Notas a los estados financieros - Conjunto Residencial Retiro de

CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA P.H.
NIT 830.122.407 – 9
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
A 31 DE DICIEMBRE DE 2.011
NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE Y OBJETO SOCIAL
El Conjunto Residencial Retiro de Santa Mónica P.H. es un proyecto inmobiliario sometido al régimen de
propiedad horizontal establecido en la Ley 675 de 2.001, desarrollado en seis (6) etapas mediante las
siguientes escrituras públicas:
•
•
•
•
•
•
Escritura Publica No. 4941 de junio 22 de 1994 de la Notaria 21 del círculo de Bogota constitutiva
del Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad conformada por la Etapa I del proyecto.
Escritura Publica No. 9010 del 8 de noviembre de 1994 de la Notaria 21 del circulo de Bogota
adicionando la Etapa II del proyecto.
Escritura Publica No. 3925 del 24 de julio de 1995 de la Notaria 21 del circulo de Bogota
adicionando la Etapa III del proyecto.
Escritura Publica No. 2494 del 21 de Abril de 1997 de la Notaria 21 del circulo de Bogota
adicionando la Etapa IV del proyecto.
Escritura Pública No. 527 del 13 de febrero de 2002 de la notaría 21 del circulo de Bogotá
adicionando la Etapa V del proyecto.
Escritura Pública No. 1788 del 23 de mayo de 2003 de la Notaría 21 del círculo de Bogotá
adicionando la Etapa VI del proyecto.
En el año 2010 se efectuó la modificación al reglamento de propiedad horizontal de la Copropiedad,
aprobada en Asamblea Ordinaria del 28 de marzo de 2010, mediante Escritura pública No. 1964 de julio 18
de 2010 de la Notaría 60 del Círculo de Bogotá.
La copropiedad se encuentra registrada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN
mediante NIT 830.122.407-9 con última revisión y actualización en el año 2.010 siendo sus
responsabilidades Retención en la Fuente a titulo de renta y presentación de Información Exogena.
Por mandato legal la persona jurídica originada es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro; en consecuencia,
tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y
comercio.
NOTA 2.- PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES
a) Base de preparación de los Estados financieros
Las políticas de contabilidad y la preparación de los estados financieros de la propiedad horizontal están de
acuerdo con las normas contables básicas establecidas en los Decretos 2649 y 2650 de 1993.
De igual manera, se siguen los lineamientos establecidos en la Orientación Profesional de fecha 26 de
febrero de 2008 emanada por el Consejo Técnico de la Contaduría Publica – Junta Central de Contadores
de Colombia; destinada al EJERCICIO PROFESIONAL DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE
PROPIEDAD HORIZONTAL.
La administración de la propiedad horizontal elabora y presenta sus estados financieros al 31 de diciembre
de cada año y el estado de resultados por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre, fecha de cierre del ejercicio. Dentro del año se elaboran los estados financieros con una
frecuencia mensual, con un propósito informativo, para ser presentado ante el consejo de administración.
b) Propiedad planta y equipo
Las propiedades, planta y equipo se registran al costo de adquisición y se incrementan con los desembolsos
necesarios para colocar los bienes en condiciones de utilización; se deprecian por el método de línea
recta, estimando la vida útil de los respectivos activos así:
Maquinaria y Equipo
Equipo de oficina
Equipo de cómputo
10 años
10 años
5 años
10% anual
10% anual
20% anual
Cabe anotar que dentro de la copropiedad se manejan los activos fijos propios de la administración, que son
los inherentes a la operación, tales como equipo de computación, y mobiliario; adicionalmente se
administran los activos de cada una de la torres, los cuales se manejan en cuentas de orden para reflejar
su cuantía económica.
c) Bases de reconocimiento de ingresos y gastos
Los ingresos y los gastos se registran por el sistema de causación. Los ingresos de la propiedad horizontal
representan los dineros que se perciben como expensas comunes ordinarias y extraordinarias, multas,
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intereses, fondo de imprevistos, canceladas por cada uno de los propietarios de unidades
privadas que la conforman, además de los rendimientos financieros y de otros ingresos no operacionales
como alquileres de salones comunales, recaudo por teléfono monedero y reciclaje.
Los gastos agrupan los cargos operativos en que incurre la copropiedad, cuyos beneficios no se extienden
mas allá del periodo contable y los conceptos que disminuyen el valor de los activos tales como
depreciaciones, amortizaciones y provisiones.
d) Impuestos
En cumplimiento del Articulo 33 de la Ley 675 de 2.001, la propiedad horizontal tendrá la calidad de no
contribuyente de impuestos nacionales, así como del impuesto de industria y comercio.
La obligación tributaria de la propiedad horizontal se expresa como agente retenedor en el impuesto de
renta y complementarios.
e) Fondo de Imprevistos
Naturaleza: El articulo 35 de la Ley 675 de 2001 establece: “(...) La persona jurídica constituirá un fondo
para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de
recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás
ingresos que la asamblea general considere pertinentes. La asamblea podrá suspender su cobro cuando el
monto disponible alcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El
administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de
conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.
f) Reclasificaciones
Algunas cifras incluidas en los estados financieros al 31 de diciembre de 2010, fueron reclasificadas para
uniformarlas a la presentación de los estados financieros de 2011.
NOTA. 3- DISPONIBLE.
Corresponde a los recursos económicos que dispone la copropiedad, depositados en caja y bancos a 31 de
diciembre del año 2011, tal y como se muestra a continuación:
AÑO 2011
CAJA
Caja general
Caja menor
CUENTA CORRIENTE
Colmena
CUENTAS DE AHORRO
Colmena
Colmena Inversiones
$
AÑO 2010
0
535.600
0
515.000
7.467.844
16.071.316
81.468.876
2.104.018
91.576.338
35.378.843
841.526
52.806.685
$
La caja menor corresponde a un valor fijo en el año, el cual se utiliza para cubrir gastos en que debe incurrir
la administración para dar solución a necesidades inmediatas. Por lo menos una vez al mes se efectúa el
reintegro de caja menor, cuando se ha gastado el 80% del fondo fijo.
En el año 2009, el Consejo de administración estableció el fondo fijo de caja menor en un S.M.M.L.V., que
para el año 2011 era $535.600.
Los saldos en las cuentas bancarias allí reflejados son los dineros que conforman el pago de las cuotas de
administración y obligaciones actuales pendientes de desembolsar. Mensualmente se concilian los saldos de
los bancos con la contabilidad.
La Cuenta de ahorros de Colmena 26507394804, que se utilizó para el recaudo y administración de los
recursos de la cuota extraordinaria de septiembre de 2010 y enero de 2.010, refleja el valor recaudado no
utilizado.
NOTA. 4- INVERSIONES
Las inversiones que en la actualidad maneja la copropiedad se realizan con el fondo fiduciario de Skandia y
se describen a continuación:
AÑO 2011
AÑO 2010
FIDUCIA
Colmena Dia a dia
35.851.265
0
13418 Fondo para
Inversiones
0
74.663.797
15419 Fondo de Imprevistos
110.362.616
92.798.921
$
146.213.881
$
167.462.718
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Este año se canceló la Fiducia 13418 y se abrió una cuenta Dia a dia de Colmena.
La Fiducia 15419 destinada exclusivamente para el manejo del fondo de imprevistos, presentó incrementos
con las apropiaciones del año.
NOTA. 5- DEUDORES
Esta cuenta está conformada por las deudas a cargo de los propietarios y residentes por cuotas de
administración, intereses de mora en pago de cuotas, cuota extraordinaria, sanciones de asamblea y
parqueadero de visitantes cuya discriminación se muestra a continuación:
CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO
Cuotas de administración
Cuota Extraordinaria
Intereses de Mora
Parqueadero de visitantes
Honorarios Abogado
Provisión de cartera
CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS CORTO
PLAZO
2011
35.815.064
420.719
4.706.204
255.000
0
0
2010
28.601.600
1.682.876
2.963.978
390.000
0
-5.342.960
41.196.987
28.295.494
CUENTAS POR COBRAR A LARGO PLAZO
Cuotas Administración
Cuota Extraordinaria
Intereses de mora
Sanciones Asamblea
Parqueadero de visitantes
Honorarios abogado
Provisión de cartera
CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS LARGO
PLAZO
2011
0
0
0
0
0
0
0
2010
7.296.351
0
0
0
0
0
-7.296.351
0
0
TOTAL CUENTAS POR COBRAR COPROPIETARIOS
41.196.987
40.934.805
La cartera a largo plazo, la conforma un inmueble, el cual actualmente se encuentra en cobro jurídico. En
octubre del 2011, se logró la recuperación de la cartera del inmueble con mayor deuda que tenía el
Conjunto.
La provisión de cartera de $12.639.357, fue reintegrada a la Copropiedad, con afectación directa a los
resultados de ejercicios anteriores.
NOTA 6- DEUDORES VARIOS
2011
Certificados de Libertad
Santa Mónica Administración Parques
Tarjetas de aproximación
Otros deudores
DEUDORES VARIOS
0
143.600
0
409.812
553.412
2010
11.840
101.774
0
407.501
521.115
NOTA 7- ACTIVOS FIJOS
El registro de propiedad, planta y equipo se lleva a cabo sobre la base del costo histórico incrementado con
las adiciones, mejoras y reparaciones; son bienes dispuestos para la operación y usufructo de la
administración. (Clasificación emitida por la Orientación Profesional Ejercicio Profesional de la Contaduría
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Pública en Entidades de Propiedad Horizontal de fecha 28 de febrero de 2008 del Consejo
Técnico de la Contaduría Pública). La Propiedad planta y equipo se detalla de la siguiente manera:
DEPRECIABLES
COSTO
HISTORICO
EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE COMPUTO
TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
31.088.144
33.645.485
55.501.599
VALOR
NETO
DEPRECIACION
17.638.061
23.926.342
41.564.403
13.450.083
9.719.143
23.169.226
En el 2010 se hizo el levantamiento de información sobre los activos fijos del Conjunto, con el fin de
mantener actualizada esta información.
En el 2011 se efectuó el registro de la donación del circuito cerrado de Vigilancia, donado por Celar por
valor de $9.232.030 constituyendo un superávit en el patrimonio por el mismo valor.
NOTA 8.- DIFERIDOS
Se contabilizan como gastos diferidos los recursos sobre los cuales se espera obtener beneficios económicos
en otros períodos hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido.
Este rubro lo representa la póliza de seguros contratada con Colpatria por el término de un año con fecha
de vencimiento en Diciembre de 2.011. En el año 2011 hubo una disminución con respecto al 2010 del 13%
del valor de la prima.
GASTOS PAGADOS POR
ANTICIPADO
AÑO 2011
Seguros - Póliza para bienes comunes
103.942.534
119.478.816
103.942.534
119.478.816
AÑO 2010
NOTA 9.- CUENTAS POR PAGAR
Registra el valor adeudado por la copropiedad por los bienes y servicios recibidos que al cierre del ejercicio
quedaron pendientes por pagar, tal como se detalla a continuación.
CONCEPTO
Gastos legales
Honorarios Revisoría Fiscal
Honorarios Contador
Honorarios Interventor
Honorarios Abogado
Servicios de mantenimiento del conjunto
Servicios públicos
Seguros - Póliza bienes comunes
Repuestos
Servicio Vigilancia (factura diciembre)
Servicio de aseo (factura diciembre)
Servicios temporales de personal
Contrato iluminación
Obra Porteria
Contrato Limpieza de vidrios
Suministros por pagar
AÑO 2011
AÑO 2010
0
750.000
750.000
0
1.030.000
8.545.183
11.030.478
109.413.194
545.200
66.936.151
11.289.366
3.627.684
7.477.450
21.730.005
4.207.793
53.000
247.385.504
0
630.000
594.000
0
1.030.000
9.421.329
10.932.650
126.506.982
3.632.482
65.943.906
10.861.429
3.333.443
2.267.220
0
0
880.658
236.034.099
NOTA 10.- ACREEDORES VARIOS
Registra el saldo por pagar de gastos efectuados por caja menor y por la administración, pendientes de
reintegrar a 31 de diciembre de 2011.
AÑO 2011
Reintegros por pagar
4.916.975
AÑO 2010
692.671
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NOTA 11.- PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
Registra el valor de las apropiaciones efectuadas por la copropiedad para atender obligaciones que al cierre
del ejercicio contable estaban en ejecución o se proyectaban ejecutar en los primeros tres meses del año
siguiente, cuyo monto exacto se desconoce pero que para efectos contables y financieros debe causarse
oportunamente.
Las provisiones son las siguientes:
Provisión para
Provisión para
Provisión para
Provisión para
Provisión para
Imprevistos
CONCEPTO
Mantenimientos
Compra Activos
Costos y gastos
Asesorías y Soportes Técnicos
Contingencias – Fondo de
AÑO 2011
1.113.911
5.000.000
10.289.000
0
AÑO 2010
8.500.000
9.828.029
0
6.352.640
109.479.373
125.882.284
92.707.165
117.457.834
El fondo de Imprevistos, se encuentra disponible en su totalidad en la Fiducia No. 15419 cuyo saldo a 31 de
diciembre es $110.362.616.
NOTA 12.- PASIVOS DIFERIDOS
Corresponde a los pagos efectuados por los residentes por concepto de cuotas de administración de
vigencias futuras.
Anticipo Cuotas de Administración
AÑO 2011
5.443.600
AÑO 2010
6.152.081
NOTA 13.- CUOTA EXTRAORDINARIA
Saldo por Ejecutar Cuota Extraordinaria
2.524.314
Cartera por Cobrar
Disponible Cuenta Colmena
420.719
2.104.018
NOTA 14.- OTROS PASIVOS
Registra los pagos recaudados por la administración que son utilizados para una obra específica o para ser
reintegrados.
Cuarto de Basuras
8.000.000
8.000.000
8.000.000
8.000.000
Corresponde al valor entregado por la Constructora para la adecuación del cuarto de basuras.
NOTA 15.- PATRIMONIO
El Patrimonio esta constituido por los excedentes del presente ejercicio, resultados de años anteriores y los
aportes de cada una de las torres el cual debido a su importancia detallamos a continuación.
AÑO 2011
Aporte fusión torre 1
Aporte fusión torre 2
Aporte fusión torre 3
Aporte fusión torre 4
Aporte fusión torre 5
Aportes copropiedad
0
0
0
0
0
0
0
AÑO 2010
39.795.405
8.000.000
8.000.000
7.000.000
6.000.000
1.000.000
9.795.405
En la asamblea del año 2011, se dio potestad al consejo de administración, para utilizar estos recursos en la
adecuación de la portería principal, obra que se inició en diciembre de 2011 y culminó en enero de 2012.
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NOTA 16.- INGRESOS
Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en
cumplimiento de su objeto social, mediante el pago de unas cuotas de administración y demás ingresos por
concepto de rendimientos financieros, intereses por mora, sanciones por inasistencia, parqueaderos, fondo
de imprevistos, descuentos por pronto pago, entre otros.
NOTA 17.- GASTOS OPERACIONALES
Corresponde a las erogaciones realizadas por la Copropiedad para atender los gastos inherentes a su
funcionamiento debidamente soportados y verificados.
Gastos por Honorarios
Es el valor cancelado por la copropiedad al profesional nombrado por la asamblea general de copropietarios,
encargado de auditar las cifras y los documentos presentados por la administración, el contador quien ha
certificado los estados financieros y el pago por honorarios de asesoría jurídica.
Gastos por Seguros de Áreas comunes
Conforman este rubro la amortización mensual del valor cancelado por la renovación de las pólizas del
seguro de las áreas comunes.
Gastos por Servicios Generales
Conforman este rubro los servicios prestados a la copropiedad como la vigilancia, el aseo, administración, la
carga laboral correspondiente a los empleados contratados para la operación del conjunto, las asesorías y
los servicios públicos.
HONORARIOS
Revisoría Fiscal
Contador
Asesoría Jurídica
SEGUROS
SERVICIOS
Aseo
Vigilancia
Administración de Personal
Servicio al Cliente
Administrador
Asistente Administrativo
Toderos
Jardinero
Acueducto
Energía
Proyecto Energía *
Teléfono
Internet y Tv
Gas
Transportes, Fletes y acarreos
AÑO 2011
17.580.000
8.850.000
8.730.000
0
AÑO 2010
18.550.000
8.250.000
7.740.000
2.560.000
127.269.476
90.933.655
1.223.680.382
138.192.720
818.942.192
8.600.291
17.781.449
45.600.000
20.094.574
21.867.337
11.610.814
13.075.672
110.108.869
10.000.000
5.061.884
1.056.000
448.780
1.239.800
1.185.198.837
132.778.922
791.326.871
8.866.773
15.859.963
40.800.000
18.346.218
22.388.812
10.764.199
13.918.778
113.249.261
7.323.619
4.656.399
1.013.768
319.510
1.403.684
*En el año 2011, se continuó con el proyecto de energía con la adquisición del variador del tablero de
control por valor de $12.667.200 .
Gastos Por Mantenimientos Generales
Corresponde al cumplimiento de contratos para el mantenimiento mensual de los equipos y la maquinaria
con el fin de corregir o prevenir daños que se puedan presentar y cuyo costo sea mayor. Es de obligatorio
cumplimiento que la administración vele por el mantenimiento de los bienes comunes y en su cumplimiento
se haga erogaciones para mantener los bienes en perfecto estado y adecuarlos a las necesidades del
Conjunto.
AÑO 2011
AÑO 2010
MANTENIMIENTOS
220.606.027
251.044.117
Mantenimiento Ascensores
65.569.938
63.561.063
Repuestos Ascensores
4.092.480
4.406.760
Mantenimiento Motobombas
4.200.000
3.543.800
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Repuestos Eyectoras
Mantenimiento Planta Eléctrica
Repuestos Plantas Eléctricas
Mantenimiento Extintores
Mantenimiento Citófonos y Señal Tv
Mantenimiento Equipo de Gimnasio
Adquisición de Herramienta
Correo Electrónico y Página Web
Mantenimiento Equipo de Computo
Mantenimiento Zonas Comunes
Impermeabilización Fachada
Impermeabilización Cubiertas
Siliconado y sellado ventanas
Mantenimiento Jardines y parques
Limpieza de Vidrios
Reparación Puertas
Lavado Tanque de Agua
Fumigaciones
14.068.904
4.872.000
4.215.440
911.000
1.290.000
4.554.700
1.037.884
179.800
1.704.420
73.589.460
0
19.623.227
0
6.262.274
8.500.000
2.698.500
2.436.000
800.000
AÑO 2011
ADECUACIONES E INSTALACIONES
Instalaciones y Suministros Eléctricos
Arreglos Ornamentales
15.461.000
12.461.000
3.000.000
16.630.693
4.252.560
4.441.920
826.000
1.215.000
4.131.000
1.196.900
220.000
1.915.540
38.911.322
19.505.000
14.956.000
40.170.720
8.000.000
17.000.000
2.400.000
2.999.839
760.000
AÑO 2010
14.400.000
12.000.000
2.400.000
Gastos Depreciación Activos fijos
Corresponde al registro obligatorio en libros, con el fin de calcular el desgaste de los activos adquiridos.
En el 2011, se efectuó la depreciación con base en las tasas de depreciación por el método de línea recta, y
a diciembre ya se habían depreciado en su totalidad algunos de los activos adquiridos por la Copropiedad.
Gastos de Operación
Dentro del funcionamiento de la administración se deben hacer erogaciones como papelería, implementos
de aseo, atención a empleados, provisiones para celebraciones, Arreglos florales en las recepciones y otros
gastos imprevistos.
DIVERSOS
Elementos de aseo
Elementos de Cafetería
Útiles, Fotocopias y Papelería
Combustibles
Arreglos Florales
Gastos Asamblea
Elementos de Decoración
Fiesta Madres y Niños
Fiesta navidad
Gastos legales
Bonificaciones
Aportes a parques
Imprevistos *
AÑO 2011
53.547.309
4.574.700
1.878.771
7.649.502
129.761
9.465.000
4.159.035
4.241.640
5.200.000
2.600.000
0
4.000.000
4.800.000
4.848.900
AÑO 2010
50.549.203
4.320.000
1.773.535
7.445.317
452.285
8.689.000
4.991.407
4.000.000
5.000.000
2.441.486
39.919
3.800.000
0
7.596.254
*El gasto de imprevistos, se afectó principalmente por la poda y tala de arboles.
Gastos No Operacionales
Corresponden a los gastos por comisiones, notas bancarias y chequeras. En este rubro se incluye a partir de
este año, el servicio de administración del pago electrónico.
NO OPERACIONALES
Gastos Bancarios
Administración Pago Electrónico PSE
AÑO 2011
6.329.097
4.539.765
1.789.332
AÑO 2010
4.220.075
2.499.564
1.720.512
CONJUNTO RESIDENCIAL RETIRO DE SANTA MONICA P.H.
NIT 830.122.407 – 9
NOTA 18. – RESULTADOS DEL EJERCICIO
El resultado neto del 2011 presenta un excedente de $10.410.097, el cual absorberá el déficit de ejercicios
anteriores por valor de $9.907.897.
NOTA 19.- CUENTAS DE ORDEN
Su saldo corresponde al valor simbólico del inventario físico de propiedad planta y equipo a diciembre 31/11
del Conjunto Santa Mónica del cual se hace responsable la administración. Al valor de los proyectos de
seguridad, talanqueras y circuito cerrado de TV, y a $1.930.000.000 del valor actual de los bienes comunes
de la copropiedad, que se registran en cuentas de orden con el fin de conocer su valor asegurado y su valor
de reposición.
A continuación se relacionan:
Cantidad
Valor
ASCENSORES
12
1.504.300.000
EQUIPO HIDRONEUMATICO
3
94.500.000
PLANTA ELECTRICA
3
301.000.000
CITOFONIA
6
20.100.000
SISTEMA DE FUENTE
1
10.100.000
EQUIPOS DE SEGURIDAD ELECT
65.566.969
SISTEMA TALANQUERAS
60.718.679
CAMILLAS RIGIDAS (DONACION)
793.440
SILLA DE RUEDAS
335.000
CARROS DE MERCADO
5.452.960
HERRAMIENTAS Y MUEBLES
4.048.300
VDR SHR-8162
28.183.106
EQUIPO DE GIMNASIO
10.599.312
VARIADOR TABLERO CONTROL
12.667.200
$2.118.364.966
WILLIAM VELASQUEZ GIRAL
ADMINISTRADOR
CLAUDIA DIAZ CADENA
CONTADORA
T.P. 41.673-T