Caso de Estudio Auditoría de Certificación al ISO 14001 FASE I D:\420312758.doc PERFIL DE UNA AUDITORIA FASE I (una planta cementera) Normalmente la auditoría de certificación ISO 14001 tiene dos etapas. La primera se llama “Fase I”. En Fase I, los auditores determinan si existen los elementos centrales del SGA, la conformidad de los elementos del SGA con los requisitos del ISO 14001, y si el SGA es suficientemente implementado para programar la segunda auditoría – que es la verdadera auditoría de certificación. En la Fase II, los auditores concentran en verificar que el SGA se ha implementado y si los proceso actuales son consistentes con el Manual y Procedimientos (intención del SGA). Para que los miembros del Proyecto CADENA Productiva Perú 2021 tengan una mejor idea de que hay que esperar en la auditoría Fase I, este reporte presenta el proceso de la auditoría Fase I que realizó recienmente una firma certificadora en una planta cementera en México. El reporte sigue la orden en que se realizó la auditoría y consiste principalmente en los tipos de preguntas que hicieron los auditores. D:\420312758.doc Reunión de Apertura En la presencia del Gerente de planta, Gerentes de Areas y otros empleados, el auditor líder presentó los 8 objetivos de la auditoría Fase I: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. determinar si el SGA está basada en los Aspectos Ambientales Significativos (AAS) verificar el proceso para identificar los requisitos legales ambientales (4.3.2) y determinar si se ha realizado una evaluación del cumplimiento con tales requisitos (4.5.1 última frase) verificar que existen controles operativos para cada AAS verificar si se han establecido objetivos y metas ambientales para la mejora continua determinar si el SGA es auditable (o sea, que se ha implementado y documentado suficientemente para poder auditarlo) determinar si el SGA es adecuado en términos del diseño del SGA y su documentación verificar si funciona el proceso de auditoría interna confirmar si la fecha programada para Fase II es realista en términos de lo que se encontró en Fase I. El auditor líder subrayó los siguientes puntos: La auditoría Fase I no es una auditoría de cumplimiento legal; si los auditores observan casos de falta de cumplimiento legal, no los calificarán como “no conformidades” siempre y cuando estos casos están identificados y programados para lograr cumplimiento a través del SGA Fase I se basa en una muestra. No cubre 100% del SGA. Por eso, los auditores podrán levantar no conformidades en Fase II en áreas que no fueron específicamente auditadas en Fase I. En Fase I, todos los hallazgos serán clasificados como “Observaciones”. Por eso, no es necesario utilizar el proceso formal de Acción Correctiva/Preventiva del SGA para atender cada hallazgo. Sin embargo, los auditores darán su opinión de cuáles “Observaciones” serían clasificados como No Conformidades al levantarlos en Fase II. D:\420312758.doc En Fase I, los auditores operan de una manera más amigable (aunque formal) con la intención de ayudar a la empresa identificar áreas de oportunidad. En Fase II, los auditores operan formalmente para realizar la auditoría de certificación (“watch out!”). Reunión de Introducción (con el Representante de la Alta Gerencia y el Coordinador ISO 14001) Los auditores empezaron pidiendo una explicación de la organización de la planta y de los procesos operativos. Luego hicieron una serie de preguntas sobre las actividades, materia prima, insumos etc. para mejor comprender los posibles tipos de Aspectos Ambientales de la planta. ¿Qué tipos de combustibles? ¿Fuentes de agua? ¿Descargas de aguas residuales? ¿Tipos de residuos peligrosos y no peligrosos? ¿Transformadores eléctricos? ¿Tipos de embalaje para productos terminados? ¿Comedor? ¿Departamento médico? ¿Cuántas chimeneas? ¿Vecinos? ¿Dónde viven en relación a la planta? ¿Ferrocarril para transporte de materia prima y productos terminados? ¿Tipos de materiales peligrosos? ¿Cómo utilizan contratistas y proveedores? ¿Han realizado cambios refractarios recientemente? D:\420312758.doc Tour de la Planta Después de la reunión de introducción, los auditores pidieron un tour de la planta. Durante el tour de aprox. 1.5 horas, los auditores hicieron inspecciones ligeras de las condiciones de varias áreas (especialmente Trituración, Molienda, Calcinación, Envase) para mejor comprender el proceso productivo, pero también para observar personalmente la orden, limpieza etc. de la planta. En el tour, anotaron los siguientes hechos (entre otros): Un transformador eléctrico de alta tensión atrás de Trituración sin protección (malla de alambre) Algunos contenedores de residuos peligrosos sin tapa. Revisión de la Documentación del SGA Claúsulas 4.1 (General) y 4.4 Estructura y Responsabilidades Preguntas generales sobre el SGA de la empresa. ¿Cuántas copias del Manual y Procedimientos en la Planta? ¿Cuántas son controladas? ¿No controladas? ¿Provee el Manual dirección a la aplicabilidad de los Procedimientos? ¿Cuándo iniciaron el Manual? ¿Cuándo empezó a funcionar el SGA? Contesta: Hace 3 meses. ¿Quién es responsable de identificar los Aspectos Ambientales? ¿Dónde identifican los miembros del Comité de Implantación? Contesta: Minutas de las reuniones. (Muéstrenos una copia de las minutas) Muéstrenos ejemplos de responsabilidades definidas para mandos medios y operadores. ¿Cómo saben quién es específicamente responsable para controlar un posible impacto ambiental, por ejemplo emisiones del horno? D:\420312758.doc Contesta: En ciertos casos, en el ITA. En otros casos, personal del turno trabajando en equipo. Muéstrenos el ITA para el manejo y movimiento de residuos peligrosos de las áreas al almacén. NOTA: Al revisar el ITA, el auditor observó que el proceso que vió en el tour no es congruente con el proceso descrito en el ITA. Claúsula 4.2 Política Ambiental ¿Cómo es apropiado la Política Ambiental de la empresa a las actividades, productos y servicios de la planta? ¿Cómo es apropiado la Política a los diferentes tipos de impactos ambientales de la planta? ¿Por ejemplo, porqué es que la Política Ambiental no tiene alguna referencia a “polvo”? ¿Cómo explican la relación entre la Política Ambiental y los Objetivos y Metas de la planta? ¿Qué quiere decir “mejora continua” y cómo se relaciona con el desempeño ambiental de la planta? Claúsula 4.3.1 (Identificación de los Aspectos Ambientales) Muéstrenos un ejemplo del proceso de identificación de los aspectos ambientales, por ejemplo, en la actividad de riego de las áreas verdes. ¿Identificaron el uso de agua en la actividad de riego? Contesta: No ¿Identificaron aspectos ambientales de los productos? Contesta: Sí, en el sentido de productos intermediarios. ¿Identificaron aspectos ambientales de las actividades de servicios auxiliares, tales como las baterias en las montecargas, el movimiento de aditivos de un área a otra área, el movimiento de residuos peligrosos de varias áreas al almacén? D:\420312758.doc Contesta: Sí, pero únicamente donde el consenso era de que existe un riesgo de impacto o un impacto actual. Aquí los auditores hicieron una serie de preguntas para determinar la efectividad o eficacia del proceso de identificación de los aspectos ambientales. Muéstrenos como identificaron la generación de ruido uso de agua para lavar carros pipa emisiones de combustión del horno generación de chatarra en desmantelamiento uso de flurocarbonos en el equipo de aire acondicionado ¿Cómo pueden demostrar la competencia del personal del Comité que realizó la identificación de los aspectos ambientales? ¿Quién presentó el curso de capacitación? ¿Quiénes asistieron? Muéstrenos el registro de las personas que asistieron. Expliquenos el proceso que usaron para determinar los AAS. ¿Cómo manejaron situaciones donde algunos miembros del Comité calificaron el Aspecto Ambiental “alto” y otros, “bajo”? ¿En el caso de uso de flurocarbonos en equipo de aire acondicionado, porqué es que el Aspecto Ambiental no salió “alto”? ¿Tomaron en cuenta los impactos de estas emisiones a personas (destrucción de la capa de ozono que protege contra rayos ultravioletos)? Aquí, los auditores hicieron una Observación de que el registro de Aspectos Ambientales no da suficiente detalle de los diferentes tipos de impactos ambientales de cada Aspecto. El riesgo es que el Comité no cuenta con suficiente información para calificar apropiadamente el Aspecto “alto”, “mediano” o “bajo”. Otro ejemplo sería el caso de ruido. El impacto ambiental es a personas y no únicamente al aire. Los auditores también indicaron que buscan evidencia de que se hizo un esfuerzo para medir los impactos ambientales de cada Aspecto Ambiental donde factible o donde procede. Por ejemplo, medición de niveles de ruido. D:\420312758.doc Muéstrenos la lista maestra de los AAS. ¿Cómo definen “significante”? ¿Cómo consideran los AAS para establecer los Objetivos y Metas? ¿Porqué no establecieron un Objetivo para descargas de aguas sanitarias (la planta está en proceso de eliminar pozos septicos para conectar con el alcantarillado municipal)? Claúsula 4.3.2 (Identificación de los Requisitos Legales) ¿Pueden demostrar que hacen las revisiones semestralmente? Contesta: No, únicamente si hay cambios. ¿Han comunicado con la municipalidad sobre posibles requisitos legales, y ha contestado la municipalidad por escrito? Contesta: Comunicaciónes telefónicas. ¿Porqué no aparece la NOM 113 “Construcción y Operación de Transformadores Eléctricos” (una norma oficial ambiental de México) en la lista maestra de requisitos legales aplicables? Muéstrenos el proceso que utilizan para evaluar periódicamente el cumplimiento con los requisitos legales. Aquí, los auditores hicieron una Observación de que la evaluación del cumplimiento legal realizado por la Planta en los últimos meses fué demasiado informal y carece de suficiente documentación. Es necesario poder demostrar evidencia documental. Por ejemplo, si un requisito legal requiere una bitácora, que se anotó que existe la bitácora y que está actualizada, y que estan cumpliendo. Observaron que el área de cumplimiento legal es “muy delicado”. Cualquier hallazgo que levantan en relación a 4.3.2 y 4.5.1 última frase (ahora 4.5.2 en la versión 2004) será una No Conformidad Mayor. ¿Cómo manejan casos de no cumplimiento legal? Contesta: Através del proceso de Acción Correctiva/Preventiva. D:\420312758.doc Claúsual 4.3.3 (Objetivos y Metas) ¿Quién es responsable de establecer los Objetivos y Metas? ¿Porqué no cuantificaron uno de los cuatro Objetivos (mejora en el manejo de residuos peligrosos)? NOTA: Los auditores piensan que este Objetivo sí se puede cuantificar. ¿Piensan medir los costos y ahorros de las mejoras logrado con los Objetivos y Metas? Contesta: Por el momento, no. Pero lo consideramos en el futuro. ¿Cómo toman en cuenta la relación entre nuevos proyectos (o modificaciones) y los Objetivos y Metas? D:\420312758.doc Observaciones al Final del Primer Día Hallazgo Notas 1. ITA 8-02 especifica llenar los contenedores de residuos Este hallazgo sería una nopeligrosos antes de transportarlos conformidad si lo encuentran en al almacén. Sin embargo, Fase II observamos que no se realiza en la práctica 2. El proceso de identificación de Este hallazgo sería una aspectos ambientales no identificó “observación” porque es un caso el uso de agua en el riego de aislado áreas verdes 3. Los impactos ambientales de cada Aspecto Ambiental no estan suficientemente Este hallazgo sería una noidentificados conformidad si lo encuentran en Ejemplo: impacto ambiental del Fase II uso de flurocarbonos en equipo de aire acondicionado. 4. El proceso de identificación de Al parecer, este hallazgo lo aspectos es muy genérico. califican como una “observación”. Aparentemente, el mapeo de procesos únicamente identifica los aspectos ambientales de los “outputs” y no cubre los “inputs” 5. No hay evidencia de que consideraron los AAS al establecer Al parecer, este hallazgo lo los Objetivos y Metas califican como una “observación”. Ejemplo, no hay minutas de una reunión donde se discutió. 6. No se ha completado una Este hallazgo sería una noevaluación del cumplimiento legal conformidad si lo encuentran en como requiere 4.5.1 última frase. Fase II 7. Varios contenedores de Este hallazgo sería una noresiduos peligrosos sin etiquetas conformidad si lo encuentran en Fase II D:\420312758.doc Segundo Día Claúsula 4.4.6 (Control Operacional) ¿Qué son “actividades críticas”? ¿Porqué no identificaron “transportación de coque” como una actividad crítica? Contesta: el riesgo está en la conexión y bombeo del coque. El auditor comentó que la definición de “actividad crítica” en el Manual es muy amplio y puede cubrir “transportación de coque” en este sentido. También comentó que la “actividad crítica” viene siendo lo mismo que el AAS en varios casos. ¿Dónde se identifica y controla la generación de residuos peligrosos como un AAS porque no aparece en el Formato? Contesta: las rutinas de mantenimiento Muéstrenos un ejemplo de la rutina ¿Cómo controlan el manejo de residuos peligrosos? Contesta: ITA ¿Existe una ITA para cada AAS? Contesta: una ITA o una rutina de mantenimiento ¿Cómo interpretan “criterios operacionales” en el sentido de 4.4.6? ¿Cómo interpretan “características clave” en el sentido de 4.5.1? ¿Qué es la diferencia entre los dos? Contesta: son muy semejantes pero “característica clave” es más amplio y cubre más que variables del proceso. Aquí los auditores hicieron una serie de preguntas para determinar la efectividad o eficacia del proceso control operativo de los AAS. Polvos fugitivos Consumo de energía Aplicación de la ITA para el colector Dracco D:\420312758.doc ¿Qué nivel de implementación han logrado con los controles operativos (ITAs y Rutinas)? Contesta: falta completar la adecuación de unos POCs {procedimientos del sistema 9002 que van a utilizar para procedimientos de control 14001} y rutinas de mantenimiento. Estamos implementando los controles pero falta completar la documentación. Aquí los auditores hicieron una serie de preguntas para determinar la relación entre las actividades y operaciones de contratistas y proveedores con los AAS. Proveedor de tanques de oxyacetileno Proveedor de servicios de transportación de residuos peligrosos ¿Cómo funciona el proceso de capacitación de los contratistas y proveedores? Contesta: sesiones de concientización cada viernes Sesiones de capacitación de los supervisores de ontratistas en los ITAs relevantes ¿Cómo aseguran que los supervisores de los contratistas y proveedores están comunicando eficazmente la información a sus empleados o subcontratistas? El auditor comentó que en Fase II van a revisar acreditaciones de algunos contratistas y proveedores (por ejemplo, los que transportan materiales peligrosos) ¿Qué tipos de control operativo mantienen sobre insumos y materia prima (por ejemplo, el % de azufre en el coque)? Contesta: nada específicamente para materia prima pero hemos hecho algunos cambios en materiales de limpieza y tipos de bolsas para mejorar el desempeño ambiental. D:\420312758.doc Claúsula 4.5.1 (Monitoreo y Medición) Expliquenos el proceso para identificar las características clave de los AAS. ¿Qué nivel de implementación han realizado en la identificación de las características clave: Contesta: todas menos la documentación de algunas como el caso del monitoreo del nivel de las bolas de molienda (para el AAS de consumo de energía) ¿Cómo miden los avances hacia el logro de los Objetivos y Metas? Muéstrenos el Manual donde describe medición de los Objetivos y Metas. Aquí, los auditores hicieron una Observación de que el Manual referente a Monitoreo y Medición no tiene una referencia a la medición de los Objetivos y Metas. El auditor comentó que el hecho de que realizan un Programa Ambiental para el logro de un Objetivo no necesariamente implica que se realizó el Objetivo. Puede ser que el Programa fue mal diseñado. Contesta: El proceso de revisión gerencial toma esto en cuenta. ¿Cómo aseguran la calibración de equipo de monitoreo? ¿Cómo aseguran que el equipo de monitoreo de los proveedores o contratistas está calibrado? El auditor comentó que en Fase II buscarán evidencia de calibración incluyendo el equipo de contratistas y proveedores. Las certificaciones de calibración de los proveedores deben referir específicamente al equipo calibrado (ejemplo, #de equipo). Claúsula 4.4.2 (Capacitación y Concientización) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación? ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los auditores internos? D:\420312758.doc Explíquenos cómo identificaron las necesidades de capacitación de empleados y técnicos en “puestos clave”. El auditor comentó que en Fase II buscarán evidencia de capacitación en los registros de capacitación. El auditor comentó que el registro de asistencia a Cursos de Capacitación en base de competencia (puestos clave) no indica cuáles ITAs fueron presentados. El registro no demuestra cómo el contenido de la capacitación se relaciona a las necesidades de la persona capacitada. ¿Cómo realizan la concientización de los empleados, técnicos y contratistas? Contesta: Hemos diseñado un curso específicamente tocando los puntos de la claúsula 4.4.2. Muéstrenos las filminas del curso. El auditor comentó que en Fase II los auditores entrevistarán varios empleados y técnicos y contratistas para probar la efectividad de la concientización. En el caso de personas en puestos clave, los auditores buscarán evidencia de que la persona puede explicar el porqué es importante de cumplir con la Política Ambiental en términos de su puesto o tareas. Por ejemplo, el hornero debe poder explicar que monitorea el O2 para minimizar la contaminación (emisiones de combustión). El técnico debe poder explicar que maneja los residuos peligrosos según el ITA para asegurar cumplimiento con la normatividad y para prevenir la contaminación. Lo que buscarán es evidencia de que la persona en el puesto clave puede relacionar su trabajo y los AAS con algunos elementos específicos de la Política Ambiental Comentó que las personas en puestos clave necesitan conocer sus AAS y ejemplos de impactos ambientales asociados, poder explicar en términos generales los elementos principales del SGA (por ejemplo, responsabilidades, control operativo, acción correctiva), los beneficios de un desempeño ambiental mejorado, y qué pasa cuando no seguimos los Instructivos y otros requerimientos del SGA. D:\420312758.doc D:\420312758.doc