Pr-8801-GS-GL-01 - Universidad de Antioquia

Universidad de Antioquia
01
Versión:
Fecha:
12/03/2013
Gestión de Compras
Proceso: Gestión de Servicios Administrativos
Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura
Procedimiento: Gestión de Compras
Elaboró
Sara María Cano Sierra
Paola Andrea Idárraga Chavarriaga
Analista de procesos
Validó
Unidad de servicios
administrativos
Fecha de
validación
12/03/2013
1. DEFINICIÓN
1.1 OBJETIVO
Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos
dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades.
y
1.2 ALCANCE
Inicia con la solicitud de compra diligenciada por las dependencias y/o proyectos y finaliza
con la evaluación de los proveedores.
1.3 DESCRIPCIÓN
1. Diligenciar formato de solicitud de compra: Los usuarios de las diferentes
dependencias y/o proyectos de la facultad, diligencian el formato solicitud de
compra (anexo 2), describiendo los artículos que se requieren para la dependencia
y/o proyecto, sus especificaciones y cantidades.
2. Enviar a jefe para validar pertinencia: Cuando se tiene diligenciado el formato
de solicitud de compra con los datos que se requieren, el solicitante debe enviarlo
al jefe de la dependencia para VoBo sobre la pertinencia de la compra de dichos
artículos para la dependencia y/o el proyecto.
¿El pedido es pertinente?
SI: Ir a actividad 4.
NO: Ir a actividad 3 ó FIN
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3. Corregir solicitud según sugerencias: Si el jefe de la dependencia realizó
algunas sugerencias sobre la pertinencia de la solicitud de compra, el usuario
solicitante debe hacer las correcciones para poder gestionarla. Después de hacer
las respectivas correcciones se envía nuevamente al jefe de la dependencia para
su revisión y aprobación. En caso que el jefe de la dependencia determine que
definitivamente la solicitud de compra no es pertinente, pues se finaliza el trámite.
4. Enviar solicitud a ULAF: El jefe de la dependencia, después de haber revisado la
pertinencia de la solicitud para la dependencia y/o el proyecto, envía la solicitud
con su VoBo a la ULAF, para que está realice la gestión pertinente.
5. Consultar existencias disponibles con responsable de Gestión de
Inventarios: El auxiliar de compras recibe la solicitud de compra y antes de
empezar un trámite de compra, consulta con el responsable del procedimiento de
Gestión de Inventarios, si hay disponibilidad de algunos o todos los artículos
solicitados; para que desde ese procedimiento se asigne al usuario los artículos
que requiere.
NOTA: Activa el procedimiento de Gestión de Inventarios.
6. Recibir respuesta: El auxiliar de compras recibe respuesta del responsable del
procedimiento de Gestión de Inventarios, sobre la asignación o no asignación de
los artículos o algunos de los artículos relacionados en la solicitud de compra.
¿Gestión de inventarios entrego los artículos solicitados?
SI: FIN.
NO: Ir a actividad 7.
7. Revisar disponibilidad presupuestal y soporte normativo: El auxiliar contable
y/o el jefe de la ULAF deben revisar la disponibilidad presupuestal del proyecto o
dependencia para realizar la compra de los artículos solicitados, Además se debe
revisar que normativamente cumpla en cuanto a montos, tipos de productos, etc.
NOTA:
Especificaciones de los montos
Para realizar las compras es necesario tener en cuenta su monto y tramitar los
avales respectivos según se define a continuación:
• Cuando el valor del bien este entre 50 y 150 salarios mínimos legales vigentes,
debe contar con aprobación del Consejo de Facultad.
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• Cuando el valor del bien sea igual o superior a 100 salarios mínimos legales
vigentes se debe publicar la invitación en la página Web de la Universidad, o
anunciarla por la emisora Cultural, o en el Periódico Alma Mater, o en un periódico
reconocido de circulación Nacional.
• Cuando el valor del bien sea igual o superior a 150 salarios mínimos legales
vigentes se debe enviar la documentación a la Junta Asesora en Contratos
(mínimo tres cotizaciones, elaborar cuadro comparativo).
¿El proyecto y/o dependencia tiene disponibilidad presupuestal y soporte
normativo?
SI: Ir a actividad 9
NO: Ir a actividad 8
8. Enviar respuesta a usuario: En caso de que el proyecto y/o dependencia no
cuenten con disponibilidad presupuestal y/o soporte normativo para realizar la
compra solicitada, el auxiliar contable y/o Jefe de ULAF deben informar al usuario
la no aprobación de la compra con la respectiva justificación. Con esta actividad se
terminaría el proceso.
9. Recomendar compra: Si el proyecto y/o dependencia tienen disponibilidad
presupuestal y no hay inconveniente normativo para realizar la compra solicitada,
el auxiliar contable y/o Jefe de ULAF recomiendan empezar el trámite de compra y
pasan la solicitud a auxiliar contable.
¿La solicitud es por vale de compra o pedido directo?
Vale: Ir a actividad 10.
Directo: Ir a actividad 13.
10. Realizar vale en sistema SICOMER (Estado Compra): El auxiliar de compras
ingresa al sistema SICOMER la información de los artículos solicitados como vales
de pedido, para después poder asignar los proveedores y generar las ordenes de
pedido para cada proveedor. Cuando se ingresa el vale de pedido, el sistema
SICOMER le asigna un estado de compra, es decir que el vale se encuentra listo
para asignar proveedores y ser autorizado por el jefe de ULAF, para poder generar
la(s) orden(es) de pedido.
NOTA: Un vale de pedido puede tener varias órdenes de compra asociadas, pues
depende de la asignación de los proveedores y un vale de pedido puede estar
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conformado por varias solicitudes de compras de diferentes dependencias y/o
proyectos.
11. Autorizar vale y asignar proveedores: El jefe de ULAF debe ingresar al sistema
SICOMER, revisar el vale ingresado y asignar los proveedores.
12. Hacer orden de pedido en SICOMER: Después de tener los proveedores
asignados en los vales de pedido, el auxiliar de compras debe ingresar al sistema
SICOMER y hacer las ordenes de pedido para cada proveedor seleccionado.
13. Solicitar cotizaciones a proveedores (físicas): Si es un pedido directo y
después de haber revisado la disponibilidad presupuestal del proyecto y/o
dependencia y el soporte normativo, el auxiliar de compra, solicita cotizaciones a
proveedores para tener una base del precio del producto.
Nota: Se deben solicitar mínimo tres cotizaciones a tres proveedores diferentes.
Es posible que el usuario del proyecto o dependencia que requiere el producto,
envíe cotizaciones de proveedores que él haya consultado, dichas cotizaciones se
pueden anexar en el estudio de precios del mercado.
y generar la(s) orden(es) de pedido. Cuando se asignan los proveedores y se
autoriza el vale de compra, el sistema SICOMER le asigna un estado de vicerectoría, es decir que el vale se encuentra listo para que vice-rectoría para poder
generar la(s) orden(es) de pedido.
Revisar que sea incluido el tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades en
el cronograma de capacitaciones UdeA: El auxiliar debe revisar si el tema solicitado fue
incluido o no en el cronograma de capacitaciones, con el fin de poder revisar otras
alternativas.
¿El tema fue incluido en el cronograma?
SI: Ir a actividad 7.
NO: Ir a actividad 10.
14. Coordinar con nivel central UdeA la participación del personal de la Facultad:
El auxiliar de talento humano debe coordinar con nivel central la fecha de la
capacitación, así como el lugar y el número de personas que participaran, también
de ser necesario apoyará las labores logísticas para la asistencia de las personas
a la capacitación.
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15. Solicitar soporte de participación y retroalimentación del tema de
entrenamiento y desarrollo de capacidades: El auxiliar de talento humano debe
solicitar las listas de asistencia y demás herramientas que se utilicen en el
desarrollo del tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades, así como las
retroalimentaciones que se realicen para guardarlos como soporte.
16. Consolidar información: El auxiliar debe guardar todos los documentos posibles
soportes de la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades (memorias,
listas de asistencia, retroalimentaciones, etc) en una carpeta con el nombre del
tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades inmersa en una carpeta de
entrenamiento y desarrollo de capacidades del semestre en curso. Con esta
actividad finaliza el procedimiento en el caso que el tema haya sido incluido en el
cronograma de capacitaciones de la UdeA.
17. Incluir tema en el listado a llevar a equipo directivo: Si la solicitud de inclusión
del tema en el cronograma de capacitaciones de la UdeA no fue aceptada,
entonces el auxiliar de talento humano debe incluir el tema en un listado de
solicitud de temas de entrenamiento y desarrollo de capacidades al equipo
directivo de la Facultad.
18. Llevar listado de temas a equipo directivo para definir cronograma de
entrenamiento y desarrollo de capacidades Facultad: el auxiliar debe agrupar
los temas que se solicitaron a nivel central UdeA y no se incluyeron en el
cronograma de capacitaciones y los temas que no se pudieron llevar por el público
objetivo que participaría en el tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades,
para que el equipo directivo de la Facultad defina que temas se pueden incluir en
el cronograma de entrenamiento y desarrollo de capacidades de la Facultad.
19. Definir temas para entrenamiento y desarrollo de capacidades y priorizar
(calendario): El equipo directivo debe definir cuáles de los temas que no fueron
incluidos en el cronograma de capacitaciones de la UdeA van a ser priorizados y
programados en el calendario de entrenamiento y desarrollo de capacidades de la
Facultad.
20. Gestionar jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades: El auxiliar
de talento humano, de acuerdo al cronograma de entrenamiento y desarrollo de
capacidades para la facultad que definió el equipo directivo, debe realizar las
averiguaciones necesarias y adelantar las solicitudes de los trámites necesarios
para desarrollar la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades y
programar las fechas según disponibilidad del facilitador y/o publico objetivo.
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21. Invitar a las personas a participar en la jornada de entrenamiento y desarrollo
de capacidades: El auxiliar de talento humano realiza las invitaciones al público
objetivo. Dichas invitaciones pueden ser por correo electrónico o circular escrita.
22. Acompañar la ejecución de la jornada: El auxiliar de talento humano debe
apoyar las labores logísticas para el desarrollo de la jornada de entrenamiento y
desarrollo de capacidades, además de apoyar al facilitador en el desarrollo de la
misma. Lista de asistencia. Ver anexo 3. Formato recibido a satisfacción
23. Hacer retroalimentación de la jornada de entrenamiento y desarrollo de
capacidades: el auxiliar de talento humano debe realizar la retroalimentación de
la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades, la cual está compuesta
por una retroalimentación de los temas, el lugar y del facilitador. Ir a actividad 9
para consolidación de la información. Ver Anexo 4.
Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma.
(Ver Flujograma)
ANEXOS
Flujograma y formatos
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Anexo 1. Flujograma
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Proceso:Gestión de Servicios Administrativos
Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura
Procedimiento: Gestión de Compras
Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el
desarrollo de sus actividades.
Responsable:
Fecha: 15/09/2013
Actividades
Gestión de Compras
Solicitud de compra
Solicitante
Diligenciar formato de solicitud de
compra
1
USUARIOS: coordinadores de
grupos de investigación,
coordinadores de proyectos, jefes de
centro, jefes de departamento, jefes
de área, coordinadores de
programas, docentes, secretarias
1
Gestión de Inventarios entregó
los artículos solicitados?
Si
Solicitante
FIN
No
Enviar a jefe para validar pertinencia
Auxiliar contable/Jefe ULAF
2
Revisar disponibilidad presupuestal y
soporte normativo
Solicitante
7
Corregir solicitud según sugerencias
3
El pedido es pertinente?
El proyecto y/o dependencia
tiene disponibilidad presupuestal
y soporte normativo?
No
No
FIN
Si
Auxiliar contable/Jefe ULAF
Jefe dependencia
Si
Enviar respuesta a usuario
Enviar solicitud a ULAF
8
4
Auxiliar de compras
Auxiliar contable/Jefe ULAF
Consultar existencias disponibles con
responsable de Gestión de
Inventarios
5
Recomendar compra
9
Gestión de Inventarios
La solicitud es por vale de
compra o pedido directo?
Vale
Directo
2
3
Auxiliar de compras
Recibir respuesta
6
1
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Proceso:Gestión de Servicios Administrativos
Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura
Procedimiento: Gestión de Compras
Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el
desarrollo de sus actividades.
Responsable:
Fecha: 15/09/2013
Actividades
3
2
Auxiliar compras
Auxiliar compras
Realizar vale en sistema SICOMER
(Estado Compra)
Solicitar cotizaciones a proveedores
(físicas)
10
13
Jefe ULAF /SICOMER
El proveedor esta inscrito como
proveedor UdeA?
Autorizar vale y asignar proveedores
Si
11
No
Auxiliar compras
Ingresar cotización al sistema
14
Auxiliar compras
Guardar cotizaciones como soporte
de consulta de precios
15
Auxiliar compras
Seleccionar proveedor
16
Si
El proveedor seleccionado esta
inscrito como proveedor UdeA?
No
Auxiliar compras
Auxiliar compras
Hacer orden de pedido en SICOMER
12
Remitir proveedor a departamento
comercial UdeA para inscripción
17
4
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Proceso:Gestión de Servicios Administrativos
Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura
Procedimiento: Gestión de Compras
Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el
desarrollo de sus actividades.
Responsable:
Fecha: 15/09/2013
Actividades
4
Sección de Presupuestos UdeA
Asignar registro presupuestal (estado
Vicerrectoria)
18
Ordenador del gasto
Aprobar orden de pedido en el
sistema
19
Auxiliar compras
Enviar orden de pedido a proveedor y
auxiliar contable (estado imprimir)
20
Proveedor
Movimientos financieros de los
proyectos
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Proceso:Gestión de Servicios Administrativos
Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura
Procedimiento: Gestión de Compras
Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el
desarrollo de sus actividades.
Responsable:
Fecha: 15/09/2013
Actividades
5
Auxiliar compras/solicitante
Recibir pedido (artículos y
documentación) y revisar que cumpla
(cantidades, referencia, valores)
Si
21
Auxiliar compras
El pedido esta correcto y
completo?
No
Gestionar inconsistencias con el
proveedor
28
Si
Auxiliar compras/solicitante
El proveedor puede completar
pedido y despachar
correctamente
Firmar recibo a satisfacción
Formato recibo a
satisfacción
22
No
Auxiliar compras
Jefe de ULAF
Dar VoBo a la documentación
(factura)
Gestionar cancelación de reservas
23
Ordenador del gasto
29
FIN
Firmar factura
24
Auxiliar de compras
Solicitud de Compra
Orden de pedido
Cotizaciones,
Facturas de artículos que se
puedan solicitar garantías
Organizar información en carpetas
25
Auxiliar de compras
Gestión de Inventarios
Enviar documentación a
Departamento Comercial UdeA
26
Auxiliar de compras
FIN
Evaluar proveedor en el sistema
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Anexo 2. Solicitud de Compra
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Anexo 3. Formato de recibo a satisfacción
FORMATO DE RECIBO A SATISFACCION
DIA
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
MES
DEPARTAMENTO COMERCIAL-SECCION ALMACEN
DEPENDENCIA:
UBICACIÓN FISICA
AÑO
2012
FACULTAD NACIONAL DE SALUD PUBLICA
HORA DE RECIBO
CENTRO DE COSTO
TELEFONO
BLOQUE 33
Recibi a satisfaccion los articulos relacionados en la factura Nº _____________ correspondiente
a la orden de pedido Nº _____________ del proveedor ___________________________________
Nota: En caso de ser necesario, hacer anexo en orden se relacionan las facturas y pedidos recibidos
Atentamente:
__________________________________
Nombre completo del responsable
Cedula Nº _________________________
_____________________________________
Firma del responsable
Tramitar este formato unicamente cuando se reciba la totalidad de los articulos facturados, en caso
contrario, devolver facturas al
proveedor.
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