RESPONSABILIDADES POR ÁREA. COORDINADOR DE

RESPONSABILIDADES POR ÁREA.
COORDINADOR DE
CALIDAD.
Coordinadores de Calidad:
a) PRESENCIA DE EGRESADOS
1. Coordinar con las Unidades Académicas el acopio de las bases
de datos de egresados, con el apoyo de la U. A. de Ingeniería.
2. Seleccionar en forma conjunta con las U.A. a egresados para su
invitación.
3. Formular invitación para egresados (500) en coordinación con
“comunicación social”.
4. Coordinar la entrega de invitaciones de egresados.
5. Realizar la inscripción de egresados, con el apoyo de la U.
Académica de Ingeniería.
6. Entregar “kit” de participantes en coordinación con
“administrativa”.
7. Elaborar la base de datos de egresados para entrega a
“comunicación social” para realizar las respectivas constancias.
8. Desarrollar la metodología para los talleres de egresados y
empleadores. (en coordinación con Ing. España).
9. Coordinar la entrega de constancias de asistencia de egresados.
10. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
“Comité Organizador”, miércoles 10 AM, Sala de Juntas de
Coordinación del Área de Ciencias de la Salud.
b) CONTROL DOCUMENTAL
1. Elaborar presupuesto de ambas actividades.
2. Elaborar documentos de registro de asistencia.
3. Concentrar presentaciones de panelistas en coordinación con
“invitados internacionales”.
4. Coordinar relatorías de conferencias, talleres, panel y stands,
conjuntándolas para informe final, en coordinación con “evento
académico”.
5. Realizar memorias del Primer Foro Internacional de Egresados
UAZ.
6. Coordinar la entrega de memorias a asistentes.
7. Elaborar presupuesto de ambas actividades.
8. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
“Comité Organizador”.
9. Elaborar documento de evidencia para organismos evaluadores.
10. En coordinación con Comunicación Social realizar conferencia
de prensa.
COORDINADOR DE
EXPOSICIÓN
a) EXPOSICIÓN DE 30 STANDS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
COORDINADOR DE EVENTOS
ACADÉMICOS
Elaborar presupuesto.
Coordinar y elaborar base de datos de expositores.
Solicitar y conseguir infraestructura para montaje de stands.
Formular invitación y coordinar su entrega a expositores de
stands.
Realizar reunión de coordinación de exposición con
expositores de stands.
Entregar a expositores características de stands.
Elaborar plano de ubicación, dimensión, giro e
identificación de stands, por institución, empresa u
organización.
Coordinar instalación de stands.
Preparar logística de inauguración de stands.
Coordinar la realización y entrega de reconocimientos a
expositores de stands, con “comunicación social”.
Coordinar cierre de exposición.
Coordinar desinstalación de infraestructura de stands.
Elaborar oficio de agradecimiento a apoyo de
infraestructura.
Formular y entregar informe final a “Coordinador de
Calidad”.
Formular y presentar informe semanal de avance al pleno
del “Comité Organizador”.
a) LOGÍSTICA DEL EVENTO
1. Elaborar presupuesto.
2. Elaboración del programa específico de actividades por subevento . (conferencias, paneles y talleres).
3. Realizar base de datos de expositores.
4. Formular invitación para expositores, en coordinación con
“comunicación social” e “invitados internacionales”
5. Coordinar la entrega de invitaciones a expositores.
6. Asegurar presencia de expositores.
7. Definir espacios, equipo y mobiliario para realización del
evento académico.
8. Solicitar de manera oficial y asegurar espacios, equipo y
mobiliario para evento académico.
9. Formalizar invitación y asegurar la presencia de
moderadores, relatores y personal de apoyo, en coordinación
con “Gestión de Calidad”
10. Preparar material didáctico necesario (temática a tratar,
información sobre proyectos, papelería, plumas, etc.) y apoyo
a los instructores que lo soliciten.
11. Elaborar e imprimir formatos de preguntas y respuestas para
“paneles”
12. En coordinación con “comunicación social” elaborar y
colocar la señalización necesaria).
13. Elaborar resumen y conclusiones de conferencias, paneles y
talleres, en coordinación con “Gestión de Calidad”.
14. Coordinar y realizar la entrega de reconocimientos a
expositores.
15. Formular y entregar informe final a “Coordinador de
Calidad”.
16. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
“Comité Organizador”.
17. Formular y entregar oficios y reconocimientos de
agradecimiento a cada uno de los expositores y participantes
operativos.
COORDINADOR DE
INVITADOS
INTERNACIONALES
a) ACTIVIDADES
1. Elaborar presupuesto.
2. En coordinación con las Unidades Académicas formular la
base de datos de egresados que se encuentran en otra parte del
país o en el extranjero.
3. En coordinación con las U.A. y “La coordinación de Evento
académico” seleccionar invitados para panel de intercambio
de experiencias exitosas.
4. En coordinación con las U.A. y la “Coordinación de
Calidad”, seleccionar a egresados que se encuentren en el
país o en el extranjero para formular la invitación como
“asistentes sobresalientes”
5. Formular y entregar invitaciones a egresados que participarán
en el panel de intercambio y asistentes sobresalientes.
6. Verificar asistencia y llevar seguimiento de ambos egresados.
7. Seleccionar hotel sede y formalizar convenio para precios
especial en hospedaje y alimentación por asistencia al foro.
8. Coordinar llegada, hospedaje y alimentación de ambos
egresados.
9. Coordinar traslados de ambos egresados con el apoyo de la
Coordinación de Infraestructura de la UAZ.
10. Coordinar salida de ambos egresados hacia su origen.
11. Formular y entregar informe final al “Coordinador de
Calidad”.
12. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
Comité Organizador.
COORDINADORA DE
DIFUSIÓN
1. Elaborar presupuesto.
2. Formular programa de difusión previo, durante y posterior al
evento.
3. Con la participación de todas las coordinaciones presentar a la
sociedad los beneficios del foro…
4. Preparar una rueda de prensa para dar a conocer oficialmente
el Foro…
5. Elaborar y distribuir poster y tríptico alusivo al evento.
6. Elaborar página alusiva al evento. (con apoyo de Ing. Jorge
Delijorge).
7. En coordinación con “eventos de inauguración y clausura”,
solventar las mantas requeridas para ambos eventos.
8. En coordinación con “Calidad e invitados internacionales”,
elaborar constancias de asistentes, asistentes sobresalientes,
panelistas y expositores.
9. Realizar la señalización del evento en su totalidad (con el
apoyo de maestro Ramón del Área de Ciencias de la Salud)
para panel, talleres, salida, baños, inscripción, etc.
10. En coordinación con “eventos de inauguración y clausura”
elaborar video de identidad universitaria.
11. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al
“Coordinador de Calidad”.
12. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
Comité Organizador.
COORDINADOR DE EVENTOS
DE INAUGURACIÓN Y
CLAUSURA
LOGÍSTICA DEL EVENTO DE INAUGURACIÓN Y
CLAUSURA
1. Elaborar presupuesto.
2. Definir en acuerdo con rectoría a integrantes del presídium.
3. Coordinarse con logística y seguridad de gobierno del estado
para participación de la C. Gobernadora.
4. Formular y entregar invitaciones a los miembros de ambos
presídiums (inauguración y clausura).
5. Formular programas de inauguración y clausura (incluyendo
honores a la bandera, video de identidad universitaria y
entonación del himno universitario).
6. Definir maestro de ceremonias (en apoyo con coordinación de
calidad y/o Evento Académico).
7. Definir y coordinar edecanes.
8. Contar con todos los accesorios necesarios para el desarrollo
de ambos eventos (sonido, pantallas, micrófonos, vasos,
mesas, sillas, mantel, agua, arreglo floral, etc.).
9. En coordinación con “difusión”, realizar el video de identidad
universitaria.
10. En coordinación con “Evento Académico”, recibir a
personalidades que integrarán el presídium (en su caso ubicar
área v.i.p.).
11. En su caso tener listo coffe breack, asientos, etc. para área
v.i.p.
12. Conducir a las personalidades al presídium.
13. Apoyar al maestro de ceremonias.
14. Para la presentación del video coordinarse con responsable de
pantallas de gobierno del estado.
15. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al
“Coordinador de Calidad”.
16. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
Comité Organizador.
COORDINADOR DE EVENTO
SOCIAL
LOGÍSTICA DEL EVENTO SOCIAL ( BRINDIS DE
BIENVENIDA, COMIDA Y CALLEJONEADA)
1. Elaborar presupuesto.
2. En coordinación con “coordinación de invitados
internacionales” preparar la logística de brindis de
bienvenida, para la noche del 22 de octubre en el hotel sede.
(hotel – bocadillos y CANACINTRA – vino de mesa.
3. Formular ambas solicitudes de manera oficial con la
“coordinación administrativa”.
4. Realizar logística del brindis de bienvenida en hotel sede, en
coordinación con la “c. administrativa”).
5. Dar seguimiento a oficio enviado a la Secretaría de Turismo,
donde se solicitan 600 comidas, en lo particular con Lic. Itzel
Mier García (9223426 y 9251277 – 624).
6. Seleccionar menú en coordinación con Lic. Itzel.
7. En coordinación con la Lic Itzel , en su caso con la
SEDEZAC y/o con la “coordinación administrativa”, realizar
los trámites necesarios (formulación de oficios) para sillas,
mesas, manteles, centros de mesa, meseros, etc., para la
realización de la comida.
8. Solicitar de manera oficial la presencia de un grupo artístico a
la Unidad Académica de Música para la comida.
9. Entablar comunicación para ver la posibilidad de apoyo para
realización de callejoneada.
10. En su caso formular oficio para solicitar callejoneada.
11. En coordinación con comunicación social elaborar y colocar
la señalización necesaria respecto a evento social.
12. Coordinar el acomodo de mesas, sillas, meseros, cocina, etc.
13. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al
“Coordinador de Calidad”.
14. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
Comité Organizador.
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
LOGÍSTICA
1. Conjuntar presupuestos de coordinaciones para la elaboración
de presupuesto total.
2. Elaborar base de datos de patrocinadores.
3. Seleccionar patrocinadores y elaborar solicitud de manera
oficial para apoyos económicos requeridos por el foro.
4. Apoyar en la medida de lo posible a las demás
coordinaciones, facilitando su desempeño.
5. En coordinación con “evento social e invitados
internacionales”, preparar logística para la realización del
brindis de bienvenida, para la noche del 22 de octubre en el
hotel sede. (hotel – bocadillos y CANACINTRA – vino de
mesa).
6. Presupuestar y hacer “kit” para participantes, expositores,
panelistas, etc.
7. Facilitar “kit” a “coordinación de calidad” para su control y
entrega a participantes, panelistas, etc.
8. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al
“Coordinador de Calidad”.
9. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del
Comité Organizador.