capítulo i - Superintendencia de Sociedades

44. DEBEN CONSERVARSE CUANDO MENOS POR UN LAPSO DE DIEZ (10)
AÑOS.
En respuesta a una consulta sobre la obligación de conservar los originales de los libros
y papeles de comercio por el término de diez (10) años, de que trata el artículo 60 del
Código de Comercio, en atención a que el Decreto 2620 de 1993, faculta a los
comerciantes para conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado
que garantice la reproducción exacta de los documentos, sin exigir la conservación de
los originales y por ende no solo ellos servirían como medio de prueba, la
Superintendencia manifestó lo siguiente:
Debemos partir de la previsión legal contenida en el artículo 60 del Código de
Comercio que en forma genérica y categórica señala que los libros y papeles del
comerciante, deben ser conservados cuando menos por diez (10) años, período éste
que se cuenta desde el cierre de los libros o desde la fecha del último asiento,
documento o comprobante.
Así también y de acuerdo con la mencionada norma, sólo después de transcurrido
dicho período tales libros y papeles pueden ser destruidos, pero a condición de que por
cualquier medio técnico adecuado se garantice la reproducción exacta de los mismos y
que ante la Cámara de Comercio donde hubieren sido registrados se verifique la
exactitud de la reproducción de la copia, debiéndose levantar un acta de tal hecho,
firmada por el secretario de la Cámara, en la cual se anoten los libros y papeles que se
destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
En relación con la conservación y destrucción de los libros, el artículo 134 del Decreto
2649 del 29 de diciembre de 1993, dispone:
"Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro, de aportes, los comprobantes de las cuentas, los
soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse
pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o
la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se
garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos
diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y
papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la
cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y
papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la
Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción
de las copias de los libros y papeles destruidos".
Es necesario tener en cuenta que para la destrucción de documentos después de
transcurridos diez (10) años, debe contarse con los medios técnicos adecuados que
garanticen la reproducción exacta de los mismos, tales como la microfilmación, la
micrografía y los discos ópticos, entre otros (Decreto 2620 de 1993).
En este orden de ideas, debemos concluir, que los documentos deben conservarse
necesariamente, cuando menos por un lapso de diez (10) años
pudiendo ser destruidos al cabo de los mismos, si por cualquier medio técnico se
puede asegurar su reproducción posteriormente. En el caso contrario sólo podrán
destruirse al cabo de los veinte (20) años contados de conformidad con la disposición
transcrita.
Valga anotar, que el Decreto número 2620 citado se refiere única y exclusivamente a
cuales podrían ser los medios técnicos más idóneos para llevar a cabo la reproducción
exacta de documentos, pero en nada cambia los términos establecidos por la Ley para
llevar a cabo dicho procedimiento.
Ref. : Oficio 220-13735 del 19 - 04 - 95