“El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar

“El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar, parametrizar y poner en funcionamiento el Sistema de
Gestión Documental en la Entidad, previa elaboración de sus TRD (Tablas de Retención Documental), organización de su
documentación de archivo de gestión y central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su
funcionalidad.”
BOGOTÁ D.C., AGOSTO DE 2012.
El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar, parametrizar y
poner en funcionamiento el Sistema de Gestión Documental en la Entidad, previa
elaboración de sus TRD, organización de su documentación de archivo de gestión y
central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su
funcionalidad
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA
CONTRATACIÓN
Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación,
construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía
presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Según el Decreto 4819 de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos,
ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y
reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos,
de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas,
rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se
requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos,
tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas
económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.
Que en la actualidad la administración y gestión de los documentos que ingresan o salen de la Entidad corresponden a un
sistema simple de registro manual de la correspondencia.
Que de acuerdo con el incremento de la gestión administrativa del Fondo Adaptación, se requiere el manejo no sólo de la
documentación administrativa propiamente dicha, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además se requiere
el control de los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, la captura de información desde bases de
datos de producción, y otros que deben enlazarse con los contenidos de archivos, bibliotecas, centros de documentación que
permitan realizar búsquedas y recuperar información en cualquier lugar.
Que el desarrollo de la gestión documental está directamente relacionado con los procesos corporativos de las
organizaciones. Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las áreas y las
Entidades y se constituyen en elementos probatorios en aquellos casos donde se presenten eventos que alteran el normal
desarrollo de los procesos internos y externos de la organización. Además el alto volumen de información que está recibiendo
el Fondo Adaptación hace necesario la implantación de soluciones que estén a tono con el desarrollo tecnológico.
Que los objetivos más importantes de un servicio de información y documentación son analizar, diseñar y desarrollar
sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información, lo
cual requiere de un marco metodológico, que permita la gestión segura y eficiente de la información y la documentación que
se genera a lo largo del proceso de gestión documental.
Que esta gestión tiene que: a) ser sistemática y susceptible de automatización, b) basarse en los principios derivados de la
Ciencia de la Documentación, c) permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y d) adoptar las nuevas Tecnologías de la
Información.
Que estos proyectos de desarrollo de un producto documental, conllevan, en primer lugar, una serie de operaciones que
tienen unas características diferentes de las que se presentan en las actividades de la explotación habitual y, en segundo
lugar, generan constantemente a lo largo de su desarrollo, una cantidad importante de información y documentación, que
exige un método riguroso para su producción y control.
Que para el aprovechamiento del aprendizaje en este sentido, el Fondo Adaptación solicitó apoyo a la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios, Entidad que lleva largos años de experiencia en la implementación del Sistema de Gestión
Documental ORFEO.
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Que mediante radicado 1176 de fecha 06 de junio de 2012, la Superintendencia de Servicios Públicos indicó al Fondo
Adaptación que “1. El sistema de Gestión Documental ORFEO fue licenciado bajo licencia GNU/GPL (General Public
License), que permite a cualquier entidad o empresa hacer uso de la herramienta, estudiarla, modificarla y re-distribuirla
simplemente reconociendo que ésta nació en Colombia, en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y que
cualquier modificación que se le haga quedará automáticamente licenciada bajo la misma licencia GPL. En consecuencia
para su uso no es necesario realizar la suscripción de un convenio interadministrativo. 2. El Fondo Adaptación puede realizar
un acercamiento al sistema ORFEO a través de la información que se encuentra publicada en Internet, donde se pueden
ubicar diferentes versiones del software…(….) por otra parte las Entidades Públicas tienen entre otras las siguientes opciones
para la instalación e implementación del Sistema Orfeo…(…) 2.contratar los servicios de un tercero..”
Que consecuente con todo lo anteriormente anotado y teniendo en cuenta que el sistema de correspondencia que
actualmente maneja el Fondo Adaptación tiene como fundamento principal ofrecer a los clientes externos e internos una
información eficiente sobre los trámites que realicen ante la organización, a través de documentos escritos: oficios,
memorandos, medios electrónicos, objetivo que en la práctica diaria es imposible de cumplir como se viene realizando en la
actualidad, se requiere la contratación de un tercero (Persona Natural o Persona Jurídica) que apoye la implementación del
Sistema de Información ORFEO a las necesidades institucionales, aprovechando la sinergia con la experiencia de la
Superintendencia de Servicios Públicos domiciliarios.
Que teniendo presente los requerimientos que en esta materia se dan por diferentes dependencias de la entidad, se concluye
la necesidad inaplazable de buscar la forma de implementar un sistema de información integral que permita registrar los
datos de todos los servicios solicitados a nivel nacional y hacer el respectivo seguimiento y control hasta la culminación del
servicio dentro de los términos de ley; generando la información estadística respecto de las peticiones, quejas y reclamos
recibidas y tramitadas y ajustando los procedimientos a las tablas de retención documental de acuerdo con las normas
establecidas por el Archivo General de la Nación, cuyo componente es básico en la implementación del sistema de gestión
de la calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003 y en concordancia con el modelo estándar de
control interno MECI siendo uno de los propósitos de éste, mejorar el desempeño institucional.
b. Justificación de la necesidad:
Con el fin de implementar el sistema de gestión documental, el Fondo Adaptación considera que Orfeo es una eficiente
herramienta tecnológica, toda vez que, es un sistema que permite digitalizar, indexar, clasificar y almacenar los documentos
que se producen o reciben en una organización y registrar su trazabilidad con el fin de permitir el control total de su ciclo de
vida.
Como antecedentes históricos de la implementación de Orfeo en Entidades Publicas, se conoce que este sistema surgió
como solución a un problema específico en la Superintendencia de Servicios Públicos, así, con el tiempo se demostraría que
ese problema es una constante en la mayoría de las organizaciones tanto públicas como privadas de nuestro país, y se ha
evidenciado que con Orfeo es posible suplir esas necesidades en cuanto a producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de sus documentos, gracias a que fue diseñado con base en las
políticas establecidas por la normatividad archivística, y además permite la posibilidad de adaptarse a las necesidades que
surgen al interior de cada Entidad
La implementación del sistema Orfeo específicamente en el Fondo Adaptación se debe basar en la una solución a la
necesidad identificada sobre la gestión de los documentos y teniendo en cuenta la siguiente información específica de la
organización
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA ORGANIZACIÓN
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funcionalidad
Ubicación :
Bogotá
Sucursales:
Una
Dirección:
Centralizada
Áreas de Trabajo:
10
Colaboradores:
87
Usuarios Potenciales:
87
Área de Gestión Documental:
No
Plan de Gestión Documental:
No
Clasificación Documental:
No
Unidades de Correspondencia:
Una
Red Computacional:
No
Solo Internet
Equipos de Computo:
Si
Uno por usuario
Por lo cual, son varios los elementos que justifican la realización de este proyecto, así:

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
Es una solución acorde con las últimas tecnologías y que por su tipo de licenciamiento y las condiciones de su
mantenimiento, garantizan una reducción de costos a corto, mediano y largo plazo para la organización.
Oportunidad de Gestión
Cultura Organizacional: Control de Tareas
Control de Información: Centralización de datos, control de tareas, indicadores de gestión
Actualidad de Proceso: Base de datos, depuración de procedimientos
Aprovechamiento de Recursos: Disminución de insumos de gestión documental
Genera un aporte representativo y cuantificable en el tiempo, al mejoramiento de la cultura y el clima organizacional
del FONDO.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y SUS ESPECIFICACIONES.
2.1 Objeto: El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar, parametrizar y poner en funcionamiento el
Sistema de Gestión Documental en la Entidad, previa elaboración de sus TRD (Tablas de Retención Documental),
organización de su documentación de archivo de gestión y central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio
de soporte a su funcionalidad.
2.2 OBLIGACIONES DE LAS PARTES:
2.2.1 Obligaciones del Contratista:
El contratista en el desarrollo de su objeto contractual, se compromete a realizar las siguientes actividades durante la
ejecución de cada etapa:
1. Realizara las siguientes actividades, en ejecución de las etapas definidas en la propuesta, así:
Etapa I-Organización:

Es indispensable programar reuniones y establecer métodos de comunicación efectivos que optimicen y
faciliten la gestión de investigación del equipo de EL CONTRATISTA
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elaboración de sus TRD, organización de su documentación de archivo de gestión y
central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su
funcionalidad


Los trabajos de organización e inventario se harán sobre la base de 60 metros lineales de documentación. En
caso de existir mas de los mencionados 60 metros lineales de documentación, el trabajo adicional sobre
metro lineal tendrá un costo adicional de conformidad con la propuesta presentada por el CONTRATISTA
Para la especificación de políticas y lineamientos se requiere como mínimo la participación de las áreas de
Gestión de Documental, Informática y Planeación (en su defecto el área homóloga encargada de la función
de Organización y Métodos)
Cumplimiento de requerimientos Técnicos Documentales

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

Se tendrá como insumo para el desarrollo de las actividades de Organización Documental la Guía de
Implementación de Proyectos de Gestión Documental, documento que hace parte de los lineamientos del Archivo
General de la Nación para proyectos de este tipo.
Se aplicarán las directrices del Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación, las
normas que lo modifiquen y demás normatividad que rige la materia, en la elaboración de las Tablas de Retención
Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
De acuerdo al diagnóstico y evaluación de los temas misionales y administrativos, se presentarán al supervisor los
requerimientos que se llegasen a necesitar por EL FONDO para la implementación de la solución integral de Gestión
documental y de contenido.
Se aplicarán las directrices del Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 del Archivo General de la Nación, las normas
que lo modifiquen y demás normatividad que rige la materia, por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se
regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos
(Ley 594 de 2000).
Se aplicarán los mandatos de la directiva presidencial 04 de 2012 que se anexa al presente documento y políticas
de Gobierno en línea.
Cumplimiento de requerimientos para la Organización Física del Archivo

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
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

Se preparará físicamente la información y los documentos a organizar.
Se realizará inventario documental inicial
Se realizará la depuración de los documentos
Se organizarán los documentos aplicando las Tablas de Retención Documental (TDR) elaboradas.
Se llevará a cabo el respectivo almacenamiento en sitio (en EL FONDO) acorde con las políticas establecidas y el
espacio designado para ello.
Se entregará el Inventario documental inicial depurado.
Etapa II - Análisis




Se identificarán y ajustarán algunos procedimientos de administración documental que se llevarán a cabo con apoyo
del sistema.
No será labor de EL CONTRATISTA documentar procedimientos nuevos ni modificaciones a otros existentes, de tipo
misional o de apoyo de EL FONDO distintos a los relacionados con los procesos básicos que componen la gestión
documental.
El alcance de la obligación del equipo de trabajo designado por EL CONTRATISTA está enmarcado por actividades
mediante las cuales asesorará y sugerirá a la entidad, métodos y buenas prácticas para la definición o ajuste de los
procedimientos establecidos para recibir, registrar, distribuir, almacenar y recuperar documentos por medio de Orfeo.
De manera permanente se requiere la comunicación con las áreas de Gestión Documental y de Tecnología de EL
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central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su
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

FONDO
Se requiere del apoyo continuo de los grupos directivos de la entidad.
En esta etapa se afinarán detalles de planeación de algunas actividades de etapas posteriores.
Etapa III- Socialización del Proyecto



Se llevarán a cabo en esta etapa una serie de reuniones y presentaciones con los directivos y todos los funcionarios
o contratistas que serán usuarios finales del sistema.
La organización de las sesiones de sensibilización, la citación del personal que deba asistir a cada una, la logística y
el apoyo tecnológico serán responsabilidad de EL FONDO
EL CONTRATISTA preparará los temas de cada sesión acorde con el perfil de las personas que asistirán e incluirá
dentro de las conferencias a dictar, un espacio importante de análisis sobre sobre la reacción al cambio.
Etapa IV- Instalación del aplicativo
 EL CONTRATISTA instalará la última versión estable propuesta por la comunidad de Orfeo GPL.
 En caso de requerirse ajustes personalizados, se calculará su costo en tiempo y previa aprobación de ejecución por
parte de EL FONDO se llevará a acabo la escritura de nuevo código y se descontará el mencionado tiempo de las
horas disponibles en la bolsa de horas contratada.
 Los componentes Cliente que requiere el sistema, deberán estar debidamente configurados en los equipos de los
usuarios finales de Orfeo tales como: navegador, fuente de código de barras, procesador de texto, plugins ODF; así
como las configuraciones propias de acceso y seguridad de dichas máquinas, será responsabilidad del área
encargada de mantenimiento de la plataforma tecnológica.
 Orfeo usará una conexión al motor de Base Datos Postgre SQL.
Etapa V- Configuración y parametrización del aplicativo


EL FONDO suministrará dentro del término establecido de común acuerdo, la información insumo necesaria para la
puesta en producción del sistema.
Se hará el cargue de los datos obligatorios y de aquellos que reflejan la base de las Reglas de Negocio de la entidad
como por ejemplo las Tablas de Retención Documental, la distribución jerárquica de las Dependencias y los perfiles
de Usuario.
Cumplimiento de requerimientos Técnicos y Tecnológicos TIC`s
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



Orfeo generará las trazas mínimas de las operaciones más relevantes con los documentos y con los contenidos, las
cuales permitirán realizar los procesos suficientes de una auditoría.
Orfeo permitirá consultar las diferentes trazas generadas sobre las operaciones con los documentos.
Orfeo permitirá la generación de reportes de las trazas de auditoría que se generen.
EL CONTRATISTA garantiza que los datos e información de EL FONDO residentes en las bases de datos y en la
aplicación, solo podrá ser accesada por los usuarios definidos por la entidad apoyados en las condiciones de
seguridad y confidencialidad que brinda Orfeo.
Orfeo permite la configuración de notificaciones o alarmas, de acuerdo a eventos configurados sobre las etapas del
ciclo de vida de los documentos.
Se utilizará el formato .PDF como resultado del proceso de digitalización de los documentos que ingresen a la
entidad.
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Etapa VI- Pruebas y ajustes

Se ejecutará un plan de pruebas de manera conjunta con EL FONDO, para lo cual se debe disponer de personal que
acompañe a EL CONTRATISTA en el desarrollo de esta tarea.
Etapa VII- Implementación y ajuste de sistema piloto


Este piloto sirve de base para la ejecución del Plan de Capacitación, lo que permite que en el mismo se incluyan
temas propios de procedimientos específicos de la gestión de los documentos.
EL CONTRATISTA brindará asesoría para que con base en la normatividad vigente emitida por el Archivo General
de la Nación, se establezcan las reglas de negocio fundamentales requeridas para el cumplimiento del Programa de
Gestión Documental de EL FONDO
Cumplimiento de requerimientos Técnicos y Tecnológicos TIC`s
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Orfeo cuenta con un módulo de administración (panel de control) para la creación y administración de usuarios.
Orfeo se configurará bajo características que permitan la conexión de manera segura (https).
Orfeo cumplirá la condición que permite que los equipos cliente se conecten mediante el uso de un navegador
(browser) de internet, sin requerir software adicional especial instalado..
Orfeo permitirá la generación de estadísticas de cada uno de los módulos.
Orfeo permitirá la inclusión de los formatos estándares que existan MS-OFFICE, Imágenes (JPEG, TIFF), ADOBE
PDF, ARCHIVOS MULTIMEDIA (VIDEO, AUDIO), Archivos de OpenOffice y formato de Texto (CDV, Txt, XML).
Orfeo permitirá la parametrización de flujos de trabajo básicos(workflow).
Orfeo podrá establecer niveles de autorización a los diferentes módulos.
Orfeo proporcionará al usuario final ayudas en línea mediante un manual y/o documentación referencial.
Orfeo permite la integración con el correo electrónico, con el fin de generar notificaciones, alertas y reportes.
Orfeo permitirá la realización de consultas mediante un motor de búsqueda textual sobre el contenido de los
registros indexados en la base de datos, mas no en el contenido documental.
Etapa VIII- Capacitación
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
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
Se llevarán a cabo específicamente nueve (9) sesiones de capacitación para grupos de hasta DIEZ (10) personas
cada una, con el fin de transmitir el conocimiento de acuerdo a los perfiles establecidos, a un máximo de NOVENTA
(90) usuarios finales.
No todos los usuarios reciben el mismo tipo de capacitación y los temas a ver en cada sesión dependen de esa
condición.
EL CONTRATISTA garantiza que cada usuario recibirá el conocimiento necesario de acuerdo a su rol dentro del área
a la que pertenece para manejar de manera autónoma la herramienta una vez sea capacitado y que se verán todos
los temas tanto de Instalación, Mantenimiento básico y Administración como de Manejo de Funcionalidades
específicas y Administración del Sistema.
EL CONTRATISTA preparará y presentará para aprobación de EL FONDO, un Plan de Capacitación que incluirá los
temas de cada sesión acorde con la mencionada segmentación de la población de usuarios finales y retomará el
tema de reacción al cambio en un espacio de cada sesión.
La organización de las sesiones de capacitación, la citación del personal que deba asistir a cada una, la logística y el
apoyo tecnológico serán responsabilidad de EL FONDO
EL FONDO proporcionará el espacio adecuado para llevar a cabo la transmisión del conocimiento sobre la
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
herramienta de manera cómoda y adecuada.
En caso de no tener EL FONDO una sala de capacitación, es importante que desde este momento se considere la
adecuación de un lugar que cumpla con las condiciones propias para la realización de actividades de tipo académico
en modo práctico, con puestos de trabajo (mesas, sillas y equipos de cómputo) por usuario a capacitar en cada
sesión. Es decir se requiere una sala con DIEZ (10) puestos habilitados para la ejecución de los talleres de
capacitación. EL CONTRATISTA puede asesorar a EL FONDO con base en su experiencia en otras entidades, para
la consecución de un espacio fuera de la entidad o montar (proveer los equipos de cómputo configurados
adecuadamente y en red) una sala de capacitación temporal en un espacio proporcionado por la entidad.
Etapa IX- Puesta en producción


EL CONTRATISTA ejecutará un plan de puesta en producción el cual tiene como objetivo la ejecución de las
actividades requeridas para poner a disposición de los usuarios finales, las diferentes funcionalidades del sistema y
de acompañamiento a los mismos para su buen uso.
Esta actividad deberá ser previamente socializada y la entidad deberá alistar los recursos necesarios para brindar el
apoyo adecuado a los usuarios del sistema.
Cumplimiento de requerimientos Técnicos y Tecnológicos TIC`s

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
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
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
EL CONTRATISTA certifica que la infraestructura que soporta el sistema Orfeo cumple con las condiciones que
brindan seguridad perimetral garantizando un esquema de seguridad a la integridad, confidencialidad y
disponibilidad de la información y datos de EL FONDO
EL CONTRATISTA informará el procedimiento de copia de respaldo (backup) que se ejecutará y con qué
periodicidad se llevará a cabo. El procedimiento inicial propuesto y que se someterá a evaluación y aprobación
corresponde a la generación de copias de respaldo diarias realizadas en periodos de tiempo no influyentes en el
desempeño de la funcionalidad del aplicativo, sobre la Base de Datos y sobre el sistema de archivos que aloja la
bodega de imágenes y documentos relacionados con la gestión cotidiana.
EL CONTRATISTA generará y entregará copia de respaldo (backup) en medios ópticos (CD, DVD, BLUE RAY) de
los datos e información correspondiente cada dos (2) meses.
EL CONTRATISTA garantiza que al terminar el contrato todos los documentos, originales, digitales, archivos y
demás, como también las reglas de negocio y esquemas de indización, serán entregadas y transferidas al Fondo.
Orfeo brindará el acceso hasta 100 usuarios de manera concurrente.
Orfeo tendrá una disponibilidad mínima del 99,6 %.
Orfeo estará disponible 7 X 24 X 365.
o Orfeo estará en su máxima disponibilidad en el horario, lunes a viernes de 7:00 AM 6:00 PM.
Etapa X- Soporte funcional y técnico
Servicio de Soporte Funcional
 El servicio será prestado por personal experto en la funcionalidad de Orfeo que cumplirá las siguientes funciones:
o Clasificar y registrar en un medio que permita el seguimiento a la trazabilidad del servicio de atención y de
acuerdo a criterios de prioridad y complejidad, las solicitudes de los usuarios.
o Atender al usuario que hace la solicitud para dar explicación sobre el correcto uso de la herramienta o
responder a las inquietudes de tipo funcional que el usuario pueda presentar.
o Capacitar a usuarios nuevos en diferentes funcionalidades de Orfeo requeridas, previa programación
establecida por la Jefatura de Informática.
o Escalar a una instancia de nivel superior en orden de idoneidad sobre la herramienta, aquellas solicitudes
de usuario que por no ser de tipo funcional requieren ser atendidas por el grupo de soporte.
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

La cantidad de personas designadas por EL CONTRATISTA para este proyecto corresponde a las relacionadas en la
tabla especificada en el ítem “3.5. Recursos Humanos”.
La disponibilidad del personal será de Ocho (8) horas diarias (Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. que incluyen
una hora de almuerzo.
Servicio de Soporte Técnico
 EL CONTRATISTA cuenta con la capacidad de soporte con una atención de corrección de fallas en dos (2) niveles,
de acuerdo al nivel de falla.
 EL CONTRATISTA indicará el canal de comunicación y/o una línea de atención telefónica en la cual reciba los
diferentes servicios.
 EL CONTRATISTA posee un sistema de información de soporte (helpdesk) en el cual se realiza la gestión de los
diferentes incidentes.
 EL CONTRATISTA entregará un informe mensual sobre las estadísticas de servicio de soporte. Dicho informe
tendrá como mínimo la siguiente información: la fecha de generación del informe, el número del servicio o ticket, el
detalle de la solicitud, el solicitante, la fecha y hora de solicitud, el responsable de la atención, la fecha de atención y
el estado del servicio a la fecha de generación.
 EL CONTRATISTA se obliga a informar al supervisor del contrato las fallas, cambios y modificaciones que ocurran
con la solución integral de Gestión Documental.
 El servicio técnico se prestará como mínimo en el horario: lunes a viernes de 7:00 AM 6:00 PM.
o La línea de atención telefónica para soporte estará en funcionamiento en el horario de lunes a viernes de
7:00 AM – 6:00 PM.
2. Implementar el sistema ORFEO con las siguiente Características funcionales
Módulo de Gestión
Posee una Interfaz gráfica para ambiente Web amigable e intuitiva parecida a la interfaz de un servicio de correo electrónico.
Su Interfaz de Gestión permite llevar a cabo operaciones de trámite de los documentos tales como Ordenar, Tipificar de
acuerdo a la TRD, Revisar su imágen, Agendar tareas, Modificar registros, Mover entre carpetas, Reasignar o Enviar copias
a otros usuarios, Devolver, Solicitar Vo.Bo., Archivar, Solicitar anulación y Generar respuestas a documentos o generar
nuevos documentos mediante la interacción con el procesador de textos que use la entidad (WRITER de Open Office, WORD
de Microsoft).
Módulo de Administración
Tiene un Módulo de Administración mediante el cual se pueden crear y parametrizar los diferentes perfiles de usuario y áreas
o grupos de trabajo (Dependencias), configurar niveles de seguridad, repositorios de contactos, tablas de datos de modelo
de datos básico, modos de envío de correspondencia, tarifas, canales de distribución, entre otros.
Módulo de Administración de Tablas de Retención Documental
Tiene un Módulo Administrador de Clasificación Documental (TRD) por medio del cual se pueden crear Crear y Administrar
las Series, Subseries y Tipos Documentales mediante una matriz relación que además permite alimentar información sobre
los términos en que deben ser tramitado cada tipo documental relacionado.
Módulo de Digitalización
Mediante un Módulo de Digitalización de documentos genera imágenes de los documentos físicos en formato .tiff permitiendo
el almacenamiento y visualización de varias imágenes en un mismo archivo.
Módulo de Radicación
Por medio de su funcionalidad de Radicación de documentos parametrizable permite el registro individual de cada uno de los
documentos producidos o recibidos por la organización. Es posible configurar esta funcionalidad para que el sistema maneje
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funcionalidad
números de radicado dependiendo del tipo de radicación que se realice. (entrada, salida, resoluciones, memorandos, etc.)
Módulo de Expedientes
Permite la Creación y Administración de Expedientes Virtuales brindando la posibilidad de tener un archivo virtual paralelo a
uno físico haciendo mas fácil la localización de documentos agrupados por temas o criterios específicos (p.ej. “Contratos”,
“Contribuciones”, “Procesos jurídicos”, “Clientes”, “Proveedores”, “Investigaciones”, “Subsidios”, etc...) que la organización
decide como implementar cumpliendo además con las normas pertinentes.
Módulo de Reportes y Estadísticas
Su Módulo de Consultas permite la recuperación de Documentos o Expedientes con base en la selección de criterios o
establecimientos de filtros de búsqueda (por fechas, usuarios, dependencias, tipos de documentos, etc.) o simplemente por
un conjunto de palabras existentes en sus registros.
Módulo de Flujos de Trabajo
Tiene un Módulo de Estadísticas por medio del cual se pueden generar reportes de gestión muy prácticos al momento de
ejercer seguimiento y control sobre la trazabilidad de trámites específicos.
Módulo de Archivo
Como apoyo al control de actividades, la organización puede parametrizar Flujos de Trabajo sencillos que obliguen al
cumplimiento de ciertas condiciones durante el trámite de un documento. Se debe entender que Orfeo es un Sistema de
gestión Documental y nunca se ha pretendido que cumpla funciones de un administrador de procesos. Por lo anterior
este módulo busca brindar soluciones a la necesidad de automatizar conjuntos de actividades consecuentes y en un primer
nivel de flujo de trabajo. No permite la parametrización de múltiples condiciones en un mismo nodo de la ruta crítica del flujo.
Módulo de Préstamos
Posee un Módulo de Archivo que permite registrar el estado de aquellos documentos que ya han sido tramitados así como la
ubicación topográfica (Caja, Entrepaño, Estante, etc...)
Módulo de Envíos
Por medio de su Módulo de Préstamos se pueden registrar las solicitudes de préstamo de documentos y hacer el
reguimiento a su estado con control de tiempos.
Auditoría Histórica
Almacena el Registro Histórico de todas las transacciones que se lleven a cabo con los Documentos y/ Expedientes.
Publicación Web
Por medio de la publicación en internet del servidor Web que lo aloja, los usuarios del sistema pueden tener acceso remoto
desde cualquier punto geográfico distinto al de su lugar de trabajo en donde se tenga conexión a la gran red.
3. Prestación del servicio en la Nube, de la siguiente manera:
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El servicio de Hosting debe ser de Alta disponibilidad “HAD” “High Availability Hosting” está soportado por la tecnología
de Cloud Computing de Amazon “AWS”
El servicio de Administración de Servidores empoderado por Server Quo.
Debe garantiza que el FONDO mínimo durante un año, tendrá la disponibilidad de acceder al servicio de uso de toda la
funcionalidad del Sistema de Gestión Documental ORFEO en su versión mas estable, mediante ambiente WEB con tan
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El Fondo Adaptación, requiere contratar el servicio para configurar, parametrizar y
poner en funcionamiento el Sistema de Gestión Documental en la Entidad, previa
elaboración de sus TRD, organización de su documentación de archivo de gestión y
central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su
funcionalidad
solo requerir para su acceso de un navegador como Fire Fox, Chrome, Safari o Internet Explorer, entre otros, bajo las
siguientes condiciones.
• Acceso concurrente de máximo 100 usuarios.
• Transmisión (cargue y descargue) de 300 gigas mensuales.
• Atención de soportes de tipo técnico con base en los niveles de servicio de Amazon. (Tiempo de reacción máximo de
30 mins.)
• Los demás servicios propios de la funcionalidad del Sistema Orfeo definidos en la propuesta.
4. Recursos Humanos
Conformar un equipo de trabajo para la ejecución del proyecto con experiencia, idoneidad conocimiento específicos
para el desarrollo del objeto contractual asi:
Ca r g o
In g e n ie ro Se n io r
An a list a Ex p e rt o
An a list a Ex p e rt o
Té cn ico
Arch iv ist a
Ro l
Perf il y
E x p e r i e n c i a Ce r t i f i c a d a
Ca n t i d a d
Líd e r d e
Pro y e ct o
In g e n ie ro d e Sist e m a s De sa rro lla d o r co n e x p e rie n cia co m o Líd e r d e Pro y e ct o s y
e sp e cíf ica m e n t e co n e x p e rie n cia e n m a s d e
Cin co (5 ) a ñ o s e n Pro y e ct o s d e
Im p la n t a ció n y De sa rro llo d e ORFEO e n e n t id a d e s e st a t a le s.
1
An a list a / In st ru ct o r
Pro f e sio n a l e n In g e n ie ría d e Sist e m a s, Ad m in ist ra ció n o t ít u lo a f in co n e x p e rie n cia
co m o An a list a , Líd e r d e Pro y e ct o s y e sp e cíf ica m e n t e co n e x p e rie n cia e n m a s d e
Cin co (5 ) a ñ o s e n Pro y e ct o s d e Im p la n t a ció n d e ORFEO e n e n t id a d e s e st a t a le s.
1
In st ru ct o r
Pro f e sio n a l e n In g e n ie ría d e Sist e m a s, Ad m in ist ra ció n o t ít u lo a f in co n e x p e rie n cia
co m o In st ru ct o r, y e sp e cíf ica m e n t e co n e x p e rie n cia e n m a s d e
Do s (2 ) a ñ o s e n
Pro y e ct o s d e Im p la n t a ció n d e ORFEO e n e n t id a d e s e st a t a le s.
1
Té cn ico
So p o rt e
Té cn ico ,
Te cn ó lo g o
o
Est u d ia n t e
Un iv e rsit a rio
de
ca rre ra s
a f in e s
a
la
Ad m in ist ra ció n
o
In g e n ie ría
de
Sist e m a s
co n
e x p e rie n cia
en
So p o rt e
de
h e rra m ie n t a s in f o rm á t ica s ca p a cit a d o p a ra cu m p lir la f u n ció n Té cn ico d e So p o rt e
d e la Fu n cio n a lid a d d e ORFEO.
3
Co o rd in a d o r GD
Pro f e sio n a l e n Cie n cia s d e la In f o rm a ció n , Arch iv íst ica o t ít u lo a f in co n e x p e rie n cia
co m o Líd e r d e Pro y e ct o s d e Org a n iza ció n d e Ge st ió n Do cu m e n t a l e sp e cíf ica m e n t e
co n e x p e rie n cia e n m a s d e
Tre s (3 ) a ñ o s e n Pro y e ct o s d e Re la cio n a d o s co n
ORFEO.
1
Té cn ico ,
Te cn ó lo g o
o
Est u d ia n t e
Un iv e rsit a rio
de
ca rre ra s
a f in e s
a
la
Ad m in ist ra ció n o In g e n ie ría d e Sist e m a s co n Pro y e ct o s d e Org a n iza ció n d e Ge st ió n
Do cu m e n t a l.
4
5. G
a
rantizar que el personal del que dispone para cubrir los roles que se requiere en cada etapa del proyecto
corresponde a personal no solamente idóneo, sino que cuenta con la experiencia específica certificada en el
desarrollo de las actividades establecidas como necesarias para que se pueda cumplir de manera óptima y eficiente
el objetivo del proyecto.
Té cn ico
Té cn ico
Arch iv ist a
6. Disponibilidad
Establecer la disponibilidad de cada uno de los colaboradores de EL CONTRATISTA que conforman el personal que
participará en el desarrollo del proyecto, según su Rol será definido en el plan de trabajo específico de común
acuerdo establecido con EL FONDO y cada una de las etapas a realizar.
7. Cumplir a cabalidad con cada una de las actividades descritas en las etapas de ejecución, señaladas en el alcance
del objeto
8. Niveles De Servicio
El contratista se compromete a cumplir con lo niveles de servicio especificados en el siguiente cuadro
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Nivel d e
At en ció n
T iem p o d e
In icio d e la
Ge s t i ó n
D e s c ri p c i ó n
T iem p o
de
at en ció n
- Cu a n d o n o h a y a cce so a l sist e m a
Cr ít ico
- Cu a n d o lo s u su a r io s n o p u e d e n u t iliza r la s f u n cio n a lid a d e s
p r in cip a le s d e l sist e m a .
- Cu a n d o n o e s p o sib le
m e d ia n t e e l sist e m a .
Ma y o r
r e a liza r
a lg ú n
t r a b a jo
1 5 m in u t o s
2 hor as
1 5 m in u t o s
4 hor as
1 5 m in u t o s
8 hor as
1 5 m in u t o s
24 hor as
p r o d u ct iv o
· Cu a n d o e l sist e m a e st á o p e r a n d o p e r o co n r e st r iccio n e s.
- No se
e n cu e n t r a n d isp o n ib le s a lg u n a s f u n cio n e s o
co m p o n e n t e s d e la so lu ció n q u e g e n e r a n u n im p a ct o m ín im o
p a r a lo s u su a r io s.
Me n o r
· Cu a n d o la s lim it a cio n e s n o so n cr ít ica s p a r a la o p e r a ció n .
· El im p a ct o n o g e n e r a
n e ce sa r io r e so lv e r lo .
Co sm é t ico
un
r ie sg o
co n sid e r a b le ,
· Ma l f u n cio n a m ie n t o d e la in t e r f a z d e u su a r io , q u e n o
im p id e la co r r e ct a e je cu ció n d e l sist e m a .
per o
es
9. presentar la capacidad de soporte con una atención de corrección de fallas en dos (2) niveles, de acuerdo al nivel de
falla
10. Indicar una línea de atención telefónica en la cual reciba los diferentes servicios
11. Poseer un sistema de información de soporte (helpdesk) en el cual se debe realizar la gestión de los diferentes
incidentes. Se debe entregar un usuario y una clave al sistema, este usuario tendrá permisos de solo consulta, con
el fin de poder realizar el seguimiento a la gestión realizada.
12. Entregar un informe mensual sobre las estadísticas de servicio de soporte. Dicho informe debe tener como mínimo
la siguiente información: la fecha de generación del informe, el número del servicio o ticket, el detalle de la solicitud,
el solicitante, la fecha y hora de solicitud, el responsable de la atención, la fecha de atención y el estado del servicio
a la fecha de generación.
13. Informar al supervisor del contrato las fallas, cambios y modificaciones que ocurran con la solución integral de
Gestión Documental.
14. Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del orden de servicio y guardar la confidencialidad y reserva de la
información que posea como consecuencia de la ejecución de este.
15. Suscribir el acta de inicio de contrato.
16. De conformidad con lo establecido en la Leyes 789 y 1122, EL CONTRATISTA deberá cumplir con sus obligaciones
frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF), tanto
para la celebración del presente contrato como para cada uno de los pagos que EL FONDO efectúe a EL
CONTRATISTA, así como para la liquidación del presente contrato.
17. Cumplir con las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento y ejecución del presente
contrato.
2.3.2. OBLIGACIONES DEL FONDO: EL FONDO se obliga a:
1. Cancelar el valor total del contrato, de conformidad con la forma de pago estipulada en el mismo.
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Designar al supervisor del control de ejecución, quien estará en permanente contacto con EL CONTRATISTA,
para la coordinación de cualquier asunto que así lo requiera.
Suscribir la correspondiente Acta de recibo a satisfacción del contrato, previo el cumplimiento por parte del
contratista de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
Suscribir los demás documentos que sean necesarios y consecuentes, para la correcta prestación del servicio
contratado
Suministra la información suficiente para la implementación del sistema ORFEO
Prestar el apoyo técnico necesario para la implementación de sistema Orfeo
EL FONDO deberá administrar Piloto como versión de pruebas del Sistema y responder por su mantenimiento y
buen funcionamiento en términos de Administración de la plataforma tecnológica
Aprobar el plan de capacitación
Disponer de los recursos físicos suficientes para la prestación del servicio
2.4 Plazo de Ejecución: El Plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2012, contados a partir de la
suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única por parte de la Secretaria General y Expedición del
registro presupuestal
2.5 Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de conformidad con el estudio de mercado realizado asciende
a la suma de CIENTO OCHO MILLONES DE PESOS CUATROCIENTOS SETENTA Y SIETE MIL CUATROCIENTOS
PESOS M/CTE ($108.477.400) INCLUIDO IVA
Distribuidos de la siguiente manera:
COSTOS FIJOS: Los costos fijos del presente contrato, ascienden al valor CIENTO DOS MILLONES NOVECIENTOS
QUINCE MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE. ($102.915.200) INCLUIDO IVA
COSTOS VARIABLES: Los costos variables del presente contrato, ascienden al valor de CINCO MILLONES QUINIENTOS
SESENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE ($5.562.200) INCLUIDO IVA, correspondiente al número de horas de
servicios adicionales
Forma de Pago: Los cuales se cancelaran al contratista de la siguiente manera:
COSTOS FIJOS:
PRIMER DESEMBOLSO: Equivalente al veinte por ciento por ciento (20%) del valor correspondientes a costos fijos, una vez
se haya realizado un diagnostico para la Implementación de sistema Orfeo y se haya entregado el plan de trabajo, previo
visto bueno y aprobación del supervisor del contrato
CUATRO DESEMBOLSO MENSUALES: Los cuales de cancelará al contratista se pagará en cinco mensualidades
vencidas o fracción de mes según corresponda, equivalentes al dieciséis por ciento (16%) del valor del contrato, una vez se
haya entregado el informe de actividades, previo visto bueno y aprobación del supervisor del contrato
QUINTO DESEMBOLSO: Equivalente al dieciséis por ciento por ciento (16%) del valor correspondientes a costos fijos, una
vez se haya finalizado en objeto contractual de la Implementación de sistema Orfeo, entrega del informe de actividades,
previo visto bueno y aprobación del supervisor del contrato
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COSTOS VARIABLES
Equivalentes al número de horas adicionales del servicio, los cuales se cancelaran al contratista una vez el Fondo requiera
este servicio, entrega del informe de actividades del servicio adicional, previo visto bueno del supervisor.
2.6 Lugar de ejecución: El lugar de Ejecución del contrato será Bogotá D.C.
2.7 Supervisión: La Supervisión del contrato estará a cargo de la Asesora III Administrativa y Financiera de la Secretaria
General, o por la persona que la Secretaria General delegue, quien ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del contrato, con
sujeción a lo establecido en la Constitución y en la Ley.
3.FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
Que el artículo 7 del decreto 4819 de 2010, señala que:
“ARTÍCULO 7o. RÉGIMEN CONTRACTUAL. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible, salvo el aparte tachado
INEXEQUIBLE> Los contratos que celebre el Fondo para el cumplimiento de su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se
regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución
Política, dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. (…)”
Ahora bien el Decreto 4819 de 2010 y el Decreto 2962 de 2011, modificado por el Decreto 4808 del mismo año, establecen
los procedimientos de selección para la contratación del Fondo, como son:
“1. Selección Directa. Procedimiento mediante el cual se selecciona de manera directa a una persona natural o
jurídica, atendiendo los precios de mercado y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las
necesidades de EL FONDO ADAPTACIÓN y la selección objetiva.
2. Convocatoria Cerrada. Procedimiento en el cual se reciben ofertas de proponentes previamente determinados
mediante estudio de mercado y en el cual se selecciona entre ellas con base en factores objetivos definidos
previamente por EL FONDO ADAPTACION en la correspondiente convocatoria.
3. Contratación Directa. Procedimiento mediante el cual se selecciona de manera directa a una persona natural o
jurídica, atendiendo los precios de mercado y considerando criterios que aseguren la satisfacción de las
necesidades de EL FONDO ADAPTACIÓN y la selección objetiva.
Que el Artículo 2° dispone modificar el artículo 9 del Decreto 2962 de 2011, el cual quedará así:
"Artículo 9°. Autorización. De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 3° del Decreto 4819 de
2010, la Gerencia General del Fondo podrá celebrar directamente, sin necesidad de previa autorización del Consejo
Directivo, contratos cuya cuantía sea igual o inferior a cuatro mil smlmv.”
Es así, que el Fondo Adaptación, se rige por el derecho privado y esta sujetos a las disposiciones contenidas en los
artículos 209 y 267 de la Constitución Política, y específicamente en virtud de los principios de economía, celeridad, eficiencia
y eficacia, la presente contratación se pretende adelantar por el procedimiento de SELECCIÓN DIRECTA, con GRUPO
IYUNXI LTDA., toda vez que, fue el que presentó la oferta de menor precio del mercado, para la implementación del sistema
de gestión documental ORFEO.
Ahora bien, cabe anotar que, el GRUPO IYUNXI LTDA., cuenta con personal con una experiencia de más de 10 años de
trabajo relacionado con la implementación del Sistema, por lo cual se ha especializado en su proceso de implantación.
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central, capacitación de sus funcionarios y brindando el servicio de soporte a su
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Específicamente algunas de las entidades que han confiado en los servicios del GRUPO IYUNXI LTDA de para optimizar sus
procesos documentales son entre otras:
✔ Instituto de Desarrollo Urbano - IDU
✔ Ministerio de Agricultura
✔ Colciencias
✔ Fiscalía General de la Nación
✔ Ingeominas
✔ Radio Televisión Nacional de Colombia - RTVC
✔ Fedepalma
✔ Gobernación Del Atlántico (Barranquilla)
✔ Fondo nacional de desarrollo - FONADE
✔ Aeropuerto El Dorado - Opain S.A.
✔ Empresa Acueducto y Alcantarillado de Facatativa
✔ Institucion de Planificación Soluc. Energéticas - IPSE
✔ Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH
ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para determinar el valor del presente contrato se realizo el siguiente sondeo de mercado, así:
ITEM COTIZADO
SONDEO DE MERCADO
ENTIDADES PUBLICAS – IMPLEMENTARON ORFEO
FUERZAS MILITARES
MINISTERIO DE PROTECCION
FISCALIA
IMPLEMENTACIÓN
ORFEO
EMPRESAS PRIVADAS QUE PRESTAN EL SERVICIO DE ORFEO
CONSULTORES
HOMETECH
GRUPO IYUNXI LTDA.
VALOR COTIZADO
$ 450.000.000
$ 97.685.000
$ 180.000.000
$ 130.000.000
(Precio Global )
$ 150.000.000
(Precio Global
$ 82.128.000,00
(Precio Global
Que la empresa GRUPO IYUNXI LTDA. Presento su cotización, por el valor de $ 82.128.000, el cual corresponde al precio
mas bajo del mercado
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La cual integra los siguientes servicios:
PRESUPUESTO ORFEO
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
VALOR INDIVIDUAL
IMPLEMENTACION ORFEO
Capacitación
17.500.000,00
Soporte Funcional
23.850.000,00
Subtotal
41.350.000,00
IVA
6.616.000,00
Total
47.966.000,00
ORGANIZACIÓN ARCHIVO
Tablas de retención
Organización e Inventario 60 mts lineales
Capacitación
Subtotal
IVA
TOTAL
Consultoría Adicional
Tablas de retención
Organización e Inventario
Orfeo en la Nube
IVA
TOTAL
Un Radicador/digitalizador
IVA
TOTAL
SERVICIOS
Valor Mensual
PERSONAL
Valor mensual
TIEMPO DEL
SERVICIO-MESES
4,00
47.966.000,00
8.000.000,00
19.200.000,00
2.250.000,00
29.450.000,00
4.712.000,00
34.162.000,00
800.000,00
320.000,00
VALOR TOTAL
4,00
34.162.000,00
Adicional
1.050.000,00
168.000,00
1.218.000,00
2.650.000,00
424.000,00
3.074.000,00
5,00
6.090.000,00
3,00
9.222.000,00
ALQUILER PUESTO DE RADICACION (Entrada-Salida)
Equipo de Computo -1
Valor Mensual
120.000,00
Scanner-KODAK-1
400.000,00
Impresora Zebra-1
120.000,00
lector -1
50.000,00
SUBTOTAL
690.000,00
IVA
110.400,00
TOTAL
800.400,00
3,00
VALOR SOPORTE FUNCIONAL
Técnico de Soporte Funcional -1 Valor Mensual
IVA
Total
1,00
2.650.000,00
424.000,00
3.074.000,00
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2.401.200,00
3.074.000,00
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BOLSA DE HORAS DESARROLLO
Valor Unitario
N° horas
Valor Total
68.500,00
70,00
4.795.000,00
IVA
767.200,00
TOTAL
5.562.200,00
70,00
TOTAL PRESUPUESTO
5.562.200,00
108.477.400,00
Si bien en la tabla inicial, se refleja un valor de $ 82.128.000, el cual incluye la prestación de servicios de implementación de
Orfeo y la Organización de Archivo, y en atención a que la Infraestructura Técnica de la Entidad, no se cuenta con un cuarto
de servidores para poner en marcha el funcionamiento de sistema de gestión documental ORFEO, es necesario implementar
este servicio a través de Orfeo en la Nube, cuyo valor mensual equivale a $ 1.218.000, y en virtud a que este el plazo del
contrato es hasta el 31 de diciembre de 2012, este valor corresponde a $6.090.000, y teniendo en cuenta que el Fondo
Adaptación esta en proceso de estructuración de su infraestructura tecnológica es necesario proveer la implementación de
servicios adicionales una vez se haya puesto en fruncimiento ORFEO, es así que, se ha previsto una bolsa de70 horas
equivalentes a un total de $ 5.562.200,00
Por lo anteriormente mencionado el presupuesto oficina de la presente contratación asciende a un valor de $
108.477.400,00INCLUIDO IVA, incluyendo un mes más del valor del soporte funcional, toda vez que, inicialmente se
proyecto únicamente en 4 meses.
SOPORTE PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS
Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de
2007 y lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y
asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación.
RIESGO
(Descripción)
Riesgos de
Operación
Riesgo Legal
Riesgo Laboral
TIPIFICACIÓN
El
riesgo
de
operación
hace
referencia al no
cumplimiento
de
parámetros
de
desempeño, calidad
y originalidad de los
servicios
especificados y al
incremento abrupto
de los costos del
servicio.
Riesgos
legales
como
cambios
tributarios
(modificación
de
tarifas o nuevos
impuestos) cargas
parafiscales, actos
de
autoridad,
embargos
o
demandas.
Relaciones
ASIGNACIÓN
CALIFICACIÓN
(Impacto/Probabilidad)
CUANTIFICACIÓN
CONTRATISTA
MEDIO/MEDIO
2% del Presupuesto Oficial
CONTRATISTA
MEDIOBAJO
2% del Presupuesto Oficial
CONTRATISTA
MEDIO/BAJO
2% del Presupuesto Oficial.
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RIESGO
(Descripción)
TIPIFICACIÓN
laborales
como
accidentes
de
personal,
enfermedad
profesional.
Acciones
u
omisiones
del
contratista, de sus
dependientes y/o
equipo de trabajo
que causen daños
antijurídicos
a
terceros
Variación
de
precios de mercado
de
bienes
y
personas
destinadas a la
ejecución
del
contrato
Responsabilidad civil
Riesgo comercial
ASIGNACIÓN
CALIFICACIÓN
(Impacto/Probabilidad)
CUANTIFICACIÓN
CONTRATISTA
MEDIO/BAJO
2% del Presupuesto Oficial.
CONTRATISTA
MEDIO/BAJO
2% del Presupuesto Oficial
El contratista asumirá en general todos los riesgos relacionados con la ejecución del contrato que puedan ser objeto de su
previsión de acuerdo con su condición administrativa, empresarial y del negocio
 Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan
presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la
naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.
 Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe
afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la
manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante.
 Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto
que este puede generar
 Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las
partes.
IMPACTO
 Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
Altisima
4%
5%
5%
5%
Alto
3%
4%
4%
5%
Medio
2%
2%
4%
5%
Bajo
1%
Bajo
2%
Medio
3%
Alto
4%
Altisima
FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA
 Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
PROBABILIDAD
BAJO
IMPACTO
MEDIO
ALTO
FONDO ADAPTACIÓN
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ALTISIMO
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funcionalidad
ALTISIMA
ALTA
MEDIA
BAJA
Se espera que
ocurra en la
mayoria de las
circunstancias
Probablemente
ocurra en la
mayoria de las
circuntancias
Es posible que
ocurra
algunas
veces
Podria
ocurrir
algunas veces
Pequeñas
perdidas
financieras
Medianas
pérdidas
financieras
Alta pérdida
financiera
Enorme
pérdida
financiera
3. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS
OBLIGACIONES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO
De conformidad con lo estipulado en el artículo 5 del decreto 2962 de 2011, EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor
de LA CONTRATANTE, NIT N°900.450.205-8, UNA GARANTÍA que ampare:
a) Cumplimiento del contrato: Por valor equivalente al treinta por ciento (20%) del valor del mismo con una vigencia
igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
b) Calidad de los bienes y servicios suministrados: Por valor equivalente al veinte por Ciento (20%) del valor del
mismo, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
c) Salarios y prestaciones sociales: Por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, con una
vigencia igual al término de ejecución del contrato y tres (3) años más.
EVALUACION DE ESTUDIOS PREVIOS
La evaluación del estudio previo fue realizada de conformidad con las normas y procedimientos del FONDO ADAPTACIÓN.
Firma:
(Original Firmado)
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Francia María Jiménez Franco
Asesor III Secretaria General
8 de Agosto de 2012
FONDO ADAPTACIÓN
Calle 99 # 9ª - 54 Torre 3 Oficina 1102 - PBX: 7053420
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