politica de comunicación interna y externa tabla de contenido

POLITICA DE COMUNICACIÓN INTERNA
Y EXTERNA
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TABLA DE CONTENIDO
1.
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................2
2.
OBJETIVO ................................................................................................................................................3
3.
FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO..........4
3.1
3.2
4.
FUNCION DE INFORMACIÓN.....................................................................................................4
FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN .................................................................................................4
COMUNICACIÓN EXTERNA Y MEDIOS DE INFORMACIÓN...................................................5
4.1
COMUNICACIÓN EXTERNA .................................................................................................................5
MEDIOS DE INFORMACIÓN ...........................................................................................................9
4.2
4.2.1
página web..................................................................................................................................9
4.2.2
Correo electrónico.......................................................................................................................9
4.2.3
Canal de televisión YUBARTA T.V. .........................................................................................9
4.2.4
Programa radial........................................................................................................................10
5.
MEDIOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA .................................................10
COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................................................10
5.1
REUNIONES Y COMITÉS ....................................................................................................................13
5.1.1
Consejo superior .......................................................................................................................13
5.1.2
Comité de rectoral.....................................................................................................................14
5.1.3
Consejo académico ....................................................................................................................14
5.1.4
Reuniones de dueños de proceso con la rectoría ......................................................................14
5.1.5
Reunión con la comunidad universitaria.................................................................................14
5.1.6
Comités de compras..................................................................................................................14
5.2
MEDIOS DE COMUNICACIÓN ......................................................................................................15
5.2.1
Boletín interno..........................................................................................................................15
5.2.2
Carteleras..................................................................................................................................15
5.2.3
Correo electrónico.....................................................................................................................15
5.2.4
Memorando………………………………………………………………………………….. 16
5.2.5
Pagina Web……………………………………………………………………………….… 16
5.2.6
Informes…………………………………………………………………………………..… 16
5.2.7
Cartas…………………………………………………………………………………….… 16
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1. INTRODUCCIÓN
Toda organización es una serie de articulaciones y movimientos, que sin el
intercambio de información no podría mantenerse, desarrollarse y
trasladarse a otros estadios de intención y relación.
El medio ambiente informativo de las instituciones puede ser tan estable
como la propia organización sea o se lo permita. La producción de datos es
una constante, la manera de administrarlos, explicarlos, compartirlos y
asumirlos, generará una organización que facilite los equilibrios y controle
las contingencias hasta donde esto sea posible.
La comunicación se entiende como la posibilidad de participación desde un
gran entramado de relaciones donde se intercambiarán vivencias,
experiencias y objetivos comunes, para la construcción de sociedades
horizontales, con más opciones de vida y libertad.
Una estrategia en materia de comunicación debe estar compuesta de dos
lógicas, la informativa y la comunicativa. Es arriesgado dar una
explicación por separado para definir la función de cada uno de estos
términos, máxime si su articulación, dato-significado, constituyen el
principio básico para la construcción de representaciones sociales.
La función de la información en una estrategia consiste en difundir los
acontecimientos o los sucesos, a partir de una selección de procedimiento
en donde se encuentran involucrados los agentes de la organización, los
medios de comunicación y los mensajes.
Por su parte, la función de la comunicación se ubica en la intención de
compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un proceso de
calibración donde existe la intención de generar marcos de referencias
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similares, entre el o los que emiten un mensaje y entre el o los que reciben.
La intención de compartir una misma visión o modelo de acción representación de la realidad es la finalidad de la comunicación.
Una estrategia comunicativa al centrarse en un principio de interacción,
de entendimiento participativo y de diálogo, tiene que utilizar todos los
niveles y tipos de comunicación existentes, para hacerla funcionar
operativamente.
La Universidad del Pacifico debe tener como principio una visión
comunitaria, de compartir y construir que junto con la misión, los
principios y valores, serán el pilar para su desarrollo y crecimiento.
2. OBJETIVO
Esta política tiene por objetivo establecer las directrices que se deben
considerar para desarrollar el sistema de comunicación que facilite:
1. La entrega de información oportuna para los usuarios y los procesos de
La Universidad del Pacifico.
2. La comunicación con el usuario
3. La comunicación entre los colaboradores de La Universidad del
Pacifico.
4. La comunicación con las partes interesadas de La Universidad del
Pacifico.
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3. FUNCIONES DE LAS COMUNICACIONES EN LA
UNIVERSIDAD DEL PACIFICO
3.1 FUNCION DE INFORMACIÓN
La función de la información en las estrategias de La Universidad del
Pacifico, debe difundir los acontecimientos o los sucesos, a partir de los
medios y escenarios descritos en esta política, donde se involucran todos los
colaboradores de La Universidad del Pacifico, los medios de comunicación
y los mensajes.
3.2 FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN
Deberá compartir o poner en común una situación, esto es entrar en un
proceso en donde existe la intención de generar marcos de referencias
similares, entre el o los que emiten un mensajes y entre el o los que reciben.
La intención de compartir una misma visión y modelo de gestión es la
finalidad de la comunicación.
La comunicación debe centrarse en los principios de interacción, de
entendimiento participativo, de diálogo y retroalimentación y debe ser
aplicada en todos los niveles y tipos de comunicación existentes en La
Universidad del Pacifico, para hacerla funcionar operativamente.
Comunicar la misión, la visión, los principios, valores, objetivos
estratégicos, políticas y objetivos de calidad de La Universidad del Pacifico,
contribuye al mantenimiento o al cambio de una cultura que cubre a todo
el Grupo Humano de La Universidad del Pacifico y su entorno.
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Esta comunicación debe contribuir a alcanzar un código de actitudes, más
homogéneo, más uniforme, pero con principios muy firmes de libertad y
decisión.
La comunicación debe tener un principio de organización que se rige desde
la circulación de información la cual permite el entendimiento, la
coordinación y la reproducción de los agentes que trabajan en grupo.
Pensar una estrategia desde la comunicación es partir del diseño de planes
integrales en donde es importante que las personas tengan acceso al marco
estratégico institucional para posteriormente entrar en el diálogo, la
participación y el reconocimiento.
4. COMUNICACIÓN EXTERNA Y MEDIOS DE INFORMACIÓN
4.1 COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación con usuarios y partes interesadas se debe realizar de
acuerdo con lo establecido en la tabla 1.
TABLA 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES DIRECTAS CON EL
ENTORNO DE LA UNIVERSIDAD DEL PACIFICO (EXTERNAS)
PARA
USUARIOS
PARTES
INTERESADAS
MEDIOS
DESDE
DIRECCIONAMIENTO a) Presentación a) Presentación d) Presentaciones
ESTRATEGICO
de proyectos
de proyectos
a grupos
estratégicos
estratégicos
e) Comunicación
para
La b) Presentación
directa
Universidad
de
f) Informes
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PARA
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USUARIOS
PARTES
INTERESADAS
MEDIOS
DESDE
EVALUACIÓN
PROYECCIÓN
SOCIAL
información
del Pacifico
sobre
la
b) Presentación
imagen y las
de
estrategias de
información
La
sobre
la
Universidad
imagen y las
del Pacifico
estrategias
de
La c) Presentación
Universidad
de
La
del Pacifico
Universidad
del Pacifico en
eventos
a) Informe
de
Control
Interno
Contable.(
Contundiría
General de la
Nación )
b) Informe
ejecutivo
anual
de
evaluación al
sistema
(Función
Pública).
a) Portafolio de a)Portafolio
Servicios
Servicios
g) Mail
h) Fax
i) Canal
TV.
Institucional
j) Radio
k) Pagina Web
a) E- mail
b) Cartas
c) Pagina Web
d) informes
de a) Presentaciones
a grupos
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PARA
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USUARIOS
PARTES
INTERESADAS
MEDIOS
DESDE
INVESTIGACIÓN
DOCENCIA
de
y
del
los
y/o
b) Cartas
c) Informes
d) Mail
e) Canal
TV.
Institucional
f) radio
g) Pagina web
a) Semilleros y
Grupos
de
Investigación
conformado y
aprobados
y
a)Reuniones
comité
b)Presentaciones
a grupos
c)Comunicación
directa
d)Cartas
e)Informes
f)Mail
g)fax
h)Canal
TV.
Institucional
i)radio
j)Pagina web
a)informes
al
ministerio
de
educación
b)informes
al
consejo nacional
de acreditaciones
a)Reuniones
y
comité
b)Presentaciones
a grupos
c)Comunicación
directa
b) Informes de
seguimiento
y final del
desarrollo de
los proyectos
y/o
convenios
ejecutados
a) Difusión de
los
resultados de
la
investigación
b)Informes
seguimiento
final
desarrollo de
proyectos
convenios
ejecutados
a) Convocatoria
para
admisión y
matrícula
b) Listado de
admitidos y
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PARA
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USUARIOS
PARTES
INTERESADAS
MEDIOS
DESDE
novedades
de
estudiantes
c) Oferta
académica
APOYO
MEJORA
d)Cartas
e)Informes
f)Mail
g)fax
h)Canal
TV.
Institucional
i)Radio
j)Pagina web
a) Proyecto de
Presupuesto.
b) Rendición de
cuenta
a
Contraloría
General de la
Nación.
c) Informes a la
contaduría
general de la
nación
d) Informes al
ministerio de
educación
a) Comunicación
directa
b) Mail
c) Cartas
d) Informes
e) Pagina Web
a) informes
a)informes de a)Comunicación
de
encuestas
directa
encuestas b)avances
del b)Mail
sistema
c)Cartas
b) avances
del
integrado
de d)Informes
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PARA
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USUARIOS
PARTES
INTERESADAS
MEDIOS
DESDE
sistema
gestión
integrado
de gestión
e)Pagina web
4.2 MEDIOS DE INFORMACIÓN
Para la divulgación del conocimiento y posicionamiento de La Universidad
del Pacifico, se deben emplear los siguientes medios
4.2.1 Página web
A través de este medio se comunicarán, eventos, noticias, resultados de
concursos, información de carácter educativo, mensajes a la comunidad
universitarias y partes interesadas
4.2.2 Correo electrónico
Preferiblemente debe emplearse comunicación directa. Cuando no sea
posible, debe hacerse uso de este medio, retroalimentándose en forma
directa de quien se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una
comunicación eficaz.
4.2.3 Canal de televisión YUBARTA T.V.
Canal institucional que se emplea como medio masivo de comunicación
tanto interna como externamente
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4.2.4 Programa radial
Medio utilizado para comunicar eventos ha realizar en La Universidad
del Pacífico
5. MEDIOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna en La Universidad del Pacífico se debe realizar
de acuerdo con lo establecido en la tabla 2.
TABLA 2. MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA
UNIVERSIDAD DEL PACIFICO
PARA
USUARIOS
MEDIOS
DESDE
de
DIRECCIONAMIENTO a)Informe
cumplimiento
de
ESTRATEGICO
metas
b)Plan indicativo
c)Plan de acción anual
EVALUACIÓN
a) Programa
auditorias
b) Informes
auditorias
a) Reuniones y comité
b) Boletines
c) Cartas
d) Informes
e) Mail
f) Pagina Web
de a)Reuniones y comité
b)Comunicación
de directa
c)Cartas
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PARA
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USUARIOS
MEDIOS
DESDE
PROYECCIÓN
SOCIAL
c) Informes
de
asesorías
y
acompañamientos.
d) Información sobre
prácticas
pedagógica
de
autocontrol,
autogestión
y
autorregulación
e) Plan acción anual
f) Plan indicativo
a) Portafolio
de
servicios
de
proyección
de
b) Informe
cumplimiento
de
metas
c) Plan indicativo
d) Plan de acción
anual
e) Informes
de
seguimiento
al
desarrollo de los
proyectos
y/o
convenios.
f) Informe
de
seguimiento
a
prácticas
y
pasantía.
d)Informes
e)Mail
f) pagina Web
g) Boletines
a) Reuniones y comité
b) Comunicación
directa
c) Informes
d) Mail
e) Pagina Web
f) Carteleras
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PARA
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USUARIOS
MEDIOS
DESDE
g) Informe
de
seguimiento
a
programas y cursos
de
educación
continua ofertados.
h) Informe final de
pasantías, proyectos
y
convenios
ejecutados.
INVESTIGACIÓN
DOCENCIA
a) Difusión de los
resultados de la
investigación
de
b) Informe
cumplimiento
de
metas
c) Plan indicativo
d) Plan de acción
anual
a) Reuniones y comité
b) Comunicación
directa
c) Cartas
d) Informes
e) Mail
h) pagina Web
a) Informe
de
cumplimiento
de
metas
b) Plan indicativo
c) Plan de acción
anual
de
d) Listado
graduados
a) Reuniones y comité
b)
Comunicación
directa
c)Cartas
d)Informes
e)Mail
f) pagina Web
g) Boletines
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PARA
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USUARIOS
MEDIOS
DESDE
APOYO
MEJORA
a)Informe
de
cumplimiento
de
metas
b)Plan indicativo
c)Plan de acción anual
a)Reuniones y comité
b)Comunicación
directa
c)Cartas
d)Informes
e)Mail
f) pagina Web
a)Informe
de a)Reuniones y comité
cumplimiento
de b)Comunicación
metas
directa
b)Plan indicativo
c)Cartas
c)Plan de acción anual d)Informes
e)Mail
f) pagina Web
5.1 REUNIONES Y COMITÉS
La Universidad del Pacifico debe desarrollar las siguientes reuniones para
el fortalecimiento de sus comunicaciones y su gestión y administración.
5.1.1 Consejo superior
Debe desarrollarse de acuerdo con lo establecido en los estatutos.
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5.1.2 Comité de rectoral
Tiene por objeto revisar los indicadores de desempeño de los procesos, de
resultado de las operaciones, y de los resultados del plan estratégico.
5.1.3 Consejo académico
Tiene por objeto tratar temas y problemáticas relacionadas con la gestión
académica, Investigativa y de Proyección Social de La Universidad del
Pacífico.
5.1.4 Reuniones de dueños de proceso con la rectoría
Tienen por objeto de precisar las directrices y lineamientos a los dueños de
proceso y dar la retroalimentación necesaria al responsable del proceso de
Direccionamiento Estratégico de La Universidad del Pacifico.
También, tienen por objeto realizar un seguimiento de detalle al desempeño
de cada proceso, a sus resultados y a su contribución al logro de la visión
de La Universidad del Pacifico.
5.1.5 Reunión con la comunidad universitaria
Tiene por objeto de realizar una retroalimentación a todos los niveles de la
Organización con miras de fortalecer la comunicación y aclarar situaciones
que puedan dar lugar a equívocos.
5.1.6 Comités de compras
Tiene por objeto definir las compras a realizar y la selección de los
proveedores
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5.2 MEDIOS DE COMUNICACIÓN
5.2.1 Boletín interno
Tiene por objeto:
1. Mantener continuamente actualizados a todos los colaboradores de La
Universidad del Pacifico
2. Divulgar los principios y valores de La Universidad del Pacifico.
3. Divulgar el marco estratégico de La Universidad del Pacifico
4. Contribuir al fortalecimiento social de La Universidad del Pacifico
5.2.2 Carteleras
La rotación de la información de las carteleras de La Universidad del Pacifico
debe ser semanal. La información contenido en las carteleras debe ser breve,
ilustradas y en su conjunto no debe ser densa. Las carteleras deben estar en
todos los pisos y sedes de la Universidad.
5.2.3 Correo electrónico
Preferiblemente debe emplearse comunicación directa. Cuando no sea posible,
debe hacerse uso de este medio, retroalimentándose en forma directa de quien
se le ha enviado el mensaje, con el fin de garantizar una comunicación eficaz.
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5.2.4 Memorando
Los memorandos se deben emplear cuando a criterio del Colaborador de La
Universidad del Pacifico, deba quedar registrado el direccionamiento o
información allí establecidos.
5.2.5 Pagina Web
A través de este medio se comunicarán, eventos, noticias, resultados de
concursos, información de carácter educativo, mensajes a la comunidad
universitarias y partes interesadas.
5.2.6 Informes
Información recogida, analizada y compilada par comunicar seguimiento o
resultado de un evento, proyecto ú alguna otra actividad.
5.2.7 Cartas
Dirigidas a uno o varios funcionarios de acuerdo a las necesidades de la
comunicación.