RESPONSABILIDADES POR ÁREA. COORDINADOR DE CALIDAD. Coordinadores de Calidad: a) PRESENCIA DE EGRESADOS 1. Coordinar con las Unidades Académicas el acopio de las bases de datos de egresados, con el apoyo de la U. A. de Ingeniería. 2. Seleccionar en forma conjunta con las U.A. a egresados para su invitación. 3. Formular invitación para egresados (500) en coordinación con “comunicación social”. 4. Coordinar la entrega de invitaciones de egresados. 5. Realizar la inscripción de egresados, con el apoyo de la U. Académica de Ingeniería. 6. Entregar “kit” de participantes en coordinación con “administrativa”. 7. Elaborar la base de datos de egresados para entrega a “comunicación social” para realizar las respectivas constancias. 8. Desarrollar la metodología para los talleres de egresados y empleadores. (en coordinación con Ing. España). 9. Coordinar la entrega de constancias de asistencia de egresados. 10. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del “Comité Organizador”, miércoles 10 AM, Sala de Juntas de Coordinación del Área de Ciencias de la Salud. b) CONTROL DOCUMENTAL 1. Elaborar presupuesto de ambas actividades. 2. Elaborar documentos de registro de asistencia. 3. Concentrar presentaciones de panelistas en coordinación con “invitados internacionales”. 4. Coordinar relatorías de conferencias, talleres, panel y stands, conjuntándolas para informe final, en coordinación con “evento académico”. 5. Realizar memorias del Primer Foro Internacional de Egresados UAZ. 6. Coordinar la entrega de memorias a asistentes. 7. Elaborar presupuesto de ambas actividades. 8. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del “Comité Organizador”. 9. Elaborar documento de evidencia para organismos evaluadores. 10. En coordinación con Comunicación Social realizar conferencia de prensa. COORDINADOR DE EXPOSICIÓN a) EXPOSICIÓN DE 30 STANDS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. COORDINADOR DE EVENTOS ACADÉMICOS Elaborar presupuesto. Coordinar y elaborar base de datos de expositores. Solicitar y conseguir infraestructura para montaje de stands. Formular invitación y coordinar su entrega a expositores de stands. Realizar reunión de coordinación de exposición con expositores de stands. Entregar a expositores características de stands. Elaborar plano de ubicación, dimensión, giro e identificación de stands, por institución, empresa u organización. Coordinar instalación de stands. Preparar logística de inauguración de stands. Coordinar la realización y entrega de reconocimientos a expositores de stands, con “comunicación social”. Coordinar cierre de exposición. Coordinar desinstalación de infraestructura de stands. Elaborar oficio de agradecimiento a apoyo de infraestructura. Formular y entregar informe final a “Coordinador de Calidad”. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del “Comité Organizador”. a) LOGÍSTICA DEL EVENTO 1. Elaborar presupuesto. 2. Elaboración del programa específico de actividades por subevento . (conferencias, paneles y talleres). 3. Realizar base de datos de expositores. 4. Formular invitación para expositores, en coordinación con “comunicación social” e “invitados internacionales” 5. Coordinar la entrega de invitaciones a expositores. 6. Asegurar presencia de expositores. 7. Definir espacios, equipo y mobiliario para realización del evento académico. 8. Solicitar de manera oficial y asegurar espacios, equipo y mobiliario para evento académico. 9. Formalizar invitación y asegurar la presencia de moderadores, relatores y personal de apoyo, en coordinación con “Gestión de Calidad” 10. Preparar material didáctico necesario (temática a tratar, información sobre proyectos, papelería, plumas, etc.) y apoyo a los instructores que lo soliciten. 11. Elaborar e imprimir formatos de preguntas y respuestas para “paneles” 12. En coordinación con “comunicación social” elaborar y colocar la señalización necesaria). 13. Elaborar resumen y conclusiones de conferencias, paneles y talleres, en coordinación con “Gestión de Calidad”. 14. Coordinar y realizar la entrega de reconocimientos a expositores. 15. Formular y entregar informe final a “Coordinador de Calidad”. 16. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del “Comité Organizador”. 17. Formular y entregar oficios y reconocimientos de agradecimiento a cada uno de los expositores y participantes operativos. COORDINADOR DE INVITADOS INTERNACIONALES a) ACTIVIDADES 1. Elaborar presupuesto. 2. En coordinación con las Unidades Académicas formular la base de datos de egresados que se encuentran en otra parte del país o en el extranjero. 3. En coordinación con las U.A. y “La coordinación de Evento académico” seleccionar invitados para panel de intercambio de experiencias exitosas. 4. En coordinación con las U.A. y la “Coordinación de Calidad”, seleccionar a egresados que se encuentren en el país o en el extranjero para formular la invitación como “asistentes sobresalientes” 5. Formular y entregar invitaciones a egresados que participarán en el panel de intercambio y asistentes sobresalientes. 6. Verificar asistencia y llevar seguimiento de ambos egresados. 7. Seleccionar hotel sede y formalizar convenio para precios especial en hospedaje y alimentación por asistencia al foro. 8. Coordinar llegada, hospedaje y alimentación de ambos egresados. 9. Coordinar traslados de ambos egresados con el apoyo de la Coordinación de Infraestructura de la UAZ. 10. Coordinar salida de ambos egresados hacia su origen. 11. Formular y entregar informe final al “Coordinador de Calidad”. 12. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del Comité Organizador. COORDINADORA DE DIFUSIÓN 1. Elaborar presupuesto. 2. Formular programa de difusión previo, durante y posterior al evento. 3. Con la participación de todas las coordinaciones presentar a la sociedad los beneficios del foro… 4. Preparar una rueda de prensa para dar a conocer oficialmente el Foro… 5. Elaborar y distribuir poster y tríptico alusivo al evento. 6. Elaborar página alusiva al evento. (con apoyo de Ing. Jorge Delijorge). 7. En coordinación con “eventos de inauguración y clausura”, solventar las mantas requeridas para ambos eventos. 8. En coordinación con “Calidad e invitados internacionales”, elaborar constancias de asistentes, asistentes sobresalientes, panelistas y expositores. 9. Realizar la señalización del evento en su totalidad (con el apoyo de maestro Ramón del Área de Ciencias de la Salud) para panel, talleres, salida, baños, inscripción, etc. 10. En coordinación con “eventos de inauguración y clausura” elaborar video de identidad universitaria. 11. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al “Coordinador de Calidad”. 12. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del Comité Organizador. COORDINADOR DE EVENTOS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA LOGÍSTICA DEL EVENTO DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA 1. Elaborar presupuesto. 2. Definir en acuerdo con rectoría a integrantes del presídium. 3. Coordinarse con logística y seguridad de gobierno del estado para participación de la C. Gobernadora. 4. Formular y entregar invitaciones a los miembros de ambos presídiums (inauguración y clausura). 5. Formular programas de inauguración y clausura (incluyendo honores a la bandera, video de identidad universitaria y entonación del himno universitario). 6. Definir maestro de ceremonias (en apoyo con coordinación de calidad y/o Evento Académico). 7. Definir y coordinar edecanes. 8. Contar con todos los accesorios necesarios para el desarrollo de ambos eventos (sonido, pantallas, micrófonos, vasos, mesas, sillas, mantel, agua, arreglo floral, etc.). 9. En coordinación con “difusión”, realizar el video de identidad universitaria. 10. En coordinación con “Evento Académico”, recibir a personalidades que integrarán el presídium (en su caso ubicar área v.i.p.). 11. En su caso tener listo coffe breack, asientos, etc. para área v.i.p. 12. Conducir a las personalidades al presídium. 13. Apoyar al maestro de ceremonias. 14. Para la presentación del video coordinarse con responsable de pantallas de gobierno del estado. 15. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al “Coordinador de Calidad”. 16. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del Comité Organizador. COORDINADOR DE EVENTO SOCIAL LOGÍSTICA DEL EVENTO SOCIAL ( BRINDIS DE BIENVENIDA, COMIDA Y CALLEJONEADA) 1. Elaborar presupuesto. 2. En coordinación con “coordinación de invitados internacionales” preparar la logística de brindis de bienvenida, para la noche del 22 de octubre en el hotel sede. (hotel – bocadillos y CANACINTRA – vino de mesa. 3. Formular ambas solicitudes de manera oficial con la “coordinación administrativa”. 4. Realizar logística del brindis de bienvenida en hotel sede, en coordinación con la “c. administrativa”). 5. Dar seguimiento a oficio enviado a la Secretaría de Turismo, donde se solicitan 600 comidas, en lo particular con Lic. Itzel Mier García (9223426 y 9251277 – 624). 6. Seleccionar menú en coordinación con Lic. Itzel. 7. En coordinación con la Lic Itzel , en su caso con la SEDEZAC y/o con la “coordinación administrativa”, realizar los trámites necesarios (formulación de oficios) para sillas, mesas, manteles, centros de mesa, meseros, etc., para la realización de la comida. 8. Solicitar de manera oficial la presencia de un grupo artístico a la Unidad Académica de Música para la comida. 9. Entablar comunicación para ver la posibilidad de apoyo para realización de callejoneada. 10. En su caso formular oficio para solicitar callejoneada. 11. En coordinación con comunicación social elaborar y colocar la señalización necesaria respecto a evento social. 12. Coordinar el acomodo de mesas, sillas, meseros, cocina, etc. 13. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al “Coordinador de Calidad”. 14. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del Comité Organizador. COORDINADOR ADMINISTRATIVO LOGÍSTICA 1. Conjuntar presupuestos de coordinaciones para la elaboración de presupuesto total. 2. Elaborar base de datos de patrocinadores. 3. Seleccionar patrocinadores y elaborar solicitud de manera oficial para apoyos económicos requeridos por el foro. 4. Apoyar en la medida de lo posible a las demás coordinaciones, facilitando su desempeño. 5. En coordinación con “evento social e invitados internacionales”, preparar logística para la realización del brindis de bienvenida, para la noche del 22 de octubre en el hotel sede. (hotel – bocadillos y CANACINTRA – vino de mesa). 6. Presupuestar y hacer “kit” para participantes, expositores, panelistas, etc. 7. Facilitar “kit” a “coordinación de calidad” para su control y entrega a participantes, panelistas, etc. 8. Formular y entregar evidencias del resultado del Foro al “Coordinador de Calidad”. 9. Formular y presentar informe semanal de avance al pleno del Comité Organizador.