Institucional del
Proyecto, información sobre la gestión
realizada con el Administrador, para
asegurar
el
cumplimiento
de
las
recomendaciones.
4.2 La Unidad ejecutora del proyecto
informará a las instancias de toma de
decisiones del proyecto, al organismo de
cooperación, al Director del AC, al
CORAC, al Director(a) Ejecutivo(a) del
SINAC y al CONAC, según corresponda,
sobre las medidas correctivas aplicadas
para implementar las recomendaciones
del Informe de Auditoria.
Auditoría Interna
Coordinador
Institucional
Unidad Ejecutora
28
ANEXO 1
GUIA PARA LA FORMULACION DE PERFILES DE PROYECTO
29
Guía para la Formulación de Perfil de Proyecto- Oficina de Cooperación y Proyectos-SINAC
1. LA PORTADA
Incluye al menos los siguientes aspectos:
Ejemplo:
 El nombre de organización que presenta el proyecto
MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA
SISTEMA NACIONAL DE AREAS DE
CONSERVACION
 Nombre del Perfil de Proyecto
 Nombre de la fuente de Cooperación a quien se presenta
la propuesta
 Autores del Documento
PERFIL DE PROYECTO
DETERMINACION DE
ECOSISTEMAS MARINOS DEL
 Fecha de elaboración
AC
AGENCIA COSTARRICENSE PARA LA
COOPERACION
Elaborado por:
Arturo Córdoba
Mayo, 2000
2. HOJA DE IDENTIFICACION DEL PROYECTO
Se presenta la información del proyecto de forma muy breve, se sugiere lo siguiente:
 Nombre del Proyecto
Ejemplo:
 Ubicación Geográfica
 Tiempo proyectado de ejecución
 Fecha estimada de inicio
PERFIL DE PROYECTO
Nombre del Proyecto:
DETERMINACIÓN DE
LOS ECOSISTEMAS
MARINOS DEL AC..
Ubicación Geográfica:
Area de Conservación
Zona litoral del AC..
 Organización ejecutora
 Financiamiento solicitado ($)
 Contrapartida ($)
Tiempo proyectado de
Ejecución:
Tres años
Fecha estimada de inicio:
Noviembre 2014
Organización Ejecutora:
Ministerio de Ambiente y
Energía, Sistema Nacional
de Areas de Conservación,
Area de Conservación …
Financiamiento solicitado:
$560,000
 Costo Total ($)
Contrapartida:
$125,000
Costo Total:
$685,000
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3. ANALISIS DEL PROBLEMA QUE ORIGINA EL PROYECTO
Se trata de describir en forma breve cual es el problema que
Efecto
se desea resolver o contribuir a resolver, con la ejecución
del proyecto, indicando de manera concreta las principales
causas y efectos del mismo.
PROBLEMA CENTRAL
El problema se debe plantear como un estado o situación
negativa y no como la falta de una solución.
Un ejemplo de ello es el siguiente:
Efecto
Causa
Causa
Causa
FORMA CORRECTA: Deficiente manejo y protección
de la biodiversidad del Area de Conservación….
FORMA INCORRECTA: No existe planificación del uso de
la biodiversidad en el Area de Conservación….
4. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Se refieren a los logros que el proyecto pretende contribuir o alcanzar, en el largo plazo
y en el plazo de ejecución del proyecto.
4.1.OBJETIVO GENERAL O DE DESARROLLO
Es un logro de largo plazo, describe la situación deseada para la institución, área de
interés, o problema que se desea resolver.
Ejemplo:
Es preferible redactarlos como una situación
ya alcanzada.
La biodiversidad del Área Conservación…se conserva, se conoce y se
utiliza en forma sostenible.
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4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS O INMEDIATOS:
Son los fines concretos que se pretenden lograr durante la ejecución del proyecto.
Deben ser claros, alcanzables y medibles. Se recomienda que no sean más de 5.
Para su redacción se sugiere seguir las mismas
recomendaciones indicadas anteriormente para el
objetivo general o de desarrollo.
Ejemplo:
Se incrementa el conocimiento de la biodiversidad
del Area de Conservación…. y se incorpora a la
aplicación de prácticas de uso sostenible.
5. RESULTADOS ESPERADOS
Son la cuantificación de los objetivos inmediatos, debe formularse al menos un
resultado para cada
objetivo inmediato.
Ejemplo:
En su redacción se debe indicar el número de
estudios elaborados, de personas capacitadas,
de especies inventariadas, de publicaciones
realizadas y distribuidas, entre otros.
1 estudio elaborado sobre el estado
de la biodiversidad en el Area de
Conservación….
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Las actividades son el conjunto de acciones que se realizarán para obtener los resultados
esperados. El detalle de ellas se desglosa en un plan de trabajo calendarizadas en forma
anual.
Conviene redactarlas en infinitivo. Ejemplo:
Preparar los términos de referencia
del estudio de biodiversidad
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7. PRESUPUESTO
Es la determinación de los costos e inversiones que se realizarán, con base en las
actividades programadas.
7.1. APORTE SOLICITADO
Se
refiere
al
financiamiento
solicitado
al
donante o agencia
de cooperación.
Presupuesto
Aporte solicitado en US$
Rubro
1. Personal
2. Equipo y vehículos
3. Edificaciones e infraestruc.
4. Materiales y suministros
5. Administración
6.Otros gastos de ejecución
Año 1
Año 2
Año 3
Total
7.2. APORTE DE LA CONTRAPARTIDA
Se refiere al aporte que
realizará
la
organización ejecutora
del proyecto y otros
participantes en la
ejecución del mismo.
Presupuesto
Contrapartida en US$
Rubros
Personal
Equipos y Vehículos
Edificaciones e inf.
Materiales y suministros
Administración
Otros gastos de ejec.
Año1
Año2
Año3
Total
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8. RESPONSABLE DEL PROYECTO
Responsable del Proyecto
Se debe indicar el nombre, cargo, teléfono, fax y
correo electrónico.
Nombre:
Cargo:
Teléfono:
Fax:
E-mail:
Juan Mora Echandi
Encargado
ProgramadeInvestigación, Area
de Conservación….
2522-65-00
2283-43-05
[email protected]
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