Capacitación en Iniciativas Estratégicas

GENERAL
Anexo E
Capacitación en Iniciativas
Estratégicas
Programa de Gran Visión
del Desarrollo Litoral
Capacitación en Iniciativas
Estratégicas
>>>Executing
Contenido the Balanced Scorecard
VISITA 3
1. Agenda
2. Avance del proyecto
3. Validación de Indicadores Estratégicos y Metas
4. Metodología de Priorización de Iniciativas
5. Próximos Pasos
Agenda Día
>>>Executing
the1Balanced Scorecard
VISITA 3
Mañana
Viaje a las Instalaciones de la API.
Formación
11:00 – 13:00 Revisión de Indicadores Estratégicos y revisión de Metas.
13:00 – 14:00 Formación en Metodología de Identificación de
Iniciativas.
11:00 – 14:00 Instalación de la herramienta de seguimiento del BSC
14:00 – 15:30 Comida
15:30 – 17:30 Presentación de la herramienta de seguimiento de BSC a
todos los usuarios
Agenda Día
>>>Executing
the2Balanced Scorecard
VISITA 3
Trabajo de Identificación de Iniciativas
09:00 – 10:00 Área XXX.
10:00 – 12:00 Área XXX.
10:00 – 12:00 Área XXX.
12:00 – 14:00 Área XXX.
09:00 – 14:00 Capacitación a Responsable de Configuración,
Administración y Captura de Datos de Herramienta.
14:00
Comida
Tarde
Preparación de Taller de Identificación de Iniciativas
(Equipo Consultor).
Agenda Día
>>>Executing
the3Balanced Scorecard
VISITA 3
Taller de Iniciativas Estratégicas.
09:00 – 14:00 Taller de Identificación de Iniciativas
14:00 – 14:30 Próximos Pasos.
>>>Executing
Contenido the Balanced Scorecard
VISITA 3
1. Agenda
2. Avance del proyecto
3. Validación de Indicadores Estratégicos y Metas
4. Metodología de Priorización de Iniciativas
5. Próximos Pasos
>>>Executing the Balanced Scorecard
Avance del Proyecto
>>>Executing
Balanced Scorecard
Avance delthe
Proyecto
Plan de Trabajo
Para la adecuada implantación del BSC en las API’s
se realizarán Cuatro Visitas de Trabajo a
continuación mostramos el calendario y fechas de
reuniones pasadas y futuras:
1
2
3
4
5
6
7
8
MAYO
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
API XXX
Visita2
1
2
API XXX
4
5
6
7
8
Visita3
1
API XXX
3
V4
2
3
9
JUNIO
Julio
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2
Visita4
4
5
6
7
8
JULIO
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Etapas dethe
la implementación
del BSC en la API
>>>Executing
Balanced Scorecard
Lanzamiento
Lanzamiento
del
del Proyecto
Proyecto
Constitución
de equipos
Revisión de
información
estratégica
existente
Construcción
Construcción del
del Mapa
Mapa Estratégico
Estratégico
(Visita
(Visita 1)
1)
Definición
Definición de
de Indicadores
Indicadores yy
Metas
Metas Estratégicos
Estratégicos
(Visita
(Visita 2)
2)
Entrevistas individuales
Validación del Mapa Estratégico
Presentación del proyecto y formación en
la metodología BSC
Formación en Indicadores y Metas
Construcción del Mapa Estratégico
Refinamiento de Indicadores y
definición de Metas*
Refinamiento del Mapa Estratégico*
Definición
Definición de
de Iniciativas
Iniciativas Estratégicas
Estratégicas ee
instalación
de
Herramienta
instalación de Herramienta Informática
Informática
(Visita
(Visita 3)
3)
Definición de Indicadores
Presentación
Presentación de
de resultados
resultados
ee inicio
del
uso
inicio del uso del
del BSC
BSC
(Visita
(Visita 4)
4)
Revisión de Indicadores y Metas
Validación de Iniciativas
Formación en Iniciativas Estratégicas
Refinamiento de resultados
Definición y priorización de Iniciativas
Formación Reunión de Análisis Estratégico.
Instalación de la herramienta Informática y
formación a administrador/es
Simulación de una RAE
Refinamiento de Iniciativas*
Presentación de resultados al equipo
directivo
* Actividades que se desarrollarán entre las visitas
Actividades cumplidas
Actividades de la visita actual
Actividades a desarrollarse
>>>Executing
Contenido the Balanced Scorecard
VISITA 3
1. Agenda
2. Avance del proyecto
3. Validación de Indicadores Estratégicos y Metas
4. Metodología de Priorización de Iniciativas
5. Próximos Pasos
Financiera
Mapa
API XXX del Mapa Estratégico
Construcción
F1
F2
F4
F3
Clientes
C1
C4
Propuesta de Valor
C2
C3
Inversiones
Procesos Internos
Eficiencia Operativa
P1
.
Relación Puerto-Ciudad
Competitividad
.
P5
P7
P9
P2
P3
P10
P8
P6
P4
Sistemas
AyC
Personas
A1
A2
Organización
A3
A4
Estadística
de indicadores
>>>Executing
the Balanced
Scorecard
API XXX BSCOL
PERSPECTIVA
OBJETIVOS
INDICADORES
INDICADORES
FINANCIERA
4
6
6
CLIENTES
6
7
8
PROC INT
11
13
15
APR Y CREC
4
6
8
Total
25
32
Financiera
15
37
La relación de Indicadores
contra objetivos es de:
1.28
10
5
Aprendizaje
0
Procesos
Clientes
BSCol
API XXX
Indicadores Perspectiva Financiera
Indicadores
Estratégicos
y Metas - Indicador –
>>>Executing
the Balanced
Scorecard
Perspectiva:
Responsable del
objetivo:
Objetivo
estratégico:
Descripción del
objetivo:
Indicador:
Descripción del
indicador:
Responsable del
indicador:
Disponible
actualmente:
Frecuencia:
Unidad de medición:
Forma de cálculo:
Fuentes de
información:
Observaciones:
Valores históricos:
2001
2002
2003
2004
Metas del
indicador
2005
2006
2007
2008
Indicadores Perspectiva de Clientes
Indicadores
Estratégicos
y Metas - Indicador –
>>>Executing
the Balanced
Scorecard
Perspectiva:
Responsable del
objetivo:
Objetivo
estratégico:
Descripción del
objetivo:
Indicador:
Descripción del
indicador:
Responsable del
indicador:
Disponible
actualmente:
Frecuencia:
Unidad de medición:
Forma de cálculo:
Fuentes de
información:
Observaciones:
Valores históricos:
2001
2002
2003
2004
Metas del
indicador
2005
2006
2007
2008
Indicadores Perspectiva de Procesos Internos
Indicadores
Estratégicos
y Metas - Indicador –
>>>Executing
the Balanced
Scorecard
Perspectiva:
Responsable del
objetivo:
Objetivo
estratégico:
Descripción del
objetivo:
Indicador:
Descripción del
indicador:
Responsable del
indicador:
Disponible
actualmente:
Frecuencia:
Unidad de medición:
Forma de cálculo:
Fuentes de
información:
Observaciones:
Valores históricos:
2001
2002
2003
2004
Metas del
indicador
2005
2006
2007
2008
Indicadores Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
Indicadores
Estratégicos
y Metas - Indicador –
>>>Executing
the Balanced
Scorecard
Perspectiva:
Responsable del
objetivo:
Objetivo
estratégico:
Descripción del
objetivo:
Indicador:
Descripción del
indicador:
Responsable del
indicador:
Disponible
actualmente:
Frecuencia:
Unidad de medición:
Forma de cálculo:
Fuentes de
información:
Observaciones:
Valores históricos:
2001
2002
2003
2004
Metas del
indicador
2005
2006
2007
2008
>>>Executing
Contenido the Balanced Scorecard
VISITA 3
1. Agenda
2. Avance del proyecto
3. Validación de Indicadores Estratégicos y Metas
4. Metodología de Priorización de Iniciativas
5. Próximos Pasos
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Proceso BSC
Definir
Destino
Estratégico
Construir
Objetivos
Estratégicos y
Relaciones
1
3
Identificar
Temas Clave
Impulsando la
Estrategia
Revisar y
validar
relaciones e
indicadores
Revisar
iniciativas
existentes
5
Determinar
Indicadores y
Metas
2
Insumos
(Equipo de
Desarrollo):
• Relaciones e
indicadores refinados
• Inventario de
iniciativas existentes
• Nuevas iniciativas
propuestas
• Mapeo inicial de
iniciativas a objetivos
Inventario,
Mapeo y
Selección de
Iniciativas
Prioritarias
4
Lluvia de
ideas de
nuevas
iniciativas
Reunión de
Análisis
Estratégico
(RAE)
6
Alinear y
organizar
iniciativas son
los objetivos
Resultados:
• Brechas en
iniciativas
estratégicas
identificadas
• Plan establecido
para organizar
iniciativas
>>>Executing
Balanced
Scorecard
Inventario,the
Mapeo
y Priorización
de las Iniciativas
Componentes del Balanced Scorecard
Mapa
Mapa
Financiera
Maximizar la aportación de valor a las cadenas
productivas para los tráficos nacionales e
internacionales, contribuyendo al desarrollo regional
Indicadores
Indicadores
Son métricas a
utilizar para medir el
cumplimiento del
objetivo
Asegurar el ROI en
alineación con los
objetivos estratégicos
Optimizar
costos
Aumentar el valor
aportado a la
sociedad
Metas
Metas
Aumentar
ingresos
Propuesta de Valor
Clientes
Incrementar el
número de clientes y
usuarios
Incrementar el volumen
de negocio de los
clientes actuales
Procesos Internos
Eficiencia Operativa
Aprendizaje y
Crecimiento
Es la representación
gráfica en una sola
hoja de la estrategia
Maximizar las disponibilidades para
la aplicación de inversión en obra
pública y desarrollo portuario
Eficientar el paso de
carga por el puerto
Optimizar el uso
de la capacidad
instalada
Contar con
competencias
adecuadas
Básicos
Seguridad
Precio
Servicio
Ser la mejor opción para las
cadenas productivas del
suroeste de EUA y Sonora
Inversiones
Atraer
inversiones
privadas
Seleccionar
correctamente
inversiones en
alineación con los
objetivos estratégicos
Contar con
información
adecuada para la
toma de decisión
Relación puerto-ciudad
Competitividad
Diseñar propuestas
de servicios de acuerdo
a las oportunidades
de negocio
Diferenciador
Ubicación
Conectividad
Opción única
Rendimiento
Atención al cliente
Soluciones integrales
Asesoría técnica
Reforzar la
excelencia
comercial
Mejorar la imagen
del puerto en la
comunidad
Es el nivel de
desempeño esperado
Innovar
esquemas
operativos
Asegurar
la disponibilidad
de enlaces
multimodales
Disponer de
sistemas
suficientes para el
desarrollo portuario
Coordinar la
relación entre
involucrados
Crear una cultura
orientada al cliente
Alinear los
programas de
desarrollo
Redefinir el modelo
de organización de
acuerdo a los
objetivos estratégicos
Iniciativas
Iniciativas
estratégicas
estratégicas
Son los proyectos a
desarrollar para
lograr el nivel de
desempeño esperado
El Balanced Scorecard convierte la estrategia en un sistema
integral basado en las relaciones de causa-efecto
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Propósito de las Iniciativas
Las Iniciativas son Definidas para Ayudar a Cerrar la Brecha de Desempeño
OBJETIVO
Mejorar Cumplimiento
de Órdenes
Los objetivos articulan los
componentes de nuestra estrategia
Indicador
Meta
Tiempo de
orden a
embarco
Tiempo (horas)
INDICADOR / META
18
brecha
12
12 horas
Actual
Meta
Indicadores y metas dan seguimiento al progreso hacia
el logro y comunicación de la intención del objetivo.
Iniciativa
Implementar un
sistema
automático de
administración de
órdenes y
capacitar a la
gente en el ’05.
Las iniciativas ayudan a cerrar la brecha
entre el desempeño actual y el deseado
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Criterios para la Definición de Iniciativas
Una “buena” iniciativa estratégica debe tener:
Responsabilidad en el Equipo de Liderazgo.
Fechas de inicio y término claramente definidas, e hitos de
progreso.
Entregables claramente definidos.
Un presupuesto.
Asignación de recursos comprometidos (e.g., horas hombre).
Una iniciativa no es:
Negocios normales del día a día.
Por ejemplo: “Alcanzar las ventas del trimestre”; “Acuerdo de
mantenimiento preventivo”; “Implementar mejora de Seguridad del
Firewall”.
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Proceso para Ordenar Iniciativas
Proyectos de
calidad,
actividades, etc.
Proyectos de
Mercadotecnia,
actividades, etc.
Proyectos de
Desarrollo,
actividades, etc.
Proyectos
corporativos,
actividades, etc.
Reunir todas las iniciativas
Mapear las iniciativas a los
objetivos estratégicos
Establecer criterios de
racionalización
Ordenar iniciativas para
asignar $$$ disponibles
Resultado: Lista breve de iniciativas estratégicas alineadas
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Valor económico agregado
Financiera
Productor con el menor costo
Seleccionar a los ganadores
globales
Crear nueva demanda
Cliente
2 iniciativas
sin impacto
en objetivos
Habilidades estratégicas
Comunicaciones globales
Implementación de recompensas
Sistemas expertos
ISO 90002
Mejora de instalaciones de prod.
Mejora de rendimientos
Mejora de retrabajo y mermas
Alineación de TI
Rediseño de las instalaciones
Comunicar Visión
Desarrollo y cascadeo del BSC
ABM
Implementación de SCOP
Mejoras de TI en cadena de valor
Asociaciones estratégicas
Programa de atención al cliente
Instalaciones de SV
Reformulación
Identificación de causas raíz
Identificar necesidades de calidad
Ganancias y Pérdidas
Relaciones con ganadores
Mercados emergentes
Objetivos Estrat.
Rediseño del abastecimiento
Perspectiva
Iniciativas Actuales
Ejemplo de Mapeo de Iniciativas
Sin iniciativas
en la
perspectiva
financiera
Desempeño del precio
Profundizar relación
Integrar y alinear recursos
Interna
Desarrollo de ventas y
clientes
Desarrollo concentrado de
tecnología
Manufactura perfecta
9 iniciativas
para un
objetivo
Administración de la gente y
el cambio
Aprendizaje
y
Crecimiento
Competencias estratégicas
Desempeño individual y de
equipo
Cultura sensible al cliente
Sin iniciativas
para este
objetivo
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Proceso para Priorizar Iniciativas Estratégicas:
1
2
3
4
Crear criterios (peso y calificación) a ser usados en la evaluación de
iniciativas estratégicas.
Crear un formato común (caso de negocio) para revisar las
iniciativas estratégicas y su orden de importancia .
Evaluar y priorizar iniciativas estratégicas usando los criterios
establecidos.
Priorizar iniciativas con el equipo.
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Beneficios del Proceso:
Alinea la asignación de recursos con la estrategia
Identifica brechas en la implementación de la estrategia
Aclara las responsabilidades
Permite la implementación de iniciativas del Balanced
Scorecard
Integración al proceso de elaboración del presupuesto
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Organizando las Iniciativas Relacionamos la Estrategia de Largo Plazo
con la Parte Táctica de la Planeación y el Presupuesto
Programa de Alianzas Estratégicas
Patrocinador ejecutivo: Juan Pérez
Duración del proyecto: Enero – Agosto
Agosto
Objetivos
Financiera
Incrementar
Ventas por
Tienda
Cliente
Calzado
Interna
Desarrollar
Capacidades de
Administración de
Línea
Crecimiento de
Ventas y
Rentabilidad
Ampliar Línea de
Productos Bajo la
Marca
Ropa
deportiva
Retener
Personas Clave
en las Líneas
Subcontratar
Manufactura
Aprendizaje y
Crecimiento
Recursos asignados:
Construir
Infraestructura de
Logística de
Zapatos
Reclutar Talento
de Diseño y
Promoción
Retener
Talento de
Diseño
Desarrollar
Manufactura de
Spandex
Beneficios
Esperados
Costo
Total
5 personas medio tiempo
time
5 x $1,500
$1500 ==$9500
$9,500
Año 1
Q1
Q2
$9.5k
9,500
$9.5k
9,500
Capital
Ingresos
Ingreso
Flujo
Total
Acumulado
$80K
($9.5k) $61k
Q3
Año 2
Q4
Q1
Q5
Q2
Q3
$9.5k
10,500 $12k
12,000 $9.5k
9,500
$9.5k
9,500
$8k
8,000
50,000
$50k
20,000
$20k
$95K
$50.5k ($11.5k) $74k
Q4
$100K
$44.5k $136.5k
Impacto en Tema Estratégico
Impacto en Objetivo y Tema Estratégicos
Desarrollar habilidad cubrir el 70% de las necesidades
de producto internamente para Q1.
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Pregunta para Discusión
¿Puede usted identificar
barreras potenciales para
hacer el inventario, mapeo
o priorizar iniciativas?
Page 33
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Obstáculos Típicos para el Inventario, Mapeo
y Priorización de Iniciativas:
Puede ser difícil recolectar las iniciativas.
El priorizar de manera insuficiente genera muchas
iniciativas con poco o ningún enfoque en objetivos.
No se entiende el impacto o dependencia entre iniciativas
y los objetivos que apoyan.
Políticas organizacionales.
Ansiedad natural con respecto a “recortes”.
Financiera
Mapa
API XXX del Mapa Estratégico
Construcción
F1
F2
F4
F3
Clientes
C1
C4
Propuesta de Valor
C2
C3
Inversiones
Procesos Internos
Eficiencia Operativa
P1
.
Relación Puerto-Ciudad
Competitividad
.
P5
P7
P9
P2
P3
P10
P8
P6
P4
Sistemas
AyC
Personas
A1
A2
Organización
A3
A4
Inventario,
Mapeo y Scorecard
Priorización de las Iniciativas
>>>Executing
the Balanced
Aprendizaje
y Crecimiento
Interna
Clientes Financiera
Objetivos
Indicadore
• Solvencia para inversión
Metas
03
04
05
Iniciativas
Iniciativas
– Plantilla de Iniciativas
>>>Executing
the Estratégicas
Balanced Scorecard
Nombre de la Iniciativa
01
N°
Descripción
Responsable de la Iniciativa
Duración estimada
Inicio
Recursos estimados
Departamentos
involucrados
Objetivos en que impacta la iniciativa
N°
Actividades clave
1
Actividad 1
2
Actividad 2
3
Actividad 3
4
Actividad 4
5
Actividad 5
Fin
Logros esperados por la iniciativa
Inicio
Fin
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Resumen
Este Módulo describe y discute los siguientes conceptos:
•
Las iniciativas son “proyectos de intervención” ligados a objetivos.
•
Las iniciativas contribuyen a la habilidad de la organización para
cerrar las brechas de desempeño.
•
Las iniciativas tienen un líder, presupuesto, plan de proyecto,
recursos, entregables y cronograma.
Inventario, Mapeo y Priorización de las Iniciativas
Próximos Pasos
•
Identificar las iniciativas estratégicas a través de las entrevistas.
Financiera
Mapa
API XXX del Mapa Estratégico
Construcción
F1
F2
F4
F3
Clientes
C1
C4
Propuesta de Valor
C2
C3
Inversiones
Procesos Internos
Eficiencia Operativa
Enfoque para la definición de
iniciativas estratégicas
P1
.
Relación Puerto-Ciudad
Competitividad
.
P5
P7
P9
P2
P3
P10
P8
P6
P4
Sistemas
AyC
Personas
A1
A2
Organización
A3
A4
>>>Executing the Balanced Scorecard
La Clave del Éxito es hacer de la estrategia el
Trabajo Diario de Todos, alineando el
Desempeño Individual al cumplimiento de
la Estrategia Organizacional